Utilizzare la categoria di Outlook per registrare gli appuntamenti e le e-mail
La sincronizzazione lato server consente di tener traccia di messaggi e-mail, appuntamenti e attività in Outlook con una categoria speciale Registrato su Dynamics 365. Tramite l'assegnazione di questa categoria a un messaggio e-mail, un appuntamento o un'attività in Outlook si abilita la sincronizzazione dell'elemento con le app di interazione con i clienti (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation). Analogamente, rimuovendo la categoria da un messaggio e-mail, un appuntamento o un'attività registrati si annulla la registrazione nelle app di interazione con i clienti.
Puoi inoltre selezionare più elementi e assegnarvi la categoria di Outlook Registrato su Dynamics 365 per poterne tenere traccia nelle app di interazione con i clienti. Identifica rapidamente gli elementi registrati prendendo nota della presenza di questa categoria nella posta in arrivo e in altre cartelle.
Configurare la registrazione basata sulla categoria tramite un OrgDBOrgSetting
A partire dalla versione 9.1.0.4039 o successiva, la registrazione delle categorie è attivata per impostazione predefinita.
Mancia
Per determinare la versione in uso, accedi alle app di interazione con i clienti e in alto a destra sullo schermo seleziona il pulsante Impostazioni 
>Informazioni su.
Utilizzare la categoria per tener traccia degli elementi di Outlook
Una volta che la categoria Registrato su Dynamics 365 è disponibile in Outlook, puoi utilizzarla per tener traccia dei seguenti elementi di Outlook.
Tieni traccia di un messaggio e-mail assegnandogli la categoria Registrato su Dynamics 365 Le assegnazioni della categoria sono immediatamente visibili in Outlook. A questo punto, il messaggio e-mail è contrassegnato per la registrazione. La sincronizzazione lato server sincronizzerà il messaggio e-mail con le app di interazione con i clienti entro 15 minuti, in base all'impostazione di sincronizzazione della posta elettronica.
Se un messaggio e-mail viene registrato e categorizzato come Registrato su Dynamics, la rimozione della categoria comporterà la disattivazione della registrazione sul messaggio e-mail. Tuttavia, il record relativo all'impegno e-mail corrispondente non viene eliminato.
Mancia
Puoi impostare una regola in Outlook per assegnare o rimuovere una categoria. Vedi Gestire i messaggi e-mail tramite le regole.
Nota
La sincronizzazione lato server categorizzerà automaticamente i messaggi e-mail nelle cassette postali dei destinatari di Dynamics 365 se il messaggio e-mail in elaborazione è già stato registrato in Dynamics da un altro utente o destinatario della coda dello stesso messaggio.
Solo i messaggi e-mail che corrispondono al codice di direzione di Dynamics 365 verranno categorizzati automaticamente quando l'impostazione di sistema Utilizza due impegni per la registrazione dei messaggi e-mail scambiati tra utenti di Dynamics 365 è abilitata.
Ad esempio, i messaggi e-mail registrati e inviati da Outlook ad altri utenti di Dynamics 365 non verranno visualizzati come categorizzati nelle cassette postali dei destinatari di Outlook perché rappresentano la copia "ricevuta" del messaggio e-mail. Ciò consente al destinatario di Dynamics 365 di registrare una copia in arrivo del messaggio e-mail in base all'impostazione di sistema sopra indicata.
Appuntamento
Puoi tenere traccia di un appuntamento assegnando ad esso la categoria Registrato su Dynamics 365. L'appuntamento verrà registrato e sincronizzato con le app di interazione con i clienti in base alle regole di sincronizzazione lato server.
Se un appuntamento viene registrato e categorizzato come Registrato su Dynamics, la rimozione della categoria comporterà la disattivazione della registrazione sull'appuntamento. Tuttavia, il record relativo all'impegno appuntamento delle app Dynamics 365 corrispondente non viene eliminato.
Attività
Nota
L'assegnazione di attività agli utenti acquisiti in Outlook non verrà sincronizzata con le app di interazione con i clienti.
Utilizzare la registrazione basata sulla categoria con l'app per Outlook
Se disponi di Dynamics 365 App for Outlook, puoi utilizzare la registrazione basata sulla categoria con tale app.
Nella tabella seguente vengono elencati scenari diversi di registrazione.
| Azione | Risultato |
|---|---|
| Assegnare la categoria Registrato su Dynamics 365 a un messaggio e-mail/appuntamento | La sincronizzazione lato server sincronizzerà il messaggio e-mail/appuntamento nel giro di 15 minuti. Il caricamento dell'app per Outlook su tale elemento visualizzerà lo stato registrato. |
| Tener traccia di un messaggio e-mail/appuntamento tramite l'app per Outlook | Il messaggio e-mail/appuntamento è registrato. La categoria Registrato su Dynamics 365 viene assegnata immediatamente. |
| Rimozione della categoria Registrato su Dynamics 365 su un messaggio e-mail/appuntamento | La sincronizzazione lato server annullerà la registrazione dell'elemento nel giro di circa 15 minuti. Il caricamento dell'app per Outlook su tale messaggio e-mail visualizzerà lo stato registrato. Il record relativo all'impegno non viene eliminato dalle app di interazione con i clienti. |
| Annullare la registrazione di un messaggio e-mail/appuntamento tramite l'app per Outlook | La registrazione del messaggio e-mail/appuntamento viene annullata e la categoria Registrato su Dynamics 365 viene rimossa. |
Delegare utenti
Se consenti a un altro utente di gestire il tuo calendario e la tua posta elettronica concedendo l'accesso delegato, il delegato può accedere alle categorie in Outlook, se dispone delle autorizzazioni da Editor.
