Pianificazione dell'implementazione di Power BI: pianificazione tattica di BI

Nota

Questo articolo fa parte della serie di articoli sulla pianificazione dell'implementazione di Power BI. Questa serie è incentrata principalmente sull'esperienza Power BI in Microsoft Fabric. Per un'introduzione alla serie, vedere Pianificazione dell'implementazione di Power BI.

Questo articolo illustra come identificare i risultati chiave di business intelligence (BI) e creare piani perseguibili con limiti di tempo per ottenere progressi incrementali verso gli obiettivi di BI strategici. È destinato principalmente a:

• Responsabili o amministratori di business intelligence e analisi: coloro i quali hanno potere decisionale e sono responsabili della supervisione del programma BI e della pianificazione strategica di BI.
• Centro di eccellenza (COE), team IT e BI: i team responsabili della pianificazione tattica e per misurare e monitorare lo stato di avanzamento verso il raggiungimento di risultati chiave di BI.
• Esperti in materia (SME) e proprietari e creatori di contenuti: i team e gli individui che supportano l'analisi in un reparto e conducono la pianificazione della soluzione BI.

Una strategia di business intelligence è un piano per implementare, usare e gestire dati e analisi. Per definire la strategia di business intelligence, iniziare con la pianificazione strategica. Nella pianificazione strategica si assembla un team di lavoro per identificare le aree e gli obiettivi di interesse BI. Per compiere progressi verso questi obiettivi, il team di lavoro effettua poi la pianificazione tattica. La pianificazione tattica implica la definizione dei risultati chiave. I risultati chiave descrivono come si procederà verso uno degli obiettivi. I risultati chiave sono specifici, perseguibili e raggiungibili entro un periodo di tempo definito.

In breve, la pianificazione strategica definisce il modo in cui si prevede lo stato futuro desiderato a lungo termine, mentre la pianificazione tattica stabilisce quali azioni concrete, misurabili e a breve termine verranno eseguite per ottenere i risultati di BI desiderati.

Nota

Nel quadro degli obiettivi e dei risultati chiave (OKR), gli obiettivi sono chiari e di alto livello delle descrizioni di ciò che si vuole raggiungere. Al contrario, i risultati chiave sono specifici, risultati raggiungibili per misurare lo stato di avanzamento verso uno degli obiettivi.

Inoltre, le iniziative o le soluzioni sono processi o strumenti creati per ottenere uno o più risultati chiave. Le soluzioni rispondono alle esigenze specifiche dei dati per gli utenti. Una soluzione può assumere molte forme, ad esempio una pipeline di dati, un data lakehouse o un modello semantico o un report di Power BI.

Per altre informazioni sugli OKR, vedere Ottenere informazioni sugli OKR (Microsoft Viva Goals).

Il diagramma generale seguente illustra come eseguire la pianificazione tattica di BI.

Per eseguire la pianificazione tattica di BI, seguire questa procedura.

Step	Descrizione
1	Identificare e descrivere priorità specifiche e attuabili correlate alle aree e agli obiettivi di BI.
2	Definire l'aspetto del successo e quali sono i risultati chiave per il periodo di pianificazione. Questi risultati chiave sono obiettivi quantificabili che consentono di misurare lo stato di avanzamento verso uno degli obiettivi.
3	Prepararsi a rivalutare e verificare periodicamente la pianificazione nei periodi successivi.

Suggerimento

Fare riferimento regolarmente alle verifiche della pianificazione strategica quando si esegue la pianificazione tattica. Concentrarsi sui principali punti deboli da migliorare e sulle opportunità di sfruttare.

Passaggio 1: Definire l'idoneità e le priorità dell'organizzazione

Il primo passaggio della pianificazione tattica consiste nel definire la preparazione dell'organizzazione e identificare le attività da classificare in ordine di priorità nel periodo di pianificazione corrente.

Per assicurarsi di definire risultati chiave raggiungibili e realistici, è consigliabile valutare prima di tutto l'idoneità dell'organizzazione.

Valutare l'idoneità dell'organizzazione

I risultati chiave definiti durante la pianificazione tattica dovrebbero produrre risultati raggiungibili durante il periodo di pianificazione (i successivi 1-3 mesi). È consigliabile valutare l'idoneità dell'organizzazione per comprendere i mezzi ottenibili per il contesto dell'organizzazione. Inoltre, è necessario definire chiaramente anche i potenziali rischi o le minacce che potrebbero impedire di raggiungere correttamente i progressi per gli obiettivi strategici.

Valutare l'idoneità dell'organizzazione considerando i fattori descritti nelle sezioni seguenti.

Identificare gli ostacoli

È necessario identificare eventuali ostacoli o dipendenze che potrebbero ostacolare il successo o bloccare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi definiti nella pianificazione strategica. Quando si identificano gli ostacoli, descrivere come potrebbero influire sulle attività nel periodo successivo. Definire qualsiasi sequenza temporale pertinente, quali azioni potrebbero rimuovere questi ostacoli e chi deve eseguire queste azioni. È consigliabile valutare anche il rischio di possibili ostacoli futuri che potrebbero impedire il raggiungimento dei risultati chiave.

Ecco alcuni esempi di ostacoli.

