Piccola cassa per Europa orientale e Russia

In questo articolo vengono fornite informazioni sulla funzionalità di piccola cassa che consente agli utenti di Estonia, Lituania, Repubblica Ceca, Ungheria, Lettonia, Polonia e Russia di riprodurre le operazioni di cassa nel sistema.

Puoi utilizzare la funzionalità di piccola cassa per automatizzare le operazioni di ricevute e spese di contanti, la creazione di documenti primari e la stampa dei relativi report. La funzionalità di piccola cassa consente di eseguire le seguenti operazioni:

• Contabilizzare la ricevuta e la spesa delle risorse di cassa disponibili.
• Generare moduli di cassa tipici: distinte di rimborso in contanti, distinte di esborso in contanti e un giornale di registrazione per le distinte di cassa.
• Controllare l'importo massimo in contanti consentito per le operazioni con clienti, fornitori e così via.
• Riflettere le operazioni di cassa in varie valute nel sistema.
• Convertire gli importi delle operazioni di cassa in valuta estera nella valuta predefinita per fornire report contabili.
• Generare un report Libro cassa e un report del cassiere.

Prerequisiti

Prima di poter utilizzare la funzionalità di piccola cassa, è necessario completare i seguenti prerequisiti:

• Configurare i conti di cassa.
• Configurare i profili di registrazione contanti.
• Configurare le sequenze numeriche per la numerazione dei documenti di cassa.
• Configurare i valori predefiniti per i parametri di gestione cassa e banche.
• Configurare i nomi del giornale di cassa nella contabilità generale.

Configurare i conti di cassa

Per configurare una cassa, apri Gestione cassa e banche>Conti bancari>Conti di cassa e immetti le seguenti informazioni.

Campo	Description
Contante	Immetti un codice per identificare il conto di cassa (contanti).
Name	Immetti una descrizione del conto di cassa.
Valuta	Seleziona il codice valuta predefinito per le transazioni in contanti.
Gruppo di sequenze numeriche	Se la numerazione dei documenti di cassa deve differire dalla numerazione specificata nei parametri, immetti un codice.
Più valute	Seleziona questa casella di controllo per consentire la registrazione delle valute diverse dalla valuta contabile.
Contante negativo	Seleziona questa casella di controllo per consentire saldi di cassa negativi in qualsiasi valuta.

Per configurare le regole di controllo del saldo di cassa per un conto di cassa, seleziona il conto di cassa, quindi, nel riquadro Azioni, nella scheda Conto di cassa, nel gruppo Limite saldo, fai clic su Limite saldo. Immetti le informazioni seguenti.

Campo	Description
Tipo di valuta	Seleziona il tipo di valuta: Valuta contabile – Utilizzare il codice valuta aziendale di base. Valuta indicata – Utilizzare un codice valuta diverso dal codice valuta aziendale di base.
Valuta	Se hai selezionato Valuta indicata nel campo Tipo di valuta, seleziona un codice valuta. Questo campo non è disponibile se hai selezionato Valuta contabile nel campo Tipo di valuta.
Tipo di limite di saldo	Seleziona uno dei valori disponibili: Massimo – Il saldo in contanti non deve superare l'importo del limite del saldo per il conto in contanti (limite superiore). Minimo – Il saldo in contanti non deve scendere al di sotto dell'importo limite del saldo per il conto in contanti (limite minimo).
Controlla limite di saldo	Seleziona cosa succede durante il processo di approvazione per i documenti di cassa se viene superato l'importo Limite di saldo per il conto di cassa: Accetta – Il limite può essere superato. Attenzione – Il limite può essere superato, ma l'utente riceve un messaggio di avviso. Il documento di cassa viene confermato o approvato. Errore – Il limite non può essere superato. L'utente riceve un messaggio di errore e il documento di cassa non viene confermato o approvato. Per ulteriori informazioni sul processo di approvazione per i documenti di cassa, vedi la sezione "Approvazione e registrazione delle transazioni in contanti" più avanti in questo articolo.
Limite di saldo	Immetti un limite per il saldo del conto di cassa. L'importo deve essere nella valuta specificata.

