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Raccomandazioni per la raccolta e la revisione dei dati sui costi

  • Articolo

Si applica a questa raccomandazione per l'ottimizzazione dei costi di Azure Well-Architected Framework:

CO:03 Raccogliere ed esaminare i dati dei costi. La raccolta dei dati deve acquisire i costi giornalieri. Nei report sui costi includere i costi sostenuti (a consumo), i costi prepagati (ammortizzati), le tendenze e le previsioni. Gli stakeholder devono esaminare regolarmente la spesa rispetto al budget e al modello di costo. Automatizzare gli avvisi per attivare le notifiche alle soglie chiave e rilevare anomalie per indicare le deviazioni dalle baseline di tendenza.

Questa guida descrive le raccomandazioni per la raccolta e la revisione dei dati sui costi per il carico di lavoro. Raccogliere dati sui costi per disegnare un quadro olistico del carico di lavoro e garantire che la spesa sia ottimizzata. La raccolta di dati include tutti gli indicatori di ottimizzazione dei costi, ad esempio i dati di fatturazione, l'utilizzo delle risorse e i modelli di utilizzo.

I dati raccolti consentono di comprendere il costo delle decisioni relative all'architettura e dei driver aziendali, ad esempio i costi per utente o unità. Questi dati offrono una comprensione più chiara della posizione in cui vanno i soldi e come ottimizzare la spesa. La mancata raccolta e la revisione dei dati sui costi può causare sovraccarichi del budget, nessuna baseline per la spesa e una mancanza di comprensione dell'integrità finanziaria dei carichi di lavoro cloud.

Definizioni

Termine Definizione
Limite di fatturazione Ambito dell'ambito incluso in una fattura.
Costi Un modello di contabilità in cui i reparti vengono addebitati per l'utilizzo del carico di lavoro e ricevono i pagamenti da essi.
Utilizzo delle risorse Quantità di capacità della risorsa usata da un carico di lavoro.
Showback Un modello di contabilità in cui vengono visualizzati i reparti il costo dell'utilizzo del carico di lavoro e non si riceve il pagamento.

Strategie di progettazione chiave

La raccolta dei dati è essenziale per identificare opportunità di risparmio dei costi, contabilità (showback e chargeback) e per un utilizzo efficiente delle risorse. È necessario classificare in ordine di priorità la raccolta e la revisione dei dati sui costi da tutte le origini pertinenti. È consigliabile centralizzare i dati raccolti per l'analisi semplificata e la revisione regolare, assegnare i proprietari delle risorse e automatizzare gli avvisi laddove possibile.

Raccogliere i dati dei costi

Una gestione efficace dei costi dei carichi di lavoro cloud richiede un'ampia comprensione delle spese associate, dal calcolo all'utilizzo della rete. I dati raccolti offrono una visualizzazione granulare della posizione e della modalità di utilizzo delle risorse. Consente di identificare le inefficienze, prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse e ottimizzare i costi per garantire il miglior valore per l'investimento.

Abilitare la raccolta di dati. La raccolta di dati deve includere tutte le origini dei costi del carico di lavoro, ad esempio calcolo, archiviazione, utilizzo della rete e qualsiasi altro servizio o funzionalità usato dal carico di lavoro. I dati devono includere dati fatturati e a consumo. I dati fatturati sono reali. Riflette le spese fatturate effettive. I dati a consumo sono una forma predittiva di dati in base ai piani di fatturazione per i servizi. Sebbene siano ancora preziose, le sezioni giornaliere dei dati a consumo sono considerate stime valide anziché cifre precise. Riconoscere le distinzioni tra i dati fatturati e a consumo in questi componenti può offrire maggiore accuratezza nella pianificazione e nell'analisi finanziaria.

Utilizzare tutti i metodi di raccolta disponibili. Per raccogliere i dati sui costi, usare tutti gli strumenti e i metodi disponibili a disposizione, ad esempio il monitoraggio dei costi e le utilità del provider di servizi per monitorare le spese del carico di lavoro. Anche se questi strumenti offrono in genere informazioni dettagliate su dettagli sui costi, tendenze di utilizzo e suggerimenti di ottimizzazione, potrebbero non acquisire tutti gli elementi. Comprendere le funzionalità predefinite, ad esempio dizionari dati e tassonomie.

