Panoramica cataloghi di approvvigionamento
Questo articolo descrive, in modo generale, in che modo i professionisti degli acquisti possono impostare e gestire i cataloghi di approvvigionamento. I cataloghi di approvvigionamento definiscono gli articoli e i servizi che i dipendenti della società possono ordinare per uso interno.
I professionisti degli acquisti possono creare e gestire cataloghi degli articoli e dei servizi che possono essere acquistati per uso interno in un'organizzazione. Dopo che i cataloghi vengono impostati, i dipendenti della società possono creare richieste di acquisto per ordinare tramite essi. I cataloghi possono essere utilizzati per applicare i criteri di acquisto, in modo che i dipendenti possano ordinare solo gli articoli e i servizi autorizzati per la loro persona giuridica acquirente. Quando si crea un catalogo di approvvigionamento, è necessario considerare le seguenti attività:
- Configurare la gerarchia di categorie di approvvigionamento prima di creare il catalogo.
- Stabilire quali prodotti si desidera che i dipendenti possono ordinare. È possibile visualizzare o nascondere prodotti specifici in un nodo del catalogo o è possibile nascondere o visualizzare tutti i prodotti in un nodo.
- Stabilire di quanti cataloghi di approvvigionamento si ha bisogno. L'accesso a un catalogo di approvvigionamento è determinato dalla regola dei criteri del catalogo che viene configurata per la persona giuridica e l'unità operativa cui è assegnato un dipendente.
Diversi fattori determinano i prodotti che i dipendenti possono ordinare e le categorie di approvvigionamento che possono utilizzare quando creano richieste di acquisto:
- La regola dei criteri di accesso alle categorie nei criteri di acquisto determina quali categorie di approvvigionamento sono disponibili nella richiesta di acquisto. Se non è definita alcuna regola, tutte le categorie di approvvigionamento sono disponibili.
- I dipendenti possono ordinare un prodotto solo se si trova nel catalogo di approvvigionamento attivo per l'organizzazione e in un nodo attivato e non nascosto. Il prodotto deve essere in una categoria cui un dipendente specifico può accedere in base alla regola dei criteri di accesso alle categorie.
- La regola dei criteri di catalogo determina il catalogo utilizzato. Se non si definisce alcuna regola dei criteri di catalogo, la regola di accesso alle categorie da sola determina i prodotti che un dipendente può ordinare inviando la richiesta.
Prerequisiti
La tabella seguente descrive le attività che è necessario eseguire prima che un professionista degli acquisti possa creare un catalogo di approvvigionamento.
| Attività | Ruolo | Descrizione |
|---|---|---|
| Impostare una gerarchia di categorie di approvvigionamento. | Responsabile acquisti | Le gerarchie di categorie di approvvigionamento classificano gli articoli o le transazioni per i report e l'analisi. Utilizzando una gerarchia di categorie di approvvigionamento, le società possono gestire in modo strategico categorie, prodotti, fornitori e altri fattori di approvvigionamento centralmente. Una gerarchia di categorie di approvvigionamento viene definita per un'intera organizzazione. Il catalogo si basa sulla gerarchia di categorie di approvvigionamento: le categorie della gerarchia diventano nodi del catalogo. I fornitori e i prodotti sono inclusi nel catalogo. |
| Aggiungere fornitori e prodotti alle categorie di approvvigionamento. | Responsabile acquisti | Quando viene creata la gerarchia di categorie di approvvigionamento per l'organizzazione, ciascuna categoria di approvvigionamento può essere associata a specifici fornitori, prodotti e così via. Queste associazioni vengono copiate automaticamente nel catalogo. |
Impostazione di un catalogo
Dopo aver soddisfatto i prerequisiti, è possibile impostare cataloghi. È possibile creare un catalogo utilizzato dall'intera organizzazione o più cataloghi utilizzati dalle varie divisioni dell'organizzazione. Se si crea un catalogo per l'intera organizzazione, l'accesso al catalogo è controllato dalle regole dei criteri di acquisto.
Il catalogo definisce quali prodotti sono disponibili quando le richieste di acquisto vengono create, ma è possibile utilizzare le regole dei criteri di accesso alle categorie per applicare restrizioni aggiuntive. Poiché i nodi di un catalogo sono categorie di approvvigionamento, possono essere eliminati da una regola dei criteri di accesso alle categorie. In questo caso, i prodotti nella categoria non sono disponibili per i dipendenti da utilizzare nelle richieste. Si definiscono le regole dei criteri di accesso alle categorie nella pagina Criteri acquisto. Nella seguente tabella vengono descritte le attività che è necessario eseguire per impostare un catalogo.
| Attività | Ruolo | Descrizione |
|---|---|---|
| Consente di creare un nuovo catalogo. | Addetto acquisti | Quando si crea un catalogo, si specifica un nome e una descrizione. Si stabilisce, inoltre, se il catalogo viene aggiornato manualmente o in automatico e si specifica il proprietario del catalogo. |
| Controllare se i prodotti sono disponibili nel catalogo. | Addetto acquisti | Poiché i prodotti vengono ereditati dalle categorie di approvvigionamento, vengono tutti visualizzati nei nodi appropriati del catalogo. È possibile verificare se tutti i prodotti di un nodo sono nascosti o visualizzati quando il catalogo viene utilizzato in una richiesta di acquisto. È inoltre possibile verificare se i singoli prodotti di un nodo sono nascosti o visualizzati. |
| Pubblicare il catalogo. | Addetto acquisti | Prima che un catalogo sia disponibile per essere utilizzato dai dipendenti in una richiesta, è necessario definire una regola dei criteri del catalogo, impostare lo stato del catalogo su Attivo e pubblicare il catalogo. È inoltre possibile disattivare i cataloghi che non si desidera più rendere disponibili agli utenti. |
Gli aggiornamenti vengono pubblicati automaticamente o manualmente, a seconda dell'opzione selezionata per il catalogo nel campo Tipo di aggiornamento predefinito della pagina Cataloghi. Per i cataloghi sono disponibili i seguenti tipi di aggiornamento predefiniti:
- Dinamico – Il catalogo viene aggiornato automaticamente ogni volta che viene modificato.
- Statico – I cataloghi devono essere aggiornati manualmente.
- Entrambi – Se il catalogo include categorie di prodotti che hanno un tipo di aggiornamento predefinito di Statico, è necessario aggiornarlo manualmente quando queste categorie vengono aggiornate. Se il catalogo include categorie di prodotti con un aggiornamento predefinito di tipo Dinamico, viene aggiornato automaticamente ogni volta che viene modificato.