Configurare i profili di registrazione contanti

I profili di registrazione di cassa definiscono le registrazioni nella contabilità generale. Per configurare un profilo di registrazione di cassa, vai a Gestione cassa e banche>Configura>Profili di registrazione di cassa e seleziona o crea un profilo di registrazione. Immetti le informazioni seguenti.

Campo	Description
Valido per	Seleziona se il profilo registrazione si applica a un conto di cassa specifico o a tutti i conti di cassa: Tabella – Se è presente una riga del profilo di registrazione per il conto cassa, tale riga viene utilizzata per la registrazione delle transazioni in contanti. Tutti – Non esiste alcuna riga di profilo di pubblicazione per il conto di cassa.
Contante	Se hai selezionato Tabella nel campo Valido per, specifica il conto cassa. Questo campo rimane vuoto se hai selezionato Tutto nel campo Valido per.
Conto CoGe	Immetti il numero del conto CoGe da utilizzare come conto di riepilogo per il conto di cassa.

Configurare le sequenze numeriche per i documenti di cassa

Per configurare le sequenze numeriche per i documenti di cassa, vai a Gestione cassa e banche>Configura>Parametri di gestione cassa e banche. Nella scheda Sequenza numerica, specifica i codici di sequenza numerica per i documenti Distinte di rimborso in contanti, Distinte di esborso in contanti, Giustificativo di correzione cassa e Rettifica cambio e per Numero del report di cassa.

Configurare i valori predefiniti per i parametri di gestione cassa e banche

Per configurare i valori predefiniti per i parametri di gestione cassa e banche per la funzionalità di piccola cassa, vai a Gestione cassa e banche>Configura>Parametri di gestione cassa e banche. Nella scheda Cassa immetti le seguenti informazioni.

Campo	Descrizione
Contante	Seleziona il conto di cassa predefinito nei giornali di registrazione.
Registrazione di cassa	Immetti il profilo di registrazione di cassa predefinito che viene utilizzato se nessun altro profilo registrazione viene specificato.
Verifica il giustificativo utilizzato	Seleziona cosa succede se durante la verifica del numero del documento di cassa vengono rilevati numeri duplicati: Rifiuta duplicati Rifiuta copie nell'anno fiscale Accetta duplicati Avvisa in caso di duplicati
Verifica limite operazioni	Specifica cosa accade se viene superato il limite per le operazioni con agenti: Accetta – Il limite può essere superato. Attenzione – Il limite può essere superato, ma l'utente riceve un messaggio di avviso. L'operazione viene registrata. Errore – Il limite non può essere superato. L'utente riceve un messaggio di errore e l'operazione non viene registrata.
Metodo di convalida	Seleziona il metodo di convalida utilizzato per controllare gli importi con limite superato per le operazioni: Operazione – La convalida è Fatto per transazione Accordo – La convalida è Fatto per transazione che ha un contratto specificato con un controagente.
Limite operazioni	Immetti l'importo massimo consentito per le operazioni con agenti in contanti.
Registrazione alla data precedente	Seleziona questa casella di controllo per consentire la registrazione delle transazioni in contanti prima dell'ultima data della transazione in contanti.
Dimensioni	Immetti le dimensioni nei campi Codice reparto, Codice analitico e Codice scopo. Il modulo di stampa per i documenti di cassa rifletterà queste informazioni.
Utilizzare lo stato di conferma	Seleziona questa casella di controllo per utilizzare uno stato aggiuntivo, Confermato, durante il processo di approvazione per i documenti di cassa. (Per altre informazioni, vedi la sezione "Approvazione e registrazione delle transazioni in contanti".)

Configurare i nomi del giornale di cassa nella contabilità generale

Per creare un giornale per la registrazione delle transazioni in contanti, vai a Contabilità generale>Impostazione giornale di registrazione>Nomi giornale di registrazione e crea un nuovo record. Seleziona Cassa nel campo Tipo di giornale di registrazione. Definisci altri parametri predefiniti del giornale di registrazione in base alle esigenze.

