Utilizzare una procedura guidata per aggiungere e tenere traccia di più contatti di Outlook in Dynamics 365 for Outlook

Puoi tener traccia dei tuoi contatti di Office Outlook in Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Quando si registra un contatto, una copia del record del contatto viene salvata in Dynamics 365 for Outlook e viene sincronizzata con il record di Outlook. Dopo aver registrato i contatti, verranno visualizzati i messaggi e-mail, le attività o gli appuntamenti di Customer Engagement associati a tali contatti. Se si sincronizza Outlook nel dispositivo mobile, è anche possibile accedere ai record di contatto di .

La registrazione dei contatti in Dynamics 365 for Outlook è un processo manuale. È possibile registrare fino a 20 contatti contemporaneamente scegliendo il pulsante Registra o Imposta record padre in Dynamics 365 for Outlook. Se si desidera aggiungere più a 20 contatti contemporaneamente oppure se si desidera aggiungere tutti i contatti di Outlook in Customer Engagement, è possibile utilizzare la procedura guidata Aggiungi contatti. La procedura guidata può inoltre semplificare l'impostazione di diverse opzioni. Ad esempio, è possibile specificare se le future comunicazioni con contatti registrati vengono sincronizzate con Dynamics 365 for Outlook.

Importante

Per registrare i contatti in Dynamics 365 for Outlook, l'indirizzo di posta elettronica di Outlook deve corrispondere all'indirizzo di posta elettronica di Customer Engagement. Non è possibile sincronizzare utilizzando più indirizzi di posta elettronica.

Passaggio 1: prepararsi

Prima di aggiungere i contatti di Outlook:

• Per ottenere i migliori risultati possibili, verificare che i dati dei contatti di Outlook siano il più possibile completi e accurati. Indicare tutte le informazioni mancanti e verificare che i nomi degli utenti siano digitati correttamente.

• Poiché sarà possibile mappare i nomi di società del proprio elenco di contatti di Outlook in un nome di account in Dynamics 365 for Customer Engagement, verificare che l'ortografia degli account sia la stessa in entrambe le applicazioni.

Passaggio 2: eseguire la procedura guidata

1. Scegli File>App Dynamics 365>Importa contatti>Aggiungi contatti.

2. Scegliere Avanti.

3. Confermare la cartella in cui archiviare i contatti di Outlook, quindi scegliere Avanti.

   Nota

   • La procedura guidata determina la cartella, in genere denominata Contatti. È possibile selezionare o cancellare le sottocartelle nella cartella Contatti.
     • Se si consente a un altro utente, denominato delegato, di gestire i messaggi e-mai, non è possibile aggiungere contatti dalla cartella contatti di tale utente.

4. Selezionare la modalità di raggruppamento dei contatti. I gruppi sono i seguenti:

   • Nome società. Raggruppa i contatti in base al nome dell'account corrispondente in Dynamics 365 for Customer Engagement. La procedura guidata elenca il numero di contatti associati a ogni account. Scegliere il collegamento per verificare l'elenco di nomi per ogni account.

   • Dominio e-mail. Raggruppare i contatti in base al dominio e-mail, ovvero la parte di un indirizzo e-mail che segue il simbolo @. Ad esempio, nell'indirizzo di posta elettronica someone@contoso.com, "contoso.com" è il dominio. Scegliere il collegamento per verificare l'elenco di nomi in ogni dominio.

   • Categorie. Raggruppare i contatti in base alla categoria utilizzata per organizzare i contatti in Outlook, se applicabile. Scegliere il collegamento per verificare l'elenco di nomi per ogni categoria.

     Se non si desidera aggiungere tutti i gruppi, deselezionare le caselle di controllo a sinistra dei gruppi non desiderati.

   Nota

   Nella colonna Numero di contatti viene inoltre visualizzato un colore per indicare quanti contatti sono già collegati a Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Verde. Tutti i contatti sono già in Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Giallo. Oltre il 50% dei contatti sono già in Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Rosso. Almeno un contatto è già in Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Mancia

   È possibile che nei gruppi siano presenti numerose variazioni se i nomi di società non corrispondono esattamente. In tal caso, potrebbe risultare opportuno annullare la procedura guidata, correggere i nomi di società in Outlook e rieseguire la procedura guidata.

5. Verificare che l'opzione Usa nome società come account sia selezionata (scelta consigliata). In alternativa, se si desidera associare successivamente un nome account a ogni contatto in Dynamics 365 for Customer Engagement, deselezionare la casella di controllo.

6. Selezionare Registra tutte le comunicazioni per i contatti aggiunti per registrare messaggi, gli appuntamenti e le attività associati ai contatti di Outlook in Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Per selezionare manualmente gli account a cui associare i contatti, scegliere Avanzate. Nella colonna Impostazione account scegliere la riga per il contatto. Nell'elenco a discesa selezionare uno dei tipi di risposta indicati di seguito:

   • Lasciare vuoto il campo (Non impostato) per associare successivamente i contatti a un account in Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Selezionare Usa nome società per associare i contatti a un account di Dynamics 365 for Customer Engagement utilizzando il nome della società.

   • Scegliere Seleziona account esistente, selezionare un account o un contatto, quindi scegliere OK.

8. Nella colonna Includi comunicazioni deselezionare la casella di controllo per un raggruppamento per cui non si desidera registrare messaggi e-mail, appuntamenti o attività in Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Scegliere Aggiungi contatti.

10. Controllare la pagina di riepilogo e visualizzare gli errori, se applicabile, Scegliere quindi Chiudi.

Vedi anche

Panoramica sulla registrazione di record in Dynamics 365 for Outlook
Domande frequenti sulla sincronizzazione di record tra le app Microsoft Dynamics 365 e Microsoft Outlook