Avvisi del servizio per l'utilizzo delle cassette postali nel monitoraggio Exchange Online

Un avviso del servizio Exchange Online informa l'utente sulle cassette postali in attesa e a rischio di raggiungere o superare la quota. Questi avvisi di servizio offrono visibilità sul numero di cassette postali nell'organizzazione che potrebbero richiedere l'intervento dell'amministratore.

Questi avvisi del servizio vengono visualizzati nella interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Per visualizzare questi avvisi del servizio, è possibile passare a Integrità>Integrità dei servizi>Exchange Online e quindi cercare Limiti di archiviazione delle cassette postali in Scenari dell'organizzazione oppure è possibile passare a Integrità>Integrità dei servizi>Exchange Online e selezionare la scheda Problemi attivi. Di seguito è riportato un esempio di avviso del servizio di utilizzo delle cassette postali in problemi attivi.

Quando si accede all'avviso del servizio, viene visualizzato un collegamento in Impatto utente. Se si seleziona tale collegamento, viene aperta una finestra a comparsa che elenca i GUID delle cassette postali interessati per il tenant. Questo elenco è limitato a non più di 155 cassette postali.

Se il tenant supera più di 155 cassette postali in corrispondenza o in prossimità della quota di archiviazione, visitare il portale di amministrazione e accedere al report sull'utilizzo delle cassette postali. In alternativa, l'URL diretto del report sull'utilizzo della cassetta postale è https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage.

Nota

Le informazioni sul report sull'utilizzo delle cassette postali potrebbero essere di 24 ore dopo l'avviso di avviso del servizio di utilizzo delle cassette postali.

Cosa indicano questi avvisi di servizio?

Gli avvisi del servizio per l'utilizzo delle cassette postali informano gli amministratori sulle cassette postali in attesa che si avvicinano alla quota di archiviazione delle cassette postali. Il tipo di blocchi che possono essere inseriti nelle cassette postali include blocchi per controversia legale, blocco di eDiscovery e criteri di conservazione di Microsoft 365 (configurati per conservare i dati). Quando una cassetta postale è in attesa, gli utenti (o i processi automatizzati) non possono rimuovere definitivamente i dati dalla cassetta postale. Gli amministratori devono invece configurare i criteri di conservazione di Gestione record di messaggistica (MRM) in Exchange Online (in linea con i criteri di conformità dell'organizzazione relativi alla conservazione dei dati) per spostare i dati dalla cassetta postale primaria di un utente alla cassetta postale di archiviazione.

Se una cassetta postale in attesa non dispone di un archivio e raggiunge uno stato critico o di avviso, gli amministratori devono abilitare le cassette postali di archiviazione e abilitare l'archiviazione a espansione automatica. Assicurarsi che il periodo di conservazione per i criteri di archiviazione assegnati alla cassetta postale (che sposta la posta elettronica dalla cassetta postale primaria alla cassetta postale di archiviazione) conservi solo i dati nella cassetta postale principale per tutto il tempo necessario. Se non viene fatto nulla per risolvere i problemi di quota identificati dall'avviso del servizio di utilizzo delle cassette postali, gli utenti potrebbero non essere in grado di inviare o ricevere messaggi di posta elettronica o inviti alle riunioni.

Cassette postali in attesa senza archivio

Se una cassetta postale è in attesa e si sta avvicinando o ha raggiunto la quota e non dispone di un archivio, un amministratore può abilitare una cassetta postale di archiviazione (e potenzialmente abilitare l'archiviazione a espansione automatica) oltre a garantire l'applicazione di un criterio di archiviazione MRM alla cassetta postale. Un criterio di archiviazione MRM è un criterio di conservazione in Exchange Online che sposta gli elementi nella cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni su come i blocchi interagiscono con le quote e le dimensioni delle quote consigliate per la cassetta postale principale e la cartella Elementi ripristinabili, vedere Aumentare la quota di elementi ripristinabili per le cassette postali in attesa.

Cassette postali in attesa con un archivio

Se una cassetta postale è in attesa, ha un archivio e si sta avvicinando o ha raggiunto la quota elementi ripristinabili, un amministratore può aumentare la quota per la cartella Elementi ripristinabili. Per altre informazioni, vedere Aumentare la quota di elementi ripristinabili per le cassette postali in attesa.

Se un amministratore aumenta la quota elementi ripristinabili, deve anche assicurarsi che un criterio di archivio MRM che sposta gli elementi nella cassetta postale di archiviazione venga applicato alle cassette postali. Il periodo di conservazione per i criteri di archiviazione deve essere sufficientemente breve in modo che gli elementi non vengano conservati troppo a lungo nella cassetta postale primaria prima che vengano spostati nell'archivio.

Nota

I criteri di archiviazione MRM spostano anche gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale primaria alla cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione corrispondente. Questa funzionalità consente di evitare che la cassetta postale superi la quota per la quota elementi ripristinabili.

Criteri di conservazione mrm nell'organizzazione

I criteri di conservazione degli archivi possono essere configurati in vari modi, a seconda delle esigenze dell'organizzazione. Per informazioni dettagliate sui criteri di conservazione, vedere Tag di conservazione e criteri di conservazione in Exchange Online. Un amministratore può visualizzare i criteri di conservazione esistenti eseguendo il comando seguente:

Get-RetentionPolicy | FL

I criteri di conservazione possono essere applicati e intraprendere azioni diverse nelle cassette postali con o senza archivi. Di seguito è riportata una breve panoramica delle azioni comuni dei criteri di conservazione degli archivi:

• MovePrimaryToArchive e MoveDumpsterToArchive indicano ai criteri di conservazione di spostare rispettivamente il contenuto della cassetta postale principale o della cartella Elementi ripristinabili nell'archivio della cassetta postale dopo aver soddisfatto le condizioni del criterio. Questi tag vengono impostati dagli amministratori e applicati indipendentemente dalle singole impostazioni di un utente.
  • I criteri di conservazione applicati allo spostamento del contenuto degli elementi ripristinabili devono essere relativamente brevi per garantire che la cassetta postale primaria dell'utente non raggiunga la quota Elementi ripristinabili.
• Un tag Archivio personale indica che questi criteri possono essere applicati dagli utenti alle cartelle personali per archiviare il contenuto in base alla pianificazione specificata.

I criteri di conservazione mrm non funzionano come previsto

Gli amministratori dispongono degli strumenti necessari per valutare la causa di un criterio di conservazione non funzionale e risolvere eventuali errori. Alcuni scenari comuni di errore includono il criterio non applicato correttamente o l'errore di elaborazione di una cassetta postale.

Per informazioni sulla risoluzione dei problemi relativi ai criteri di conservazione, vedere Risoluzione dei problemi relativi ai criteri di conservazione in Exchange Online.

Con quale frequenza vengono visualizzati questi avvisi di servizio?

Se non si risolveno i problemi relativi alla quota, è possibile prevedere che questo tipo di avviso del servizio venga visualizzato ogni sette giorni. Gli avvisi del servizio successivi potrebbero contenere conteggi di cassette postali più elevati per altre cassette postali che si avvicinano alla quota. Se si risolve un problema di quota, questo avviso di servizio si verifica solo quando viene identificata un'altra cassetta postale con problemi di quota.

Ulteriori informazioni

• Per informazioni sulla risoluzione dei problemi relativi alle cassette postali di archiviazione, vedere Risoluzione dei problemi di Microsoft Purview.
• Per indicazioni sull'identificazione dei blocchi inseriti in una cassetta postale, vedere Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale.