Gestione turni e cassetto della cassa

Questo articolo descrive come impostare e utilizzare i turni in Microsoft Dynamics 365 Commerce puntare dei punti vendita (POS).

In Dynamics 365 Commerce, il termine turno descrive la raccolta di dati e attività transazionali di POS tra due unità temporali. Per ogni turno, la somma di denaro programmata è comparata con l'importo che è stato conteggiato e dichiarato.

In genere, i turni sono aperti all'inizio della giornata lavorativa. A questo punto, un utente indica l'importo iniziale del cassetto della cassa. Le transazioni di vendita vengono eseguite durante la giornata. Infine, al termine della giornata, il cassetto viene contato e gli importi di chiusura vengono dichiarati. Il turno verrà chiuso e un report Z viene generato. Il rapporto Z indica se si verifica un eccesso o una carenza.

Scenari dei turni tipici

In Commerce sono disponibili varie opzioni di configurazione e operazioni del POS per supportare un'ampia gamma di processi aziendali di fine giornata per il POS. In questa sezione vengono descritti alcuni scenari comuni di turno.

Cassetto fisso

In genere, lo scenario con turno fisso fino a è quello utilizzato più spesso. In un turno con cassa fissa, il turno e la cassa sono associati a un registro specifico. Non sono spostati da un registratore di cassa a un altro. Un turno di cassa fisso può essere utilizzato da un singolo utente o condiviso tra più utenti. I turni di cassa fissi non richiedono alcuna configurazione speciale.

Cassetto con postazione variabile

In un turno di cassa mobile, il turno e il cassetto per i contanti possono essere spostati da un registratore di cassa all'altro. Anche se un registratore di cassa può avere un solo turno attivo per cassetto, i turni possono essere sospesi e poi ripresi in un secondo momento o su un altro registratore di cassa.

Ad esempio, un negozio ha due registratori di cassa. Ogni registratore viene aperto all'inizio del giorno in cui il cassiere apre un nuovo turno e fornisce l'importo di partenza. Quando un cassiere è pronto a prendersi una pausa, sospende il suo turno e rimuove la cassa dal cassetto portavalori. Il registratore quindi diventa disponibile per altri cassieri. Un altro cassiere può accedere e aprire il suo turno sul registratore. Una volta terminata la pausa del primo cassiere, quest'ultimo può riprendere il suo turno non appena uno degli altri registratori di cassa diventa disponibile. I turni di cassa mobili non richiedono alcuna configurazione o autorizzazione speciale.

Singolo utente

Molti rivenditori preferiscono consentire un solo utente per turno, per contribuire a garantire il massimo livello di responsabilità per il contante nel cassetto portavalori. Se un solo utente è autorizzato ad utilizzare la cassa associata ad un turno, tale utente può essere ritenuto l'unico responsabile di eventuali discrepanze. Se più di un utente utilizza un turno, è difficile determinare chi ha commesso un errore, o chi potrebbe tentare di rubare dalla cassa.

Più utenti

Alcuni rivenditori sono disposti a sacrificare il livello di responsabilità fornito dai turni di un singolo utente e a consentire a più di un utente per turno. Questo approccio è tipico quando gli utenti sono più numerosi dei registri disponibili e la necessità di flessibilità e velocità supera il potenziale di perdita. Tipico anche quando i gestori del negozio non hanno i loro turni, ma può, se necessario, utilizzare i turni di uno qualsiasi dei loro cassieri. Per accedere e utilizzare un turno aperto da un altro utente, un utente deve avere l'autorizzazione POS Consenti accessi a più turni.

Turno condiviso

Una configurazione con turno condiviso consente ai rivenditori di avere un unico turno per più registratori di cassa, cassetti per la cassa e utenti. Un turno condiviso ha un unico importo di partenza e un unico importo di chiusura che sono riassunti in tutti i cassetti di cassa. I turni condivisi sono più comuni quando vengono utilizzati dispositivi mobili. In questo scenario, un cassetto di cassa separato non è riservato per ogni registro. Tutti i registri possono invece condividere un cassetto per banconote.

Per utilizzare i turni condivisi in un negozio, il cassetto denaro deve essere configurato come "cassetto turno condiviso" su Retail e Commerce > Impostazione canale > Impostazioni POS > Profili POS > Profili hardware >Cassetto. Inoltre, gli utenti devono disporre di una o entrambe le autorizzazioni per i turni condivisi (Consenti gestione turni condivisi e Consenti utilizzo turni condivisi).