Se alla tua cassetta postale è assegnata la categoria Registrato su Dynamics 365, il delegato potrà tener traccia dei tuoi messaggi e-mail e appuntamenti mediante l'assegnazione della categoria Registrato su Dynamics 365.
Registrazione basata sulla categoria con Dynamics 365 for Outlook
La registrazione basata sulla categoria non è supportata con Dynamics 365 for Outlook. È consigliabile non abilitare OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems nella configurazione di un'organizzazione per utilizzare Dynamics 365 for Outlook.
Disabilitare la registrazione basata sulla categoria
Puoi disabilitare la registrazione basata sulla categoria per l'organizzazione delle app Dynamics 365 disabilitando OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Nota
Se disabiliti OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, la categoria Registrato su Dynamics 365 viene eliminata, ma l'assegnazione della categoria viene conservata in Outlook. Se elimini la categoria dall'elenco master, verrà eliminata in maniera definitiva.
Domande frequenti
Posso monitorare i miei contatti di Outlook assegnando la categoria Monitorati a Dynamics 365?
No, la registrazione basata sulla categoria non è supportata per i contatti di Outlook.
Cosa succede se rinomino la categoria Tracked in Dynamics 365?
Se rinominai la categoria, la sincronizzazione lato server continuerà a identificare la categoria con il suo ID e verrà utilizzata per tener traccia e annullare la registrazione degli elementi di Outlook.
Nota
Per gli scenari dei delegati, una differenza di nome di categoria tra il delegato e il proprietario della cassetta postale principale non è supportata e potrebbe causare un comportamento imprevisto. Si consiglia di far corrispondere il nome della categoria per il delegato e per il proprietario della cassetta postale principale.
Cosa succede se elimino la categoria Tracciato in Dynamics 365?
Se elimini la categoria, la sincronizzazione lato server la ricreerà sul server Exchange entro circa 15 minuti.
Quando attivo OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems per la prima volta, ai miei elementi precedentemente monitorati verrà assegnata la categoria Monitorati su Dynamics 365?
No, la sincronizzazione lato server non torna indietro nel tempo per assegnare la categoria a elementi già registrati.
Cosa succede se assegno la categoria Tracciato su Dynamics 365 a un thread di conversazione di Outlook?
Se categorizzi un thread di conversazione come Registrato su Dynamics 365, tutti i messaggi e-mail nel thread vengono assegnati a tale categoria e verranno quindi registrati.
Posso assegnare la categoria Tracked to Dynamics 365 agli appuntamenti ricorrenti?
Se categorizzi un appuntamento ricorrente come Registrato su Dynamics 365, tutti i singoli ambienti dell'appuntamento vengono assegnate a tale categoria e verranno registrate.
Cosa succede quando un'e-mail tracciata non riesce?
Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica la cui registrazione automatica non riesce verranno riprovati in un nuovo ciclo di sincronizzazione, all'incirca ogni 15 minuti. Un nuovo tentativo verrà effettuato fino a 5 volte. Se un nuovo tentativo non riesce dopo 5 volte, il messaggio di posta elettronica verrà assegnato alla categoria Registrato su Dynamics 365 (non recapitato) e non verranno eseguiti ulteriori tentativi. I messaggi di posta elettronica con gli errori seguenti verranno riprovati:
- Promozione di messaggi di posta elettronica non riuscita a causa di un plug-in configurato nell'ambiente del cliente.
- Conversione di messaggi di posta elettronica non riuscita a causa delle app per l'interazione con i clienti o Microsoft Exchange.
- Un messaggio di posta elettronica è stato rifiutato con InvalidSender o a causa di decisioni sconosciute.
- I messaggi e-mail falliscono e non sono recapitabili se al proprietario della coda non è stato assegnato il ruolo di sicurezza corretto. Senza il corretto ruolo di sicurezza, il proprietario non sarà in grado di possedere il record di posta elettronica monitorato dalla coda.
Dopo 5 tentativi, se la mancata promozione del messaggio di posta elettronica è dovuto a un errore di plug-in, cerca di correggere tale errore. Successivamente, assegna la categoria Registra su Dynamics 365 per registrare manualmente i messaggi non recapitati affinché siano registrati nelle app di interazione con i clienti.
Come posso rimuovere il monitoraggio basato sulle categorie tramite OrgDBOrgSetting?
Per disabilitare la categoria speciale di Outlook Registrato su Dynamics 365, devi disabilitare OrgDBOrgSetting nell'organizzazione. Le app di interazione con i clienti includono lo strumento OrgDBOrgSettings che offre agli amministratori la possibilità di implementare aggiornamenti specifici riservati in precedenza alle implementazioni di registro.
- Segui le istruzioni in questo articolo per i passaggi per l'estrazione dello strumento.
- Dopo aver estratto lo strumento, disabilita OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems
- La disabilitazione di OrgDBOrgSetting comporta la rimozione dalla categoria Registrato su Dynamics 365 su tutte le cassette postali di Exchange dell'organizzazione on la sincronizzazione lato server abilitata in circa 15 minuti.
Puoi inoltre utilizzare questo strumento per per modificare l'OrgDBOrgSetting. TrackCategorizedItems