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Pianificare e configurare la modalità Cached Exchange in Outlook 2016 per Windows

Outlook 2016 offre due modalità di connettività di base quando si è connessi a Exchange Server: modalità Cached Exchange e Modalità online.

Nota

Questo articolo è destinato ai professionisti IT e agli amministratori che distribuiscono e configurano Outlook 2016 per Windows per gli utenti delle aziende. Se si sta provando a configurare le impostazioni di Outlook, vedere Attivare la modalità Di exchange memorizzata nella cache.

Confronto tra modalità cache e modalità online

La modalità Cached Exchange offre agli utenti un'esperienza di Outlook online e offline senza problemi memorizzando nella cache la cassetta postale dell'utente e la Rubrica offline (OAB) in locale. Con la modalità Cached Exchange, che è l'impostazione predefinita per gli utenti, Outlook non dipende più dalla connettività di rete continua per l'accesso alle informazioni utente. Quando un utente è connesso, Outlook aggiorna continuamente le cassette postali degli utenti in modo che le cassette postali vengano mantenute aggiornate. Se un utente viene disconnesso dalla rete, ad esempio, passando a un'area senza accesso Wi-Fi, l'utente può continuare ad accedere agli ultimi dati di posta elettronica disponibili.

Importante

È consigliabile usare sempre la modalità Cached Exchange con un account Microsoft 365.

La modalità online funziona invece utilizzando direttamente le informazioni del server e, come risulta evidente dal nome, necessita di una connessione. I dati della cassetta postale vengono memorizzati nella cache, senza essere mai scritti sul disco.

La modalità Cached Exchange è la configurazione preferita in Outlook 2016 ed è utile nelle situazioni seguenti:

  • Utenti che passano frequentemente dallo stato connesso allo stato non connesso.
  • Utenti che lavorano spesso offline o senza connettività.
  • Utenti con connessioni ad alta latenza (superiori a 500 ms) per Exchange Server.

La modalità online è utile nelle situazioni seguenti:

  • Scenari in modalità tutto schermo, in cui un determinato computer ha molti utenti che accedono a account Outlook diversi e il ritardo nel download dei messaggi di posta elettronica in una cache locale non è accettabile.
  • Ambienti con requisiti di conformità severi o esigenze di sicurezza elevate, in cui l'archiviazione dei dati in locale rappresenta un rischio. È inoltre consigliabile usare Encrypting File System (EFS) o BitLocker come soluzione affidabile.
  • Cassette postali di grandi dimensioni nei computer che non dispongono di spazio su disco rigido sufficiente per una copia locale della cassetta postale.

Anche quando è configurato in modalità Cached Exchange, Outlook 2016 deve contattare direttamente il server per eseguire determinate operazioni. Queste operazioni non funzioneranno quando Outlook non è connesso e il completamento delle connessioni ad alta latenza può richiedere più tempo. Queste operazioni includono quanto segue:

  • Utilizzo di cartelle condivise non rese disponibili offline.
  • Recupero di informazioni sulla disponibilità.
  • Impostazione, modifica o annullamento di un messaggio Fuori sede.
  • Accesso a cartelle pubbliche non rese disponibili offline.
  • Recupero dei diritti per un messaggio protetto con RMS.
  • Modifica delle regole.
  • Recupero di suggerimenti messaggio.
  • Recupero di suggerimenti sui criteri.

Le opzioni di recapito ritardato sono del lato client in modalità cache e del lato server in modalità online. Quando si utilizza la modalità cache, Outlook deve pertanto essere connesso e aperto al momento specificato per il recapito affinché il messaggio con recapito ritardato possa essere inviato.

Outlook 2016 supporta l'esecuzione in modalità Cached Exchange in un ambiente di Servizi Desktop remoto( RDS), noto in precedenza come Servizi terminal, con più utenti. Quando si configura un computer che esegue Servizi Desktop remoto per l'uso della modalità Cached Exchange, assicurarsi di considerare lo spazio di archiviazione aggiuntivo e l'I/O su disco necessari per più accessi client. Per impostazione predefinita, i nuovi account di Exchange configurati in computer che eseguono Servizi Desktop remoto utilizzano la modalità online. Al momento dell'installazione, l'utente può decidere di abilitare la modalità Cached Exchange.