• Migrazioni di sistema e altre iniziative tecniche in corso
• Processi e pianificazione aziendale, come i budget dell’anno fiscale
• Fusioni e ristrutturazione aziendale
• Disponibilità degli stakeholder
• Disponibilità delle risorse, incluso il tempo disponibile dei membri del team o degli esperti in materia
• Attività di gestione della comunicazione e del cambiamento per informare e preparare adeguatamente gli utenti aziendali sulla strategia di business intelligence
• Competenze dei membri del team centrale e degli utenti aziendali

Valutare le competenze e le conoscenze necessarie

I team e i singoli soggetti dell'organizzazione devono avere le competenze e le conoscenze necessarie per ottenere i risultati chiave. Questo è particolarmente importante per i team centrali, come il COE o i team di supporto che devono guidare con l’esempio. Comunicare a questi team i propri obiettivi e discutere apertamente del tipo di attività e dei risultati chiave che si possono avere in mente. Prevedere se è richiesta formazione o se ci sono lacune nelle conoscenze o nei profili del team.

Per valutare le competenze e le conoscenze dei team per l’idoneità dell'organizzazione, porsi le domande seguenti.

• I team centrali (come il COE) comprendono le aree di interesse e gli obiettivi definiti nella pianificazione strategica?
• Sono necessari programmi di formazione speciali su argomenti quali sicurezza, conformità e privacy?
• Quali nuovi strumenti o processi potrebbero richiedere la formazione degli utenti? Chi potrebbe organizzare questa formazione?

Importante

Migliorare le competenze e le competenze dei team interni è particolarmente importante quando si esegue la migrazione a Fabric o Power BI da altre tecnologie. Non affidarsi esclusivamente a consulenti esterni per queste migrazioni. Assicurarsi che i membri interni del team dispongano di tempo e risorse sufficienti per migliorare le competenze, in modo da lavorare in modo efficace con i nuovi strumenti e i processi.

Prevedere le attività di gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è una parte fondamentale di una adozione e un'implementazione riuscite. È essenziale preparare e supportare le persone a tutti i livelli dell'organizzazione nell’adozione corretta di nuovi comportamenti, strumenti e processi per lavorare con i dati. Valutare chi sarà responsabile delle attività di gestione del cambiamento e quali risorse sono disponibili per pianificare e completare queste attività.

Importante

Non sottovalutare l'importanza della gestione del cambiamento nel fare progressi coerenti verso gli obiettivi strategici. La gestione del cambiamento deve essere una priorità per garantire un'evoluzione corretta verso lo stato futuro desiderato.

Identificare le priorità

Dopo aver valutato l'idoneità dell'organizzazione, è necessario procedere all’identificazione delle attività a cui dare priorità per il periodo di pianificazione corrente. È consigliabile classificare prima di tutto le attività sensibili al tempo, di rapido successo e ad alto impatto.

Attività sensibili al tempo

Alcune attività hanno una finestra di azione definita, ovvero devono essere risolte prima di una scadenza o di un evento specifico. In genere, queste attività affrontano problemi che al momento non influiscono sull'azienda, ma vi influiranno prima o poi in futuro (se non sono stati risolti). Oppure, queste attività possono essere collegate a scadenze tecnologiche o aziendali. È necessario identificare e gestire queste attività prima della scadenza della finestra temporale dell'azione.

Ecco alcuni esempi di aree sensibili al tempo che è possibile classificare in ordine di priorità quando si definiscono i risultati chiave.

• Strumenti, sistemi o funzionalità con una data di rimozione nota.
• Processi aziendali o iniziative con una scadenza.
• Difetti o rischi noti insiti nelle soluzioni o nei processi esistenti.
• Processi con un elevato grado di gestione manuale dei dati e vincoli di capacità.
• Conclusione di un periodo fiscale o di bilancio.

Importante

Sebbene sia importante identificare e agire su attività sensibili al tempo, dall’altro è consigliabile evitare uno scenario in cui l'urgenza costante impedisca di progredire verso gli obiettivi di alto livello.

Attività di rapido successo e ad alto impatto

Quando si valutano sequenze temporali e priorità, è consigliabile identificare le attività di rapido successo. Le attività di rapido successo sono attività a breve termine che offrono un vantaggio significativo a lungo termine. Ad esempio, un’attività di rapido successo potrebbe avere poche dipendenze o non comportare nuovi progetti o processi significativi. Il vantaggio principale di un’attività di rapido successo è il fatto che possa dimostrare rapidamente un ritorno sull'iniziativa strategica BI per l'azienda. Questo ritorno crea uno slancio che può portare a sostenere iniziative di maggiori dimensioni.

Le attività di rapido successo possono anche essere attività a forte impatto. In questo caso, hanno il potenziale di apportare progressi sostanziali in molte aree dell'azienda.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di attività di rapido successo e aree a forte impatto che è possibile classificare in ordine di priorità quando si definiscono i risultati chiave.

