Ottimizzazione del processo aziendale
Ora che hai analizzato l'intero processo aziendale, mettiti alla prova per ottimizzarlo. La semplificazione del processo evita di avere un numero elevato di passaggi e quindi di sovraccaricare o confondere i dipendenti.
Alcuni modi utili per approcciare l'ottimizzazione del processo:
Inizia dall'obiettivo. Identifica gli obiettivi che desideri raggiungere con il processo aziendale. Questi obiettivi devono fornire una visione generale delle tue aspettative per il processo futuro.
Valuta se qualcosa può essere completato in modo più efficiente, più economico o con una qualità superiore.
Cerca gli indicatori di prestazioni chiave per identificare cosa funziona correttamente e cosa necessita di miglioramenti.
Ottieni feedback condividendo il documento di processo con il team.
Condividi il documento di processo con la direzione per ottenere una prospettiva di livello superiore e fornire una responsabilità trasparente per ogni fase del processo.
Osserva il processo dal punto di vista dell'utente o del cliente che potrebbe trarre beneficio dallo stesso e considera i modi in cui puoi migliorare la loro esperienza e soddisfazione globale.
Alcune domande chiave che devi porti:
È possibile escludere una qualsiasi attività rimanente dal processo per aumentare l'efficienza o la qualità o ridurre i costi?
Se l'attività di esclusione è importante per l'intero business, può essere gestita in un processo aziendale distinto?
È possibile migliorare un passaggio per raggiungere l'obiettivo in modo migliore?
L'ordine dei passaggi può essere modificato?
I passaggi possono essere combinati?
I passaggi in questo processo possono essere eseguiti contemporaneamente?
Puoi ridurre il numero di persone necessarie per eseguire il processo?
Puoi cambiare il modo in cui avvisare la persona successiva nel processo di modo che risponda più rapidamente?
Vi sono aspetti del processo che puoi automatizzare ulteriormente? Ad esempio:
Acquisizione automatica dei dati rispetto all'inserimento manuale
Automatizzazione delle decisioni in base ai dati
Automatizzazione dell'azione intrapresa
Utilizzo di IA per sostituire l'intervento umano
Nota
Se l'attività viene svolta completamente sul desktop, puoi usare Process Advisor per ottimizzare automaticamente il processo. Process Advisor ha capacità di analizzare il tuo processo, e visualizzalo in una mappa del processo. La mappa del processo rivela i colli di bottiglia e le metriche per il tuo processo in un report analitico.
Esempio: ottimizzazione del processo di nota spese
Abbiamo esaminato l'attuale processo di spesa e riscontrato alcuni ovvi miglioramenti da apportare:
Rinunciare ai supporti cartacei per l'intero processo. (abbiamo considerato anche il risparmio e l'impatto ambientale come vantaggi generati dal progetto).
Effettuare tutti i controlli di conformità possibili prima di abilitare l'inoltro della nota per l'approvazione (riduce notevolmente i tempi di ricontrollo e di elaborazione end-to-end).
Cercare e aggiungere automaticamente codici contabili quando viene inoltrata la nota spese.
Consentire all'ufficio contabilità di spostare le spese approvate nel sistema finanziario senza immettere nuovamente i dati.
Creare note spese settimanali automaticamente a partire dai dati digitali.
Charlotte sta valutando ulteriori modi per ottimizzare il processo di revisione del budget. E Rebecca sta studiando come ottimizzare l'audit semestrale usando IA.
Il nostro processo ottimizzato proposto è simile alla seguente illustrazione.
Nota
Puoi indicarci le tue preferenze di lingua per la documentazione? Partecipa a un breve sondaggio. (il sondaggio è in inglese)
Il sondaggio richiederà circa sette minuti. Non viene raccolto alcun dato personale (Informativa sulla privacy).