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Risolvere i problemi di archiviazione ed eliminazione della posta elettronica quando si usano i criteri di conservazione

  • Articolo
  • Si applica a:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Questo articolo illustra alcuni problemi comuni che impediscono la gestione dei record di messaggistica (MRM) di eliminare o archiviare correttamente i messaggi di posta elettronica in Exchange Online. Fornisce anche i passaggi per identificare la causa radice e risolvere i problemi.

Note

  • Questi passaggi per la risoluzione dei problemi si applicano anche alle distribuzioni ibride di Exchange in cui la cassetta postale primaria è ospitata in locale e la cassetta postale di archiviazione si trova in Exchange Online. In tali distribuzioni eseguire questi passaggi usando Exchange Management Shell locale.
  • In Exchange Online, l'Assistente cartelle gestite (MFA) è impostato per elaborare le cassette postali almeno una volta ogni sette giorni. Anche se l'autenticazione a più fattori elabora in genere le cassette postali ogni giorno, il processo può richiedere fino a sette giorni. Anziché attendere l'esecuzione del processo, è possibile forzarlo eseguendo il Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet .
  • MRM non elabora le cassette postali inferiori a 10 MB.
  • Se l'account è disabilitato e il tipo di cassetta postale è normale, MRM non elabora la cassetta postale. Di conseguenza, tutti i blocchi successivi applicati non verranno visualizzati nei log di diagnostica della cassetta postale di blocco.

Cause comuni

Esistono diversi motivi per cui MRM potrebbe non elaborare una cassetta postale come previsto. Ad esempio:

  • La cassetta postale viene inserita nel blocco di conservazione. Ovvero, la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale è impostata su True. Ad esempio, la cassetta postale viene migrata usando il servizio di importazione PST.
  • La proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale è impostata su True. Questa impostazione impedisce all'autenticazione a più fattori di elaborare la cassetta postale.
  • La cassetta postale ha un tag di conservazione applicato, ma il tag è attualmente disabilitato. Pertanto, i messaggi nella cassetta postale non verranno mai archiviati o eliminati.
  • La cassetta postale da elaborare è grande e contiene molti elementi. Ciò può causare l'archiviazione o l'eliminazione del contenuto da parte di MFA a una velocità più lenta.
  • I criteri di conservazione applicati alla cassetta postale includono solo tag personali. Se l'utente non applica manualmente questi tag, MRM potrebbe non elaborare la cassetta postale.

Risoluzione dei problemi

Controllare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale

Utilizzare il cmdlet Get-Mailbox per recuperare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale. Se la proprietà è impostata su True, impostarla su False.

Controllare la proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale

Utilizzare il cmdlet Get-Mailbox per recuperare la proprietà ElcProcessingDisabled della cassetta postale. Se la proprietà è impostata su True, impostarla su False. Per altre informazioni su questa proprietà, vedere Differenza tra ElcProcessingDisabled e RetentionHoldEnabled.

Esaminare i criteri di conservazione e i tag applicati alla cassetta postale

Usare i cmdlet Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy e Get-Mailbox per controllare i criteri di conservazione e i tag assegnati alla cassetta postale interessata.

Di seguito sono riportati alcuni esempi.

  • Per recuperare tutti i criteri di conservazione nel tenant di Exchange Online, eseguire il cmdlet seguente:

    Get-RetentionPolicy

  • Per verificare quali tag dei criteri vengono aggiunti al criterio MRM assegnato alla cassetta postale, eseguire il cmdlet seguente:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Per recuperare la proprietà RetentionHoldEnabled della cassetta postale e i criteri di conservazione assegnati, eseguire il cmdlet seguente:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Per verificare quali tag di conservazione personali l'utente ha accodato esplicitamente oltre a quelli già inclusi nei criteri di conservazione assegnati, eseguire il cmdlet seguente:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Per esaminare i dettagli di un tag di criteri di conservazione specifico, eseguire il cmdlet seguente:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Prestare attenzione ai tag di conservazione disabilitati o che hanno le azioni impostate per non passare mai all'archivio o non eliminarle mai. La durata assegnata a un tag è un fattore chiave per determinarne la priorità. Verificare pertanto la presenza di tag con durata più lunga, ad esempio non passare mai all'archivio o non eliminare mai, perché questi tag hanno la precedenza su altri tag applicati.

Note

Il tag dei criteri di archiviazione predefinito applicabile all'intera cassetta postale si applica anche a Calendar, Tasks e Notes. Non è possibile applicare un tag di archivio personale che non ha mai spostato l'azione di archiviazione in queste cartelle. Eccezione: è possibile applicare tag alle note usando Outlook sul web. Per altre informazioni, vedere Cartelle predefinite che supportano i tag dei criteri di conservazione.