Operazioni di cassa giornaliere tramite un giornale di registrazione distinte

Per creare un documento di cassa tramite un giornale di registrazione distinte, vai a Gestione cassa e banche>Transazioni in contanti>Giornale di registrazione distinte e crea un nuovo giornale di registrazione. Nel riquadro Azione fai clic su Righe. Aggiungi una nuova riga e immetti le seguenti informazioni.

Campo	Description
Data	Immetti la data della transazione.
Conto	Seleziona il conto di cassa. Per impostazione predefinita, nei parametri di Gestione cassa e banche è specificato un conto di cassa.
Description	Immetti un testo esplicativo per la transazione.
Dare/Avere	Immetti l'importo del documento di cassa in uno di questi campi: Debito – Utilizzare questo campo per registrare le entrate in contanti e una ricevuta di rimborso in contanti. Credito – Utilizzare questo campo per registrare le spese in contanti e una ricevuta di erogazione contanti.
Conto di contropartita e tipo di conto di contropartita	Seleziona un tipo di conto di contropartita e il numero di conto di contropartita.
Valuta	Seleziona il codice per la valuta della transazione.
Giustificativo	Questo campo viene riempito automaticamente in base alla configurazione del giornale di registrazione.
Numero ordine	Se non vengono configurate altre sequenze numeriche per il conto di cassa, questo campo viene riempito automaticamente in base alla sequenza numerica specificata nei parametri. Puoi immettere manualmente un numero d'ordine in questo campo come desideri. Per evitare incoerenze nella numerazione dei documenti di cassa, viene applicato il seguente controllo: il numero di un documento di cassa con una data di operazione precedente non può essere superiore al numero di un documento di cassa con una data di operazione successiva. Se non è necessario questo controllo, seleziona la casella di controllo Registrazione alla data precedente nei parametri di Gestione cassa e banche.
Stato approvazione	Il primo stato della transazione è Nessuno. Per informazioni su come impostare lo stato della transazione, vedi la sezione "Approvazione e registrazione delle transazioni in contanti".
Tipo di documento	Questo campo nella scheda Ordine in contanti viene compilato automaticamente, in base all'importo inserito per il documento di cassa: Ricevuta di rimborso in contanti – Questo valore viene utilizzato se hai immesso un importo nel campo Addebito per il conto cassa. Ricevuta di erogazione contanti – Questo valore viene utilizzato se hai immesso un importo nel campo Credito per il conto cassa Correzione – Hai inserito un importo negativo nel campo Addebito o nel campo Accredito per il conto cassa.
Fascia IVA	Specifica una fascia IVA per calcolare le imposte sull'operazione.
Fascia IVA articoli	Specifica una fascia IVA articoli vendita per calcolare le imposte sull'operazione.
Motivo	Nella scheda Ordine in contanti, inserisci il testo che descrive l'oggetto della transazione. Tale testo verrà stampato sul modulo di creazione report distinta di cassa.
Data documento	Inserisci la descrizione, il numero e la data del documento principale che costituisce la causale della transazione (ad esempio, report anticipi, fattura o ordine).