• Modifiche secondarie che migliorano le soluzioni esistenti per un numero elevato di utenti finali.
• Controlli e ottimizzazioni della soluzione che migliorano le prestazioni e riducono l'utilizzo e i costi della capacità.
• Iniziative di formazione per gli utenti chiave.
• Configurazione di un portale centralizzato per consolidare una community di pratica.
• Volontà di connettere i promotori di Power BI o Fabric per avviare una rete di promotori per consentire a questi utenti di condividere conoscenze e procedure.
• Creazione di temi condivisi e centrali, modelli e linee guida di progettazione per i report.

Elenco di controllo: quando si definiscono l'idoneità e le priorità dell'organizzazione, le decisioni e le azioni principali includono:

• Esaminare le aree di interesse e gli obiettivi di BI: assicurarsi che gli obiettivi strategici siano attuali e che siano compresi da tutti coloro che partecipano alla pianificazione tattica.
• Esaminare le valutazioni dello stato corrente: le debolezze e le opportunità identificate dal team di lavoro nelle valutazioni dello stato corrente forniscono informazioni sulla base delle quali definire i risultati chiave.
• Identificare le attività sensibili al tempo: identificare eventuali attività o aree che hanno un periodo di tempo o un'urgenza definiti. Chiarire la scadenza e la sua importanza per l'azienda.
• Identificare le attività di rapido successo: identificare le attività che richiedono un investimento di tempo o di lavoro ridotto per ottenere un impatto elevato. Giustificare il motivo per cui queste attività sono di rapido successo.
• Identificare le attività a forte impatto: identificare le aree che hanno un impatto significativo sulla strategia di business intelligence. Definire il motivo per cui queste aree hanno un impatto elevato.
• Valutare l'idoneità dell'organizzazione: indagare sui potenziali rischi o sulle minacce da affrontare per raggiungere correttamente gli obiettivi strategici.

Passaggio 2: Definire i risultati chiave

Dopo aver compreso l'idoneità dell'organizzazione e tutte le attività a cui dare priorità, si è pronti per il passaggio successivo. Nel passaggio 2 della pianificazione tattica, vengono definiti i risultati chiave che consentono di tenere traccia dei progressi verso gli obiettivi strategici.

Come accennato nella sezione precedente, i risultati chiave sono uno dei principali risultati della pianificazione tattica. Definire buoni risultati chiave è essenziale per facilitare l'attenzione sui risultati anziché sull'output e per motivare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi.

Assicurarsi che i risultati chiave riguardino i seguenti aspetti:

• Risolvere uno o più obiettivi della strategia di business intelligence.
• Ottenere risultati misurabili e raggiungibili entro il periodo di pianificazione tattica.
• Coinvolgere sia la strategia di business che la strategia di BI.
• Seguire criteri coerenti, come quelli del sistema SMART, che sono:
  • Specifici: si concentrano su un'area esplicita di miglioramento.
  • Misurabili: sono quantificabili in modo che si possa monitorare lo stato di avanzamento.
  • Assegnabili: specificano chi è responsabile del risultato chiave.
  • Realistici: indicano se si otterrà il risultato chiave, in base al livello corrente di idoneità dell'organizzazione e alle risorse disponibili. Definire obiettivi impegnativi ma raggiungibili.
  • Legati al tempo: specificare quando si otterranno i risultati.

Un aspetto fondamentale dei risultati chiave è il fatto che consentano di definire e misurare il successo per la strategia di business intelligence.

Definire e misurare l'esito positivo

È importante definire cosa significa “successo” per gli obiettivi strategici. Esistono diversi motivi per cui è consigliabile definire e misurare il successo.

• Dimostrare lo stato di avanzamento: un elemento chiave di criteri di successo chiari è la capacità di riconoscere i progressi e i risultati. Buone misure di successo dimostrano un chiaro ritorno sugli investimenti (ROI) nelle iniziative di BI. Anche se il ROI può essere difficile da misurare, questo determina la motivazione e consente alla leadership di riconoscere il valore aziendale realizzato della strategia di business intelligence.
• Miglioramento continuo: criteri di successo chiari consentono di (ri)valutare la propria strategia. Questa valutazione deve motivare la pianificazione tattica iterativa, insieme al feedback degli utenti e ai cambiamenti relativi all'azienda o alla tecnologia.
• Azione correttiva: una buona definizione di successo è supportata da risultati misurabili. Il monitoraggio di questi risultati misurabili durante le operazioni può fungere da base per decisioni e azioni specifiche per regolare la pianificazione tattica o intervenire se si sta andando fuori strada.

Ci sono due modi per tenere traccia dei risultati misurabili. In questo articolo vengono illustrati i risultati chiave, che fanno parte del framework OKR (obiettivi e risultati chiave), ma le organizzazioni usano anche indicatori KPI (indicatori di prestazioni chiave) o una combinazione di OKR e KPI. Entrambi gli approcci sono ugualmente validi. Ciò che più importa è trovare un approccio per misurare i progressi verso gli obiettivi strategici che funzionano per ciascuno.

• Risultati chiave: valutare i criteri di successo misurabili che tengano traccia dello stato di avanzamento verso gli obiettivi strategici.
• KPI: valutare l'esito positivo di una particolare attività rispetto a un obiettivo. Mentre gli indicatori KPI misurano in genere le prestazioni rispetto agli obiettivi, i risultati chiave misurano i risultati. È possibile usare indicatori KPI insieme a quelli OKR.

