I dati vengono creati o modificati?
La comprensione delle attività in questo passaggio ti aiuterà a rispondere alla seguente domanda: la soluzione deve acquisire dati? In tal caso, quali dati devono essere acquisiti? Ecco alcune cose da considerare per ogni elemento dati acquisito dalla soluzione.
Esiste un modulo?
Esiste un modulo cartaceo o elettronico corrente utilizzato per acquisire tali dati adesso? Tale modulo può essere un ottimo punto di partenza quanto a layout delle schermate e al modo in cui i dati vengono acquisiti.
Inoltre, pensa al modulo in modo critico:
Gli elementi dati devono essere presentati in un ordine diverso più in linea con il modo in cui li acquisisci?
Il modulo può essere diviso in moduli separati e più piccoli che consentono l'elaborazione simultanea delle parti del processo anziché l'elaborazione di una parte alla volta?
Quali dati vengono acquisiti?
Quali sono i dati che vengono acquisiti? Come sono denominati? Si tratta del nome effettivo dell'origine dati o di un nome comune usato in questa parte del business? È possibile che sia necessario mappare il nome dei dati nell'origine dati al nome "descrittivo" che gli utenti conoscono.
Esiste una gerarchia per i dati? Ad esempio, ogni nota spese può avere più spese e alcuni tipi di spesa richiedono informazioni aggiuntive.
Quali dati vengono creati da una formula o un calcolo?
Vi sono calcoli fatti per creare i dati? Se sì, il risultato calcolato deve essere memorizzato o viene mostrato durante l'utilizzo dell'app? È possibile che non sia necessario archiviare i dati che possono essere ricalcolati in qualsiasi momento (come totali o conteggi della somma degli articoli).
Ad esempio, l'ID univoco della nostra nota spese verrà creato utilizzando la data odierna e il nome del dipendente; deve essere memorizzato in modo che non cambi mai. Calcoleremo anche i totali parziali e i totali delle spese, ma poiché questi possono essere ricalcolati in qualsiasi momento con altri dati nel report, non è necessario salvarli separatamente.
I dati sono necessari?
Per questo passaggio del processo, questi dati sono necessari per completare il processo? Se lo sono, perché? I dati sono necessari solo in determinate situazioni?
Che tipo di dati sono?
Quale tipo di dati viene acquisito?
Testo in formato libero: c'è una lunghezza prestabilita consentita? La voce di questo campo dipende da un altro campo (ad esempio, un valore di campo associato come un'opzione del menu a discesa Altro)? C'è una voce predefinita che deve essere popolata? Il testo è derivato da altri dati?
Numeri: è una percentuale? È un numero intero? È richiesto un certo numero di posizioni decimali? Esiste un set minimo o massimo consentito per questo numero? Questo numero dipende da un altro numero (ad esempio, non può essere maggiore o minore di un'altra voce)? Esiste un numero predefinito che deve essere fornito o un numero calcolato in base ad altre voci?
Date: quale formato devi usare per la data? Deve includere sia la data che l'ora? Ci sono regole per la data (un minimo o massimo, non prima di oggi)? Viene calcolata (ad esempio, "sette giorni da oggi")? C'è una data predefinita che deve essere popolata?
Scelte: la risposta deve essere limitata a un set specifico di risposte? Quali sono le risposte valide? Le risposte dipendono da un altro elemento dati? Esiste una scelta predefinita o predefinita basata su un altro elemento dati? Consenti la selezione di una sola scelta o di più scelte contemporaneamente?
Immagini o video: si deve acquisire un'immagine o un video? L'immagine o il video viene acquisito da una fotocamera nel dispositivo dell'utente? È un'immagine o un video che arriva via messaggio e-mail? C'è un'IA che deve essere eseguita su questa immagine (per rilevare elementi dell'immagine, ad esempio)?
Dove archivi i dati oggi?
Se risolvi il problema aziendale oggi, dove vengono acquisiti i dati? In un sistema esistente? In un foglio di calcolo? Vengono effettivamente acquisiti?
Se i dati non vengono già archiviati in modo digitale, creerai un repository per gli stessi, descritto in Dove sono i dati?
Un'altra cosa da considerare è se questi dati possono essere preziosi per altri processi nell'organizzazione. Sarebbe possibile automatizzare altri processi se questi dati fossero disponibili?
Qualcuno usa questi dati più avanti nel processo?
