Chiusura di fine anno ordini fornitore
In questo articolo vengono descritti i passaggi e la configurazione necessari per eseguire l'elaborazione di fine anno ordini fornitore.
L'elaborazione di fine anno ordini fornitore consente alle organizzazioni che utilizzano il modulo Budget di trasferire gli ordini fornitore aperti durante la chiusura di fine anno. Durante questo trasferimento, il budget di chiusura dell'anno viene rilasciato (o stornato) nei registri di bilancio e vengono create nuove righe nel successivo periodo aperto. Le date contabili e le date di distribuzione finanziaria presenti nell'ordine di acquisto vengono aggiornate.
Se si registrano impegni di spesa per ordini fornitore nella contabilità generale, inclusi ordini fornitore per i progetti, è possibile generare movimenti di chiusura nella contabilità generale e per le prenotazioni budget alla fine di ogni anno fiscale. All'inizio del nuovo anno fiscale, è possibile creare movimenti di apertura per registrare correttamente gli impegni di spesa e le prenotazioni budget. Questi movimenti garantiscono che le prenotazioni per gli impegni di spesa degli ordini fornitore siano registrate correttamente nei rendiconti finanziari di fine anno e nel controllo del budget. Ulteriori informazioni in Informazioni sugli impegni di un ordine fornitore.
Per i progetti, il conto a cui vengono assegnate le distribuzioni nel nuovo anno fiscale è il conto definito nella pagina Elaborazione di fine anno ordini fornitore nel modulo contabilità generale. Non è il conto definito nella pagina Impostazioni registrazione contabile nel modulo Gestione progetti e contabilità.
Per le organizzazioni del settore pubblico che utilizzano prenotazioni di budget generale, vai su Finalizzare una prenotazione di budget generale (settore pubblico) e Riportare le informazioni sulla prenotazione di budget generale a un nuovo anno fiscale (settore pubblico).
Nota
Le prenotazioni di bilancio generali sono disponibili solo se è abilitata la chiave di configurazione Settore pubblico.
Nel caso di un ordine fornitore parzialmente fatturato, solo l'importo non fatturato viene chiuso e verrà riaperto nell'anno fiscale successivo.
La chiusura degli impegni di spesa degli ordini fornitore e la chiusura dell'anno fiscale sono processi separati. Di solito, gli impegni di spesa degli ordini fornitore vengono chiusi prima della chiusura dell'anno fiscale. Informazioni su come chiudere un anno fiscale in Chiusura di fine anno.
Nota
(FRA) Le entità del settore pubblico francese possono inoltre creare o aggiornare gli impegni nel nuovo anno fiscale. Ulteriori informazioni in (FRA) Informazioni sugli impegni (settore pubblico) e (FRA) Elaborare gli impegni di spesa degli ordini fornitore e gli impegni a fine anno (settore pubblico).
Prerequisiti
Prima di avviare l'elaborazione di fine anno ordini fornitore, è necessario impostare i seguenti prerequisiti.
Abilitare il controllo del budget
Il controllo del budget viene spesso abilitato quando vengono creati gli impegni di spesa per gli ordini fornitore. Per questo processo non è necessario abilitare il controllo del budget. Tuttavia, le voci del registro di budget vengono create solo se è abilitato il controllo di budget.
L'opzione di fine anno Elabora e riporta budget può essere utilizzata solo se è abilitato il controllo del budget. Ulteriori informazioni in Panoramica del controllo del budget.
Abilita processo di impegno di spesa
Per poter registrare gli impegni di spesa per gli ordini fornitore nella contabilità generale e per poter eseguire con successo l'elaborazione di fine anno degli ordini fornitore, è necessario abilitare il processo di impegno di spesa. Per ulteriori informazioni, vedi Impegnare ordini fornitore.
Impostare le definizioni di registrazione
Nella pagina Definizioni di registrazione, imposta le seguenti definizioni di registrazione nel modulo Acquisto, come richiesto:
- Fine anno ordini fornitore: questa definizione di registrazione verrà utilizzata per stornare gli impegni di spesa e le prenotazioni budget inevase per gli ordini fornitore nell'anno fiscale che sta finendo e generare movimenti di chiusura di fine anno nella contabilità generale.
- Impegni di spesa ordini fornitore: questa definizione di registrazione definisce la modalità con cui gli importi impegnati vengono registrati nella contabilità generale. Viene inoltre utilizzata nel nuovo anno fiscale per stornare i movimenti di chiusura di fine anno e ristabilire gli impegni di spesa nella contabilità generale.
