Pubblicare pagamenti dettagliati a fornitori e clienti
La funzionalità Possibilità di registrare pagamenti dettagliati di fornitori e clienti, ma di riepilogare gli importi sul conto bancario registra i pagamenti di fornitori e clienti come voucher separati, ma riepiloga i pagamenti quando viene aggiornato il saldo del conto bancario.
Ad esempio, la tua banca paga tre fornitori 100 euros (EUR) ciascuno per conto della tua organizzazione. Quando la banca completa le transazioni, l'estratto conto potrebbe mostrare i tre pagamenti in dettaglio oppure potrebbe mostrare un prelievo riepilogativo di 300 EUR. Se la tua banca riepiloga i pagamenti in un unico prelievo, questa funzione può essere utilizzata per imitare tale funzionalità. Pertanto, può contribuire a semplificare il processo di riconciliazione bancaria.
Importante
Questa funzione elimina la necessità di registrare più pagamenti a fornitori o clienti in un unico numero di voucher. Per determinare se i parametri possono essere definiti in modo che siano vietate più transazioni di sottolibro in un singolo voucher, vedere Un voucher.
Configurazione
Nell'area di lavoro Gestione funzionalità , abilita la funzionalità denominata Possibilità di pubblicare pagamenti dettagliati a fornitori e clienti, ma riepilogare gli importi sul conto bancario.
Nomi giornale di registrazione
La possibilità di riepilogare i pagamenti nel registro secondario della banca è supportata per i seguenti tipi di giornale:
- Giornaliero (Giornale generale)
- Erogazione al fornitore (giornale di pagamento del fornitore)
- Pagamento del cliente (Giornale di pagamento del cliente)
Nella pagina Nomi giornale , sono disponibili due nuovi campi nella sezione Banca : Riepiloga importi nel conto bancario e Criteri di riepilogo.
Quando l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su No (valore predefinito), i pagamenti in un gruppo batch di giornale aggiorneranno il conto bancario in modo dettagliato o riepilogativo, a seconda che i pagamenti siano inseriti in un singolo numero di voucher. L'invio al conto bancario funziona esattamente come quando la nuova funzionalità è disattivata. Quando la funzione è attivata, ti consigliamo di non inserire più pagamenti multipli in un unico numero di voucher.
L'opzione Riepiloga importi nel conto bancario può essere impostata su Sì solo se il campo Nuovo voucher per il nome del giornale è impostato su In relazione al saldo. In questo caso, l'opzione promuove (ma non garantisce) l'utilizzo di un singolo buono per ogni pagamento da parte del fornitore o del cliente. Quando la nuova funzionalità è attivata, il riepilogo non verrà effettuato se il voucher contiene più di un fornitore o cliente.
Nota
Se il campo Nuovo voucher è impostato su un valore diverso da In relazione al saldo e si tenta di impostare l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario su Sì, verrà visualizzato il seguente messaggio di errore: "L'impostazione Riepiloga importi nel conto bancario deve essere No quando Nuovo voucher è impostato su Manuale o Un solo numero di voucher."
Se l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su Sì e si tenta di modificare il valore del campo Nuovo voucher in un valore diverso da In relazione al saldo, verrà visualizzato il seguente messaggio di errore: "L'impostazione Nuovo voucher deve essere In relazione al saldo quando Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su Sì."
Se si imposta l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario su Sì, il campo Criteri di riepilogo diventa disponibile. Questo campo consente alla tua organizzazione di specificare i criteri utilizzati per riepilogare i pagamenti sul conto bancario. Sono disponibili i valori seguenti:
- Non riepilogare – I pagamenti non verranno riepilogati, anche se l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su Sì.
- Criteri predefiniti – I pagamenti che hanno lo stesso conto bancario, metodo di pagamento, codice valuta, tipo di conto (cliente o fornitore) e data di transazione verranno raggruppati per il riepilogo.
- Criteri predefiniti con numero di documento – I pagamenti che hanno lo stesso conto bancario, metodo di pagamento, codice valuta, tipo di conto (cliente o fornitore), data di transazione e numero di documento verranno raggruppati per il riepilogo. Se il numero di documento per più di un pagamento è vuoto, il valore vuoto verrà considerato un numero di documento valido e tali pagamenti verranno riepilogati insieme.
- Criteri predefiniti con riferimento al pagamento – I pagamenti che hanno lo stesso conto bancario, metodo di pagamento, codice valuta, tipo di conto (cliente o fornitore), data di transazione e riferimento al pagamento verranno raggruppati per il riepilogo. Se il riferimento di pagamento per più di un pagamento è vuoto, il valore vuoto verrà considerato un riferimento di pagamento valido e tali pagamenti verranno riepilogati insieme.
Parametri
Quando vengono riepilogati i pagamenti dei fornitori o dei clienti, alla singola transazione del conto bancario viene assegnato un nuovo numero.
Nella pagina Parametri di gestione contanti e banca , nella scheda Sequenze numeriche , definire una sequenza numerica per il riferimento ID riepilogo transazione bancaria .
Inserimento dei pagamenti in un giornale
Quando si utilizza questa funzione, i pagamenti possono essere riepilogati sul conto bancario quando vengono inseriti da uno dei seguenti registri:
- Conti da pagare - Pagamenti - Giornale dei pagamenti dei fornitori
- Crediti - Pagamenti - Giornale pagamenti clienti
- Contabilità generale - Registrazioni di giornale - Giornali generali
Dopo aver creato un giornale, verificare le impostazioni di riepilogo nella scheda Impostazioni dell'intestazione del batch del giornale. Le impostazioni predefinite vengono ricavate dal nome del giornale, ma è possibile sovrascriverle per i singoli numeri di batch del giornale.
Dopo che tutti i pagamenti sono stati inseriti nel giornale, durante la registrazione vengono utilizzati i seguenti criteri per determinare quali pagamenti possono essere presi in considerazione per il riepilogo. Questi criteri determinano il modo in cui i pagamenti devono essere inseriti nel giornale.
- Ai fini del riepilogo vengono presi in considerazione solo i pagamenti che presentano le seguenti combinazioni di un conto e di un conto di compensazione: Fornitore/Banca, Banca/Fornitore, Cliente/Banca e Banca/Cliente. I pagamenti registrati su conto CoGe (pagamenti ponte) non vengono considerati per il riepilogo.
- Ogni ricevuta di pagamento deve contenere un solo fornitore o cliente. Se un numero di voucher contiene più venditori o clienti, non verrà preso in considerazione per il riepilogo.
- Nel numero di lotto del giornale devono essere presenti più pagamenti, in voucher separati.
- I pagamenti con numeri di lotto di giornale diversi non vengono presi in considerazione per il riepilogo.
Registrazione dei pagamenti in un giornale
Durante la contabilizzazione, il gruppo di linee di pagamento viene preso in considerazione per la riepilogazione, come descritto nella sezione precedente. Dopo aver determinato il gruppo di linee di pagamento, si verifica il riepilogo in base alle impostazioni nell'intestazione del batch di giornale.
Il riepilogo delle transazioni bancarie non verrà eseguito se l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su No o se il campo Criteri di riepilogo nell'intestazione del batch di giornale è impostato su Non riepilogare.
Se è stato definito un nome di giornale in modo che i pagamenti vengano registrati sul conto bancario in forma riepilogativa, ma il campo Criteri di riepilogo nell'intestazione del batch di giornale è impostato su Non riepilogare, le transazioni non verranno riepilogate.
Il riepilogo delle transazioni bancarie avrà luogo quando l'opzione Riepiloga importi nel conto bancario è impostata su Sì e il campo Criteri di riepilogo è impostato su Criteri predefiniti, Criteri predefiniti con numero documento o Criteri predefiniti con riferimento pagamento. Per ulteriori informazioni, vedere la descrizione del campo Criteri di riepilogo nella sezione Nomi delle riviste .
È possibile registrare su un conto bancario più di un gruppo di pagamenti riepilogativi. Ad esempio, se il giornale contiene un gruppo di pagamenti ai fornitori e un gruppo di pagamenti ai clienti, è possibile avere due o più pagamenti riepilogati. È possibile creare una o più transazioni riepilogative del conto bancario per i pagamenti al fornitore e una o più transazioni riepilogative del conto bancario per i pagamenti al cliente.
