Utilizzo di FMLA
In questo argomento viene descritto come tenere traccia dell'idoneità alla normativa per il congedo per motivi medici e familiari (FMLA) e delle ore lavorate per soddisfare i requisiti di legge.
Nella figura seguente viene illustrato il processo di entrata e registrazione della normativa FMLA per i lavoratori. I numeri corrispondenti alle procedure riportate di seguito in questo argomento.
Prerequisiti
Nella seguente tabella vengono visualizzati i prerequisiti che devono essere validi prima di iniziare.
Categoria |
Prerequisito |
|---|---|
Attività |
Il responsabile delle risorse umane deve effettuare le seguenti attività per attivare la normativa FMLA:
|
Conoscenza ed esperienza |
Acquisire familiarità con i casi e il relativo funzionamento in Microsoft Dynamics AX. Per ulteriori informazioni, vedere Casi. |
Pianificazione |
Determinare se integrare le retribuzioni nella normativa FMLA. |
Versione |
. |
Paese |
USA. L'indirizzo principale della persona giuridica deve trovarsi nei seguenti paesi: Stati Uniti. |
1 Determinare l'idoneità del lavoratore
Quando un lavoratore invia una richiesta di congedo o richiede informazioni sull'idoneità alla normativa FMLA, è possibile determinare facilmente quante sono le ore disponibili.
Per determinare l'idoneità del lavoratore, effettuare le operazioni indicate di seguito.
Fare clic su Risorse umane > Comune > Lavoratori > Lavoratori.
Selezionare il lavoratore per cui è necessario determinare l'idoneità, quindi scegliere Impiego > FMLA eligibility.
Nel campo Data idoneità immettere la data in cui si prevede inizi l'idoneità.
Fare clic su Calcola. Viene visualizzato il numero di ore disponibili stimate per la normativa FMLA standard e la FMLA militare. Questo numero è determinato dal numero di ore lavorate dal dipendente, la durata dell'impiego e se il lavoratore ha già preso congedi che riducono le ore rimanenti disponibili.
2 Crea un caso FMLA
FMLA utilizza i casi per tenere traccia dell'idoneità e delle ore prese. Se non si ha dimestichezza con i casi in Microsoft Dynamics AX, vedere Casi.
Nota
Prima di creare un caso FMLA, creare il congedo di lavoro se non è stato già fatto. Si tratta di una richiesta per tutte le assenze, indipendentemente dal fatto che il concedo sia qualificato per FMLA. Per ulteriori informazioni, vedere Congedo (modulo).
Per creare un caso FMLA, attenersi alla procedura seguente.
Fare clic su Risorse umane > Comune > Lavoratori > Casi FMLA.
Nel riquadro azioni fare clic su Caso nel gruppo Nuovo.
Facoltativo: se il caso è già stato approvato, selezionare la casella di controllo Approved nella scheda Generale. È inoltre possibile selezionare l'approvatore, se applicabile.
Immettere le informazioni seguenti.
Campo
Descrizione
Reason
Selezionare il motivo del congedo.
Leave request date
Selezionare la data in cui il congedo è stato richiesto. Corrisponde in genere alla data corrente.
Leave start date
Selezionare il primo giorno di congedo. Se il giorno cambia, è possibile tornare al modulo e aggiornare la data.
Estimated leave end date
Selezionare l'ultimo giorno in cui il lavoratore intende rimanere in congedo. Se il giorno cambia, è possibile tornare al modulo e aggiornare la data.
Approved hours
Immettere le ore approvate per il congedo. La sezione Idoneità del modulo consente di determinare questo numero.
Leave schedule
Selezionare la programmazione del congedo.
Facoltativo: nella scheda dettaglio Certifications, immettere eventuali informazioni di certificazione da registrare.
Nella scheda dettaglio Associated leave fare clic su Aggiungi. Selezionare il congedo di lavoro corrispondente al caso FMLA.
