Impostare documenti elettronici

Importante

Il modulo principale di Documenti elettronici è un framework. Per impostazione predefinita, non c'è un campo Integrazione del servizio. Se trovi le opzioni Formato documentoper impostazione predefinita, ricorda che sono usate come esempi. Le app di localizzazione devono fornire i dettagli del formato perché sono specifiche a requisiti locali.

Nota

A partire dalla versione 23.2, un formato di documento PEPPOL standard è un formato globale nel campo Formato documento. Tieni presente che probabilmente non puoi utilizzare questo formato così com'è. È un formato W1 che Microsoft fornisce per mostrare come utilizzare questa funzionalità. Ti consigliamo di verificare il formato PEPPOL esistente prima di iniziare a utilizzare questo formato.

Il primo passaggio per configurare documenti elettronici consiste nell'impostare il Servizio documenti elettronici per la comunicazione di documenti elettronici.

Impostare il Servizio documenti elettronici

Per configurare il Servizio documenti elettronici segui questi passaggi.

1. Seleziona l'icona , immetti Servizi documenti elettronici e quindi seleziona il collegamento correlato.

2. Seleziona Nuovo, quindi nella pagina Servizi documenti elettronici, nella Scheda dettaglio Generale configura i campi come descritto nella tabella seguente.

   Campo	Descrizione
   Codice	Seleziona il codice del setup esportazione elettronica.
   Descrizione	Immetti una breve descrizione del setup esportazione elettronica.
   Formato documento	Il formato di esportazione del setup esportazione elettronica. Per impostazione predefinita, sono presenti due opzioni in questo campo. Puoi selezionare PEPPOL BIS 3 come formato generico basato su codice o Scambio dati quando devi impostare pre-documenti di formati specifici nella Scheda dettaglio Definizione di scambio dati.
   Integrazione del servizio	Seleziona il codice di integrazione per il setup esportazione elettronica. Attualmente, l'unica opzione è Nessuna integrazione.
   Usa elaborazione batch	Specifica se il servizio utilizza l'elaborazione batch per l'esportazione.

3. Nella Scheda dettaglio Parametri importati configura i campi come descritto nella tabella seguente.

   Campo	Descrizione
   Convalida società di destinazione	Specifica se durante l'importazione le informazioni sulla società di destinazione devono essere convalidate.
   Risolvi unità di misura	Specifica se durante l'importazione l'unità di misura deve essere risolta.
   Ricerca riferimento articolo	Specifica se durante l'importazione deve essere eseguita la ricerca di articoli in base al riferimento articolo.
   Ricerca GTIN articolo	Specifica se durante l'importazione deve essere eseguita la ricerca di articoli in base al codice GTIN (Global Trade Item Number).
   Ricerca mapping conto	Specifica se durante l'importazione la ricerca di conti deve essere eseguita in Mapping conto in base al testo in entrata.
   Convalida sconto riga	Specifica se durante l'importazione deve essere convalidato uno sconto riga.
   Collega sconto fattura	Specifica se durante l'importazione deve essere applicato uno sconto fattura.
   Verifica totali	Specifica se durante l'importazione è necessario verificare i totali fattura.
   Aggiorna ordine	Specifica se l'ordine di acquisto corrispondente deve essere aggiornato.
   Crea righe di registrazione	Specifica se è necessario creare una riga di registrazione anziché un documento di acquisto. Seleziona questa opzione quando desideri utilizzare le registrazioni come destinazione delle tue fatture.
   Nome modello registrazioni COGE	Specifica il nome del modello delle registrazioni COGE utilizzato per la creazione di righe di registrazione. Questo campo è applicabile quando vuoi utilizzare le registrazioni come destinazione delle tue fatture.
   Nome batch registrazioni COGE	Specifica il nome del batch delle registrazioni COGE utilizzato per la creazione di righe di registrazione. Questo campo è applicabile quando vuoi utilizzare le registrazioni come destinazione delle tue fatture.
   Importazione automatica	Specifica se i documenti devono essere importati automaticamente dal servizio.
   Ora di inizio batch	Specifica l'ora di inizio per i processi di importazione.
   Minuti tra ogni esecuzione	Specifica il numero di minuti tra le esecuzioni dei processi di importazione.