Progettare visualizzazioni personalizzate se necessarie per il carico di lavoro specifico. Oltre agli strumenti nativi, se il provider di servizi offre API, toccarle per recuperare i dati dei costi a livello di codice. Le API facilitano la creazione di report sui costi automatizzati e si integrano perfettamente con i sistemi di gestione esistenti. Tenere presente che l'obiettivo è raccogliere i dettagli sui costi da ogni possibile origine. Indipendentemente dal fatto che il pull dei dati tramite un'API, l'immissione manuale dei costi o la sincronizzazione con i sistemi finanziari sia fondamentale garantire una panoramica dei costi centralizzata e completa.

Centralizzare i dati dei costi. I dati dei costi centralizzati consentono una gestione e un'analisi più semplici dei dati. Garantisce una visualizzazione unificata, tramite uno schema di dati comune, di tutti i costi del carico di lavoro e consente strategie di ottimizzazione dei costi migliori. È necessario combinare i dati di utilizzo e i dati devono essere trasmessi in un sink analitico centrale. È possibile usare uno strumento di gestione dei costi fornito dal provider di servizi cloud o integrare i dati con soluzioni di gestione dei costi di terze parti. L'obiettivo è avere una soluzione a basso costo che sia facilmente accessibile dagli stakeholder autorizzati e offra solide funzionalità di analisi dei dati.

Compromesso: la conservazione dei dati dei costi per periodi più lunghi consente l'analisi cronologica e l'identificazione delle tendenze. Tuttavia, l'archiviazione dei dati può essere costosa. Per ridurre al minimo i costi, archiviare i dati meno recenti come punti dati aggregati senza la granularità dei dati più recenti. Determinare anche il periodo di conservazione migliore in base alle esigenze di analisi.

Raggruppare i dati

Il raggruppamento dei dati consente di ottenere informazioni più dettagliate per gestire i costi in modo efficace. È possibile suddividere i costi in base a dimensioni diverse, ad esempio reparti o progetti, consentendo di allocare in modo accurato i costi ai rispettivi stakeholder. Il raggruppamento dei dati promuove trasparenza, responsabilità e consapevolezza dei costi.

Raggruppare i dati sui costi in categorie significative, ad esempio risorse, servizi, ambienti, aree, reparti, progetti o team. Ad esempio, la comprensione della suddivisione dei costi a livello di risorsa e di servizio consente di prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse, sul ridimensionamento o persino sulla rimozione delle autorizzazioni. Quando si raggruppano i dati sui costi in base all'ambiente, ad esempio produzione, ripristino di emergenza o controllo della qualità, è possibile identificare le discrepanze dei costi e ottimizzare l'utilizzo delle risorse in base alle esigenze specifiche di ogni ambiente. Quando si raggruppano i dati del carico di lavoro, considerare le raccomandazioni seguenti:

  • Raccogliere dati sull'utilizzo e sui componenti. Raccogliere informazioni dettagliate sull'utilizzo e sui costi di ogni componente nel carico di lavoro. È possibile analizzare i costi da diverse angolazioni e ottenere informazioni dettagliate sulla suddivisione dei costi acquisendo questi dati.

  • Vedere dimensioni diverse. Suddividere le spese giornaliere in base alle dimensioni tecniche (ad esempio, tipi di risorse o categorie di servizi), dimensioni dell'organizzazione delle risorse (ad esempio, reparti o team) e dimensioni del modello aziendale (ad esempio, progetti o centri di costo). Questa suddivisione consente di analizzare i costi in base alle dimensioni più importanti per il problema o lo scenario specifico.