Scopri di più in Definizioni di registrazione.
Assegnare definizioni di registrazione ai tipi di registrazione transazioni
Utilizza la pagina Definizioni di registrazione delle transazioni per assegnare le definizioni di registrazione alle definizioni di registrazione delle transazioni corrispondenti. Puoi anche definire i criteri che devono essere soddisfatti dalle transazioni di origine prima di poter utilizzare una specifica definizione di registrazione.
Seleziona i seguenti tipi di registrazione delle transazioni nel modulo Acquisti, quindi segui i passaggi nella pagina Definizioni di registrazione:
- Chiusura di fine anno ordini fornitore: seleziona la definizione di registrazione creata per fine anno ordini fornitore.
- Ordine fornitore: seleziona la definizione di registrazione utilizzata per gli impegni di spesa degli ordini fornitore.
Opzioni di elaborazione di fine anno
Seleziona una delle opzioni di elaborazione di fine anno seguenti per chiudere gli impegni di spesa degli ordini fornitore nell'anno fiscale che sta finendo e per ristabilirli nel nuovo anno fiscale.
Nota
L'opzione di elaborazione di fine anno selezionata viene utilizzata per gli impegni di spesa su tutti gli ordini fornitore selezionati. Se la chiave di configurazione Settore pubblico è abilitata, puoi ignorare la selezione e sostituirla con un'opzione di elaborazione di fine anno diversa per i fondi specifici selezionati nella pagina Fondi.
| Opzione | Si verificano i passaggi di chiusura e apertura per gli impegni di spesa degli ordini fornitore |
|---|---|
| Elabora e non riportare budget | Passaggi di chiusura:
Passaggi di apertura:
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| Elabora e riporta budget | Nota: questa opzione è disponibile solo se il controllo del budget è abilitato. Passaggi di chiusura:
Passaggi di apertura:
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Prepararsi per un'elaborazione di fine anno ordini fornitore
Nota
Prima di poter eseguire l'elaborazione di fine anno ordini fornitore, il parametro Includi importi riportabili in avanti deve essere abilitato sulla scheda Fondi di budget disponibili nella configurazione del controllo del budget.
Per consentire il recupero degli ordini fornitore durante l'elaborazione di fine anno ordini fornitore, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- Gli ordini fornitore hanno lo stato Confermato, oppure hanno valori di budget riservati (impegno di spesa).
- Un ordine fornitore è aperto o parzialmente fatturato.
- Il flusso di lavoro per l'approvazione dell'ordine fornitore è completato.
- Non esistono fatture bozza per l'ordine fornitore. Se esiste una fattura bozza, è necessario eliminarla o registrarla prima di avviare l'elaborazione di fine anno.
- Lo stato dell'acquisto è Arretrato o Ricevuto.
- L'ultimo evento contabile per l'ordine fornitore si verifica nell'anno fiscale selezionato durante la fine dell'anno ordini fornitore. Ad esempio, se è selezionato il 2023, la data contabile dell'ultimo evento contabile deve essere nel 2023. In caso contrario, l'ordine fornitore viene eliminato.
- Sono aperti sia l'attuale anno fiscale che quello successivo.
Seleziona gli ordini fornitore ed esegui l'elaborazione di fine anno degli ordini fornitore
- Vai a Contabilità generale>Periodico>Chiusura anno fiscale>Elaborazione di fine anno ordini fornitore.
- Nel riquadro inferiore, seleziona Recupera gli ordini di acquisto.
- Nella finestra di dialogo della query visualizzata, definisci i criteri per gli ordini di acquisto che desideri includere nell'elaborazione di fine anno. I criteri includono la data, l'intervallo di date, l'account del fornitore, il tipo di ordine di acquisto, il saldo dell'ordine di acquisto e le dimensioni finanziarie. Al termine, seleziona OK.
Nota
Se la funzionalità Abilita modulo ordini fornitore non recuperabili per il processo di trasferimento degli ordini fornitore a fine anno è abilitata, gli utenti possono verificare il motivo per cui ordini fornitore specifici non sono disponibili per l'elaborazione di fine anno di ordini fornitore nella pagina Ordini fornitore non recuperabili.
Le seguenti condizioni vengono verificate e devono essere soddisfatte affinché l'ordine sia disponibile durante l'elaborazione di fine anno di ordini fornitore:
- Lo stato dell'ordine fornitore deve essere Confermato ma non completamente fatturato. Non devono esistere bozze di fattura.