Verificare l'archiviazione predefinita e la conservazione predefinita nella cassetta postale

Controllare se alla cassetta postale viene applicato un tag di criteri di conservazione predefinito o archivio predefinito. In caso affermativo, assicurarsi che:

  • Nessun archivio personale o tag di conservazione sono stati applicati in precedenza alle cartelle che non hanno mai spostato nell'archivio o non eliminano mai l'azione.
  • All'intera cassetta postale non sono stati applicati tag di archiviazione o di conservazione disabilitati o predefiniti.
  • Il tag Archivio predefinito (o qualsiasi altro tag di criteri applicato) esiste nell'elenco dei tag dei criteri di conservazione contenuti nella proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM. Se manca un tag, eliminare l'IPM. Messaggio Configuration.MRM che contiene la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM e usare il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant insieme all'opzione -FullCrawl per la cassetta postale interessata. In questo modo l'IPM viene rigenerato. Messaggio nascosto di Configuration.MRM e aggiorna il PR_ROAMING_XMLSTREAM in modo da avere il nuovo tag dei criteri.

È possibile usare MFCMAPI per controllare la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM seguendo questa procedura:

  1. Configurare la cassetta postale interessata in Outlook.
  2. Scaricare MFCMAPI. Se si usa la versione a 64 bit di Outlook, scaricare la build a 64 bit. In caso contrario, scaricare la compilazione a 32 bit.
  3. Aprire MFCMAPI, selezionare Opzioni strumenti>e quindi selezionare MAPI_NO_CACHE e MDB_ONLINE.
  4. Selezionare Accesso sessione>, selezionare il profilo che contiene la cassetta postale interessata e quindi selezionare OK.
  5. Fare doppio clic sulla cassetta postale interessata, espandere Root Container>Top of Information Store ( Contenitore radice - Archivio informazioni).
  6. In Archivio informazioni superiore (o equivalente se la cassetta postale dell'utente è impostata su una lingua diversa dall'inglese), fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e quindi selezionare Apri tabella sommario associata.
  7. Ordinare il riquadro superiore in base alla colonna Message Class e quindi selezionare IPM. Configuration.MRM.
  8. Nel riquadro inferiore ordinare in base alla colonna Name e quindi individuare la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Fare doppio clic su PR_ROAMING_XMLSTREAM, copiare il codice XML nella sezione Testo , incollarlo nel Blocco note e quindi salvare il contenuto come file .xml.
  10. Aprire il file .xml in un Web browser per visualizzare i tag effettivi dei criteri di conservazione applicati alla cassetta postale.

Verificare la presenza di tag personali applicati alle cartelle o ai singoli elementi

È anche possibile usare MFCMAPI per verificare se i tag di conservazione o archivio personale vengono applicati correttamente alle cartelle. A tale scopo, usare passaggi simili indicati in precedenza, selezionare la cartella interessata e controllarne le proprietà per i tag di archiviazione o i tag di conservazione. È possibile farlo anche per singoli messaggi di posta elettronica.

Se si ha a che fare con un criterio di archiviazione predefinito che si applica all'intera cassetta postale, non verranno visualizzate proprietà dei criteri di archiviazione, ad esempio:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Queste proprietà sono visibili solo se viene applicato un tag di archiviazione personale, un tag di conservazione delle cartelle predefinito o un tag di conservazione personale.

Raccogliere le statistiche relative alle cassette postali primarie e alle cartelle delle cassette postali di archiviazione

Per raccogliere informazioni sugli elementi e i criteri meno recenti applicati, eseguire i comandi seguenti:

  • Per la cassetta postale primaria:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Per la cassetta postale di archiviazione:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Nell'output del comando cercare l'elemento con la data di ricezione meno recente in una determinata cartella. Usare le indicazioni seguenti:

  • Controllare OldestItemReceivedDate di tutte le cartelle che si trovano in Top of Information Store, tra cui Posta in arrivo, Posta in arrivo, Posta indesiderata e una delle relative sottocartelle create dall'utente. Escludere elementi eliminati, contatti, calendario (solo riunioni ricorrenti) e Attività (solo attività ricorrenti). Confrontare quindi il valore OldestItemReceivedDate con il valore retention age specificato nei criteri non funzionanti.

    Note

    • Per altre informazioni sugli elementi eliminati, sugli elementi del calendario ricorrenti e sulle attività, vedere Determinazione dell'età di diversi tipi di elementi.
    • I contatti non vengono elaborati dai criteri di conservazione perché non hanno un indicatore di data di inizio o di scadenza.