Nota

Un solo turno condiviso può essere aperto contemporaneamente in ogni punto vendita. I turni condivisi e autonomi possono essere utilizzati nello stesso punto vendita.

Operazioni di turno e di cassetto

È possibile eseguire varie operazioni per cambiare lo stato di un turno o per aumentare o ridurre la somma di denaro in cassa. La sezione seguente descrive queste operazioni dei turni per Store Commerce.

Turno aperto

Il POS richiede che gli utenti abbiano un turno attivo e aperto per eseguire qualsiasi operazione che generi una transazione finanziaria, come una vendita, un reso o un ordine del cliente.

Quando un utente accede al POS, il sistema prima verifica se un turno attivo è disponibile per quell'utente sul registro corrente. Se un turno attivo non è disponibile, l'utente può aprire un nuovo turno, riprenderne uno esistente o accedere utilizzando la modalità "non cassetto", a seconda della configurazione del sistema e delle autorizzazioni dell'utente.

Dichiara importo iniziale

Questa operazione è spesso la prima operazione eseguita con un turno appena aperto. Per questa operazione, gli utenti specificano l'importo di cassa iniziale nella cassa per il turno. Questa operazione è importante perché il calcolo dell'eccesso/debolezza che si verifica alla chiusura di un turno considera l'importo di partenza.

Immissione fondo cassa

Le voci di cassa sono transazioni non di vendita che vengono eseguite in un turno attivo per aumentare la quantità di denaro nel cassetto della cassa. Un esempio tipico di immissione fondo di cassa consiste nell'immettere importi aggiuntivi nella cassa quando il livello è basso.

Rimozione metodo di pagamento

Le rimozioni di denaro contante sono transazioni non di vendita che vengono eseguite in un turno attivo per ridurre la quantità di denaro contante nel cassetto. Questa operazione viene spesso utilizzata con un'operazione di immissione float in un turno diverso. Ad esempio, il Registro 1 è scarso di liquidità, pertanto l'utente del Registro 2 esegue una rimozione del metodo di pagamento per ridurre l'importo in cassa. L'utente sul registratore 1 poi fa una voce di fondo cassa per aumentare l'importo nel suo cassetto di cassa.

Sospendi turno

Gli utenti possono sospendere il turno attivo per liberare il registro corrente per un altro utente oppure per spostare il turno su un registro diverso. In questi casi il turno viene spesso definito "turno di cassa mobile".

La sospensione del turno impedisce qualsiasi nuova transazione o modifica al turno finché a che non viene ripreso.

Riprendi il turno

Questa operazione consente a un utente di riprendere un turno sospeso in precedenza in un registro che non ha un turno attivo.

Riepilogo incassi

Questa operazione viene eseguita per specificare l'importo totale del denaro attualmente nel cassetto. Gli utenti eseguono questa operazione il più delle volte prima di chiudere un turno. L'importo specificato viene confrontato con l'importo previsto per lo spostamento per calcolare l'importo dello scoperto/debito.

Deposito in cassaforte

I depositi in cassaforte possono essere effettuati su un turno attivo in qualsiasi momento. Questa operazione rimuove denaro dalla cassa, in modo da poter essere trasferito in un luogo più sicuro ad esempio una cassaforte nella stanza sul retro. L'importo totale registrato per depositi in cassaforte è ancora incluso nei totali relativi ai turni, ma non deve essere conteggiato nel riepilogo incassi.

Deposito bancario

Come i depositi in cassaforte, anche i depositi bancari vengono eseguiti su turni attivi. Questa operazione rimuove denaro dal turno per preparare il deposito bancario.

Chiusura forzata turno

I turni chiusi alla cieca non sono più attivi, ma non sono completamente chiusi. A differenza dei turni sospesi, i turni con chiusura forzata chiusi non possono essere riattivati. Tuttavia, operazioni quali la dichiarazione dell'importo di partenza e la dichiarazione d'offerta possono essere effettuate successivamente o a partire da un altro registro.

I turni con chiusura forzata vengono spesso utilizzati per liberare un registro per un nuovo utente o un nuovo turno, senza dover prima effettuare il conteggio, riconciliare e chiudere il turno.