Nota

Le misurazioni del successo devono essere strettamente allineate agli obiettivi di business. Assicurarsi che i criteri di successo non siano specifici delle attività tecniche.

Attenzione

Misurare un numero limitato di indicatori KPI o risultati chiave. Queste metriche sono utili solo quando si sa cosa misurano e come agire su di esse. È meglio avere pochi indicatori strategici e di valore anziché molti che non possono essere monitorati o seguiti regolarmente.

Usare in modo efficace gli indicatori

Quando si misura lo stato di avanzamento verso gli obiettivi strategici, è consigliabile monitorarli regolarmente per tenere traccia dei progressi e intervenire dove necessario.

Ecco alcune considerazioni generali che consentono di misurare e monitorare correttamente i risultati chiave e i KPI.

• Creare report sugli indicatori: creare soluzioni di reporting per gli indicatori che consentono di monitorarli in modo efficace. Ad esempio, è possibile usare gli OKR di Microsoft Viva Goals o scorecard e metriche in Power BI per misurare e tenere traccia dello stato di avanzamento.
• Automatizzare la raccolta dati: se possibile, assicurarsi che i dati degli indicatori non vengano raccolti manualmente. Trovare modi efficienti per semplificare e automatizzare la raccolta dei dati in modo che siano aggiornati, accurati e affidabili.
• Rilevamento delle modifiche: visualizzare il valore corrente dell'indicatore, ma anche la tendenza nel tempo. Lo stato di avanzamento viene descritto meglio se definito come miglioramento graduale. Se l'indicatore presenta una volatilità o una varianza elevata, valutare l'uso di una media mobile per illustrare meglio la tendenza.
• Assegnare un proprietario: assicurarsi che un team o un individuo sia responsabile della misurazione dell'indicatore e della conservazione dei dati correnti.
• Definire un intervallo accettabile: stabilire gli obiettivi o un intervallo di valori accettabile per assegnare lo stato (ad esempio secondo i piani o non secondo i piani) all'indicatore. Quando i valori non rientrano nell’obiettivo o nell'intervallo, è necessario richiedere a un utente di indagare o intraprendere un'azione correttiva.
• Configurare gli avvisi basati sui dati: configurare avvisi automatizzati che avvisano i team chiave o i singoli utenti, ad esempio tramite Power Automate. In questo modo, è possibile intervenire tempestivamente quando l'indicatore non segue i piani.
• Definire azioni e interventi: descrivere chiaramente come si useranno queste informazioni per intervenire, per risolvere i problemi o per giustificare il passaggio alla fase successiva della strategia di business intelligence.

Importante

Assicurarsi che gli indicatori scelti riflettano effettivamente i risultati desiderati. Valutare regolarmente questi indicatori per evitare di incoraggiare comportamenti controproducenti. Considerare la legge di Goodhart, che afferma: Quando un indicatore diventa un obiettivo, cessa di essere un buon indicatore.

Identificare i risultati chiave

È necessario identificare e descrivere i risultati chiave per l'adozione, la governance e l'implementazione. Identificare i risultati chiave che è possibile ottenere nel periodo successivo e che affrontano direttamente i punti deboli e le opportunità identificate nella cultura dei dati e nelle valutazioni tecniche. Prendere in considerazione tutte le attività o le aree che è necessario classificare in ordine di priorità, che sono state menzionate nel passaggio 1.

Suggerimento

Vedere le sezioni pertinenti della roadmap per l'adozione di Fabric e della pianificazione dell'implementazione di Power BI per definire e descrivere i risultati chiave.

Importante

Quando si definiscono i risultati chiave, tenere presente che l'implementazione corretta della strategia di business intelligence è più probabile quando si mira a un'evoluzione anziché a una rivoluzione rispetto allo stato attuale. L’evoluzione implica uno sforzo per un cambiamento gradualmente nel tempo. I piccoli ma coerenti progressi sostenuti sono meglio di un numero elevato di cambiamenti che comportano un'interruzione delle attività in corso.

Adozione

Identificare prima di tutto i risultati chiave dell’adozione. Queste attività possono gestire molte aree, ma in genere descrivono le azioni che verranno eseguite per migliorare l'adozione complessiva dell'organizzazione e la cultura dei dati.

Ecco alcuni esempi di risultati chiave dell’adozione che è possibile definire per un certo periodo.

• Aumentare di una determinata percentuale o di un determinato numero di utenti l'utilizzo di un report centrale approvato o di un modello semantico.
• Identificare uno o più promotori di Power BI di ogni reparto o di ogni team all'interno di un determinato reparto.
• Aumentare di una certa percentuale il tasso di risposta positiva degli utenti aziendali alla domanda gli strumenti e le iniziative di BI mi aiutano a raggiungere gli obiettivi di business.
• Guidare una certa percentuale dei team delle vendite in un programma introduttivo di formazione sull'alfabetizzazione dei dati.
• Migliorare la partecipazione alle sessioni di domande e risposte in orario di ufficio con una media di un determinato numero di persone per sessione.
• Organizzare un certo numero di sessioni di mentorship con i promotori di Power BI.
• Organizzare un certo numero di sessioni che presentano ai promotori di Power BI le funzionalità e i casi d’uso di Microsoft Fabric.
• Dedicare un certo numero di ore alla settimana (in media) del COE alle attività di mentoring e abilitazione degli utenti.