Tipo di rappresentante	Questo campo può assumere uno dei valori indicati di seguito: Lavoratore – La ricerca Rappresentante contiene un elenco di dipendenti se il campo Conto di compensazione è impostato su Conto mastro o Banca, oppure un elenco delle persone di contatto dell'agente di sportello se il campo Conto di compensazione è impostato su Cliente o Fornitore. Per configurare i rappresentanti, vai a Base>Configura>Contatti>Contatto. Altro – La ricerca Rappresentante contiene un elenco di altri client. Per configurare i destinatari che non compaiono nella tabella Clienti o Fornitori, vai a Contabilità generale>Destinatari. Questo tipo è disponibile solo per la Lettonia. (La chiave di configurazione CSELatvia deve essere abilitata). Fornitore – La ricerca Rappresentante contiene un elenco di fornitori. Per configurare i fornitori, vai a Contabilità fornitori>Fornitori. Cliente – La ricerca Rappresentante contiene un elenco di clienti. Per configurare i clienti, vai a Contabilità clienti>Clienti.
Rappresentante	Seleziona un rappresentante del tipo che hai specificato nel campo Tipo di rappresentante.
Nome della persona	Questo campo viene compilato automaticamente, in base ai campi Conto di contropartita e Rappresentante. Il modulo di stampa per le distinte di cassa rifletterà queste informazioni.
Carta d'identità	Questo campo viene compilato automaticamente, in base ai dati della carta d'identità del contatto (rappresentante). Se il campo Tipo di conto di contropartita è impostato su Titolare anticipi e il campo Conto di contropartita è impostato su un numero di dipendente, le ricevute e le spese di cassa possono essere effettuate da o verso il dipendente. In questo caso il campo Carta d'identità viene compilato automaticamente utilizzando i dati della carta d'identità provenienti dalla tabella Dipendente (Contabilità del personale>Tabella dipendenti).
Scopo	Nella tabella Scopo definisci uno o più codici di destinazione per l'importo della transazione. Seleziona un codice di destinazione nel campo Scopo e inserisci una spiegazione nel campo Testo della transazione. Nel campo Importo, immetti un importo nella valuta della transazione. Il campo Percentuale mostra, in percentuale, il rapporto tra l'importo di destinazione e l'importo totale della transazione.
Residuo	L'importo rimanente che viene calcolato. Tieni presente che l'intero importo della transazione deve essere assegnato ai codici di destinazione.
Funzionari	Nella scheda Funzionari, specifica i nomi e i titoli delle persone responsabili: Amministratore, Ragioniere capo e Cassiere. I valori Posizione sono determinati dalla configurazione dei funzionari nelle schede Generale e Contabilità generale della pagina Funzionari (Base>Configurazione> Contatti>Funzionari).
Anticipo	Seleziona questa casella di controllo se la transazione è un Pagamento anticipato.
Profilo registrazione	Immetti il profilo di registrazione per il conto di cassa. Per impostazione predefinita, viene utilizzato il profilo di registrazione specificato nei parametri di Gestione cassa e banche.
Profilo registrazione contropartita	Immetti il profilo di registrazione per il conto di contropartita selezionato.
Quantità totale	Nel gruppo di campi Importo totale in fondo alla pagina, il campo Rimborso mostra il totale calcolato per tutte le distinte di rimborso in contanti immesse nel giornale di registrazione corrente e il campo Esborso mostra il totale per tutte le distinte di esborso in contanti.

