Opzioni di fine ciclo di vita per gruppi, team e Viva Engage

Gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams usano più servizi connessi. Quando un gruppo o un team viene eliminato, viene eliminata anche la maggior parte delle informazioni nei servizi connessi. Questo articolo descrive le opzioni per conservare le informazioni spostando le informazioni al di fuori del gruppo o del team prima dell'eliminazione.

Una procedura comune per i gruppi o i team che non sono più necessari consiste nello spostare i file dal team e archiviarli in un'altra posizione, ad esempio una raccolta documenti di SharePoint. Questa pratica si basa su uno stile di lavoro legacy in cui le informazioni vengono archiviate in file e cartelle e le comunicazioni vengono condotte tramite posta elettronica.

La tabella seguente descrive i servizi associati a gruppi e team e i tipi chiave di contenuto disponibili in ognuno di essi:

Servizio	Tipi di contenuto
Teams	Conversazioni di canale, file nei canali
Forms	Struttura e risultati del sondaggio
OneNote	Taccuino
Outlook	Posta e calendario
Planner	Informazioni sullo stato del progetto e sull'attività
Power Automate	Flussi di lavoro
Power BI	Dati, report e dashboard
Progetto sul Web	Piani di progetto
Roadmap	Roadmap
SharePoint	File, elenchi, dati wiki del canale teams
Stream	Video
Viva Engage	Conversazioni

Quando si elimina un gruppo o un team, viene eliminata anche la maggior parte delle risorse associate. Le eccezioni includono:

• I video in Stream rimangono e sono di proprietà della persona che li ha caricati/registrati
• I flussi in Power Automate rimangono e sono di proprietà della persona che li ha creati.
• I dati del progetto e della roadmap in Project sul Web rimangono nel cds e possono essere ripristinati separatamente.

I gruppi e i team rimangono in uno stato di eliminazione temporanea per 30 giorni e possono essere ripristinati in qualsiasi momento. Tuttavia, dopo 30 giorni, questi e tutte le risorse associate, ad esempio servizi e contenuti, vengono eliminati dall'ambiente Microsoft 365. Qualsiasi contenuto protetto da un criterio di conservazione rimane disponibile tramite ricerche di eDiscovery.

Considerazioni sul ciclo di fine vita per i servizi connessi al gruppo

Esistono tre aree chiave che i proprietari del team e del gruppo e gli amministratori IT devono considerare quando si elimina un gruppo o un team.

Contenuto

Il contenuto deve essere conservato dopo che il team non è più presente? È sufficiente affidarsi alle funzionalità di conservazione di Microsoft 365 o alcuni contenuti nelle app e nei servizi che non offrono conservazione? Il contenuto deve essere conservato per scopi di gestione dei record, archiviazione o uso e riferimento futuri?

Per evitare potenziali perdite di dati, è necessario porre queste domande prima che qualsiasi team venga archiviato o eliminato.

Servizi

Il contenuto deve rimanere nella sua forma di lavoro corrente? Ad esempio, il report di Power BI deve continuare a essere accessibile? I risultati del modulo devono essere disponibili nella visualizzazione riepilogo visivo? Gli elenchi in SharePoint sono collegati o incorporati ovunque?

Queste domande devono essere poste prima dell'eliminazione del gruppo sottostante perché l'esportazione del contenuto potrebbe non essere sufficiente.

Utenti guest

Quando i guest vengono invitati a un team, viene creato un account guest nella Microsoft Entra ID dell'organizzazione host prima di aggiungerli al team. Quando un team viene eliminato, i guest non vengono rimossi da Microsoft Entra ID. Anche se i guest non possono accedere a gruppi, siti, team o contenuti che non sono stati condivisi con loro, possono comunque usare funzionalità all'interno di Microsoft Teams, ad esempio l'avvio di chat, chiamate vocali e videochiamate e l'uso di app.

Un team o un proprietario del gruppo può invitare un utente esterno all'organizzazione a diventare guest in Microsoft Entra ID aggiungendoli a un team. Tuttavia, un proprietario del team non può rimuovere il guest da Microsoft Entra ID. L'eliminazione di account può essere eseguita solo da un amministratore globale o da un amministratore utente.

È importante eseguire recensioni guest e capire se gli utenti guest devono essere rimossi da Microsoft Entra ID al momento dell'eliminazione del team. Potrebbe esserci un caso valido in cui gli utenti guest rimangano nella directory, ad esempio essere membri di altri team o usare altri servizi di Microsoft 365 o Azure.