Governance

Identificare quindi i risultati chiave di governance. Questi risultati chiave devono descrivere come consentire agli utenti di rispondere in modo sostenibile ai problemi aziendali con i dati, riducendo al contempo i rischi per la sicurezza o la conformità dei dati. Questi risultati chiave della governance devono essere motivati e strettamente legati ai risultati chiave dell'adozione.

Ecco alcuni esempi di risultati chiave della governance che è possibile definire per un certo periodo.

• Ridurre di una determinata percentuale il numero di aree di lavoro o report.
• Ridurre di una determinata percentuale l'esportazione in Excel.
• Aumentare di una determinata percentuale il numero di aree di lavoro che distribuiscono contenuto dalle app.
• Ridurre a un numero specifico o di una determinata percentuale il numero di report condivisi con i dirigenti esecutivi.
• Ridurre di una determinata percentuale il numero di ticket di supporto che richiedono l'accesso a origini dati o strumenti.

Importante

Se non si dispone di un processo efficace per monitorare le attività e i contenuti degli utenti, è consigliabile impostare questa priorità immediata. La consapevolezza di queste attività e degli elementi fornisce informazioni in base a cui prendere decisioni e stabilire azioni di governance migliori.

Implementazione

Infine, identificare i risultati chiave dell’implementazione. Questi risultati chiave devono descrivere come migliorare soluzioni, procedure e processi BI esistenti o futuri. Questi risultati chiave dell’implementazione devono supportare e allinearsi ai risultati chiave di adozione e governance.

Ecco alcuni esempi di risultati chiave dell’implementazione che è possibile definire per un certo periodo.

• Ridurre di una determinata percentuale il numero di errori di aggiornamento.
• Ridurre di una determinata percentuale il tempo necessario per analizzare e risolvere i problemi.
• Ridurre di un determinato numero di ore o giorni il tempo necessario per recuperare dati specifici o produrre determinati report.
• Ridurre di una determinata percentuale il numero di eventi imprevisti di supporto legati a dati imprecisi.
• Ridurre di una determinata percentuale il numero di interruzioni a livello aziendale.

Elenco di controllo: quando si identificano i risultati chiave di BI, le decisioni e le azioni chiave includono:

• Definire la modalità di misurazione del successo: decidere se si useranno i risultati chiave, gli indicatori KPI o una combinazione dei due elementi.
• Identificare i risultati chiave dell'adozione: identificare i risultati chiave che consentiranno di realizzare la visione della cultura dei dati e raggiungere gli obiettivi BI per l'adozione a livello di organizzazione.
• Identificare i risultati chiave della governance: identificare i risultati chiave che consentiranno di bilanciare l'abilitazione degli utenti e la mitigazione dei rischi.
• Identificare i risultati chiave dell'implementazione: identificare i risultati chiave per supportare i risultati chiave di adozione e governance definiti o specifiche esigenze aziendali relative ai dati. Classificare i risultati chiave dell’implementazione come iniziative o soluzioni.

Passaggio 3: Definire soluzioni e iniziative

Dopo aver definito i risultati chiave ed essere certi che sia possibile ottenerli, si è pronti per il passaggio successivo. Nel passaggio 3 della pianificazione tattica vengono definite soluzioni e iniziative che verranno implementate per raggiungere uno o più risultati chiave.

Le soluzioni e le iniziative che verranno implementate hanno due scopi. ovvero:

• Supportare i risultati chiave per l'adozione e la governance: descrivere le soluzioni create e le iniziative prese per raggiungere i risultati chiave di adozione e governance. Queste soluzioni consentono di migliorare l’adozione a livello organizzativo e l’adozione da parte degli utenti.
• Supportare le esigenze aziendali in merito ai dati: descrivere le soluzioni specifiche che verranno create per soddisfare le esigenze e le priorità aziendali in merito ai dati, ad esempio quelli sensibili al tempo, di rapido successo o a forte impatto. Con queste soluzioni, è consigliabile raggiungere o migliorare l'adozione della soluzione.

È possibile implementare soluzioni o iniziative.

• Soluzioni: sistemi o strumenti creati per risolvere direttamente problemi aziendali o esigenze specifiche degli utenti in merito ai dati. Esempi di soluzioni includono:
  • Soluzione di monitoraggio attuabile che consente ai team di governance di seguire i risultati chiave di governance e adozione.
  • Data lakehouse unificato che fornisce dati pronti per l'azienda utilizzabili da parte dei creatori di contenuti che pianificano altre soluzioni analitiche downstream.
  • App Power BI che soddisfa specifiche esigenze dei fruitori di contenuti relative ai dati aziendali.
• Iniziative: processi, risorse di formazione e criteri che supportano i risultati chiave. Le iniziative sono in genere strumenti non tecnici che supportano utenti o processi. Esempi di iniziative includono:
  • Procedure per creatori di contenuti self-service che consentono loro di richiedere l'accesso a strumenti, dati o training.
  • Criteri dati di governance che descrivono come accedere e usare determinati dati.
  • Portale centralizzato curato e moderato per la community di pratica degli utenti.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di obiettivi di business intelligence con i relativi risultati chiave, le soluzioni o le iniziative con cui raggiungerli per un periodo di pianificazione specifico.

