Scenari comuni di approvazione dei messaggi in Exchange 2013
Si applica a: Exchange Server 2013
L'organizzazione potrebbe richiedere l'approvazione di determinati tipi di messaggi per soddisfare i requisiti legali o di conformità o per implementare un flusso di lavoro aziendale specifico. Questo articolo illustra esempi di scenari comuni che è possibile configurare usando Exchange.
Esempio 1: Evitare le tempeste di posta a un gruppo di distribuzione di grandi dimensioni
Per controllare i messaggi a un gruppo di distribuzione di grandi dimensioni, è possibile richiedere a un moderatore di approvare i messaggi inviati a tale gruppo. Se non sono presenti criteri per i quali i messaggi richiedono l'approvazione, il modo più semplice per configurare questo gruppo consiste nel configurare il gruppo per richiedere l'approvazione dei messaggi.
In questo esempio tutti i messaggi al gruppo Tutti i dipendenti devono essere approvati, tranne se i mittenti sono membri del gruppo di distribuzione denominato Team legale.
Per richiedere l'approvazione dei messaggi a un gruppo di distribuzione specifico, nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare aGruppidi destinatari>, modificare il gruppo di distribuzione e quindi selezionare Approvazione messaggi.
Esempio 2: Inoltrare i messaggi al responsabile di un mittente per l'approvazione
Ecco alcuni tipi comuni di messaggi per i quali potrebbe essere necessario richiedere l'approvazione del manager:
Messaggi inviati da un utente a determinati gruppi o destinatari di distribuzione
Messaggi inviati a utenti o partner esterni
Messaggio inviato tra due gruppi
Messaggi inviati con contenuto specifico, ad esempio il nome di un cliente specifico
Messaggi inviati da un traininge
Per richiedere l'invio di un messaggio per l'approvazione, creare prima di tutto una regola usando il modello Invia messaggi a un moderatore e selezionare che i messaggi vengano indirizzati al responsabile del mittente, come illustrato negli screenshot seguenti.
Definire quindi quali messaggi devono essere approvati.
Ecco un esempio in cui tutti i messaggi inviati da un tirocinante, Garth Fort, ai destinatari esterni all'organizzazione richiedono l'approvazione di un manager.
Per iniziare, passare aRegoledel flusso> di posta elettronica di EAC > e creare una nuova regola usando il modello Invia messaggi a un moderatore.
Importante
Alcune condizioni e azioni, incluso l'inoltro al responsabile del mittente, sono nascoste per impostazione predefinita nella pagina Nuova regola . Per visualizzare tutte le condizioni e le azioni, selezionare Altre opzioni.
Esempio 3: Configurare una catena di approvazione dei messaggi
È possibile richiedere più livelli di approvazione per i messaggi. Ad esempio, è possibile richiedere che i messaggi a un cliente specifico vengano approvati prima da un responsabile delle relazioni con il cliente e quindi da un responsabile della conformità oppure è possibile richiedere che le note spese vengano approvate da due livelli di manager.
Per creare questo tipo di approvazione a più livelli, creare una regola di trasporto per ogni livello di approvazione. Ogni regola rileva gli stessi modelli nei messaggi, come indicato di seguito:
La prima regola inoltra il messaggio al primo responsabile approvazione. Quando il primo responsabile approvazione accetta il messaggio, il messaggio passa automaticamente al responsabile approvazione nella seconda regola.
Se tutti i responsabili approvazione nella catena selezionaNo Approva quando ricevono la richiesta di approvazione, al termine dell'ultima approvazione nella catena, il messaggio originale viene inviato ai destinatari previsti.
Se qualcuno nella catena di approvazione seleziona Rifiuta quando riceve la richiesta di approvazione, il mittente riceve un messaggio di rifiuto.
Se una delle richieste di approvazione non viene approvata entro la scadenza (5 giorni per Exchange Server 2013), il mittente riceve un messaggio di scadenza.
Nell'esempio seguente si presuppone che si disponga di un cliente denominato Blue Yonder Airlines e si vuole che sia il responsabile delle relazioni con il cliente che il responsabile della conformità approvino tutti i messaggi inviati al cliente. Si creano due regole, una per ogni responsabile approvazione. La prima regola passa al responsabile approvazione di primo livello. La seconda regola passa al responsabile approvazione di secondo livello.
La prima regola identifica tutti i messaggi con il nome della società Blue Yonder Airlines nell'oggetto o nel messaggio e invia questi messaggi al responsabile delle relazioni con il cliente interno per Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.
La seconda regola invia questi messaggi al responsabile della conformità, Tony Krijnen.
Esempio 4: Inoltrare messaggi che corrispondono a uno dei diversi criteri
All'interno di una regola di trasporto, tutte le condizioni configurate all'interno della regola devono essere true affinché la regola corrisponda. Se si desidera applicare le stesse azioni per entrambe le condizioni, è necessario creare una regola separata per ognuna di esse.
A tale scopo, nella pagina Regole di EAC creare una regola per la prima condizione. Selezionare quindi la regola, selezionare Copia e modificare le condizioni nella nuova regola in modo che corrispondano alla seconda condizione.
Prestare attenzione quando si creano più regole con condizioni "OR" in modo da non finire con un messaggio inviato più volte al responsabile approvazione. Per evitare questo problema, aggiungere un'eccezione alla seconda regola in modo che ignori i messaggi corrispondenti alla prima regola.
Ad esempio, una singola regola non può controllare se un messaggio contiene "offerta di vendita" nell'oggetto o nel titolo dell'allegato. Per evitare che il messaggio venga inviato più volte al responsabile approvazione, se la prima regola verifica la presenza di "offerta di vendita" nell'oggetto o nel corpo del messaggio, la seconda regola che controlla la presenza di "offerta di vendita" nel contenuto dell'allegato richiede un'eccezione contenente i criteri della prima regola.
Nota
Le eccezioni sono nascoste per impostazione predefinita nella pagina Nuova regola . Per visualizzare tutte le condizioni e le azioni, selezionare Altre opzioni.
Esempio 5: Inoltrare un messaggio che contiene informazioni riservate
Se si dispone della funzionalità Prevenzione della perdita dei dati, molti tipi di informazioni riservate sono predefiniti. Con DLP si nota che il messaggio contiene una condizione di informazioni riservate. Indipendentemente dal fatto che si disponga o meno di DLP, è possibile creare condizioni che identificano modelli di informazioni sensibili specifici univoci per l'organizzazione.
Ecco un esempio in cui i messaggi con informazioni riservate richiedono l'approvazione. In questo esempio, i messaggi che contengono un numero di carta di credito richiedono l'approvazione.