Nell'esempio seguente, i seguenti pagamenti ai fornitori sono stati inseriti in un giornale. Il numero di batch del giornale è stato impostato in modo che il campo Criteri di riepilogo sia impostato su Criteri predefiniti con numero di documento. Durante la registrazione, i pagamenti vengono riepilogati o non riepilogati, come mostrato qui.
| Numero del giustificativo | Data transazione | Account | Valuta | Dare | Credito | Conto di contropartita | Metodo di pagamento | Numero documento | Cosa è riassunto? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 agosto | Fornitore A | EUR | 100 | OPERATORE USMF | Elettronico | Buoni 1 e 2 riassunti | ||
| 2 | 15 agosto | Fornitore B | EUR | 200 | OPERATORE USMF | Elettronico | Buoni 1 e 2 riassunti | ||
| 3 | Agosto 17 | Fornitore C | CAD | 300 | OPERATORE USMF | Elettronico | Pubblicato sul conto bancario in dettaglio | ||
| 4 | Agosto 18 | Fornitore B | EUR | 400 | OPERATORE USMF | Elettronico | Pubblicato sul conto bancario in dettaglio | ||
| 5 | Agosto 28 | Fornitore D | EUR | 500 | OPERATORE USMF | Elettronico | 1 | Buoni 5 e 6 riassunti | |
| 6 | Agosto 28 | Fornitore Z | EUR | 600 | OPERATORE USMF | Elettronico | 1 | Buoni 5 e 6 riassunti | |
| 7 | Agosto 28 | Fornitore Z | EUR | 700 | OPERATORE USMF | Elettronico | 2 | Buoni 7, 8 e 9 riassunti | |
| 8 | Agosto 28 | Fornitore B | EUR | 800 | OPERATORE USMF | Elettronico | 2 | Buoni 7, 8 e 9 riassunti | |
| 9 | Agosto 28 | Fornitore A | EUR | 900 | OPERATORE USMF | Elettronico | 2 | Buoni 7, 8 e 9 riassunti |
Verranno registrate cinque transazioni sul conto bancario. Per due, verranno mantenuti i dati di pagamento originali. Per gli altri tre, i pagamenti verranno riepilogati in base alle regole di riepilogazione.
Dopo che i pagamenti sono stati registrati in un giornale
Una volta completata la contabilizzazione, è possibile trovare i pagamenti riepilogati (o dettagliati) nelle transazioni del conto bancario. Passare a Gestione cassa e banche>Conti bancari>Conti bancari.
Per ogni pagamento riepilogativo, verrà visualizzato un asterisco (*) nel campo Numero del voucher . Ogni pagamento viene comunque registrato in dettaglio su contabilità generale.
Tutte le transazioni riepilogative del conto bancario avranno un ID di riepilogo univoco. Se il campo Criteri di riepilogo è stato impostato su Criteri predefiniti con numero documento, il numero documento delle linee di pagamento verrà utilizzato come ID di riepilogo. In caso contrario, l'ID di riepilogo verrà generato dalla sequenza numerica configurata nella pagina Parametri di gestione cassa e banca . Se l'ID di riepilogo che verrà assegnato a una transazione bancaria riepilogativa è già utilizzato da un'altra transazione bancaria riepilogativa, ne verrà selezionato uno nuovo dalla sequenza numerica. Il riferimento del pagamento non viene utilizzato come ID di riepilogo.
Gli utenti possono visualizzare i dettagli di pagamento di una transazione riepilogativa del conto bancario selezionando Visualizza i dettagli del riepilogo sul Dettagli riepilogativi dei pagamenti pagina.
Mentre visualizzi i dettagli riepilogativi, puoi visualizzare il voucher contabilità generale di ciascun pagamento, tornare alla transazione riepilogativa del conto bancario o visualizzare le informazioni di liquidazione per il pagamento selezionato.
Le transazioni riepilogative del conto bancario verranno mostrate anche sull'estratto conto. Pertanto, la riconciliazione bancaria risulta più semplice, indipendentemente dal fatto che venga utilizzata la riconciliazione manuale dei conti o la riconciliazione bancaria avanzata. Entrambi i processi di riconciliazione mostrano l'ID di riepilogo bancario. Se per il conto bancario è abilitata la riconciliazione bancaria avanzata, verrà emesso un documento bancario del Transazione riassunta verrà generato il tipo per il conto bancario. Gli utenti possono abbinare e riconciliare le transazioni nello stesso modo per altri tipi di documenti bancari.