Teams

Il contenuto specifico di Teams è principalmente sotto forma di conversazioni.

Le conversazioni nei canali non possono essere copiate o spostate usando la funzionalità nativa di Microsoft Teams. Possono tuttavia essere esportati usando il API Graph.

Inoltre, se un criterio di conservazione viene applicato a Teams, le conversazioni vengono mantenute e disponibili tramite ricerche di eDiscovery. Usando eDiscovery (Premium) è possibile ricostruire una conversazione di chat di Teams.

Archiviazione di un team

Il vantaggio dell'archiviazione di un team è che fornisce l'accesso completo al team così come era. Gli utenti possono comunque esplorare le conversazioni dei canali e aprire i file anche se non sono attivi. Inoltre, i team possono non essere più impegnati se è necessario continuare a lavorarvi (ad esempio, se un progetto viene esteso).

Quando un team viene archiviato da un proprietario, è impostato su sola lettura per i membri sia per il contenuto all'interno del team che, se selezionato, per il sito di SharePoint associato. L'obiettivo di questa azione è garantire che le conversazioni nei canali vengano mantenute nello stato esistente, insieme al contenuto basato su SharePoint, ad esempio file e wiki.

Nel sito di SharePoint non sono presenti modifiche visibili. Tuttavia, non è possibile apportare modifiche a file o elenchi perché le autorizzazioni di SharePoint per il gruppo di Microsoft 365 sono impostate su Visitatori del sito. Questo include il blocco appunti di OneNote per il team, archiviato nella raccolta Asset del sito all'interno del sito di SharePoint.

Quando un team viene archiviato, il gruppo di Microsoft 365 sottostante è ancora soggetto ai criteri di scadenza (se impostato) e di conseguenza il proprietario deve continuare a rinnovare il team.

Anche se le conversazioni di canale del team e il contenuto del sito di SharePoint sono impostati su sola lettura, lo stesso non viene applicato ad altri servizi associati:

• I bucket e le attività di Planner possono comunque essere creati, modificati ed eliminati.
• I moduli possono comunque ricevere gli invii.
• La cassetta postale di Outlook può comunque ricevere messaggi di posta elettronica.
• I dashboard, i report e i dati di Power BI possono comunque essere modificati.
• I progetti e le roadmap possono ancora essere modificati in Project sul Web.
• I video possono comunque essere caricati, modificati ed eliminati in Stream.
• I flussi in Power Automate possono comunque essere creati, modificati, eliminati e continueranno a essere eseguiti. Tuttavia, avranno esito negativo, se necessario per pubblicare un messaggio in un canale del team archiviato.

Forms

Anche se un modulo può essere spostato da un singolo account a un gruppo, non può essere spostato o copiato da un gruppo a un altro. Sono disponibili tre opzioni per un modulo quando un team viene eliminato.

Duplicare il modulo

I moduli possono essere condivisi come modelli, consentendo ad altri utenti di copiarli nel proprio account o in un gruppo. In questo modo i dati non vengono conservati dagli invii di risultati; solo la struttura del modulo, ad esempio domande e impostazioni.

Esportare i risultati in un foglio di calcolo

Se i dati delle risposte al modulo devono essere conservati, è possibile farlo esportando i risultati in un foglio di calcolo di Excel. Verranno esportate solo le domande e le relative risposte come dati, che non includono i grafici creati da Forms.

Eliminare il modulo

Anche se l'eliminazione del gruppo comporterà anche l'eliminazione di qualsiasi modulo associato, i membri del gruppo possono eliminarli direttamente senza essere proprietari del gruppo. Tuttavia, si tratta di un passaggio manuale che non offre alcun vantaggio aggiuntivo.

OneNote

Il blocco appunti di OneNote incluso in un gruppo viene archiviato nella raccolta Asset del sito all'interno del sito di SharePoint associato. Anche se i file notebook possono talvolta essere distribuiti tra più singoli file, non possono essere copiati e aperti in modo indipendente. Il contenuto del blocco appunti di OneNote deve invece essere spostato o esportato usando il client desktop OneNote.

Spostare pagine e sezioni in un altro notebook

Lo spostamento individuale di pagine o sezioni in un altro notebook offre ai proprietari l'opportunità di pulire i dati e accettare solo ciò che deve essere conservato.

