Impegni di Microsoft relativi al GDPR nei confronti dei Clienti che utilizzano Prodotti Software Aziendali Microsoft Disponibili a Livello Generale

Introduzione

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea stabilisce importanti standard a livello globale per i diritti alla privacy, la sicurezza delle informazioni e la conformità. In Microsoft la privacy è considerata un diritto fondamentale e il GDPR costituisce un passo importante verso la protezione e l’applicazione dei diritti alla privacy delle persone.

Microsoft si impegna ad aderire al GDPR, nonché a offrire una varietà di prodotti, funzionalità, documenti e risorse per assistere i suoi clienti a rispettare gli obblighi di conformità imposti dal GDPR. Segue una descrizione degli impegni contrattuali di Microsoft verso i suoi clienti riguardo ai dati personali raccolti dai software aziendali. (Per il software ottenuto in licenza tramite i Programmi di Licenza Commerciali di Microsoft, fare riferimento direttamente all'Addendum relativo alla Protezione dei Dati Personali dei Prodotti e dei Servizi Microsoft (Addendum) all'indirizzo http://aka.ms/dpa)

Per quanto riguarda il GDPR, Microsoft si impegna nei confronti dei suoi clienti?

Sì. Il GDPR richiede che i titolari del trattamento (come le organizzazioni e gli sviluppatori che usano i servizi online aziendali di Microsoft) utilizzino soltanto responsabili del trattamento (come Microsoft) che trattano i dati personali per conto del titolare del trattamento e offrono sufficienti garanzie volte a soddisfare i requisiti chiave del GDPR. Microsoft offre tali impegni a tutti i clienti dei Programmi di Licenza Commerciali di Microsoft nell’Addendum. I clienti di altri software aziendali disponibili a livello generale e concessi in licenza da Microsoft o dalle sue consociate godono altresì dei benefici derivanti dagli impegni relativi al GDPR di Microsoft, come descritto in questa comunicazione, nella misura in cui il software tratta dati personali.

Dove si trovano gli impegni contrattuali di Microsoft in materia di GDPR?

Gli impegni contrattuali di Microsoft relativamente al GDPR (Condizioni del GDPR) sono disponibili nell’allegato all’Addendum con etichetta “Condizioni del Regolamento Generale dell’Unione Europea sulla Protezione dei Dati”. Ai sensi di tali condizioni Microsoft si impegna a rispettare le richieste dei responsabili del trattamento previste dall’Articolo 28 e da altri Articoli pertinenti del GDPR.

Microsoft estende le Condizioni del GDPR a tutti i clienti dei prodotti software aziendali disponibili a livello generale e concessi in licenza da Microsoft o dalle sue consociate ai sensi delle condizioni di licenza del software Microsoft, in vigore dal 25 maggio 2018, indipendentemente dalla versione applicabile del software aziendale, nella misura in cui Microsoft è un responsabile o un altro responsabile del trattamento dei dati personali connessi al software, e per tutto il tempo in cui Microsoft continua a offrire o supportare la versione. I dettagli relativi all’assistenza si trovano nei Criteri relativi al ciclo di vita Microsoft all’indirizzo https://support.microsoft.com/lifecycle.

Per maggior chiarezza, potrebbero applicarsi impegni diversi o inferiori per le versioni beta o in anteprima dei prodotti software, per i prodotti software sottoposti a modifica sostanziale o concessi in licenza da Microsoft o dalle consociate e che non sono a disposizione del pubblico generale o in altro modo concessi in licenza ai sensi delle condizioni di licenza software di Microsoft. Alcuni prodotti potranno raccogliere e inviare alla telemetria Microsoft altri dati secondo le impostazioni predefinite; la documentazione dei prodotti presenta informazioni e istruzioni per disattivare o configurare tale raccolta telemetrica.

Quali impegni sono inclusi nelle Condizioni del GDPR?

Le Condizioni del GDPR di Microsoft riflettono gli impegni previsti dall’Articolo 28 del GDPR per i responsabili del trattamento. L’Articolo 28 richiede che i responsabili del trattamento si impegnino a:

• utilizzare soltanto altri responsabili del trattamento provvisti dell’autorizzazione del titolare del trattamento e continuare a rispondere per gli stessi;
• trattare i dati personali soltanto su indicazione del titolare del trattamento, anche con riguardo ai trasferimenti;
• garantire che i soggetti che trattano i dati personali siano vincolati alla riservatezza;
• attuare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza dei dati personali appropriato al rischio;
• assistere il titolare del trattamento nelle sue obbligazioni a rispondere agli interessati che chiedono di esercitare i propri diritti derivanti dal GDPR;
• soddisfare i requisiti di notifica delle violazioni e assistenza previsti dal GDPR;
• assistere il titolare del trattamento nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e nella consultazione con le autorità di controllo;
• rimuovere o restituire i dati personali al termine dell’erogazione dei servizi e
• assistere il titolare del trattamento con le prove di conformità al GDPR.