- Lo stato di approvazione deve essere Approvato.
- La data di contabilità deve essere nell'anno fiscale in cui viene eseguita la chiusura di fine anno degli ordini fornitore.
- La data dell'ultimo evento contabile dell'ordine fornitore deve essere nell'anno fiscale in cui viene eseguita la chiusura di fine anno degli ordini fornitore.
- L'ordine fornitore deve essere controllato dal budget o avere impegni di spesa abilitati.
Nella pagina Elaborazione di fine anno ordini fornitore, il riquadro inferiore mostra i risultati della query. Per includere solo ordini di acquisto specifici dai risultati della query nell'elaborazione di fine anno, seleziona la casella di controllo Includi per ciascuno di essi. Per includere tutti gli ordini fornitore dai risultati della query, seleziona Includi tutto. Per cancellare la selezione di tutti gli ordini fornitore, seleziona Escludi tutto. Gli impegni di spesa per gli ordini fornitore selezionati vengono stornati nell'anno fiscale in chiusura. Gli importi degli impegni di spesa saranno quindi disponibili nel nuovo anno fiscale.
Suggerimento
È possibile visualizzare i dettagli di un ordine fornitore selezionando Visualizza ordine fornitore. È inoltre possibile selezionare Visualizza giornale di registrazione secondario per visualizzare i movimenti di chiusura e di apertura di fine anno che verranno generati per i singoli ordini fornitore.
Nel campo Opzione fine anno, seleziona specifica come devono essere elaborati gli impegni di spesa degli ordini fornitore.
Se hai selezionato l'opzione di fine anno Elabora e riporta budget, seleziona un codice di budget originale. Questo codice viene utilizzato per le rettifiche di budget che vengono effettuate durante l'anno fiscale in chiusura. Non è necessario selezionare alcun flusso di lavoro per il codice selezionato. In caso contrario, l'elaborazione di fine anno verrà interrotta per le approvazioni del flusso di lavoro.
Se hai selezionato l'opzione di fine anno Elabora e riporta budget, seleziona un codice di budget riportabile in avanti. Questo codice viene utilizzato per le rettifiche di budget che vengono effettuate durante il nuovo anno fiscale. Non è necessario selezionare alcun flusso di lavoro per il codice selezionato. In caso contrario, l'elaborazione di fine anno verrà interrotta per le approvazioni del flusso di lavoro.
Esamina i valori predefiniti nei campi Calendario e Anno fiscale. È possibile modificare l'anno fiscale selezionato direttamente in questa pagina. Tuttavia, per modificare il calendario fiscale selezionato, è necessario utilizzare la pagina Contabilità generale.
Puoi selezionare il nome del calendario per aprire la pagina Calendari fiscali. Qui puoi visualizzare una descrizione del calendario fiscale. Puoi anche visualizzare gli anni fiscali inclusi nel calendario fiscale.
Esamina i valori predefiniti dei campi Parametri di chiusura e apporta le modifiche necessarie.
- Il campo Data di contabilità specifica l'ultimo giorno dell'anno fiscale selezionato. Non è possibile modificare il valore.
- Il campo Tipo è generalmente impostato su In funzione per un periodo che può essere utilizzato per registrare le transazioni di contabilità. Se stai selezionando un periodo di chiusura per separare i movimenti di chiusura, puoi selezionare Chiusura.
- Se hai selezionato il tipo Chiusura, seleziona il periodo di chiusura da utilizzare.
Esamina i valori dei campi Parametri di apertura. Questi valori possono essere modificati.
- Il campo Data di contabilità specifica il primo giorno dell'anno fiscale che si sta aprendo.
- Il campo Periodo specifica il primo periodo di tipo In funzione nell'anno fiscale che si sta aprendo. Questo tipo di periodo viene utilizzato per registrare le transazioni di contabilità.
Quando sei pronto per l'elaborazione di fine anno degli ordini fornitore, seleziona Processo.
Se ricevi messaggi, apporta le correzioni necessarie. Quindi esegui nuovamente il processo per gli ordini fornitore interessati.
Importante
Verifica le voci di registro di budget create nell'anno fiscale precedente e in quello corrente per accertarti dell'accuratezza del processo di chiusura degli impegni di spesa di fine anno. Puoi visualizzare tutte le voci del registro di budget nella pagina Voci registro di budget.