4. Se hai selezionato Scambio dati nel campo Formato documento nella Scheda dettaglio Generale, utilizza la Scheda dettaglio Definizione di scambio dati, compila i campi come descritto nella tabella seguente.

   Campo	Descrizione
   Tipo di documento	Specifica il tipo di documento che usa lo scambio dati per importare ed esportare i dati. Gli esempi includono Fattura di vendita, Nota credito vendita e Fattura di acquisto.
   Importa codice definizione scambio dati	Specifica il codice di scambio dati utilizzato per importare i dati. Utilizza questo campo solo per ricevere un documento nel processo di acquisto.
   Esporta codice definizione scambio dati	Specifica il codice di scambio dati utilizzato per esportare i dati. Utilizza questo campo solo per consegnare documenti nel processo di vendita.

Nota

Sono disponibili definizioni di scambio dati per il formato PEPPOL correlate ai documenti di vendita e acquisto. Tuttavia, probabilmente non puoi utilizzare queste definizioni così come sono. Sono tutte in formato W1 fornito per mostrare come utilizzare questa funzionalità. Ti consigliamo di verificare il formato PEPPOL esistente prima di iniziare a utilizzarle.

Se hai configurato il formato Definizione di scambio dati nella tua localizzazione, puoi aggiungere una riga per i tipi di documento di cui hai bisogno. Aggiungi righe che corrispondono all'esempio di scambio dati predefinito per il formato W1 PEPPOL. Tuttavia, prima seleziona l'opzione Tipo di documento per ogni riga di cui hai bisogno. Per ogni tipo di dati, seleziona il valore Importa codice definizione scambio dati o Esporta codice definizione scambio dati che vuoi utilizzare.

Se non utilizzi il formato Definizione di scambio dati, puoi creare e configurare i formati utilizzando l'interfaccia. Modifica le informazioni nelle righe Mapping esportazione e Mapping importazione, dove puoi trovare le tabelle e i campi per configurare regole di trasformazione. In questo caso, devi aggiungere una nuova opzione per il formato nel campo Formato documento.

Tipi di documento supportati

Il supporto per tipi di documenti si basa sul Formato documento. Per verificare quali tipi di documenti sono supportati, nella pagina Servizi documenti elettronici, scegli l'azione Tipi di documenti supportati. Si apre Tipi di documenti di origine supportati dal servizio di documenti elettronici. Nella colonna Tipo di documento origine puoi scegliere diversi tipi di documento per il formato che intendi utilizzare. Utilizza il tipo documento solo se tale documento è selezionato.

Impostare un profilo di invio documenti

Puoi impostare un metodo preferito di invio di documenti di vendita per ogni cliente. In tal caso, non devi selezionare un'opzione di invio ogni volta che scegli l'azione Registra e invia. Nella pagina Profili di invio documenti puoi impostare profili di invio e quindi selezionarne quello da usare nel campo Profilo di invio documenti nella scheda cliente. Puoi selezionare la casella di controllo Predefinito per specificare che un profilo di invio documenti è il profilo per tutti i clienti per i quali un profilo non è specificato nel campo Profilo di invio documenti.

Questa funzionalità viene utilizzata per impostare l'automazione della fatturazione elettronica. Quando scegli Registra e invia per un documento di vendita, nella finestra di dialogo Registra e invia conferma viene visualizzato il profilo di invio in uso. Si tratta del profilo impostato per il cliente o del profilo predefinito per tutti i clienti.

Per impostare un profilo di invio documenti, procedi come segue.

1. Seleziona l'icona , immetti Profili di invio documenti, quindi seleziona il collegamento correalto.

2. Nella pagina Profili di invio documenti seleziona Nuovo.

3. Compilare i campi necessari nella Scheda dettaglio Generale.

4. Nella Scheda dettaglio Opzioni di invio compila i campi come descritto nella tabella riportata di seguito.

   Campo	Descrizione
   Documento elettronico	Specifica se il documento viene inviato come documento elettronico che il cliente può importare nel sistema quando selezioni Registra e invia. Per utilizzare questa opzione, devi impostare anche il campo Formato o Codice flusso del servizio documenti elettronici. In alternativa, puoi salvare il file nel computer.
   Formato	Specifica il formato da utilizzare per inviare un documento elettronico. Questo campo è obbligatorio se selezioni Tramite il servizio di scambio documenti nel campo Documento elettronico.
   Codice flusso del servizio documenti elettronici	Specifica il flusso del servizio elettronico utilizzato per inviare documenti. Questo campo è obbligatorio se selezioni Flusso esteso del servizio documenti elettronici nel campo Documento elettronico.