Considerazioni sulla pianificazione della modalità Cached Exchange per Outlook 2016

In alcuni casi è possibile migliorare le prestazioni della modalità cache per l'intera organizzazione o per un gruppo di utenti, ad esempio per gli utenti che lavorano in remoto.

Suggerimenti relativi ai file di dati di Outlook (con estensione ost)

Quando si usa la modalità Cached Exchange, tenere presente che i file locali .ost degli utenti sono dal 50% all'80% più grandi delle dimensioni della cassetta postale segnalate in Exchange Server. Il formato usato da Outlook per archiviare i dati in locale per la modalità Cached Exchange è meno efficiente in termini di spazio rispetto al formato del file di dati del server.

Le dimensioni massime per .ost i file sono configurabili. Il valore predefinito è 50 GB di spazio di archiviazione dei dati. Assicurarsi che i file degli .ost utenti si trovino in una cartella con spazio su disco sufficiente per contenere le cassette postali degli utenti.

Aggiornamento degli utenti esistenti in modalità cache a Outlook 2016

Quando si esegue l'aggiornamento, se non si modificano le impostazioni della modalità cache, le stesse impostazioni vengono mantenute per Outlook 2016.

Tuttavia, per impostazione predefinita, quando Outlook 2016 è installato e la modalità cache è abilitata, viene creata una nuova versione compressa del file di dati di Outlook (.ost). La versione precedente del .ost file viene mantenuta e, se necessario, può essere aperta da Outlook 2016. Se è necessario evitare che Outlook 2016 crei un nuovo file di dati di Outlook compresso (.ost), usare il modello di Criteri di gruppo per Outlook (Outlk16.admx) per abilitare l'impostazione dei criteri Non creare nuovo file OST per l'aggiornamento.

Per altre informazioni su come configurare questa e altre impostazioni, vedere Uso di Criteri di gruppo e dello Strumento di personalizzazione di Office.

Nota

La funzionalità accesso rapido di Exchange aggiunta alla modalità cache di Exchange di Outlook 2013 è stata deprecata in Outlook 2016.

Gestione dei problemi di prestazioni in Outlook

La maggior parte degli utenti ritiene che la modalità cache consenta di operare più velocemente rispetto alla modalità online. Tuttavia, diversi fattori possono influenzare la percezione da parte dell'utente delle prestazioni della modalità Cached Exchange, ad esempio dimensioni e velocità del disco rigido, velocità della CPU, .ost dimensioni del file e livello di prestazioni previsto.

Per suggerimenti sulla risoluzione dei problemi relativi alla diagnosi e alla risoluzione dei problemi di prestazioni in Outlook, vedere Come risolvere i problemi di prestazioni in Outlook.

Gestione della condivisione di cartelle di Outlook

Per impostazione predefinita, quando è abilitata la modalità Cached Exchange, le cartelle di posta elettronica e non di posta condivise a cui gli utenti accedono in altre cassette postali vengono scaricate e memorizzate nella cache nel file locale .ost dell'utente. Analogamente, se un manager delega l'accesso alla posta in arrivo a un membro del team, quando il membro del team accede alla cartella, Outlook 2016 avvia anche la memorizzazione nella cache della cartella Posta in arrivo in locale.

È possibile disabilitare la memorizzazione nella cache di tutte le cartelle condivise per tutti i profili in cui è abilitata la modalità cache. A tale scopo, configurare l'opzione Scarica cartelle condivise non riguardanti la posta nello Strumento di personalizzazione di Office quando si personalizza la distribuzione della modalità cache. Questa impostazione si applica alle cartelle di posta elettronica e non di posta in Outlook 2016.

Se si desidera disabilitare la memorizzazione nella cache delle cartelle di posta condivise (ad esempio una cartella Posta in arrivo delegata), ma non le cartelle non condivise di posta elettronica (ad esempio Calendario), vedere Per impostazione predefinita, le cartelle di posta condivise vengono scaricate in modalità cache in Outlook 2010 e versioni successive.

