Separare i flussi in processi automatizzati più piccoli
Durante la configurazione di un'automazione, prova a progettare i tuoi flussi in modo da non avere un'unica automazione che copra l'intero processo. Ci sono diversi motivi per cui dovresti creare più flussi più piccoli:
La manutenzione è più facile.
La gestione degli errori non deve essere così sofisticata.
Più persone possono lavorare sull'automazione.
Non è necessario riavviare l'automazione dall'inizio se un passaggio non riesce.
Nell'esempio seguente, un'automazione è stata configurata per un processo di approvazione, coprendo più processi con un'unica automazione.
Diagramma che mostra un processo aziendale in cui viene creata una nota spese. L'intero processo aziendale è configurato come un'unica lunga automazione con dieci passaggi da completare.
Se ad esempio il processo di rimborso in contanti fallisce, l'intera automazione sarà considerata un fallimento. Se un requisito o una specifica per la ricerca dei dettagli bancari dei dipendenti cambia, l'intero processo dovrà essere sospeso fino a quando gli aggiornamenti non saranno disponibili.
È invece possibile separare l'automazione in moduli, come mostrato nell'immagine seguente.
La seconda automazione inizia quando lo stato viene aggiornato a Controllo conformità completato. Se approvato, il risultato viene inviato tramite posta elettronica e lo stato viene impostato su Approvato. Se la richiesta viene rifiutata, saranno necessarie correzioni. La terza automazione inizia quando lo stato viene aggiornato ad approvato. Il sistema cercherà automaticamente i dettagli bancari del dipendente e rimborserà i contanti al dipendente e archivierà anche la nota spese.
In questo esempio, Automation #2 dipende dall'automazione precedente per impostare lo stato della nota spese su "Controllo conformità completato". Tuttavia, se c'è un problema con il sistema di posta e l'automazione #2 non riesce, le attività in Automation #1 verranno comunque completate. Solo le attività in Automation #2 dovranno essere riavviate.