   Nota

   Se selezioni Flusso esteso del servizio documenti elettronici nel campo Documento elettronico, devi avere già configurato il workflow per i tuoi documenti elettronici.

Impostare il workflow

Per impostare un workflow per documenti elettronici, procedi come segue.

1. Seleziona l'icona , immetti Modelli del workflow, quindi seleziona il collegamento correlato.
2. Se non puoi trovare Modelli di workflow per documenti elettronici nella pagina Modelli del workflow, seleziona Reimposta i modelli Microsoft. Dovrebbe apparire Modelli di workflow per documenti elettronici. Chiudere la pagina.
3. Seleziona l'icona , immetti Workflow, quindi seleziona il collegamento correlato.
4. Scegli l'azione Nuovo workflow da modello per selezionare un modello per il processo dei documenti elettronici. I modelli disponibili sono Invia a un servizio e Invia a più servizi.
5. Seleziona OK per completare il setup del workflow.
6. Nel campo Risposta, seleziona Invia documento elettronico utilizzando il setup per configurare le risposte del workflow.
7. Seleziona il Servizio documenti elettronici che hai creato come opzione, scegli OK, quindi abilita il workflow.

Nota

Puoi creare il tuo workflow per documenti elettronici senza utilizzare modelli di workflow predefiniti. Se disponi di più servizi, puoi utilizzare workflow differenti.

Per utilizzare più flussi di lavoro, configurali tramite i profili di invio documenti per diversi clienti. Quando imposti il flusso di lavoro, specifica il profilo di invio documenti nella colonna Condizione della Scheda dettaglio Fasi workflow, perché non è possibile avere due servizi che utilizzano lo stesso profilo di invio documenti nei workflow.

Quando configuri il workflow nella pagina Workflow, punta al campo Condizione nella Scheda dettaglio Fasi workflow. Nella pagina Condizioni evento, nel campo Filtro, seleziona il profilo di invio documenti che desideri utilizzare.

Impostare criteri di conservazione per documenti elettronici

I documenti elettronici possono essere soggetti alla legislazione locale che specifica il periodo di conservazione dei documenti elettronici. Per gestire questa situazione, gli amministratori possono definire criteri di conservazione che controllano la frequenza alla quale Business Central elimina i record. Per altre informazioni sui criteri di conservazione, vai a Definire i criteri di conservazione.

Per impostare i criteri di conservazione per documenti elettronici, procedi come segue.

1. Nella pagina Servizi documenti elettronici, scegli l'azione Criteri di conservazione.

2. Una volta completata l'azione, seleziona uno dei seguenti criteri di conservazione da impostare:

   • Log documenti elettronici
   • Log di integrazione documenti elettronici
   • Log mapping di documenti elettronici
   • Archiviazione dati di documenti elettronici

Dati dimostrativi dei documenti elettronici

Nota

A partire dalla versione 24.0 di Business Central, puoi impostare dati dimostrativi per documenti elettronici.

Per fornire modi più semplici per testare e dimostrare i documenti elettronici, Microsoft offre un modulo demo. Per abilitare il modulo, procedi come segue:

1. Seleziona l'icona , immetti Strumento demo Contoso, quindi seleziona il collegamento correlato.
2. Prima di abilitare il modulo Modulo Contoso documenti elettronici devi abilitare il Modulo comune e il Modulo warehouse.
3. Dopo aver abilitato i moduli, seleziona il Modulo Contoso documenti elettronici, quindi scegli l'azione Genera.
4. Segui i passaggi.
5. Chiudere la pagina.

Dopo aver abilitato il modulo, disponi di articoli demo, sei documenti elettronici (basati su Peppol BIS 3) e hai configurato i Servizi documenti elettronici con workflow creati.

Informazioni correlate

Come usare documenti elettronici nelle vendite
Come usare documenti elettronici negli acquisti
Come estendere documenti elettronici in Business Central
Gestione contabile
Fatturazione delle vendite
Registrare gli acquisti con le fatture e gli ordini di acquisto
Utilizzare Business Central

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui