Fatture di progetto proforma

Si applica a: Distribuzione lite: dalla transazione alla fatturazione proforma

Le fatture di progetto proforma offrono ai responsabili di progetto un secondo livello di approvazione prima della creazione di fatture per i clienti. Il primo livello di approvazione viene completato quando le voci di tempo, spesa e materiale inviate dai membri del team di progetto sono approvate.

Dynamics 365 Project Operations - Distribuzione semplice non è progettato per generare fatture per i clienti. Il seguente elenco mostra il motivo per cui non è possibile generare fatture:

• Non sono incluse informazioni fiscali.
• Non è possibile convertire altre valute nella valuta di fatturazione.
• Non è possibile formattare correttamente le fatture per la stampa.

In alternativa, puoi utilizzare un sistema finanziario o di contabilità per creare fatture per i clienti che utilizzano le informazioni nelle proposte di fatturazione generate.

Creare fatture di progetto

Le fatture di progetto possono essere create individualmente o in blocco. Puoi crearle manualmente oppure configurarle di modo che siano generate mediante esecuzioni automatizzate.

Creare fatture di progetto manualmente

Nella pagina elenco Contratti di progetto, puoi creare fatture di progetto separatamente per ogni contratto di progetto, oppure puoi creare fatture in blocco per molteplici contratti di progetto.

• Per creare una fattura per uno specifico contratto di progetto, nella pagina elenco Contratti di progetto, apri un contratto di progetto quindi seleziona Crea fattura.

Una fattura viene generata per tutte le transazioni del contratto di progetto selezionato il cui stato è Pronto per la fatturazione. Queste transazioni includono tempi, spese, materiali, passaggi fondamentali, voci di contratto basate su prodotto e altre righe giornale di registrazione vendite non fatturate che potrebbero essere state confermate.

Per creare fatture in blocco:

1. Nella pagina elenco Contratti di progetto, seleziona uno o più contratti di progetto per i quali vuoi creare una fattura e quindi seleziona Crea fatture di progetto.

2. Un messaggio di avviso informa che la creazione delle fatture può richiedere un certo tempo. Il processo viene anche visualizzato. Seleziona OK per chiudere la finestra del messaggio.

   Una fattura viene generata per tutte le transazioni in una voce di contratto il cui stato è Pronto per la fatturazione. Queste transazioni includono tempi, spese, materiali, passaggi fondamentali, voci di contratto basate su prodotto e altre righe giornale di registrazione vendite non fatturate che potrebbero essere state confermate.

3. Visualizza le fatture generate selezionando Vendite>Fatturazione>Fatture. Viene visualizzata una fattura per ogni contratto di progetto.

Impostare la creazione automatica di fatture di progetto

Segui questa procedura per configurare un'esecuzione di fatturazione automatizzata.

1. Passa a Impostazioni>Processi batch.

2. Crea un processo batch e denominalo Project Operations - Creazione di fatture. Il nome del processo batch deve includere il termine "Creazione di fatture".

3. Nel campo Tipo di processo seleziona Nome. Per impostazione predefinita, le opzioni Frequenza giornaliera e Attivo sono impostate su Sì.

4. Seleziona Esegui flusso di lavoro. Nella finestra di dialogo Cerca record, vengono visualizzati i seguenti flussi di lavoro:

   • ProcessRunCaller
   • ProcessRunner
   • UpdateRoleUtilization

5. Seleziona ProcessRunCaller e quindi Aggiungi.

6. Nella finestra di dialogo successiva, seleziona OK. Un flusso di lavoro Sospendi è seguito da un flusso di lavoro Elabora.

   Puoi anche selezionare ProcessRunner nel passaggio 5. Successivamente, quando selezioni OK, un flusso di lavoro Elabora è seguito da un flusso di lavoro Sospendi.

I flussi di lavoro ProcessRunCaller e ProcessRunner creano le fatture. ProcessRunCaller chiama ProcessRunner. ProcessRunner è il flusso di lavoro che crea le fatture. Questo flusso di lavoro esamina tutte le voci di contratto per le quali devono essere create le fatture e crea le fatture. Per determinare le voci di contratto per le quali creare le fatture, il flusso di lavoro analizza le date di esecuzione delle fatture per le voci di contratto. Se le voci di contratto appartenenti a un contratto hanno la stessa data di esecuzione delle fatture, le transazioni sono combinate in una fattura con due righe fattura. Se non sono presenti transazioni per le quali creare fatture, non viene creata alcuna fattura.