Chiusura turno

L'operazione Chiudi shift calcola i totali dei turni e gli importi in eccesso/in difetto, quindi finalizza un turno attivo o chiuso alla cieca. A seconda delle autorizzazioni dell'utente, viene stampato anche un report Z per il turno. I turni chiusi non possono essere riattivati o modificati.

Abilitando l'impostazione del profilo della funzionalità POS Richiedi importi iniziali e dichiarazione di pagamento , vengono applicate le azioni relative all'importo iniziale e alla dichiarazione di pagamento prima che il turno possa essere chiuso.

Nota

• A partire dalla versione 10.0.40 di Commerce, solo i dispositivi con un cassetto contanti configurato sono soggetti alla convalida dell'impostazione Richiedi importi iniziali e dichiarazione di pagamento .
• Se tutti i cassetti contanti nel profilo hardware POS sono configurati come "Nessuno", è necessario definire almeno un cassetto contanti come "Manuale" per grilletto la convalida dell'impostazione Richiedi importi iniziali e dichiarazione di pagamento .

Stampa X

L'operazione genera e stampa un report X per il turno attivo corrente.

Ristampa Z

Questa operazione ristampa l'ultimo report Z generato dal sistema alla chiusura di un turno.

Gestisci turni

Questa operazione consente agli utenti di visualizzare qualsiasi turno attivo, sospeso e con chiusura forzata per il punto vendita. A seconda delle autorizzazioni, gli utenti possono eseguire procedure di chiusura finali quali il riepilogo incassi e la chiusura dei turni per i turni con chiusura forzata. Questa operazione consente inoltre agli utenti di visualizzare ed eliminare i turni non validi, nel raro caso in cui i turni siano in cattivo stato dopo il passaggio dalla modalità offline a quella online. Questi turni non validi non contengono informazioni finanziarie o dati transazionali necessari per la riconciliazione.

Gestione turni e cassetto della cassa

Le seguenti autorizzazioni POS influenzano ciò che un utente può e non può fare in vari scenari:

• Consenti cieco Chiudi
• Consenti la stampa del report X
• Consenti la stampa del report Z
• Consentire la dichiarazione di gara
• Consenti dichiarazione flottante
• Apri cassetto senza saldo
• Consenti l'accesso a più turni – Questa autorizzazione consente all'utente di accedere e utilizzare un turno aperto da un altro utente. Gli utenti che non dispongono di questa autorizzazione possono accedere e utilizzare solo i turni da loro aperti.
• Consenti gestione turno condiviso – Gli utenti devono disporre di questa autorizzazione per aprire o Chiudi un turno condiviso.
• Consenti l'uso del turno condiviso – Gli utenti devono disporre di questa autorizzazione per accedere e utilizzare un turno condiviso.

Commerce headquarters considerazioni di fine giornata

Il modo in cui i turni e la riconciliazione dei cassetti di cassa sono utilizzati nei POS differisce dal modo in cui i dati sulle operazioni sono riassunti durante il calcolo del conto economico. È importante capire questa differenza. A seconda della configurazione e dei processi aziendali, i dati sui turni nel POS (report Z) e un rendiconto calcolato nella sede centrale possono fornire risultati diversi. Questa differenza non significa necessariamente che i dati sullo spostamento o l'istruzione calcolata siano errati o che ci sia un problema con i dati. Ciò significa che i parametri forniti potrebbero includere transazioni aggiuntive o meno transazioni, oppure che le transazioni vengono riepilogate in modo diverso.

Anche se ogni rivenditore ha esigenze commerciali diverse, si consiglia di configurare il sistema nel modo seguente per evitare situazioni in cui si verificano differenze di questo tipo:

Passare a Retail e Commerce > Canali > Punti vendita > Tutti i punti vendita > Rendiconto/chiusura e per ogni punto vendita, l'impostazione sia il campo Metodo rendiconto nel campo Metodo di chiusura Turno.

Questa configurazione aiuta a garantire che i rendiconti della sede centrale includano le stesse transazioni dei turni nel POS e che i dati vengano riepilogati per quel turno.

Per ulteriori informazioni sui metodi di dichiarazione e di chiusura, vedere Configurazioni dei punti vendita per il Retail.