Informazioni sul flusso di lavoro viaggi e spese

Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

È possibile utilizzare il sistema del flusso di lavoro in Microsoft Dynamics AX per impostare un processo di revisione per le note spese in Viaggi e spese. È possibile impostare un flusso di lavoro per identificare il responsabile dell'approvazione delle note spese in base a uno dei seguenti criteri:

• Relazioni gerarchiche tra i dipendenti e limiti di approvazione predefiniti

• Dimensioni finanziarie e responsabilità dei progetti

• Assegnazione a utenti o gruppi di utenti specifici

È possibile creare approvazioni del flusso di lavoro per note spese, richieste di viaggio, anticipo contanti, controversie su carte di credito e recupero dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

Esempio

Il processo riportato di seguito è un esempio di flusso di lavoro di gestione delle spese per una nota spese.

1. Un dipendente crea e salva una nota spese.

2. Il dipendente invia la nota spese per l'approvazione. L'approvatore è identificato in base alle regole definite durante l'impostazione del flusso di lavoro.

3. L'approvatore riceve una notifica con cui viene informato del fatto che una nota spese è pronta per l'approvazione. L'approvatore rivede la nota spese e verifica che le seguenti condizioni siano soddisfatte:

   • Le spese non violano alcun criterio di spesa. Se una spesa viola i criteri, l'approvatore verifica che nel report sia inclusa una motivazione aziendale valida.

   • Le ricevute elettroniche sono allegate alla nota spese.

4. L'approvatore approva la nota spese.

5. La nota spese viene assegnata al coordinatore della contabilità fornitori per la registrazione.

   • Se è configurata la registrazione automatica, la nota spese viene elaborata per il pagamento e il relativo stato viene aggiornato.

   • In caso contrario, il coordinatore della contabilità fornitori verifica che tutte le ricevute originali siano state inviate e che siano allineate alle spese nella nota spese. È inoltre necessario verificare che tutti i codici imposta immessi nella nota spese siano corretti. In seguito alla verifica dei requisiti, la nota spese viene registrata.

Dopo la registrazione della nota spese, il pagamento viene autorizzato e il dipendente viene rimborsato.