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Budget preliminari e ripartizioni nel settore pubblico

Questo articolo tratta la creazione di un budget preliminare e l'impostazione del budget e del controllo del budget per le ripartizioni e un budget preliminare.

Nelle sezioni seguenti di questo articolo vengono descritte le funzionalità di bilancio disponibili per il settore pubblico. Prima di leggere questo articolo, ti consigliamo di leggere anche Il bilancio nel settore pubblico.

  • Impostazione del budget e del controllo del budget per le ripartizioni: è possibile definire uno o più codici budget per il tipo di budget di ripartizione e configurare il controllo del budget per le ripartizioni.
  • Impostazione del budget e del controllo del budget per un budget preliminare: è possibile definire i codici di budget per il tipo di budget preliminare e configurare il controllo del budget per i budget preliminari.
  • Creazione, visualizzazione e annullamento di un budget preliminare: è possibile creare voci di budget preliminari, nonché voci di budget originali.

Impostare il budget e il controllo del budget per le ripartizioni

Le ripartizioni sono la parte del bilancio originario che è stata approvata per la spesa. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe avere un budget originale di $1000000 ma avere l'autorizzazione a spendere solo $150,000 nel primo trimestre dell'anno fiscale. Potresti registrare una voce originale nel registro di bilancio per $1000000 per l'anno fiscale. Quindi potresti registrare una voce nel registro di bilancio di ripartizione per $150,000 per i primi tre mesi dell'anno. Solo i $150,000 assegnati potevano essere spesi durante il primo trimestre.

Nota

Non è possibile assegnare un importo superiore a quello del budget originale per i valori Seleziona.

Dopo aver impostato il budget di base e il controllo del budget, utilizzare quanto segue per aggiungere informazioni sulle ripartizioni al budget di base e al controllo del budget.

Come si definiscono i codici di budget per il tipo di budget ripartito?

È possibile definire uno o più codici budget per il tipo di budget ripartito nella pagina Codici budget . Durante la configurazione del budget di base è opportuno definire i codici budget per il tipo di budget originale. Quando si crea un nuovo codice budget e una nuova descrizione, specificare anche il tipo di budget di ripartizione Seleziona.

Utilizzare i codici di budget per il tipo di budget ripartito quando si inseriscono voci del registro di budget per gli importi di budget ripartiti. Utilizzare i codici di budget per il tipo di budget originale quando si inseriscono voci del registro di budget per gli importi del budget originale.

Come posso configurare il controllo del budget per le ripartizioni?

La pagina Configurazione controllo budget contiene opzioni per lavorare con le ripartizioni.

Nella sezione Fondi di bilancio disponibili , quando si seleziona l'opzione Utilizza solo importo ripartito , le altre opzioni in Importi da sommare non sono disponibili. Inoltre, il calcolo dei fondi di bilancio disponibili include solo importi ripartiti negli importi da sommare. In genere, negli importi da sottrarre si includono le spese effettive, le riserve di bilancio per oneri, le riserve di bilancio per oneri non confermati e le riserve di bilancio per pre-oneri.

Nota

Quando si seleziona Usa solo importo ripartito , il budget originale, i trasferimenti e le revisioni vengono comunque monitorati, ma non utilizzati nel calcolo.

Nella sezione Documenti e giornali di registrazione , quando si Seleziona Richieste di acquisto, si noti che le opzioni per gli ordini di acquisto e le fatture fornitore vengono selezionate automaticamente.

Dopo aver definito i codici di budget per la creazione del budget di base e configurato il controllo del budget per le ripartizioni, è possibile creare voci del registro di budget per i tipi di budget originale e di budget di ripartizione. Per ulteriori informazioni, vedere "Come si crea e si visualizza un budget preliminare?" più avanti in questo articolo.

Suggerimenti

Nella pagina Voci del registro di bilancio , è possibile monitorare e verificare le attività di bilancio per le ripartizioni visualizzando:

  • Saldi budget
  • Statistiche di controllo del budget
  • Totali effettivi e di bilancio
  • Voci del registro di bilancio che includono il bilancio originale e le ripartizioni

È inoltre possibile monitorare e verificare le attività di bilancio per le ripartizioni dalle seguenti pagine:

  • La pagina Budget per periodo mostra i saldi di budget e ripartizione per periodo, gli importi accumulati e la percentuale accumulata della somma del budget e delle ripartizioni per tutti i periodi.
  • La pagina Statistiche di controllo del budget mostra i saldi di budget per un ciclo di budget e un modello di budget. Per visualizzare ulteriori dettagli, Seleziona una riga in griglia, quindi fare clic su Ripartizioni. Dopo aver registrato le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto, è possibile utilizzare la pagina Statistiche di controllo del budget per visualizzare le riserve di budget per gravami e pre-gravi. Nota: IL Ripartizioni E Bilancio preliminare i campi vengono visualizzati solo se hai selezionato Bilancio preliminare E Utilizzare solo la quantità ripartita nel Fondi di bilancio disponibili sezione del Configurazione del controllo del budget pagina.
  • IL Effettivo vs. budget per periodo la pagina mostra le spese effettive rispetto alla somma delle voci del registro di bilancio per il periodo:
    • IL Ripartizioni Il campo contiene una somma di tutte le voci del registro di bilancio di ripartizione per il modello di bilancio e i valori delle dimensioni.
    • IL Importo della variazione La colonna visualizza il risultato del seguente calcolo: Ripartizione per il periodo – Effettivo per il periodo = Importo della variazione per il periodo.
    • IL Bilancio preliminare Il campo contiene una somma di tutte le voci preliminari del registro di bilancio per il modello di bilancio e i valori delle dimensioni.

