Categorie e cataloghi dei fornitori
Categorie di approvvigionamento
È possibile assegnare i fornitori alle categorie di approvvigionamento e ad altre categorie. È inoltre possibile usare le categorie di approvvigionamento per controllare quali prodotti possono essere acquistati da fornitori specifici.
È possibile classificare un fornitore come approvato o preferito per una specifica categoria e questa informazione può essere usata nei criteri di approvvigionamento per controllare se tale fornitore può essere selezionato sulla riga della richiesta di acquisto per la fornitura nell'ambito di una categoria.
Cataloghi
I cataloghi di approvvigionamento sono usati per raggruppare i prodotti e consentire agli utenti interni di determinare se possono acquistare o meno da una specifica categoria di approvvigionamento. È possibile nascondere o mostrare le categorie di prodotti e i singoli prodotti in una categoria.
Quando si decide come deve essere strutturato un catalogo, è necessario considerare quali sono i prodotti che gli utenti possono visualizzare e ordinare.
I vantaggi dell'uso dei cataloghi per l'approvvigionamento indiretto includono:
- I dipendenti possono trovare rapidamente i prodotti di cui hanno bisogno.
- I professionisti dell'approvvigionamento possono applicare i criteri di acquisto e assicurarsi che i dipendenti acquistino solo i prodotti consentiti.
- È possibile aggiungere prodotti al proprio catalogo importando i dati dei prodotti direttamente dai propri fornitori oppure aggiungere manualmente prodotti al proprio catalogo di approvvigionamento.
Cataloghi fornitori esterni
Oltre ai cataloghi di approvvigionamento, Supply Chain Management fornisce supporto per cataloghi di fornitori esterni e cataloghi di fornitori importati.
Se ci si affida ai propri fornitori per ospitare un catalogo di approvvigionamento, è possibile configurare Supply Chain Management per accedere al sito Web del catalogo esterno di un fornitore tramite la funzionalità Catalogo esterno.
Per usare questa funzionalità, si dovranno ricevere le impostazioni di accesso remoto dal proprio fornitore e quindi impostare le configurazioni necessarie nelle app per la finanza e le operazioni usando il formato di messaggio per una pagina Catalogo esterno.
Con i cataloghi esterni è possibile effettuare le seguenti operazioni:
- Proprietà ordine sul modulo del catalogo esterno consente di definire campi aggiuntivi per la diagnosi dei problemi con un catalogo fornitore. Gli errori presenti nel catalogo verranno visualizzati tramite l'opzione Registro messaggi carrello cXML sul Catalogo esterno. Questa funzionalità può essere molto utile quando si inizia a usare il catalogo, per visualizzare eventuali errori e risolvere i problemi del catalogo esterno senza l'uso di risorse più tecniche. Eventuali errori presenti nell'ordine fornitore verranno visualizzati sul modulo Parametri CXML > Richieste ordini fornitori; una volta che l'ordine di acquisto è stato inviato, la possibilità di visualizzare il messaggio cXML di richiesta e risposta sarà disponibile.
- Attivare o disattivare il catalogo in modo che i propri utenti possano accedere al catalogo.
I collegamenti al sito di acquisti esterno devono essere associati al fornitore per il quale è configurato il catalogo esterno e alle proprie categorie di approvvigionamento.
Configurazione di un catalogo esterno per eProcurement di collegamento esterno
Usando il catalogo esterno, è possibile assicurarsi che le informazioni sui prodotti e sui prezzi che saranno elaborate successivamente in Supply Chain Management siano accurate e aggiornate. È possibile quindi approvare la richiesta e convertirla in un ordine fornitore, nonché effettuare un ordine al fornitore.
Quando il catalogo esterno è configurato e un dipendente sta preparando una richiesta, sarà disponibile un'opzione per reindirizzare l'utente a un sito esterno, ovvero il catalogo esterno, e tornare al carrello creato in precedenza sul sito esterno. Questa comunicazione è basata sul protocollo cXML e deve essere configurata tra i sistemi delle organizzazioni di acquisto e di vendita.