Obiettivo di esempio	Risultati chiave di esempio	Iniziative o soluzioni di esempio
Migliorare l'adozione e il supporto esecutivo di BI per promuovere una cultura dei dati più sana.	• Identificare e coinvolgere uno o più candidati per uno sponsor esecutivo. • Condurre tre riunioni generali con i dirigenti con domande e risposte su obiettivi BI e attività pianificate. • Organizzare tre sessioni di mentoring mirate con lo sponsor esecutivo per migliorarne le conoscenze e la comprensione degli argomenti di BI pertinenti e consentirgli di guidare con l’esempio.	• Creare un piano di comunicazione: creare un piano di comunicazione con il Centro di Eccellenza (COE), che implicherà la distribuzione di una newsletter regolare da parte dello sponsor esecutivo con cui condividere aggiornamenti, annunci e argomenti in evidenza riguardo a soluzioni e iniziative BI. • Condurre un sondaggio per un feedback da parte degli esecutivi: misurare l'approvazione e la valutazione dei dirigenti con un breve sondaggio dei dirigenti, tra cui (ma non solo) lo sponsor esecutivo. Il sondaggio richiede un feedback quantitativo sull'efficacia, l'usabilità e la pertinenza delle soluzioni di BI.
Ottenere un migliore equilibrio tra l'abilitazione degli utenti e la mitigazione dei rischi nella governance BI.	• Ridurre di una determinata percentuale il rapporto tra i modelli semantici di Power BI e i report. Questo risultato chiave misura il fatto che i modelli semantici vengano riutilizzati per l'analisi e la creazione di report ad hoc o se i dati vengono duplicati tra i modelli: un rapporto vicino a uno indica che gli utenti potrebbero creare un nuovo modello semantico per ogni report, il che rappresenta un rischio di governance. • Ridurre di una determinata percentuale il rapporto tra esportazioni e visualizzazioni. Questo risultato chiave misura la frequenza con cui gli utenti esportano i dati in file anziché usare i report esistenti per l'analisi: un rapporto vicino a uno indica che gli utenti esportano regolarmente i dati, il che rappresenta un rischio di governance.	• Eseguire un controllo a livello di tenant: un controllo iniziale a livello di tenant per ottenere visibilità sulle tendenze di utilizzo generali e sulle anomalie. • Creare una soluzione di monitoraggio a livello di tenant: tenere traccia delle soluzioni critiche e dei comportamenti che potrebbero generare rischi. • Eseguire una formazione mirata dei principali esportatori: identificare e coinvolgere le persone della community degli utenti che esportano i dati più frequentemente e offrire loro diverse ore di formazione o mentoring sull'uso dei report di Power BI o l'analisi nelle tabelle pivot di Excel.
Migliorare il processo decisionale basato sui dati nei team di vendita in modo che gli utenti siano più efficienti nell'uso di Power BI per prendere decisioni in ambito vendite e intraprendere azioni.	• Chiedere a un certo numero di utenti di completare una formazione di alfabetizzazione sui dati con un punteggio sufficiente. • Dedicare una media di quattro ore del COE a settimana alle attività di mentoring della community degli utenti con orari di ufficio aperti.	• Organizzare un programma di formazione di alfabetizzazione sui dati: migliorare le competenze sui dati della community delle vendite. • Organizzare orari lavorativi settimanali: consentire agli utenti di porre domande sui report centrali o richiedere indicazioni per le soluzioni BI decentralizzate. • Creare un modello semantico certificato e centralizzato: fornire dati giornalieri sulle vendite a cui i team delle vendite possono connettersi per rispondere alle proprie domande ed eseguire business intelligence personale o di team.

Creare un backlog di iniziative e soluzioni

Il team di lavoro dovrebbe creare un elenco di soluzioni e iniziative che verranno implementate in questo periodo. Per ogni risultato chiave, considerare quali iniziative o soluzioni verranno implementate per raggiungerlo. Quindi, elencarle in base alla priorità, ordinando ogni implementazione dalla più alta alla più bassa, in modo che sia chiaro cosa deve essere fatto per primo.

Dopo la pianificazione tattica, i creatori e i proprietari di contenuti analizzano questo elenco con priorità (o backlog) per progettare e distribuire soluzioni BI in modo iterativo, che è l'oggetto dell'articolo sulla pianificazione della soluzione BI.

Quando si cura questo backlog di implementazione, prendere in considerazione i punti seguenti.

• Giustificare la priorità dell'iniziativa o della soluzione.
• Indicare l’azione richiesta, se possibile.
• Delineare l'ambito previsto dell'iniziativa o della soluzione.
• Descrivere le sequenze temporali e gli stakeholder pertinenti.
• Fare riferimento a qualsiasi documentazione, ricerca o soluzione correlata esistente.
• Concordare chi progetterà e implementerà la soluzione.