C'è un passaggio più avanti nel processo che utilizza questi dati? Come usano questi dati? Se questi dati sono disponibili prima nel processo, un processo successivo potrebbe iniziare prima o essere eseguito in parallelo?
A volte automatizzare un processo aiuta a ridurre il tempo totale per risolvere il problema aziendale poiché i dati diventano disponibili prima e altri partecipanti che lavorano per risolvere il problema possono agire prima. Ciò può contribuire al valore commerciale fornito dall'automazione del processo aziendale.
Qualcun altro può beneficiare di questi dati al di fuori del processo?
Esiste un altro team o processo che può utilizzare i dati acquisiti in questo processo? Non un passaggio successivo del processo, ma un processo altrove che potrebbe acquisire queste stesse informazioni o essere in grado di utilizzare tali informazioni?
Gli utenti aziendali a volte ragionano solo entro i limiti di ciò che fanno quotidianamente. Se fai un passo indietro, vedi opportunità di estendere questi dati ad altri processi che possono essere automatizzati? Molte volte, i processi sono manuali poiché un processo in un'altra area non ha i mezzi per ottenere dati. Ora che questo processo viene automatizzato, c'è un'opportunità di basare altri processi su questo?
Esempio: creazione di dati di note spese
Ecco alcuni degli elementi dati nel foglio di lavoro per il processo di acquisizione di note spese.
| Livello dati | Voce dati | Tipo di voce | Modificabile? | Formato consentito | Convalida | Predefinito/Calcolo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nota spese | Numero di nota spese | Testo | No | Non può essere vuoto | "SCAD" + Data (AAAAMMGG) + ID utente | |
| Voce spesa | Data spesa | Date | Sì | MM-GG-AAAA | Non può essere nel futuro | |
| Voce spesa | Tipo di spesa | Scelta | Sì | Seleziona dall'elenco: Viaggi, Pasti, Hotel, Trasporti, Parcheggio, Forniture | Non può essere vuoto | |
| Voce spesa | Importa | Numero | Sì | ###,###.## | Non può essere vuoto, può essere negativo | |
| Voce spesa | Ricevuta | Immagine | Sì | JPG, PNG | Richiesto se l'importo è maggiore di $74,99 | |
| Voce spesa | Rimborsabile | Sì/No | Sì | Sì/No | L'impostazione predefinita è No | |
| Dettaglio spese | Nome ospite | Testo | Sì | Qualsiasi | Richiesto per un tipo di spesa Pasti in cui l'importo è maggiore di $75 |
In questo esempio, vengono acquisiti tre livelli di dati. Ciò diventerà molto importante per la progettazione dello schermo e dello spazio di archiviazione.
Nota spese: questi elementi vengono acquisiti una volta per la nota spese complessiva.
Voce spesa: questi elementi vengono acquisiti per ciascuna spesa indicata in questa nota spese. Più voci spesa possono essere associate alla stessa nota spese.
Dettaglio spese: questi elementi sono associati alle voci spesa specifiche Pasti e Hotel e consentono di scomporre questi due tipi di spesa. Se la voce spesa è Pasti, Nome ospite e Azienda ospite sono necessari. Se la voce spesa è Hotel, Tipo di spesa e Quantità sono necessari e l'importo di ciascuna di queste voci deve essere uguale all'importo della voce spesa.
I dati che verranno visualizzati nell'app ma non memorizzati sono questi calcoli:
Sommare le voci spesa in un totale della nota spese
Sommare i dettagli spese in un totale delle voci spesa
Conteggiare il numero di voci nella nota spese
Determinare se il totale della nota spese supera il limite di approvazione per il responsabile della persona che ha inoltrato la nota spese
Alla fine, i dati acquisiti durante il processo di rendicontazione delle spese devono essere registrati nel sistema finanziario. Tuttavia, le note spese non sono attualmente registrate online, solo su carta. Quindi non esiste un sistema per inserire questi dati; dovremo crearne uno.
Se tutti questi dati di spesa fossero acquisiti digitalmente, potrebbero essere utilizzati per analisi future. Ad esempio, se tutti i dipendenti alloggiano nello stesso hotel durante il viaggio, l'ufficio acquisti può ottenere dati sulle spese e potenzialmente negoziare tariffe migliori. Lo annoteremo nel nostro piano di progetto.
Nota
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