Per controllare le voci del giornale di registrazione, ne riquadro Azione seleziona Convalida.

Operazioni di cassa giornaliere tramite un giornale di registrazione generale

Per creare una transazione in contatti tramite un giornale di registrazione generale, vai a Contabilità generale>Scritture contabili>Giornale di registrazione generale, quindi crea un nuovo giornale di registrazione. Nel riquadro Azione fai clic su Righe. Aggiungi una nuova riga e immetti le seguenti informazioni.

Campo	Description
Data	Immetti la data della transazione.
Tipo di conto	Seleziona Piccola cassa.
Conto	Seleziona il numero del conto di cassa.
Testo transazione	Immetti un testo esplicativo per la transazione.
Dare/Avere	Immetti l'importo del documento di cassa in uno di questi campi: Debito – Utilizzare questo campo per registrare le entrate in contanti e una ricevuta di rimborso in contanti. Credito – Utilizzare questo campo per registrare le spese in contanti e una ricevuta di erogazione contanti.
Conto di contropartita e tipo di conto di contropartita	Seleziona un tipo di conto di contropartita e il numero di conto di contropartita.
Valuta	Seleziona il codice per la valuta della transazione.

Nella scheda Fattura puoi specificare i profili di registrazione per il conto selezionato e il conto di contropartita. Se la transazione registrata è un pagamento anticipato, seleziona la casella di controllo Pagamento anticipato nella scheda Pagamento. Nel gruppo di campi Rappresentante, compila i campi come hai fatto per le righe del giornale di registrazione da stampare nel report Cassa. Per controllare le voci del giornale di registrazione, ne riquadro Azione seleziona Convalida.

Approvazione e registrazione delle transazioni in contanti

Per le transazioni in contanti possono essere applicati i seguenti stati: Nessuno, Confermato, Approvato e Rifiutato. Un parametro Utilizza stato di conferma nella scheda Dettaglio Approvazione della scheda Cassa in Gestione cassa e banche>Configura>Parametri di gestione cassa e banche consente di attivare due stati aggiuntivi: Confermato e Rifiutato. La conferma è opportuna quando vengono emessi documenti di cassa e le ricevute o le spese di cassa vengono condivise tra due dipendenti: contabile e cassiere. La funzione Reimposta stato modifica lo stato corrente della transazione. Approvato diventa Confermato e Confermato diventa Nessuno. Le voci del giornale di registrazione di cassa possono essere modificate solo quando lo stato è Nessuno. Le transazioni in contanti possono essere rifiutate solo se lo stato della transazione è Confermato. I documenti di cassa rifiutati sono inclusi nel report Giornale di registrazione dei documenti di cassa, ma non si riflettono nel report Libro di cassa. Per confermare una transazione, seleziona la riga del giornale di registrazione distinte corrispondente, quindi fai clic su Approvazione documenti>Conferma. Viene generato un numero d'ordine, in base alla sequenza numerica specificata. Lo stato della transazione viene modificato in Confermato e non è più possibile modificare la riga del giornale di registrazione. Il saldo del conto di cassa rimane invariato. Per rifiutare un documento di cassa, fai clic su Approvazione documenti>Rifiuta. Questa opzione è disponibile solo per i documenti che hanno lo stato Confermato. Per approvare una transazione, seleziona la riga del giornale di registrazione distinte corrispondente, quindi fai clic su Approvazione documenti>Approva. Lo stato Approvato indica che i fondi in contanti sono stati ricevuti o spesi. Il saldo di cassa viene modificato. La transazione in contanti può essere registrata. Per annullare uno stato Approvato e reimpostare lo stato su Nessuno, fai clic su Approvazione documenti>Reimposta stato. Solo le transazioni in contanti approvate possono essere registrate. Per pubblicare un giornale di registrazione, fai clic su Registra>Registra.

Stampare un ordine di cassa

Per stampare un ordine di cassa, seleziona una riga del giornale di registrazione distinte e quindi, nel riquadro azioni, fai clic su Stampa>Report di ordini in contanti. Il sistema genera un modulo di stampa sia per una distinta di rimborso di in contanti o per una distinta di esborso in contanti, a seconda che sia inserito un importo nel campo Dare o Avere per la riga selezionata:

• Se c'è un importo nel campo Dare: distinta di rimborso in contanti
• Se c'è un importo nel campo Avere: distinta di esborso in contanti

Le righe del giornale di registrazione distinte che hanno lo stato Confermato, Approvato o Rifiutato possono essere stampate. Puoi anche stampare i documenti degli ordini in contanti in Gestione cassa e banche>Richieste di informazioni e report>Ordine in contanti.

Attività periodiche

Le seguenti attività possono essere eseguite in Gestione cassa e banche>Attività periodiche.