Per altre informazioni su come configurare queste impostazioni, vedere Uso di Criteri di gruppo e dello strumento di personalizzazione di Office .

Cassette postali del sito

In alternativa alle cartelle pubbliche, prendere in considerazione le cassette postali del sito. Le cassette postali del sito migliorano la collaborazione e la produttività degli utenti consentendo l'accesso sia ai documenti di SharePoint Server che alla posta elettronica di Exchange che si trova nella stessa interfaccia client. Una cassetta postale del sito è costituita da appartenenza al sito di SharePoint Server (proprietari e membri), archiviazione condivisa tramite una cassetta postale Exchange Server per i messaggi di posta elettronica e un sito di SharePoint Server per i documenti e un'interfaccia di gestione che soddisfa le esigenze di provisioning e ciclo di vita. I documenti di SharePoint Server visualizzati nella cassetta postale del sito vengono archiviati solo in SharePoint Server. Per altre informazioni, vedere Configurare le cassette postali del sito in SharePoint Server.

Gestione del comportamento di Outlook per connessioni lente

Outlook è configurato per determinare la velocità di connessione di un utente controllando la velocità della scheda di rete nel computer dell'utente (fornito dal sistema operativo). Se la velocità della scheda di rete riportata è al massimo di 128 KB, la connessione viene definita lenta.

Quando viene rilevata una connessione lenta a un computer Exchange Server, Outlook consente agli utenti di avere un'esperienza migliore se riducono le informazioni meno importanti sincronizzate con il computer Exchange Server. Outlook apporta le modifiche seguenti al comportamento di sincronizzazione per le connessioni lente:

  • Passa a scaricare le sole intestazioni.
  • Non scarica gli aggiornamenti della Rubrica offline.
  • Scarica il corpo di un elemento e gli allegati associati solo quando richiesto dall'utente.

Outlook continua a sincronizzare i dati di Outlook con i dispositivi mobili e potrebbero essere eseguite alcune regole lato client.

Nota

È consigliabile non sincronizzare i dispositivi mobili con l'impostazione Scarica solo intestazioni attivata in modalità cache. Quando si sincronizza un dispositivo mobile usando ActiveSync, ad esempio, gli elementi completi vengono scaricati in Outlook e il processo di sincronizzazione è meno efficiente di quanto non sia durante la normale sincronizzazione di Outlook con i computer degli utenti.

L'impostazione Scarica solo intestazioni per la sincronizzazione è progettata per gli utenti di Outlook che dispongono di connessioni remote o connessioni wireless cellulari, per ridurre al minimo il traffico di rete quando è presente una connessione lenta o costosa.

Per uno scenario dove velocità dati effettivi degli utenti è lenta, anche se le schede di rete segnalano una connessione veloce, è possibile disattivare il passaggio automatico per scaricare solo le intestazioni utilizzando l'opzione di criteri di gruppo, Non consentire download solo di intestazioni su connessioni lente. Analogamente, è possibile che le connessioni determinate da Outlook siano lente, ma che forniscono agli utenti una velocità effettiva dei dati elevata. Anche in questo caso è possibile disattivare il passaggio automatico al download delle sole intestazioni.

È possibile configurare l'opzione Su connessioni lente, scaricare solo le intestazioni nello Strumento di personalizzazione di Office o configurare l'opzione usando Criteri di gruppo per impostare Disallow On Slow Connections Only Download Headers (Consenti solo le intestazioni di download).

Per altre informazioni su come configurare queste impostazioni, vedere Uso di Criteri di gruppo e dello strumento di personalizzazione di Office .

Configurare la modalità Cached Exchange per Outlook 2016

File di dati offline (file con estensione ost) e Rubrica offline (Rubrica offline)

Quando un account Outlook 2016 è configurato per l'uso della modalità Cached Exchange, è sempre disponibile una copia locale della cassetta postale di Exchange di un utente pronta in un file di dati offline (.ostfile) nel computer dell'utente. Per impostazione predefinita, il .ost file si trova nella cartella C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Ogni volta che l'utente è offline e usa Outlook 2016, il programma funziona da questa copia locale e con la Rubrica offline (OAB). Quando l'utente è online, la cassetta postale memorizzata nella cache e la rubrica offline vengono aggiornate periodicamente da Exchange Server in background. I messaggi di posta elettronica preparati offline vengono inviati automaticamente non appena l'utente ritorna online.

