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Configurare i processi di approvazione in un flusso di lavoro

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Per configurare le proprietà del processo di approvazione, attenersi alla procedura indicata di seguito.

Per configurare un processo di approvazione, nell'editor flusso di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento di approvazione e scegliere Proprietà per aprire il modulo Proprietà.

Assegnare un nome al processo di approvazione

Per immettere un nome per il processo di approvazione, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.
  2. Nel campo Nome immettere un nome univoco per il processo di approvazione.

Specificare se il sistema esegue automaticamente un'azione sul documento

È possibile configurare il sistema in modo che venga automaticamente eseguita un'azione sul documento, se vengono soddisfatte determinate condizioni. Il sistema può ad esempio approvare le note spese con importi totali inferiori a USD 100. Per specificare se il sistema esegue automaticamente un'azione sul documento, attenersi alla procedura indicata di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro fare clic su Azioni automatiche.

  2. Selezionare la casella di controllo Attiva azioni automatiche.

  3. Fare clic su Aggiungi condizione.

  4. Immettere una condizione.

  5. Se necessario, immettere condizioni aggiuntive.

  6. Per verificare la correttezza della configurazione delle condizioni immesse, eseguire i passaggi seguenti:

    1. Fare clic su Test per aprire il modulo Test condizione flusso di lavoro.
    2. Selezionare un record nell'area Convalida condizione del modulo.
    3. Fare clic su Test. Il sistema valuta il record per determinare se soddisfa le condizioni definite.
    4. Fare clic su OK o Annulla per tornare al modulo Proprietà.

  7. Nell'elenco Azione completamento automatico selezionare l'azione che dovrà essere eseguita sul documento.

Specificare quando verranno inviate le notifiche

È possibile inviare notifiche agli utenti se un documento è stato approvato, rifiutato, delegato o riassegnato oppure se è stata richiesta una modifica. Per specificare quando e a chi verranno inviate le notifiche, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro fare clic su Notifiche.

  2. Selezionare la casella di controllo accanto agli eventi per cui inviare notifiche:

    • Delegato – Quando un documento è stato assegnato a un altro utente per l'approvazione.
    • Escalate – Quando l'utente assegnato non ha agito su un documento nel tempo assegnato.
    • Approva – Quando un documento è stato approvato.
    • Rifiuta – Quando un documento è stato rifiutato.
    • Richiedi modifica – Quando l'utente assegnato ha richiesto una modifica a un documento che è stato inviato.

  3. Scegliere la riga per un evento selezionato nel passaggio 2.

  4. Fare clic sulla scheda Testo notifiche.

  5. Nella casella di testo immettere il testo per la notifica.

  6. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto che verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della visualizzazione. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic sulla casella di testo nel punto in cui verrà visualizzato il segnaposto.
    2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
    4. Fare clic su Inserisci.

  7. Per aggiungere traduzioni della notifica, fare clic su Traduzioni. Nel modulo visualizzato attenersi alla procedura indicata di seguito.

    1. Fare clic su Aggiungi.
    2. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    3. Nella casella di testo Testo tradotto immettere il testo.
    4. Per personalizzare il testo, inserire segnaposto.
    5. Fare clic su Chiudi.

  8. Fare clic sulla scheda Destinatario.

  9. Specificare i destinatari delle notifiche. Selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 10.

    Opzione Destinatari delle notifiche Passaggi aggiuntivi
    Partecipante Utenti assegnati a un ruolo o un gruppo specifico
    1. Dopo aver selezionato Partecipante fare clic sulla scheda Basato sui ruoli.
    2. Nell'elenco Tipo di partecipante selezionare il tipo di gruppo o ruolo a cui si desidera inviare notifiche.
    3. Nell'elenco Partecipante selezionare il tipo di gruppo o ruolo a cui inviare notifiche.
    Utente del flusso di lavoro Utenti che partecipano al flusso di lavoro corrente
    1. Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, fare clic sulla scheda Utente del flusso di lavoro.
    2. Nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
    Utente Utenti specifici
    1. Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente.
    2. Selezionare gli utenti a cui inviare notifiche, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

  10. Ripetere i passaggi dal 3 al 9 per ciascun evento selezionato nel passaggio 2.

Specificare un approvatore finale

Per richiedere un'ulteriore approvazione se anche l'utente che ha inviato il documento lo approva, è possibile specificare un responsabile per l'approvazione finale per la fase di approvazione.