Attività periodica	Description
Controlla limite di saldo	Controlla il saldo del conto cassa selezionato alla data specificata e mostra il risultato in un messaggio informativo. Solo le transazioni approvate possono essere conteggiate nel calcolo del saldo. Le transazioni contrassegnate come Per retribuzioni non vengono considerate.
Ricalcolo saldo di cassa	Utilizza questa attività per verificare che i saldi contabili per i conti di cassa corrispondano al saldo di cassa.
Creazione del report di cassa (solo per la Polonia)	Crea un report Cassa. Il numero di report Cassa viene generato in base alla sequenza numerica configurata per Numero di report. Nella finestra di dialogo dell'attività, in Data di fine, specifica l'ultima data per la quale le transazioni in contanti devono essere conteggiate per il report Cassa. Utilizza la funzione Filtro nella scheda Record da includere per specificare criteri aggiuntivi per limitare la selezione delle transazioni in contanti. Questi criteri possono includere numeri di conto di cassa e codici valuta. Nel campo Autore selezionare l'utente responsabile della creazione del report. Per visualizzare il report Cassa creato, utilizza il pulsante Report di cassa nella pagina Conti di cassa.
Cassa - Rettifica cambio (FIFO e LIFO) (solo per la Polonia)	Calcolare la rettifica del cambio secondo gli standard polacchi. Utilizza la funzione Filtro nella scheda Record da includere per specificare il conto di cassa per cui eseguire l'attività. Selezionare la casella di controllo Ricalcolo per eseguire un ricalcolo completo della differenza di rettifica del cambio per tutti i periodi aperti. Ecco come viene calcolata la rettifica del cambio quando vengono utilizzati i metodi first in, first out (FIFO) e last in, first out (LIFO): Metodo FIFO – Il sistema cerca una transazione di spesa con una data di transazione precedente (numero ordine Più piccolo) e la salda con una transazione di ricezione con una data di transazione precedente (numero ordine Più piccolo). Metodo LIFO – Il sistema cerca una transazione di spesa che ha una data di transazione successiva (numero di ordine più grande) e la salda con una transazione di ricezione che ha una data di transazione successiva (numero di ordine più grande). L'importo liquidato si riflette nel campo Valuta liquidata nella pagina Transazione in contanti. Se è presente una differenza di rettifica del cambio, l'importo si riflette nel campo Importo di rettifica cambio e una transazione del tipo di documento Differenza di tasso di cambio viene generato nella tabella Transazione in contanti. I conti CoGe per le transazioni profitti/perdite sono impostati nella tabella Valuta (Profitto finanziario tassi di cambio e Perdita finanziaria tassi di cambio).
Rivalutazione valuta estera - Cassa	Utilizza questa attività per avere un saldo adeguato nella valuta predefinita alla data di creazione report quando le operazioni vengono immesse in valuta estera. Utilizza la funzione Filtro nella scheda Record da includere per specificare il conto di cassa per cui eseguire l'attività. Nella finestra di dialogo dell'attività, utilizza i campi Da valuta e A valuta per specificare le valute della transazione. Il sistema confronta l'importo nella valuta convertita utilizzando il tasso di cambio nella data selezionata con l'importo nella valuta predefinita. La differenza tra i due importi (esclusa la rettifica del cambio precedente) costituisce la rettifica del cambio calcolato. Questa attività crea una transazione in contanti approvata del tipo Rettifica cambio. La transazione contabile viene formata utilizzando il conto CoGe per la cassa e il conto CoGe specificato in Profitto non realizzato o Perdita non realizzata nella tabella Valuta.

Richieste di informazioni e report

Richiesta di informazioni o report	Description
Visualizzazione delle transazioni in contanti	Per una riga del giornale di registrazione distinte, utilizzare il pulsante Richiesta di informazioni nel riquadro azioni per visualizzare le transazioni contabili, il saldo di cassa e altre informazioni.
Transazione in contanti	Vai a Gestione cassa e banche>Richieste di informazioni e report>Transazioni in contanti per visualizzare le transazioni in contanti. Utilizza la funzione Filtro per specificare criteri aggiuntivi per limitare la selezione delle transazioni in contanti.
Giornale di registrazione (per Estonia, Russia)	Il rapporto in Gestione di cassa e banca>Richieste di informazioni e report>Giornale di registrazione riporta tutte le distinte di rimborso e di esborso in contanti che sono state rilasciate.
Libro di cassa (per Lettonia, Lituania, Russia)	Il rapporto in Gestione cassa e banche>Richieste di informazioni e report>Rapporto Libro di cassa riflette i movimenti effettivi dei fondi di cassa (ricevute e spese).