Se un utente esegue l'aggiornamento da una versione precedente di Outlook a Outlook 2016 e Outlook per la modalità cache è stato configurato in precedenza, vengono applicate automaticamente le impostazioni della modalità cache precedente, incluso un nuovo controllo di sincronizzazione per le cassette postali condivise. Il percorso predefinito per i file nuovi .ost o della rubrica offline è: %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Gli amministratori possono configurare un percorso di file diverso .ost per gli utenti dell'organizzazione che non dispongono già di .ost file. Se non si specifica un percorso di file diverso .ost , Outlook crea un .ost file nel percorso predefinito quando gli utenti avviano Outlook in modalità Cached Exchange.

Impostazione "Posta da mantenere offline"

Il dispositivo di scorrimento Posta da mantenere offline nella finestra di dialogo Impostazioni server in Outlook 2016 è stato aggiornato in modo da applicare alle cartelle condivise e consente di impostare una finestra di sincronizzazione più piccola, disponibile per impostazione predefinita con la modalità Cached Exchange in Outlook 2016.

Il dispositivo di scorrimento consente a un utente Outlook 2016 di limitare i messaggi di posta elettronica sincronizzati localmente in un file di dati di Microsoft Outlook (ost). Per impostazione predefinita, se la modalità Cached Exchange è abilitata, Outlook 2016 memorizza nella cache i messaggi di posta elettronica solo dagli ultimi 12 mesi e rimuove qualsiasi elemento meno recente dalla cache locale per il PC. Queste impostazioni predefinite dipendono dal dispositivo; i dispositivi mobili hanno impostazioni predefinite di dimensioni più piccole. I messaggi di posta elettronica rimossi dalla cache locale sono ancora disponibili per la visualizzazione degli utenti, ma dovranno essere connessi a Exchange Server per visualizzarli. Gli utenti possono visualizzare i messaggi rimossi dalla cache locale scorrendo fino alla fine dell'elenco di messaggi in una cartella e facendo clic sul messaggio Fare clic qui per visualizzare ulteriori dettagli su Microsoft Exchange. Gli utenti possono inoltre modificare il numero di messaggi di posta elettronica da mantenere offline. Gli amministratori possono modificare la validità predefinita o definire la validità dei messaggi di posta elettronica che vengono rimossi dalla cache locale.

Uso di Criteri di gruppo e dello strumento di personalizzazione di Office

Usare le procedure seguenti per configurare le impostazioni della modalità cache usando lo Strumento di personalizzazione di Office o Criteri di gruppo. Si tenga presente che la personalizzazione delle impostazioni della modalità cache è facoltativa.

Nota

Per configurare le impostazioni della modalità cache utilizzando lo Strumento di personalizzazione di Office

  1. Nella visualizzazione albero dello Strumento di personalizzazione di Office individuare Outlook e fare clic su Aggiungi account. Nella colonna Nome account selezionare l'account che si desidera configurare e fare clic su Modifica per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni di Exchange.

  2. Fare clic su Altre impostazioni.

  3. Fare clic sulla scheda Modalità cache.

  4. Fare clic su Configura modalità cache e selezionare la casella di controllo Usa modalità cache per abilitare tale modalità per gli utenti. Per impostazione predefinita, la modalità cache è disabilitata.