  1. Nell'editor flusso di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento di approvazione e selezionare Proprietà per aprire il modulo Proprietà.
  2. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate.
  3. Selezionare la casella di controllo Usa approvatore finale.
  4. Selezionare nell'elenco un utente che si desidera impostare come approvatore finale.

Impedisci al mittente di approvare i passaggi nel flusso di lavoro

Per evitare che gli utenti che inviano documenti per l'approvazione debbano approvare essi stessi i documenti, attieniti alla seguente procedura:

  1. Vai ad Amministrazione del sistema > Flusso di lavoro > Parametri del flusso di lavoro > Generale > Responsabile approvazione.
  2. Aggiorna l'impostazione Non consentire l'approvazione da parte dell'autore dell'invio sul flusso di lavoro su Sì.

Per impostazione predefinita, è impostato su No e gli utenti possono approvare il documento se sono inclusi nelle impostazioni di assegnazione della fase di approvazione.

Se il flusso di lavoro è impostato su Non consentire l'approvazione da parte dell'autore dell'invio e include passaggi di approvazione con un responsabile dell'approvazione finale, conferma che il responsabile dell'approvazione finale non è un utente che in genere invia documenti al flusso di lavoro, poiché non saranno in grado di completare l'approvazione.

Impostare un limite di tempo

Se è necessario completare il processo di approvazione in un periodo di tempo specifico, attenersi alla procedura indicata di seguito.

Nota

Le opzioni selezionate in questi passaggi prevalgono su quelle selezionate nelle aree Assegnazione e Riassegnazione di ogni passaggio di approvazione.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate.

  2. Selezionare la casella di controllo Imposta un limite di tempo per l'elemento del flusso dilavoro.

  3. Nel campo Durata specificare il momento in cui completare il processo di approvazione. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.

    • Ore – Inserisci il numero di ore in cui deve essere completato il processo di approvazione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Giorni – Inserisci il numero di giorni entro i quali deve essere completato il processo di approvazione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Settimane – Inserisci il numero di settimane entro cui deve essere completato il processo di approvazione.
    • Mesi – Seleziona il giorno e la settimana entro i quali deve essere completato il processo di approvazione. È ad esempio possibile scegliere di completare il processo di approvazione entro il venerdì della terza settimana del mese.
    • Anni – Seleziona il giorno, la settimana e il mese entro i quali deve essere completato il processo di approvazione. È ad esempio possibile scegliere di completare il processo di approvazione entro il venerdì della terza settimana di dicembre.

  4. Se viene superato il limite di tempo, l'azione verrà eseguita dal sistema. Nell'elenco Azione selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dal sistema.

Specificare le azioni disponibili per l'utente

Quando un documento viene assegnato per l'approvazione a un utente, quest'ultimo deve eseguire un'azione su di esso. Per specificare le azioni che l'utente può eseguire sul documento inviato, attenersi alla procedura indicata di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate.
  2. Selezionare la casella di controllo Approva se l'utente può approvare il documento.
  3. Selezionare la casella di controllo Rifiuta se l'utente può rifiutare il documento.
  4. Selezionare la casella di controllo Richiedi modifica se l'utente può richiedere modifiche al documento.
  5. Selezionare la casella di controllo Delega se l'utente può assegnare il documento a un altro utente per l'approvazione.

Nota

La casella di controllo Attiva azioni dall'elenco di lavoro in Enterprise Portal è stata rimossa.

Configurare i passaggi di approvazione

Un processo di approvazione è costituito da passaggi di approvazione. Per aggiungere passaggi al processo e configurarli, attenersi alla procedura indicata di seguito.

  1. Nell'editor flusso di lavoro fare doppio clic sul processo di approvazione. Verranno visualizzati i passaggi del processo di approvazione.
  2. Per aggiungere un passaggio di approvazione, trascinarlo dall'area Elementi flusso di lavoro nella canvas.
  3. Per configurare un passaggio di approvazione, vedere Configurare i passaggi di approvazione in un flusso di lavoro.