Per configurare le comunicazioni, il fornitore deve specificare le informazioni da usare per la configurazione del catalogo esterno, come ad esempio identità, dominio dell'azienda dell'acquirente, DUNS e numero DUNS, credenziali e URL, per raggiungere il catalogo del fornitore.
Configurazione di un catalogo esterno
Il catalogo esterno deve consentire a un dipendente che immette una richiesta di acquisto di essere reindirizzato a un sito esterno per la selezione dei prodotti. I prodotti che il dipendente seleziona dal catalogo esterno vengono restituiti in Supply Chain Management con informazioni sui prezzi aggiornate e da qui possono essere aggiunti alla richiesta di acquisto. L'intenzione è non consentire ai dipendenti di effettuare un ordine sul sito esterno. Quando si configura il catalogo esterno, è necessario assicurarsi che il sito a cui è possibile accedere dal catalogo esterno abbia l'obiettivo di raccogliere informazioni su prezzi e preventivo e non effettuare un ordine reale.
Per configurare un catalogo fornitore esterno, completare le seguenti attività.
- Impostare una gerarchia di categorie di approvvigionamento. Per altre informazioni, fare riferimento a Configurare i criteri per le gerarchie di categorie di approvvigionamento.
- Registrare il fornitore in Supply Chain Management. Prima di poter impostare le configurazioni per accedere al catalogo di un fornitore esterno, è necessario impostare il fornitore e il contatto del fornitore nelle app per la finanza e le operazioni. È inoltre necessario aggiungere il fornitore del catalogo esterno alla categoria di approvvigionamento selezionata. Per altre informazioni sulla registrazione dei fornitori in Supply Chain Management, fare riferimento a Gestione utenti di collaborazione fornitore.
- La configurazione cXML del record del Venditore si trova sulla Scheda dettaglio Impostazioni predefinite ordine fornitore. Abilitare la capacità di Inviare ordini fornitore tramite cXML impostando l'interruttore su sì. Questo campo viene quindi popolato in Intestazione ordine fornitore in modo che tutti gli ordini di acquisto di quel fornitore vengano inviati automaticamente tramite cXML.
- Assicurarsi che le unità di misura e la valuta utilizzate dal fornitore siano configurate. Per informazioni su come creare un'unità di misura, fare riferimento a Gestione unità di misura.
- Configurare il catalogo fornitore esterno usando i requisiti per il sito del catalogo esterno del fornitore. Per ulteriori dettagli su questa attività, fare riferimento a Configurare il catalogo fornitore esterno.
- Testare le configurazioni del catalogo esterno del fornitore per verificare che le impostazioni siano valide e che sia possibile accedere al catalogo esterno del fornitore. Usare l'azione Convalida impostazioni per convalidare il messaggio di configurazione della richiesta che è stata definita. Questo messaggio dovrebbe causare l'apertura del sito del catalogo esterno del fornitore in una finestra del browser. Durante la convalida, non è possibile ordinare articoli e servizi dal fornitore. Per ordinare articoli e servizi, è necessario accedere al catalogo del fornitore da una richiesta di acquisto.
- Attivare il catalogo esterno usando il pulsante Attiva catalogo sulla pagina Cataloghi esterni. È necessario attivare il catalogo esterno prima che i dipendenti possano usarlo. È possibile disattivare il catalogo esterno in qualsiasi momento.
Configurare il catalogo fornitore esterno
Per configurare il catalogo fornitore esterno, è necessario completare le seguenti attività:
Immettere un nome e una descrizione per il catalogo esterno del fornitore. Il nome immesso comparirà sul carrello che rappresenta il catalogo esterno mostrato ai dipendenti che creano una richiesta. I dipendenti possono selezionare il carrello per aprire il catalogo sul sito del catalogo esterno del fornitore.
Aggiungere un'immagine usando l'azione Immagine catalogo esterno. L'immagine comparirà sul carrello che rappresenta il catalogo esterno mostrato ai dipendenti che creano una richiesta. Notare che la larghezza e l'altezza dell'immagine devono essere uguali; in caso contrario, l'immagine non verrà visualizzata correttamente.
Selezionare se il sito Web del catalogo esterno del fornitore deve essere visualizzato nella stessa finestra del browser in cui il dipendente ha creato la richiesta o se deve essere aperto in una nuova finestra.
Selezionare il fornitore per il catalogo. Nell'elenco Persone giuridiche è presente una riga per ogni persona giuridica in cui è impostato il fornitore. Per consentire agli utenti di richiedere prodotti direttamente dal catalogo del fornitore solo in alcune persone giuridiche ma non in altre, è possibile usare i pulsanti Impedisci accesso o Consenti accesso per ogni persona giuridica in cui si desidera che il catalogo sia o non sia disponibile.
Nel campo Scadenza predefinita (giorni), immettere il numero di giorni in cui un'offerta ricevuta dal catalogo esterno è valida e può essere usata per acquistare dal fornitore esterno. Quando viene creata e recuperata un'offerta dal sito del catalogo esterno del fornitore, l'offerta è valida a partire dalla data di sistema corrente e rimane valida per il numero di giorni immesso in questo campo.
Selezionare il pulsante Aggiungi per avviare la mappatura delle categorie di approvvigionamento nel catalogo esterno. Nell'elenco Nome categoria, selezionare una categoria. L'elenco delle categorie è un superset delle categorie di approvvigionamento a cui è stato mappato il fornitore in tutte le persone giuridiche configurate per il fornitore.
Nota
I criteri di approvvigionamento vengono usati per consentire o limitare l'accesso alle categorie per l'entità giuridica acquirente o l'unità operativa ricevente. Il collegamento esterno a un catalogo esterno richiede che sia consentito l'accesso ad almeno una delle categorie di approvvigionamento mappate al catalogo.
Configurare il messaggio di richiesta di configurazione cXML che verrà inviato al fornitore. Il formato del messaggio generato automaticamente è il modello minimo necessario per avviare una sessione. Immettere i valori per i tag.
In qualsiasi momento, è possibile ricaricare il modello di messaggio generato dal sistema selezionando Ripristina formato di messaggio. Notare che se si ripristina il formato del messaggio, il messaggio corrente verrà sostituito dal formato del messaggio generato automaticamente, che contiene tag vuoti.
Messaggio di configurazione cXML
Di seguito è riportata una descrizione dei tag inclusi nel modello.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| < Intestazione >< Da >< Dominio credenziali="" > | Il dominio dell'azienda dell'acquirente. |
| < Intestazione >< Da >< Credenziali>< Identità >< /Identità > | Identità dell'azienda dell'acquirente. |
| < Intestazione >< A >< Dominio credenziali="" > | Il dominio dell'azienda del fornitore. |
| < Intestazione >< A >< Credenziali>< Identità >< /Identità > | Identità dell'azienda del fornitore. |
| < Intestazione >< Mittente >< Dominio credenziali="" > | Il dominio dell'azienda dell'acquirente. |
| < Intestazione >< Mittente >< Credenziali>< Identità >< /Identità > | Identità dell'azienda dell'acquirente. |
| < Intestazione >< Mittente >< Credenziali >< SharedSecret >< /SharedSecret > | Il segreto condiviso per l'azienda dell'acquirente. |
| < Modalità distribuzione richiesta="" > | La distribuzione dell'ambiente di test o produzione. |
| < Richiesta >< PunchOutSetupRequest >< SupplierSetup >< URL >< /URL> | URL dell'endpoint di punchout del fornitore. |
Elementi estrinseci
Un elemento estrinseco è un'informazione aggiuntiva, come ad esempio un nome utente basato su un utente che esegue il punch out. L'elemento estrinseco viene impostato quando si verifica il punchout e può essere inviato nel messaggio di configurazione della richiesta. Il fornitore potrebbe avere l'esigenza di ricevere un elemento estrinseco nella richiesta di configurazione. In tal caso, si dovrà aggiungere l'elemento estrinseco all'elenco degli elementi estrinseci nella sezione Formato messaggio della pagina Catalogo esterno. Per l'elemento estrinseco, specificare un nome che il fornitore possa riconoscere, quindi mapparlo a un valore.