Importante

Anche se le soluzioni pianificate mirano a soddisfare le esigenze dei dati aziendali, probabilmente non sarà possibile soddisfare subito tutte queste esigenze. Pianificare di ridurre il potenziale impatto delle esigenze dei dati aziendali non soddisfatte che non verranno affrontate ora. Provare a valutare l'impatto di queste esigenze sui dati e pianificare di risolverle parzialmente con attività di rapido successo o persino interrompere le soluzioni per ridurre temporaneamente l'impatto sull’azienda.

Convalidare la pianificazione tattica

Dopo aver definito i risultati, le soluzioni e le iniziative chiave, è necessario ottenere l'approvazione dai dirigenti e dagli stakeholder principali prima di mettere in atto la pianificazione tattica. Presentare i risultati della pianificazione tattica a dirigenti e stakeholder chiave. Evidenziare i vantaggi previsti e i risultati rilevanti per l'azienda in caso di successo della pianificazione tattica. Spiegare anche in che modo i risultati chiave di BI descritti supportano gli obiettivi di business e le esigenze sui dati identificati nella pianificazione strategica BI. Usare qualsiasi feedback per regolare la pianificazione tattica, se necessario.

Elenco di controllo: quando si considera lo stato futuro desiderato, le decisioni chiave e le azioni includono:

• Creare un elenco di iniziative e soluzioni da implementare: queste iniziative e soluzioni devono supportare uno o più risultati chiave.
• Classificare in ordine di priorità il backlog di soluzioni: classificare l'elenco di iniziative e soluzioni dalla priorità più alta alla più bassa, in modo da sapere cosa deve essere fatto come prima cosa.
• Definire la pianificazione iniziale per ogni implementazione: definire l'ambito iniziale stimato, le sequenze temporali e i team o i singoli utenti responsabili dell’implementazione di queste soluzioni o iniziative.
• Convalidare la pianificazione tattica: condividere i risultati della pianificazione tattica con i dirigenti e le principali parti interessate. Usare i feedback per rivedere la pianificazione tattica, se necessario.

Passaggio 4: Rivedere periodicamente il piano

Il contesto di business e tecnologico dell'organizzazione cambia regolarmente. Di conseguenza, è consigliabile rivalutare e rivedere periodicamente la strategia di business intelligence e la pianificazione tattica. L'obiettivo è mantenerli pertinenti e utili per l'organizzazione. Nel passaggio 4 della pianificazione tattica, vengono prese misure pratiche per rivalutare e rivedere in modo iterativo la pianificazione.

Preparare la pianificazione iterativa e prevedere il cambiamento

Per garantire l'allineamento strategico di business e BI, è necessario stabilire cicli di miglioramento continui. Questi cicli devono essere influenzati dai criteri di successo (KPI o OKR) e dai feedback raccolti regolarmente per valutare lo stato di avanzamento.

È consigliabile eseguire una pianificazione tattica a intervalli regolari con analisi e valutazione, come illustrato nel diagramma seguente.

Il diagramma illustra il modo in cui si può rivedere in modo iterativo la strategia di business intelligence per ottenere progressi incrementali.

Articolo	Descrizione
	Pianificazione strategica BI: definire e rivalutare le aree di interesse e gli obiettivi di BI ogni 12-18 mesi. Tra le sessioni di pianificazione strategica, cercare un progresso incrementale verso gli obiettivi strategici ottenendo i risultati chiave definiti nella pianificazione tattica. Inoltre, nell’ambito della pianificazione strategica, è necessario raccogliere feedback su cui basare il futuro processo decisionale strategico.
	Pianificazione tattica BI: identificare e rivalutare i risultati chiave ogni trimestre, o ogni 1-3 mesi. In questo ambito, è possibile implementare i piani tattici creando soluzioni BI e lanciando iniziative BI. Inoltre, nell’ambito della pianificazione tattica, è consigliabile raccogliere feedback e monitorare gli indicatori KPI o OKR su cui basare il futuro processo decisionale tattico.

I risultati chiave futuri e le aree di interesse definite nella pianificazione strategica e tattica si basano sui meccanismi regolari di feedback e valutazione, come quelli descritti nelle sezioni seguenti.

Raccogliere feedback sulla strategia di business

I risultati chiave di business cambiano regolarmente, creando nuove esigenze sui dati aziendali e requisiti mutevoli. Per questo motivo, la pianificazione tattica deve essere flessibile e rimanere ben allineata alla strategia di business. Per abilitare questo allineamento, è possibile:

• Pianificare riunioni di allineamento aziendale: durante la pianificazione tattica, pianificare riunioni strategiche con i responsabili delle decisioni aziendali e in merito ai dati per valutare quanto fatto nel periodo precedente. È consigliabile pianificare queste riunioni in modo che siano allineate ad altre riunioni aziendali strategiche chiave. Il confronto in queste riunioni offre l'opportunità di rivedere la pianificazione strategica e tattica, nonché di dimostrare e riflettere sui progressi compiuti.
• Esaminare feedback e richieste: i feedback e le richieste della community degli utenti sono input preziosi per rivalutare la strategia di business intelligence. È consigliabile configurare un hub di comunicazione, possibilmente con canali come orari di ufficio o moduli di feedback per raccogliere commenti e suggerimenti.
• Abbinare pianificazione tattica e pianificazione progetti: la pianificazione tattica può essere integrata con i processi di pianificazione progetti. Ad esempio, è possibile integrare la pianificazione tattica con i processi di pianificazione agile. La pianificazione agile è un approccio di gestione dei progetti incentrato sulla distribuzione di valore tramite cicli di lavoro iterativi. Abbinare pianificazione tattica e agile consente di creare una struttura iterativa coerente per l'operatività della strategia di business intelligence.