Impostare il budget e il controllo del budget per un budget preliminare

Dopo aver impostato il budget di base e il controllo del budget, utilizzare quanto segue per aggiungere informazioni sui budget preliminari al budget di base e al controllo del budget.

È possibile creare un budget provvisorio mentre il budget effettivo viene rivisto e approvato. Se si utilizza il controllo del budget, è possibile Seleziona utilizzare documenti sorgente e registri contabili per valutare il controllo del budget mentre si utilizza il budget preliminare. È possibile tenere traccia degli importi del budget preliminare utilizzando codici di budget separati per il tipo di budget preliminare e, quindi, dopo l'adozione del budget approvato, gli importi del budget preliminare possono essere ridotti man mano che gli importi del budget approvato vengono aumentati.

Come posso definire i codici di budget per il tipo di budget preliminare?

È possibile definire i codici budget per il tipo di budget preliminare nella pagina Codici budget . Se si desidera tenere traccia di diverse categorie di voci del registro di bilancio preliminare, è possibile definire più codici di bilancio per il tipo di bilancio preliminare.

Durante la configurazione del budget di base è opportuno definire i codici budget per il tipo di budget originale. Quando si crea un codice budget e una descrizione, specificare anche Seleziona il tipo di budget preliminare.

Utilizzare i codici di budget per il tipo di budget preliminare quando si inseriscono voci del registro di budget per gli importi del budget preliminare. Utilizzare i codici di budget per il tipo di budget originale quando si inseriscono voci del registro di budget per gli importi del budget originale.

Come posso configurare il controllo del budget per i budget preliminari?

La pagina Configurazione controllo budget contiene le opzioni per lavorare con budget preliminari. Nella sezione Fondi di bilancio disponibili , Seleziona l'opzione Bilancio preliminare . Tieni presente che potrebbe essere necessario fare clic su Crea bozza per procedere.

Nota

Se i bilanci preliminari vengono inclusi nel calcolo dei fondi di bilancio disponibili, è importante invertire le registrazioni del bilancio preliminare quando le registrazioni del bilancio originale vengono registrate nei saldi di bilancio. Se le voci del registro di bilancio con codici di bilancio preliminare non vengono annullate, vengono aggiunti sia il tipo di bilancio preliminare sia quello di bilancio originale, il che sovrastimerà il saldo disponibile. Per ulteriori informazioni, vedere "Come posso annullare un budget preliminare?" più avanti in questo articolo. Nella sezione Documenti e giornali di registrazione , quando si Seleziona l'opzione Richieste di acquisto , si noti che le opzioni per gli ordini di acquisto e le fatture fornitore vengono selezionate automaticamente.

Creare, visualizzare e annullare un budget preliminare

Dopo aver impostato il budget di base e il controllo del budget per il budget preliminare, è possibile creare voci del registro di budget per il tipo di budget preliminare.

Come posso creare e visualizzare un budget preliminare?

È possibile creare voci del registro di budget preliminare per un modello di budget e valori di dimensione specifici. Una volta approvato il budget effettivo, è possibile creare le voci del registro di budget originale.

Suggerimenti

Per visualizzare ulteriori informazioni sui budget preliminari, Seleziona le seguenti richieste:

  • Utilizzare la pagina Statistiche di controllo del budget per visualizzare i saldi di budget per un ciclo di budget e un modello di budget. Dopo aver registrato le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto, è possibile visualizzare le riserve di budget per gli oneri e i pre-oneri.
  • Utilizzare la pagina Effettivo vs. budget per visualizzare le spese effettive rispetto alla somma delle voci del registro di budget per il periodo. Il campo Budget preliminare contiene una somma di tutte le voci del registro di budget preliminare per i valori del modello di budget e delle dimensioni.

Come posso annullare un budget preliminare?

Quando si crea una voce di budget originale e si utilizzano il modello di budget e i valori di dimensione che contengono gli importi di budget preliminari, gli importi di budget preliminari possono essere annullati. Ad esempio, potresti immettere un importo di budget preliminare di $2,500 in conto CoGe 50000. Successivamente, se si immette un importo di budget originale di $10,000 in conto CoGe 50000, l'importo di budget preliminare di $2,500 verrà invertito. Il conto CoGe 50000 avrebbe un budget di $10,000.

È possibile visualizzare le voci del registro di bilancio per il bilancio originale selezionando la voce del conto di bilancio nella scheda rapida Voci del conto di bilancio nella pagina Voce di resistenza al bilancio . Nella barra dei menu, fare clic su Informazioni correlate, quindi fare clic su Voci del registro di bilancio.