Le opzioni per i valori sono le seguenti:
- Nome utente
- E-mail utente
- Valore casuale
Messaggio di post-back
Il messaggio di post-back è il messaggio che viene ricevuto dal fornitore quando l'utente completa una transazione dal sito esterno e torna alle app per la finanza e le operazioni. I messaggi di post-back non possono essere configurati. I messaggi sono basati sulla definizione del protocollo cXML.
Inoltre, sulla richiesta di acquisto e sull'ordine fornitore, il campo SupplierPartAuxiliaryID nella Scheda dettaglio Dettagli riga, che il fornitore può scegliere se restituire nel messaggio di post-back quando un cliente effettua il check-out, rappresenta una configurazione univoca per un articolo.
Per altre informazioni sul protocollo cXML, accedere a: Risorse XML commerciali.
Di seguito sono riportate le informazioni che possono far parte del messaggio di post-back ricevuto in una riga di richiesta.
| Messaggio ricevuto dal fornitore | Copiato nella riga della richiesta in Supply Chain Management |
|---|---|
| < ItemIn quantity=”” > | Quantità |
| < ItemIn>< ItemID >< SupplierPartID >< /SupplierPartID > | ID articolo esterno |
| < ItemDetail>< UnitPrice >< Money currency=”” > | Valuta |
| < ItemDetail >< UnitPrice >< Money >< /Money > | Prezzo unitario |
| < ItemDetail >< Description ShortName=”” > | Nome prodotto |
| < ItemDetail >< Description >< /Description > | Incluso nella descrizione dell'articolo; nome del prodotto se ShortName non è specificato. |
| < ItemDetail >< UnitOfMeasure >< /UnitOfMeasure > | Unità |
| < ItemDetail >< Classification >< /Classification > | Incluso nella descrizione dell'articolo |
| < ItemDetail >< Classification domain=”” > | Incluso nella descrizione dell'articolo |
Eliminazione di un catalogo esterno
Eliminare un catalogo esterno con l'azione Elimina sulla pagina. Se è stato richiesto un prodotto dal catalogo fornitore esterno, tale catalogo fornitore esterno non potrà essere eliminato. Invece, lo stato del catalogo fornitore esterno viene impostato su inattivo. Se si desidera rimuovere l'accesso al sito del catalogo fornitore esterno, ma non eliminarlo, modificare lo stato del catalogo esterno in Inattivo.
Cataloghi fornitore importati
È possibile usare i cataloghi fornitori importati per conservare le informazioni sui prodotti ricevute da un fornitore. Ciò può aiutare a ridurre la quantità di immissione di dati e di manutenzione richiesta dai professionisti degli acquisti.
I cataloghi dei fornitori importati sono utili quando si acquistano molti prodotti da un singolo fornitore, per prodotti che cambiano frequentemente o quando vengono introdotti frequentemente nuovi prodotti. Oltre al tempo risparmiato per l'immissione dei dati, i cataloghi dei fornitori importati sono utili quando un cliente desidera mantenere l'inventario dei prodotti.
Ad esempio, Contoso si occupa della vendita di dispositivi che vengono prodotti in una fabbrica. Questi dispositivi richiedono vari dadi, bulloni e rondelle per essere assemblati. Contoso acquista la maggior parte dei dadi, dei bulloni e delle rondelle da Fabrikam.