Dopo il termine dell'esecuzione di ProcessRunner, questo flusso di lavoro chiama ProcessRunCaller, fornisce l'ora di fine e viene chiuso. ProcessRunCaller avvia quindi un timer che viene eseguito per 24 ore a partire dall'ora di fine specificata. Alla fine dell'esecuzione del timer, ProcessRunCaller viene chiuso.

Il processo batch per la creazione di fatture è un processo ricorrente. Se questo processo batch viene eseguito molte volte, vengono create molteplici istanze del processo che possono causare errori. Per risolvere questo problema, avvia il processo batch una sola volta e riavvialo solo se viene interrotto.

Nota

La fatturazione batch viene eseguita solo per le righe di contratto di progetto configurate dalle pianificazioni fatture. Una riga di contratto con un metodo di fatturazione a prezzo fisso deve avere i passaggi fondamentali configurati. Una riga di contratto di progetto con un metodo di fatturazione di tempo e materiali richiederà una pianificazione fatturazione basata sulla data. Lo stesso vale per una riga di contratto basato su progetto.

Modificare una bozza di fattura

Quando crei una bozza di fattura di progetto, tutte le transazioni di vendita non fatturate create all'approvazione delle voci di spesa e degli inserimenti ore tempo sono inseriti nella fattura. Puoi eseguire le seguenti rettifiche quando la fattura è ancora nello stato bozza:

• Eliminare o modificare dettagli di riga fattura.
• Modificare e rettificare la quantità e il tipo di fatturazione.
• Aggiungere direttamente tempo, spese, materiale e imposte come transazioni nella fattura. Puoi utilizzare questa funzionalità se la riga fattura viene mappata a una voce di contratto che consente queste classi di transazioni.

Seleziona Conferma per confermare una fattura. Questa azione è unidirezionale. Quando selezioni Conferma, la fattura diventa di sola lettura e crea valori effettivi di vendite fatturate da ogni dettaglio di ogni riga fattura. Se il dettaglio di riga fattura fa riferimento a un valore effettivo di vendite non fatturate, questo valore viene stornato. Qualsiasi dettaglio di riga fattura creato da una voce di tempo, spesa o utilizzo di materiale farà riferimento a un valore effettivo di vendita fatturato. I sistemi di integrazione di contabilità generale possono utilizzare questo storno per stornare il lavoro in corso del progetto per scopi di contabilità.

Correggere una fattura confermata

Le fatture confermate possono essere modificate. Quando correggi una fattura confermata, viene creata una nuova bozza di fattura correttiva. Poiché si presuppone che tu voglia stornare tutte le transazioni e quantità dalla fattura originale, questa fattura correttiva include tutte le transazioni della fattura originale e tutte le relative quantità sono pari a zero.

Se vi sono transazioni che non richiedono la correzione, puoi rimuoverle dalla bozza di fattura correttiva. Se desideri stornare o restituire solo una quantità parziale, puoi modificare il campo Quantità nel dettaglio della riga. Se apri il dettaglio di riga fattura, puoi vedere la quantità della fattura originale. Puoi quindi modificare la quantità della fattura corrente di modo che sia inferiore o superiore alla quantità della fattura originale.

Quando confermi una fattura correttiva, il valore effettivo delle vendite fatturate originali viene stornato e viene creato un nuovo valore effettivo di vendite fatturate. Se la quantità è stata ridotta, la differenza genererà la creazione di un nuovo valore effettivo delle vendite. Ad esempio, se lea vendita fatturata originale era per otto ore e il dettaglio di riga fattura correttiva presenta una quantità ridotta di sei ore, la riga delle vendite fatturate originali viene stornata e due nuovi valori effettivi vengono creati:

• Un valore effettivo delle vendite fatturate per sei ore.
• Un valore effettivo delle vendite non fatturate per le due ore rimanenti. Questa transazione può essere fatturata successivamente o contrassegnata come non addebitale, a seconda delle negoziazioni con il cliente.