Facoltativo: nella scheda dettaglio Registro casi, immettere eventuali note sul caso che si desiderano archiviare per riferimento.
3 Se necessario: ricalcolare l'idoneità FMLA
Dopo avere creato un caso FMLA per un lavoratore, è possibile ricalcolare l'idoneità del lavoratore in qualsiasi momento.
Per ricalcolare l'idoneità di un lavoratore, effettuare le operazioni indicate di seguito.
Fare clic su Risorse umane > Comune > Lavoratori > Casi FMLA.
Viene aperto il caso da ricalcolare.
Fare clic su Recalculate eligibility.
Selezionare i campi che si desidera aggiornare e fare clic su Ricalcola. Le informazioni nella sezione di idoneità FMLA vengono ricalcolate in base alle informazioni correnti e verranno aggiornati i valori nei campi appropriati. È possibile apportare tutte le correzioni necessarie al caso in base alle informazioni.
4 Se necessario: immettere le ore FMLA prese
Una volta che il caso FMLA è stato approvato, è possibile cambiare e tenere traccia del numero di ore che i lavoratori applicano al congedo FMLA.
Per immettere le ore FMLA prese, effettuare le operazioni indicate di seguito.
Fare clic su Risorse umane > Comune > Lavoratori > Casi FMLA.
Aprire il caso per cui è necessario registrare le ore.
Nel riquadro azioni fare clic su FMLA hours nel gruppo Gestisci.
Fare clic su Aggiungi riga e immettere la data relativa al reddito, le ore prese e le note applicabili.
Nota
La colonna di origine viene impostata sempre su Manual a meno che FMLA non sia integrato con Microsoft Dynamics AX e la riga non sia stata creata dal sistema.
5 Se necessario: impostare la retribuzione da integrare con FMLA
Se si utilizza la retribuzione, è possibile utilizzare i codici reddito per tenere traccia automaticamente delle ore di lavoro da conteggiare per FMLA. Quando le righe contenenti questi codici reddito vengono rilasciati durante il periodo di congedo approvato per un lavoratore, il conteggio del tempo viene applicato a FMLA e vengono aggiunti al modulo FMLA hours per il caso FMLA.
Suggerimento
Se si utilizza questo metodo per tenere traccia delle ore FMLA, è comunque possibile modificare le ore manualmente una volta create.
Per integrare le retribuzioni a FMLA, effettuare le operazioni indicate di seguito.
Fare clic su Payroll > Impostazioni > Earnings > Earning codes.
Aprire un codice reddito che, quando le ore vengono registrate per un lavoratore, riduce il numero di ore FMLA disponibili per il lavoratore.
Nella scheda General selezionare un valore nel campo Reduce remaining FMLA time.
Nota
È possibile selezionare questa casella di controllo solo se la casella di controllo Productive non è selezionata e Unità di misura è impostato su Hours.
Ripetere questi passaggi per tutti i codici reddito che devono ridurre il numero di ore FMLA disponibili.
6 Facoltativo: generare il report delle ore FMLA prese
È possibile creare un report di tutti i lavoratori con casi FMLA e le ore che sono state applicate per ciascun caso.
Per generare il report del congedo FMLA preso, effettuare le operazioni indicate di seguito.
Fare clic su Risorse umane > Report > Lavoratori > Congedo FMLA preso.
Immettere il primo e l'ultimo giorno del periodo di congedo che si desidera visualizzare.
Fare clic su OK.
Informazioni tecniche per gli amministratori di sistema
Se non si ha accesso alle pagine utilizzate per completare questa attività, contattare l'amministratore di sistema e fornire le informazioni indicate nella tabella che segue.
Categoria |
Prerequisito |
|---|---|
Chiavi di configurazione |
Risorse umane I Se si integra FMLA con le retribuzioni: Payroll - USA |
Ruoli di sicurezza |
FMLA administrator |