Conservazione dei destinatari Ccn e del gruppo di destinazione esteso per eDiscovery
In-Place blocco e blocco per controversia legale consentono di mantenere il contenuto della cassetta postale per soddisfare i requisiti di conformità alle normative ed eDiscovery. Le informazioni sui destinatari direttamente indirizzati nei campi A e Cc di un messaggio sono incluse in tutti i messaggi per impostazione predefinita, ma l'organizzazione richiede la possibilità di cercare e riprodurre i dettagli su tutti i destinatari di un messaggio. Tra queste vi sono anche:
Destinatari indirizzati usando il campo Ccn di un messaggio: i destinatari ccn vengono archiviati nel messaggio nella cassetta postale del mittente, ma non inclusi nelle intestazioni del messaggio recapitato ai destinatari.
Destinatari del gruppo di distribuzione espanso: destinatari che ricevono il messaggio perché sono membri di un gruppo di distribuzione a cui è stato indirizzato il messaggio, nei campi A, Cc o Ccn.
Exchange 2016 ed Exchange 2019 mantengono le informazioni sui destinatari ccn e del gruppo di distribuzione espanso. È possibile cercare queste informazioni usando una ricerca di eDiscovery In-Place.
Come mantenere i destinatari Ccn e del gruppo di distribuzione espanso
Come già indicato, le informazioni sui destinatari Ccn vengono archiviate con il messaggio nella cassetta postale del mittente. Queste informazioni sono indicizzate e disponibili per In-Place eDiscovery e Hold.
Le informazioni relative ai destinatari del gruppo di distribuzione espanso vengono archiviate con il messaggio dopo aver abilitato il blocco sul posto o il blocco per controversia legale per una cassetta postale. L'appartenenza al gruppo di distribuzione viene determinata al momento dell'invio del messaggio. L'elenco di destinatari espansi archiviato con il messaggio non è interessato dalle modifiche apportate all'appartenenza al gruppo dopo l'invio del messaggio.
| Informazioni su... | Viene archiviato in... | Sono archiviati per impostazione predefinita? | È accessibile a... |
|---|---|---|---|
| Destinatari A e Cc | Proprietà del messaggio nelle cassette postali del mittente e dei destinatari. | Sì | Mittente, destinatari e responsabili della conformità |
| Destinatari Ccn | Proprietà del messaggio nella cassetta postale del mittente. | Sì | Mittente e responsabili della conformità |
| Destinatari del gruppo di distribuzione espanso | Proprietà del messaggio nella cassetta postale del mittente. | No. Le informazioni sul destinatario del gruppo di distribuzione espanso vengono archiviate dopo l'inserimento di una cassetta postale in In-Place blocco o blocco per controversia legale. | Responsabili della conformità |
Cercare i messaggi inviati a destinatari Ccn e del gruppo di distribuzione espanso
Quando si cercano i messaggi inviati a un destinatario, i risultati della ricerca eDiscovery ora includono i messaggi inviati a un gruppo di distribuzione di cui è membro il destinatario. Nella tabella seguente vengono illustrati gli scenari in cui i messaggi inviati ai destinatari Ccn e del gruppo di distribuzione espanso sono restituiti nelle ricerche eDiscovery.
Scenario 1: John è un membro del gruppo di distribuzione US-Sales. Questa tabella mostra i risultati della ricerca di eDiscovery quando Bob invia un messaggio a John direttamente o indirettamente tramite un gruppo di distribuzione.
| Quando si cerca nella cassetta postale di Bob i messaggi inviati... | E il messaggio viene inviato con... | I risultati includono il messaggio? |
|---|---|---|
| A:John | John in A | Sì |
| A:John | Vendite USA in A | Sì |
| A: Vendite USA | Vendite USA in A | Sì |
| Cc:John | John in Cc | Sì |
| Cc:John | Vendite USA in Cc | Sì |
| Cc:Vendite USA | Vendite USA in Cc | Sì |
Scenario 2: Bob invia un'e-mail a John (A/Cc) e Jack (Ccn direttamente o indirettamente tramite un gruppo di distribuzione). Nella tabella seguente sono mostrati i risultati della ricerca eDiscovery.