  5. Scegliere una modalità di download predefinita nella scheda Modalità cache:

    • Scarica solo intestazioni: gli utenti visualizzano le informazioni di intestazione e l'inizio del messaggio. Possono comunque scaricare il messaggio completo in diversi modi, ad esempio facendo doppio clic per aprire il messaggio o facendo clic su Scarica resto del messaggio nel pannello di lettura.
    • Scaricare le intestazioni seguite dall'elemento completo: tutte le intestazioni vengono scaricate prima e quindi gli elementi completi vengono scaricati. L'ordine di download potrebbe non essere cronologico, ma non dovrebbe essere evidente per l'utente. Microsoft Outlook scarica le intestazioni seguite da elementi completi nella cartella a cui l'utente sta attualmente accedendo e quindi scarica le intestazioni seguite da elementi completi nelle cartelle visualizzate di recente dall'utente.
    • Scarica elementi completi: gli elementi completi vengono scaricati. Si consiglia di utilizzare questa opzione, a meno che non si disponga di una connessione di rete lenta. L'ordine di download potrebbe non essere cronologico, ma non dovrebbe essere evidente per l'utente. Microsoft Outlook scarica gli elementi completi nella cartella a cui l'utente sta attualmente accedendo e quindi scarica gli elementi completi nelle cartelle visualizzate di recente dall'utente. È possibile abbinare questa opzione all'opzione Scarica solo intestazioni su connessioni lente.

Per configurare le impostazioni della modalità cache utilizzando Criteri di gruppo

  1. In Criteri di gruppo caricare il modello di Outlook 2016.
  2. Aprire la Console Gestione Criteri di gruppo e, nella visualizzazione albero, espandere Domini e Oggetti Criteri di gruppo.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto desiderato, quindi fare clic su Modifica. Verrà visualizzata la finestra Editor Gestione Criteri di gruppo.
  4. Nella visualizzazione struttura ad albero passare aCriteri>di configurazione> utenteModelli> amministrativiMicrosoft Outlook 2016>Impostazioni> accountModalità exchange memorizzata nella cache diExchange>.
  5. Nella colonna Impostazione del riquadro di lettura aprire i criteri che si desidera impostare facendo doppio clic su di essi. Ad esempio, nel riquadro di lettura di Exchange, aprire Utilizzare la modalità cache per i profili Outlook nuovi e per quelli esistenti.
  6. Fare clic su Attivata e scegliere un'opzione (se appropriato).
  7. Fare clic su OK.

Per configurare la posizione predefinita del file .ost utilizzando Criteri di gruppo

  1. In Criteri di gruppo caricare il modello di Outlook 2016.

  2. Aprire la Console Gestione Criteri di gruppo e, nella visualizzazione albero, espandere Domini e Oggetti Criteri di gruppo.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto desiderato, quindi fare clic su Modifica. Verrà visualizzata la finestra Editor Gestione Criteri di gruppo.

  4. Nella visualizzazione struttura ad albero passare aModelli amministrativi criteri>> di configurazione> utenteMicrosoft Outlook 2016>Impostazioni PSTmiscellaneous>.

  5. Fare doppio clic per aprire Posizione predefinita per i file OST.

  6. Fare clic su Attivata per abilitare l'impostazione dei criteri.

  7. Nella casella di testo Percorso predefinito per i file OST immettere il percorso predefinito per .ost i file. Ad esempio:

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder.

  8. Fare clic su OK.

    È possibile definire un nuovo percorso predefinito sia per i file di dati personali di Microsoft Outlook (con estensione pst) che per i .ost file. Dopo aver fatto clic su Impostazioni PST nella visualizzazione albero, aprire Percorso predefinito per i file PST facendo doppio clic sull'impostazione nel riquadro di lettura.

Per evitare che venga creato un nuovo file .ost

  1. In Criteri di gruppo caricare il modello di Outlook 2016.
  2. Aprire la Console Gestione Criteri di gruppo e, nella visualizzazione albero, espandere Domini e Oggetti Criteri di gruppo.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto desiderato, quindi fare clic su Modifica. Verrà visualizzata la finestra Editor Gestione Criteri di gruppo.
  4. Nella visualizzazione albero passare aCriteri> di configurazione> utenteModelli> amministrativiMicrosoft Outlook 2016>Impostazioni account>Exchange.
  5. Fare doppio clic per aprire Non creare nuovo file OST durante l'aggiornamento.
  6. Fare clic su Abilitata per abilitare l'impostazione dei criteri, quindi fare clic su OK.

