Usare Gestione costi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365
Se si dispone di un tipo di account di fatturazione Contratto del cliente Microsoft (MCA), è possibile usare la pagina Gestione costi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 per visualizzare, analizzare e gestire i costi del servizio. Per accedere alla pagina Gestione costi, nel riquadro di spostamento a sinistra dell'interfaccia di amministrazione selezionareGestione costidi fatturazione>.
Prima di iniziare
- Informazioni sul tipo di account di fatturazione.
- Per usare le funzionalità descritte in questo articolo, è necessario disporre di un tipo di account di fatturazione Contratto del cliente Microsoft (MCA) e di qualsiasi ruolo dell'account di fatturazione o di qualsiasi ruolo del profilo di fatturazione. Per informazioni sui ruoli dell'account di fatturazione, vedere Che cosa sono i ruoli dell'account di fatturazione?. Per informazioni sui ruoli del profilo di fatturazione, vedere Che cosa sono i ruoli del profilo di fatturazione?
Che cos'è la gestione dei costi?
La gestione dei costi è una metodologia usata per pianificare e controllare il budget di un'organizzazione. Microsoft sta introducendo nuovi prodotti e servizi che usano un modello di fatturazione con pagamento in base al consumo, in cui si paga solo per ciò che si usa. Nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, le funzionalità di gestione dei costi consentono di ridurre i costi e il sovraccarico necessari per gestire gli asset dell'organizzazione e di tenere traccia degli addebiti con pagamento in base al consumo variabili. È inoltre possibile:
- Scaricare i dati sui costi e sull'utilizzo usati per generare la fattura mensile
- Applicare in modo proattivo l'analisi dei dati ai costi
- Impostare le soglie di spesa
- Identificare le opportunità per le modifiche del carico di lavoro in grado di ottimizzare la spesa (processi interni)
Comprendere i costi
È possibile usare le funzionalità di gestione dei costi per esaminare i costi fatturati e gestire l'accesso alle informazioni di fatturazione. Nelle organizzazioni più grandi, i team di approvvigionamento e finanza in genere svolgono attività di fatturazione.
Quando ci si iscrive per usare un prodotto Microsoft 365 for business, viene creato automaticamente un account di fatturazione. Si usa l'account di fatturazione per gestire le fatture e i pagamenti e tenere traccia dei costi. È possibile avere più account di fatturazione. Per ogni persona giuridica o indirizzo venduto per l'organizzazione, si riceve un account di fatturazione separato.
Pianificare e controllare i costi
La gestione dei costi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 consente di pianificare e controllare i costi dell'organizzazione consentendo di eseguire le attività seguenti:
- Analizzare i costi: Le visualizzazioni di gestione dei costi consentono di esplorare e analizzare i costi dell'organizzazione. È possibile visualizzare i costi aggregati per organizzazione per comprendere dove vengono accumulati i costi e per identificare le tendenze di spesa. È anche possibile visualizzare i costi accumulati nel tempo per stimare le tendenze dei costi mensili, trimestrali o anche annuali rispetto a un budget.
- Creare budget: I budget consentono di pianificare e soddisfare la responsabilità finanziaria nell'organizzazione. Consentono di evitare il superamento di soglie di costo o limiti. I budget possono anche aiutare a informare gli altri utenti sulla spesa per gestire in modo proattivo i costi. Con i budget, è possibile vedere come progredisce la spesa nell'organizzazione nel tempo.
Visualizzare i costi
La pagina Gestione costi nell'interfaccia di amministrazione ha una scheda predefinita con un collegamento alla smart view Prodotti e servizi in cui è possibile visualizzare la suddivisione dei prodotti e dei servizi usati durante il periodo selezionato. Il grafico nella pagina suddivide i costi giornalieri per i servizi principali. Usa la selezione data per esaminare i costi cronologici e usare intervalli di date diversi per confrontare le tendenze dei costi.
Costi di download
Selezionare Scarica per scaricare i dati sui costi giornalieri in un file CSV o Excel. È possibile usare i dati per analizzare ulteriormente gli addebiti o eseguire l'unione con altri dati, in base alle esigenze.
Creare budget
I budget consentono di monitorare gli addebiti e assicurarsi di essere consapevoli quando si supera le soglie specificate. È possibile creare un budget rapido in cui si imposta un importo soglia al quale si vuole rimanere al di sotto di ogni mese. Il budget invia una notifica quando i costi superano questa soglia. Le notifiche vengono inviate solo all'amministratore che ha creato il budget. Per creare un budget, selezionare Crea, immettere un importo soglia e quindi selezionare Salva.
Per personalizzare il budget, selezionare Configura impostazioni avanzate. È possibile assegnare un nome al budget e modificare l'importo della soglia. È anche possibile configurare un budget mensile, trimestrale o annuale e scegliere il periodo per il quale vengono inviate le notifiche di budget.