Fabrikam offre migliaia di dimensioni e tipi diversi di dadi, bulloni e rondelle. Il progettista di prodotti è responsabile della conservazione delle informazioni sui prodotti e della distinta base (DBA) nelle app per la finanza e le operazioni.
Anziché digitare manualmente le informazioni sulle migliaia di dadi, bulloni e rondelle nel sistema, il progettista di prodotti collabora con Fabrikam per creare un file modello che può essere importato nel sistema e che contiene tutte le informazioni necessarie su dadi, bulloni e rondelle venduti da Fabrikam.
Quindi, possono utilizzare le informazioni sul prodotto importate per trovare e creare rapidamente le distinte base per i dispositivi che vengono prodotti.
Nota
Quando il catalogo del fornitore viene importato, è necessario rilasciare il prodotto alla persona giuridica e configurare le informazioni obbligatorie sul prodotto prima di poter utilizzare il prodotto.
Panoramica del processo per il catalogo
Il processo per la creazione di un nuovo catalogo di approvvigionamento include più passaggi e non tutti i passaggi vengono eseguiti dal professionista degli acquisti. I passaggi principali per la creazione di un catalogo includono prima la definizione delle categorie di prodotti che si desidera usare nel catalogo e quindi l'associazione dei prodotti a tali categorie.
La gestione delle categorie è un concetto in cui la gamma di prodotti venduti da un'organizzazione è suddivisa in gruppi discreti di prodotti simili o correlati; questi gruppi sono noti come categorie di prodotti (esempi di categorie di generi alimentari potrebbero includere: carni, verdure, detersivi per il bucato, dentifrici).
Gerarchie di categorie
Le gerarchie delle categorie sono usate per classificare i prodotti e possono essere utilizzate per creare report ed effettuare analisi. Ciascuna gerarchia di categorie è composta da una struttura di categorie. Un'organizzazione può creare più di una gerarchia di categorie.
Ad esempio, un'organizzazione potrebbe creare una gerarchia di categorie per classificare i prodotti acquistati e un'altra gerarchia per classificare i prodotti in vendita.
Il numero di gerarchie di categorie usate dall'organizzazione e la struttura e le categorie all'interno di ciascuna gerarchia di categorie dipendono dal processo di approvvigionamento dell'organizzazione, dai prodotti acquistati o venduti, dagli standard di settore applicabili o dai requisiti di reporting per l'organizzazione.
Dopo aver creato una gerarchia di categorie, è possibile assegnare un tipo alla gerarchia di categorie per determinare come verrà utilizzata la gerarchia.
Ad esempio, la propria organizzazione desidera impostare una gerarchia di categorie per classificare i prodotti. Dunque si crea una gerarchia di categorie e quindi si assegna il tipo di gerarchia Categoria di approvvigionamento a essa. Dopo aver assegnato i prodotti a ciascuna delle categorie, è possibile analizzare la spesa, i costi e altre statistiche per ciascuna delle categorie.
Tipi di gerarchie di categorie
Accedere a Gestione informazioni sul prodotto > Impostazioni > Categorie e attributi > Gerarchie di categorie per creare e mantenere le gerarchie di categorie.
Questa gerarchia è usata per organizzare i prodotti in base alle attività di acquisto. È possibile definire solo una gerarchia di categorie di approvvigionamento attiva per un'organizzazione.
Regole criteri categorie
È possibile definire due tipi di regole per i criteri di categoria per controllare il funzionamento delle categorie nel sistema: regole dei criteri di accesso alle categorie e regole dei criteri delle categorie.
Una regola per i criteri di accesso alle categorie è un tipo di regola in cui è possibile definire quali categorie sono disponibili in ciascuna persona giuridica o unità operativa. È possibile assegnare un criterio di categoria per una categoria di approvvigionamento.
Ad esempio, un'azienda può consentire ai dipendenti di utilizzare solo fornitori approvati per la categoria o imporre regole basate sui criteri di corrispondenza da applicare e specificare se i dipendenti devono rispondere a questionari e altro.