Prerequisiti per l'implementazione e la distribuzione
Per eseguire una distribuzione corretta di Dynamics 365 Guides nei settori regolamentati, è consigliabile definire i seguenti elementi come prerequisiti nelle fasi iniziali dell'implementazione:
- Percorso dell'utente di Guides
- Modello di dati
- Integrazioni di sistema e riutilizzo
- Notifiche
Considera questi quattro elementi all'inizio del processo in quanto hanno un'influenza significativa sul processo di implementazione complessivo e sulle possibilità di sviluppo futuro.
Percorso dell'utente di Guides
Consigliamo di organizzare una serie di workshop interni con gli stakeholder per i dipendenti con punti di contatto nella procedura operativa standard (SOP). Il gruppo degli stakeholder deve includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, gli autori delle procedure operative standard, i consulenti per la formazione digitale, gli esperti del controllo qualità aziendale e IT, il personale IT di Microsoft Power Platform e gli operatori.
Lo scopo dei workshop è ricevere il contributo degli stakeholder sui passaggi e sui ruoli pertinenti coinvolti dalla creazione di una guida fino alla sua archiviazione e identificare le potenziali criticità del ciclo di vita. Quando queste informazioni vengono mappate in un percorso dell'utente dettagliato, ti aiutano a progettare la struttura dell'ambiente e il flusso delle guide tra gli ambienti nella maniera corretta, nonché a selezionare i ruoli giusti da associare a ciascun ambiente. Ti aiuta anche a identificare i sistemi esistenti da cui la tua organizzazione può trarre vantaggio e i processi che la tua organizzazione può riutilizzare o semplificare.
Modello di dati
Un modello di dati fornisce un progetto che mostra la provenienza, il formato e la modalità di archiviazione dei dati, la modalità di accesso a tali dati e i controlli abilitati. È fondamentale definire il modello di dati all'inizio del processo di implementazione. È necessario preparare un modello di dati se desideri automatizzare i processi in futuro e quindi prevedi di effettuare integrazioni del sistema. La preparazione prevede che ti assicuri che il tuo modello di dati corrisponda ai campi dati e agli ID del futuro sistema di integrazione. In questo modo i dati potranno essere connessi.
È inoltre consigliabile che il modello di dati specifichi i requisiti di controllo, quali ad esempio gli elementi dati di cui tenere traccia, la frequenza con cui controllarli e gli utenti con l'autorità per apportare modifiche ai dati. Queste informazioni aiutano la tua organizzazione a garantire un audit trail adeguato.
Integrazioni di sistema e riutilizzo
L'integrazione di sistema è il processo di riunire sistemi e componenti separati in un unico sistema unificato. È consigliabile considerarla quando intendi ridimensionare Guides. Ad esempio, determina se è pertinente collegare Guides ai sistemi esistenti, come un sistema di gestione della qualità o un sistema di gestione della formazione.
Inizialmente, è meglio gestire la comunicazione tra i sistemi (ad esempio tra Microsoft Power Platform e un sistema di gestione della qualità) manualmente. Se identifichi i campi dati mancanti in uno dei due sistemi, è più semplice correggere il problema manualmente piuttosto che utilizzare un processo automatizzato tramite un'integrazione. In questo modo, puoi rilevare e correggere tutti gli errori secondari che potrebbero verificarsi durante l'implementazione prima di configurare l'integrazione automatizzata.
Consigliamo di pianificare le integrazioni all'inizio delle fasi di implementazione. Anche se le integrazioni possono essere sviluppate in una fase successiva, il lavoro risulta notevolmente più facile se il modello di dati viene preparato in anticipo.
Per il ridimensionamento nel tempo, si consiglia l'integrazione di sistema automatizzata. Poiché sostituisce i controlli manuali con i controlli automatizzati, questo tipo di integrazione di sistema risulta più affidabile.
Notifiche
Quando si crea una guida, ci sono più ruoli coinvolti nei diversi passaggi del ciclo di vita del contenuto. Per assicurarti di rispettare i requisiti di convalida e che il processo venga eseguito in modo fluido, è importante che i ruoli corretti vengano informati al momento giusto. Ad esempio, se una guida è in attesa di approvazione in un ambiente di convalida, il controllo qualità deve essere informato immediatamente. Queste notifiche possono essere impostate come messaggi e-mail, avvisi o come qualsiasi altro formato adatto ai sistemi della tua organizzazione. La tua organizzazione deve garantire che vi sia un flusso ininterrotto tra i sistemi e i ruoli coinvolti nel ciclo di vita dei contenuti. Valuta la possibilità di sfruttare i flussi di notifica esistenti già funzionanti e noti agli utenti.