Suggerimento

La creazione di processi strutturati per gestire i cambiamenti dei risultati chiave aziendali può aiutare a evitare la pianificazione reattiva o spontanea, soprattutto per soddisfare nuove richieste di business urgenti.

Anticipare il cambiamento nella tecnologia

La pianificazione tattica deve affrontare i cambiamenti tecnologici pertinenti. I cambiamenti tecnologici possono incidere fortemente sulla pianificazione e sui processi aziendali. Molti cambiamenti sono anche opportunità per migliorare le implementazioni esistenti o pianificate. È importante assicurarsi che la pianificazione sia sempre aggiornata per garantire che sia possibile usare al meglio le opportunità offerte dalla nuova tecnologia. Questo non solo aiuta le persone a essere efficienti, ma consente anche all'organizzazione di rimanere competitiva nel suo mercato.

Ecco alcuni esempi di cambiamenti tecnologici che possono influire sulla pianificazione tattica.

• Nuovi prodotti, funzionalità o impostazioni (inclusi quelli della versione di anteprima)
• Strumenti, sistemi o funzionalità rimossi
• Cambiamenti nel modo in cui la community degli utenti usa strumenti o analizza i dati (ad esempio l'IA generativa)

Per ridurre l'impatto e sfruttare le opportunità di cambiamento, è consigliabile analizzare regolarmente il contesto tecnologico dell'azienda. Si considerino i punti seguenti sulla risposta al cambiamento tecnologico.

• Seguire gli aggiornamenti: mantenersi aggiornati sui nuovi sviluppi e sulle funzionalità in Microsoft Fabric. Leggere i post mensili del blog della community e tenere il passo con gli annunci agli eventi delle conferenze.
• Modifiche chiave nei documenti: assicurarsi che tutte le modifiche importanti siano comprese nella pianificazione tattica e includano i riferimenti pertinenti. Prestare attenzione a tutte le modifiche che hanno un impatto diretto o urgente sulle esigenze sui dati aziendali o sui risultati chiave di BI.
• Decidere come gestire le funzionalità in anteprima: chiarire come verranno usate le nuove funzionalità di anteprima non ancora disponibili a livello generale. Identificare le funzionalità o gli strumenti di anteprima che hanno un impatto strategico sull'organizzazione o consentono di ottenere risultati strategici. Valutare come trarre vantaggio da queste funzionalità di anteprima identificando e attenuando eventuali rischi o limitazioni potenziali.
• Decidere come gestire nuovi strumenti di terze parti e della community: chiarire i criteri relativi agli strumenti di terze parti e della community. Se questi strumenti sono consentiti, descrivere un processo per identificare nuovi strumenti che hanno un impatto strategico sull'organizzazione o consentono di ottenere risultati strategici. Valutare come trarre vantaggio da questi strumenti identificando e attenuando eventuali rischi o limitazioni potenziali.

Procedere con la pianificazione della soluzione

Un risultato chiave della pianificazione tattica è un backlog prioritario di soluzioni e iniziative chiave che verranno implementate per raggiungere uno o più risultati chiave. Il passaggio successivo consiste nel pianificare e implementare queste iniziative o soluzioni.

Elenco di controllo: quando si prevede di rivedere la pianificazione strategica e tattica, le decisioni e le azioni chiave includono:

• Pianificare workshop periodici di pianificazione: alla fine di ogni periodo di pianificazione, pianificare dei workshop per valutare lo stato di avanzamento ed esaminare i traguardi ottenuti.
• Pianificare workshop regolari per riallinearsi alla strategia di business: sfruttare i workshop per allineare la strategia di BI alla strategia di business grazie a una discussione interfunzionale tra il team di lavoro e gli stakeholder chiave.
• Creare meccanismi per la valutazione e il feedback: assicurarsi che il feedback pertinente alla strategia di business intelligence sia documentato. Creare moduli o incoraggiare gli stakeholder chiave a usare l'hub di comunicazione per fornire commenti e suggerimenti e inviare nuove richieste.
• Assegnare un team al proprio feedback: assicurarsi che sia presente un team che abbia una chiara proprietà dei commenti e delle richieste degli utenti. Questo team deve rispondere agli utenti per confermare le richieste o richiedere altri dettagli.
• Creare una pianificazione per l’analisi delle richieste: esaminare regolarmente commenti e suggerimenti, per esempio ogni settimana. Identificare le richieste prioritarie prima che diventino urgenti e interrompano la pianificazione esistente. Comunicare in modo chiaro e trasparente agli utenti tutte le richieste rifiutate. Proporre alternative e soluzioni secondarie in modo che gli utenti possano continuare a lavorare senza interruzioni.

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Nell'articolo successivo di questa serie si apprenderà come eseguire la pianificazione della soluzione di BI.