Esportare l'intero notebook come pacchetto

Se l'intero blocco appunti deve essere conservato con la struttura esistente, può essere esportato come file di pacchetto di OneNote e quindi importato in un nuovo percorso. Può invece essere usato come metodo per conservare il contenuto in un singolo file anziché la struttura multifile esistente.

Stampa su PDF

Negli scenari in cui alcuni contenuti del notebook devono essere conservati solo per riferimento o come record, le singole pagine possono essere stampate in PDF e archiviate altrove.

Cassetta postale e calendario

Non è raro usare la cassetta postale associata al gruppo, anche se molte conversazioni potrebbero essere state condotte all'interno dei canali del team. La cassetta postale archivia solo i messaggi di posta elettronica inviati direttamente e non include i messaggi di posta elettronica inviati direttamente ai canali.

In alcuni casi, i messaggi di posta elettronica archiviati nella cassetta postale possono essere notifiche di riunioni, aggiornamenti delle attività di Planner e altri messaggi generati dall'app o dal sistema. è importante esaminare il contenuto della cassetta postale per determinare se il contenuto deve essere conservato o eliminato.

Se viene applicato un criterio di conservazione in Exchange, i messaggi di posta elettronica e gli elementi del calendario vengono conservati e disponibili tramite ricerche di eDiscovery.

Esportare posta elettronica e calendario

I membri del team o del gruppo possono esportare il contenuto della cassetta postale e del calendario in un file PST (Outlook Data/Personal Storage). Questo file può quindi essere archiviato altrove oppure il contenuto può essere importato in una cassetta postale diversa. Il primo non è consigliato perché il contenuto del file PST non è ricercabile senza aprirlo in Outlook e il file stesso può diventare danneggiato nel tempo.

Migrazione del contenuto eseguita dall'IT

Gli amministratori possono usare strumenti di terze parti per eseguire la migrazione del contenuto della posta elettronica e del calendario tra le cassette postali senza alcun intervento dell'utente. Un potenziale percorso di archiviazione potrebbe essere una cassetta postale condivisa creata esclusivamente per fungere da "archivio" del contenuto della cassetta postale del gruppo.

Planner

Ogni gruppo o team può avere più piani. È importante durante il processo di off-boarding assicurarsi che i requisiti di conservazione vengano soddisfatti per ogni piano. Come gli altri servizi, esistono diversi approcci al contenuto esterno in Planner.

Esportare il piano in un foglio di calcolo

Se è necessario conservare solo una copia del piano a scopo di conservazione dei record, l'approccio più semplice consiste nell'esportare il piano in un foglio di calcolo di Excel. Si tratta di un'azione unidirezionale: non è possibile importare piani da un foglio di calcolo.

Importante

L'esportazione di un piano in Excel richiederà la maggior parte delle informazioni all'interno del piano, ma non includerà commenti, collegamenti o file.

Copiare e spostare le attività in un altro piano

Mentre la copia o lo spostamento di attività in un altro piano sembra una soluzione, le singole attività possono essere copiate o spostate solo tra i piani all'interno dello stesso gruppo. Non verrà eseguito il backup dei dati se il gruppo associato al piano viene eliminato.

Copiare l'intero piano

È anche possibile copiare l'intero piano. La copia non può essere eseguita in un gruppo esistente. La copia del piano creerà un nuovo gruppo. Inoltre, la copia dell'intero piano non include commenti, assegnazioni, collegamenti, allegati o date.

Power Automate

I flussi creati in Power Automate e associati a un gruppo o a un team non appartengono al gruppo. Sono di proprietà del creatore e sono semplicemente condivisi con altri utenti e gruppi. Di conseguenza, non sono interessati se un gruppo o un team viene eliminato.

Modificare la proprietà del flusso

Se il flusso deve continuare a funzionare, tutti i proprietari possono aggiungere altri utenti o gruppi di Microsoft 365 come proprietari.

Esportare il flusso

Se il flusso non deve continuare a funzionare ma deve essere conservato per un uso futuro potenziale, può essere esportato come file e importato di nuovo in un secondo momento.

Power BI

I dati e le aree di lavoro di Power BI possono funzionare in modo indipendente da gruppi e team e, come altri carichi di lavoro, offrono diversi modi di essere fuori bordo. Le aree di lavoro classiche in Power BI sono associate a un gruppo di Microsoft 365, mentre le aree di lavoro moderne non lo sono e possono semplicemente condividere il contenuto con il gruppo (simile a un flusso).

Copiare report in un'altra area di lavoro

Se è necessario il report dopo l'eliminazione del gruppo o del team, è possibile copiarlo dall'area di lavoro esistente a un'altra area di lavoro all'interno di Power BI.

Esportare dati da un dashboard o un report

Se invece il report non deve più essere attivo ma i dati devono essere conservati, può essere esportato in Excel.

Project

I progetti e le roadmap creati in Project per il Web sono associati ai gruppi di Microsoft 365 e hanno approcci all'off-boarding simili a Power BI.

Assegnare il progetto a un altro gruppo

Se il progetto deve essere mantenuto nello stato funzionale oltre la durata del gruppo o del team, può essere assegnato a un gruppo di Microsoft 365 diverso. Questa operazione può essere eseguita usando l'interfaccia di amministrazione Dynamics 365.

Esportare dati dal progetto o dalla roadmap

Usando l'interfaccia di amministrazione Dynamics 365, è possibile esportare i dati utente dal progetto in un foglio di calcolo. I dati possono anche essere esportati nel file di progetto (. MPP) e formati di file XML tramite PowerShell.

SharePoint

Tutti i file nei canali del team vengono archiviati nel sito di SharePoint del gruppo associato. In alcuni casi, in SharePoint potrebbero esistere contenuti diversi da documenti, ad esempio elenchi o pagine.

I file vengono in genere archiviati in tre posizioni principali all'interno di un sito di SharePoint:

• Pagine - Raccolta pagine del sito
• Immagini usate nelle pagine - Raccolta asset del sito
• File nei canali - Raccolta documenti
• Pagine wiki - Raccolta dati wiki di Teams

Se il sito ha uno o più siti secondari, il processo di off-boarding dovrà essere ripetuto per ogni sito secondario. Se il team contiene canali privati o condivisi, è disponibile un sito di SharePoint separato per ogni canale.

Quando si rimuovono file da un gruppo o un team, è importante considerare che possono essere condivisi con utenti che non sono membri del gruppo o del team. È possibile comunicare la modifica imminente.

Scarica i file

I file archiviati in SharePoint in una delle librerie indicate in precedenza possono essere scaricati in un computer locale.

Spostare i file

Inoltre, i file possono essere spostati in un'altra posizione all'interno di SharePoint, ad esempio una raccolta in un sito diverso.

Esporta elenco

I dati archiviati negli elenchi di SharePoint possono essere esportati in un foglio di calcolo di Excel e importati nuovamente in un elenco in un altro sito.

In alternativa, Power Automate o uno strumento di terze parti può essere usato per eseguire la migrazione dell'elenco tra siti per mantenere funzioni, visualizzazioni elenco, formattazione e altri attributi.

"Esporta" file wiki

I contenuti wiki all'interno dei canali del team vengono archiviati in un file in formato HTML in una raccolta dedicata del sito di SharePoint associato. Non possono essere facilmente esportati e importati in un altro wiki del canale, ma possono essere convertiti in un file HTML e aperti come pagina Web.

Microsoft Stream

Come Power Automate, i video in Stream associati a un gruppo o a un team non sono effettivamente di proprietà del gruppo e non vengono eliminati quando il gruppo viene eliminato. I video in Stream sono di proprietà della persona che ha caricato o creato il video, anche se aggiungono utenti o gruppi come proprietari. Le riunioni registrate in un canale di Teams sono di proprietà della persona che ha avviato la registrazione.

Aggiunta di altri proprietari

Poiché il video viene conservato in Stream quando il gruppo viene eliminato, il proprietario originale può condividere il video con altri utenti e gruppi, anche aggiungendoli come proprietari.

Scarica il video

Negli scenari in cui il video non deve essere conservato in Stream o deve essere archiviato in una posizione alternativa, ad esempio un sistema di gestione dei record, un proprietario può scaricarlo in locale.

Viva Engage

A differenza delle conversazioni in Microsoft Teams, Viva Engage offre sia agli utenti che agli amministratori opzioni per spostare o esportare le conversazioni.

Spostare le conversazioni in un altro gruppo o community

Le conversazioni possono essere spostate in un altro gruppo Viva Engage da qualsiasi utente, non solo da proprietari o amministratori. Ciò è possibile sia nelle Viva Engage classiche che nelle nuove interfacce Viva Engage.

Esportare i dati di rete

Viva Engage amministratori di rete esportano i dati di rete. In questo modo, tuttavia, verranno esportate tutte le conversazioni per l'intera rete. L'esportazione risultante elenca l'ID gruppo. È possibile filtrare le conversazioni in base a questo ID.

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