  • Per gli elementi presenti nella cartella Elementi ripristinabili, controllare invece OldestItemLastModifiedDate e confrontarlo con la proprietà RetainDeletedItemsFor impostata nella cassetta postale interessata.

Nell'output controllare anche quali criteri vengono applicati alle cartelle e determinare se eventuali tag personali disabilitati, tag personali attivi o persino criteri di conformità di conservazione sostituiscono i criteri previsti. Esaminare le colonne seguenti:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Queste colonne indicano se alle cartelle viene applicato un tag di conservazione predefinito, un tag di conservazione personale o un tag di archivio personale. La colonna RetentionFlags può essere visualizzata anche:

  • Indica se viene applicato un tag di conservazione esplicito o un tag di archiviazione (i tag espliciti indicano che i criteri vengono applicati manualmente e non ereditati)
  • Indica se la cartella deve essere riscansata dall'autenticazione a più fattori

Note

I criteri applicati alle cartelle nella cassetta postale di archiviazione vengono in genere ereditati dalle cartelle nella cassetta postale primaria. Tuttavia, gli utenti possono applicare un tag personale diverso a una cartella all'interno della cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni, vedere Applicare un tag di conservazione a una cartella nell'archivio.

Controllare i log di diagnostica MRM

Per raccogliere il log di diagnostica MRM, eseguire il comando di PowerShell seguente:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Esaminare il log per determinare se si sono verificati errori durante l'elaborazione della cassetta postale da parte dell'autenticazione a più fattori. Controllare la data dell'ultimo errore per determinarne la pertinenza per il problema corrente.

Note

Se il log contiene messaggi di errore "risorsa non integra", significa che l'elaborazione della cassetta postale è limitata. A causa delle dimensioni della cassetta postale e del numero di elementi contenuti, MRM sta elaborando la cassetta postale molto lentamente. Sfortunatamente, la limitazione è inevitabile quando si lavora con cassette postali di grandi dimensioni.

Se non vengono visualizzati log e viene visualizzato un messaggio di errore che indica che non sono stati trovati log, significa che MRM ha elaborato la cassetta postale senza errori.

È inoltre consigliabile controllare le proprietà aggiuntive seguenti che possono indicare se l'autenticazione a più fattori ha elaborato il contenuto della cassetta postale:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: numero di singoli elementi contrassegnati o senza tag da MFA nell'ultima esecuzione
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: numero di elementi aggiornati con un tag di archivio nell'ultima esecuzione
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: numero di elementi aggiornati con un tag di scadenza (eliminazione) nell'ultima esecuzione
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: numero di elementi della cartella Posta eliminata scaduta e spostati automaticamente nella cartella Elementi ripristinabili
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: numero di elementi eliminati da MFA dalla cartella Elementi ripristinabili nell'ultima esecuzione
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: numero di elementi spostati dalla posta in arrivo o dall'archivio informazioni superiore della cassetta postale primaria alla posta in arrivo o all'inizio dell'archivio delle cassette postali di archiviazione
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: numero di elementi spostati dalla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria alla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale di archiviazione
  • ElcLastSuccessTimestamp: ultima volta che MFA ha elaborato la cassetta postale senza errori (nel caso della limitazione MRM, questi errori potrebbero essere temporanei. Ciò significa che gli elementi continueranno a essere spostati o eliminati, ma a una velocità più lenta del solito.

Per recuperare queste proprietà, eseguire i comandi di PowerShell seguenti. Questi comandi analizzano il codice XML e restituiscono le proprietà correlate al ciclo di vita della posta elettronica che iniziano con "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Se non è ancora possibile risolvere il problema, contattare supporto tecnico Microsoft.

Procedure consigliate

È consigliabile abilitare la cassetta postale di archiviazione per un account immediatamente dopo l'inserimento in blocco per controversia legale. Questo vale soprattutto se l'utente ha un sacco di traffico di posta elettronica. In questo modo è possibile impedire che la cartella Elementi ripristinabili diventi completa e gli utenti continueranno a essere in grado di eliminare ulteriormente gli elementi dalla cassetta postale primaria. È inoltre consigliabile abilitare l'archiviazione con espansione automatica, a seconda della licenza di Microsoft 365 dell'utente.

Si noti che la cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria non deve essere alla quota massima perché può anche impedire a MRM di spostare elementi nell'archivio. Per altre informazioni sui limiti delle cartelle delle cassette postali e sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere Limiti di Exchange Online.