| Quando si esegue la ricerca... | Per i messaggi inviati... | I risultati includono il messaggio? | Note |
|---|---|---|---|
| Cassetta postale di Bob | A/Cc:John | Sì | Presenta un'indicazione del fatto che Jack fosse incluso in Ccn. |
| Cassetta postale di Bob | Ccn:Jack | Sì | Presenta un'indicazione del fatto che Jack fosse incluso in Ccn. |
| Cassetta postale di Bob | Ccn:Jack (tramite gruppo di distribuzione) | Sì | L'elenco di membri del gruppo di distribuzione incluso in Ccn, espanso quando il messaggio è stato inviato, è visibile nell'anteprima, nell'esportazione e nei log della ricerca eDiscovery. |
| Cassetta postale di John | A/Cc:John | Sì | Nessuna indicazione dei destinatari Ccn. |
| Cassetta postale di John | Ccn:Jack (direttamente o tramite gruppo di distribuzione) | No | Le informazioni ccn non vengono archiviate nel messaggio recapitato ai destinatari. È necessario eseguire una ricerca nella cassetta postale del mittente. |
| Cassetta postale di Jack | A/Cc:John (direttamente o tramite gruppo di distribuzione) | Sì | Le informazioni su A/Cc sono incluse nel messaggio recapitato a tutti i destinatari. |
| Cassetta postale di Jack | Ccn:Jack (direttamente o tramite gruppo di distribuzione) | No | Le informazioni ccn non vengono archiviate nel messaggio recapitato ai destinatari. È necessario eseguire una ricerca nella cassetta postale del mittente. |
Domande frequenti
D. Quando e dove vengono archiviate le informazioni del destinatario ccn?
R. Per impostazione predefinita, le informazioni dei destinatari Ccn vengono mantenute nel messaggio originale nella cassetta postale del mittente. Se il destinatario ccn è un gruppo di distribuzione, l'appartenenza al gruppo di distribuzione viene espansa solo se la cassetta postale del mittente è in attesa.
D. Quando e dove è archiviato l'elenco dei destinatari del gruppo di distribuzione espanso?
R. L'appartenenza al gruppo viene espansa al momento dell'invio del messaggio. L'elenco dei membri del gruppo di distribuzione espanso viene archiviato nel messaggio originale nella cassetta postale del mittente. La cassetta postale del mittente deve essere In-Place blocco o blocco per controversia legale.
D. I destinatari A/Cc possono vedere quali destinatari sono stati ccn?
R. No. Queste informazioni non sono incluse nelle intestazioni dei messaggi e non sono visibili ai destinatari A/Cc. Il mittente può visualizzare il campo Ccn memorizzato nel messaggio originale archiviato nella cassetta postale. I responsabili della conformità possono visualizzare queste informazioni quando eseguono una ricerca nella cassetta postale del mittente.
D. Come è possibile garantire che i destinatari del gruppo di distribuzione espanso vengano sempre mantenuti?
R. Per garantire che i membri del gruppo di distribuzione espanso vengano sempre conservati con un messaggio, posizionare tutte le cassette postali in attesa.
D. Quali tipi di gruppi sono supportati?
R. Sono supportati i gruppi di distribuzione, i gruppi di protezione abilitati alla posta e i gruppi di distribuzione dinamici.
D. Esiste un limite al numero di destinatari del gruppo di distribuzione che vengono espansi e archiviati nel messaggio?
R. È possibile mantenere fino a 10.000 membri di un gruppo di distribuzione.
D. I gruppi di distribuzione annidati sono supportati?
R. Sì, vengono espansi 25 livelli di gruppi di distribuzione annidati.
D. Dove sono visibili le informazioni sul destinatario del ccn e del gruppo di distribuzione espanso?
R. Le informazioni sui destinatari del gruppo di distribuzione e Ccn sono visibili per i responsabili della conformità quando eseguono una ricerca eDiscovery. I destinatari del gruppo di distribuzione espanso e Ccn sono inclusi nei risultati di ricerca copiati in una cassetta postale di Discovery o esportati in un file PST e nel log di eDiscovery incluso nei risultati di ricerca. Le informazioni sui destinatari Ccn sono disponibili anche nell'anteprima di ricerca.
D. Cosa accade se un membro di un gruppo di distribuzione viene nascosto dall'elenco indirizzi globale dell'organizzazione?
R. Non vi è nessun impatto. Se i destinatari sono nascosti dall'elenco indirizzi globale, sono comunque inclusi nell'elenco dei destinatari per il gruppo di distribuzione espanso.