Impostazioni aggiuntive Criteri di gruppo e dello Strumento di personalizzazione di Office

Nella tabella seguente sono mostrate alcune delle impostazioni che è possibile configurare per la modalità cache. In Criteri di gruppo è possibile trovare le impostazioni in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Outlook 2016\Impostazioni account\Exchange\Modalità cache. Le impostazioni dello Strumento di personalizzazione di Office si trovano nei percorsi corrispondenti nella pagina Modifica impostazioni utente dello strumento stesso.

Impostazioni relative alla modalità cache

Nome dell'impostazione Descrizione
Impostazioni di sincronizzazione modalità cache Abilitarlo per configurare la quantità di posta elettronica utente sincronizzata in locale da Outlook in base alla data del messaggio. Per consentire a tutti i messaggi di posta elettronica indipendentemente dalla data di eseguire la sincronizzazione con la cache delle cassette postali locali degli utenti, abilitare e selezionare Tutto nell'elenco. Per impostazione predefinita, se non si configura questa impostazione, Outlook sincronizza i messaggi di posta elettronica inviati o ricevuti negli ultimi 12 mesi alla cache delle cassette postali locali degli utenti (.ost).
Non consentire download di elementi interi Abilitarlo per disattivare l'opzione Scarica elementi completi in Outlook. Per individuare questa opzione, fare clic sulla scheda Invia/Ricevi e quindi su Preferenze download.
Non consentire download di intestazioni Abilitarlo per disattivare l'opzione Scarica intestazioni in Outlook. Per individuare questa opzione, fare clic sulla scheda Invia/Ricevi.
Non consentire download di intestazioni e poi di elementi interi Abilitarlo per disattivare l'opzione Scarica intestazioni e quindi Elementi completi in Outlook. Per individuare questa opzione, fare clic sulla scheda Invia/Ricevi e quindi su Preferenze download.
Non consentire download solo di intestazioni su connessioni lente Abilitarla per disattivare l'opzione On Slow Connections Download Only Headers in Outlook. Per individuare questa opzione, fare clic sulla scheda Invia/Ricevi e quindi su Preferenze download.
Scarica cartella Preferite di Cartelle pubbliche Abilitarlo per sincronizzare i Preferiti delle cartelle pubbliche in modalità Cached Exchange.
Scarica cartelle condivise non riguardanti la posta Abilitarlo per sincronizzare le cartelle non di posta elettronica condivise in modalità Cached Exchange.
Utilizzare la modalità cache per i profili Outlook nuovi e per quelli esistenti Abilitarlo per configurare profili di Outlook nuovi ed esistenti per l'uso della modalità Cached Exchange. Disabilitare per configurare i profili di Outlook nuovi ed esistenti per l'uso della modalità online.

Nella tabella seguente sono mostrate alcune impostazioni aggiuntive che è possibile configurare per la connettività di Exchange. In Criteri di gruppo è possibile trovare le impostazioni in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Outlook 2016\Impostazioni account\Exchange. Le impostazioni dello Strumento di personalizzazione di Office si trovano nei percorsi corrispondenti nella pagina Modifica impostazioni utente dello strumento stesso.

Impostazioni di connettività di Exchange

Nome dell'impostazione Descrizione
Configura opzioni di interfaccia utente di Outlook via Internet (RPC su HTTP) Abilitalo per consentire agli utenti di visualizzare e modificare le opzioni dell'interfaccia utente per Outlook Via Internet (RPC su HTTP).
Non consentire la creazione di un file OST Abilitarlo per impedire l'uso di cartelle offline.
Non creare nuovo file OST durante l'aggiornamento Abilitarlo per forzare Outlook 2016 a usare il file esistente .ost creato da una versione precedente di Outlook. Se si disabilita o non si configura questa impostazione (scelta consigliata), quando si esegue l'aggiornamento a Outlook 2016 viene creato un nuovo .ost file.
Sincronizzazione dei dati nelle cartelle condivise Abilitarlo per controllare il numero di giorni trascorsi senza che un utente accinga ad accedere a una cartella di Outlook prima che Outlook interrometta la sincronizzazione della cartella con Exchange.

Considerazioni sulla pianificazione per la distribuzione di Outlook 2016 per Windows