  • Applicare i metadati. I metadati possono essere usati per raggruppare i dati e generare report sui costi significativi. Consente di identificare le aree di costi elevati e implementare misure di responsabilità o strategie di ottimizzazione dei costi a livello di reparto o progetto. Usando i metadati, è possibile progettare un meccanismo per raggruppare i costi in modo che rifletta il modello aziendale principale dell'applicazione. Ad esempio, contrassegnare le risorse con identificatori di tenant anziché risorse condivise in una soluzione multi-tenant. La possibilità di pivot dei dati sui costi in base al modello di determinazione prezzi dell'applicazione può fornire informazioni chiave.

Generare report dei costi

Dopo aver raccolto i dati sui costi, è necessario usarli per generare report sui costi. I report sui costi offrono visibilità sulla spesa e facilitano l'analisi dei modelli di spesa del carico di lavoro. È possibile identificare le aree in cui è necessaria l'ottimizzazione dei costi e prendere decisioni informate per ottimizzare la spesa. I report sui costi consentono di allocare i costi a team, reparti o progetti diversi. Questa allocazione consente di comprendere la distribuzione e facilitare il chargeback accurato o lo showback.

Risolvere gli scenari comuni. Quando si generano report sui costi per i costi del carico di lavoro, si vuole essere in grado di risolvere i problemi comuni relativi ai costi. La raccolta di dati in aree di interesse comuni consente di garantire che i set di dati necessari, ad esempio i costi, le metriche e l'utilizzo, vengano interpretati in modo cooperativo. Le aree di interesse comuni includono:

  • Costi granulari: i report sui costi devono fornire informazioni sulla quantità allocata per utente e sul costo per dispositivo.

  • Utilizzo delle risorse: i report sui costi devono aiutare a valutare se le risorse correnti sono completamente usate e identificare i potenziali risparmi.

  • Soluzioni alternative: i report sui costi devono confrontare i costi e i potenziali risparmi della transizione a una nuova soluzione. Dovrebbero inoltre valutare la fattibilità del passaggio a una soluzione dinamica.

  • Ritorno sugli investimenti: i report sui costi devono aiutare a determinare quale percentuale di ricavi entra nel funzionamento del sistema. Se il sistema non aumenta i ricavi, è necessario misurare altre metriche del ROI.

  • Modelli di spesa: i report sui costi devono analizzare i modelli di spesa per identificare tendenze e modelli nei costi nel tempo. I modelli di spesa consentono di prendere decisioni informate sull'ottimizzazione dei costi e sulla pianificazione del budget.

Allinea agli standard di contabilità. I report sui costi devono soddisfare gli standard di contabilità interni. I sistemi comuni sono showback e chargeback. Showback riguarda la visibilità e il chargeback riguarda la responsabilità.

  • Showback fa riferimento a fornire visibilità sui costi in un'organizzazione senza caricare singoli team o reparti per i costi del cloud. È possibile usare i report sui costi per generare istruzioni showback che mostrano i costi sostenuti da ogni team o reparto. Ad esempio, il team di marketing ha usato $ 15.000, mentre il reparto di ingegneria ha sostenuto costi di $ 25.000 per una spesa combinata del carico di lavoro di $ 40.000. Showback fornisce a ogni reparto una suddivisione dei costi, consentendo a ogni team di esaminare e ottimizzare il consumo delle risorse. Questi report forniscono trasparenza e consentono agli stakeholder di comprendere l'utilizzo e i costi associati.

  • Il chargeback prevede la fatturazione di team o reparti interni per i rispettivi costi cloud in base all'utilizzo effettivo. Il chargeback è a doppio facet. È possibile caricare altri utenti e altri utenti in base al consumo di risorse e ai servizi di cui è stato eseguito il rendering. Ad esempio, il carico di lavoro usa servizi di sicurezza centralizzati. Per un mese, il team di sicurezza ha fatturato $ 10.000 per i loro servizi. Tuttavia, i reparti di vendita e marketing vengono addebitati rispettivamente 7.000 dollari e $8.000 per l'uso del carico di lavoro. Tutte le transazioni di chargeback, sia crediti che addebiti, sono integrate nel sink di dati di costo centralizzato. Il chargeback garantisce che ogni spesa sia registrata e incorporata nella gestione finanziaria dell'organizzazione. Offre una visione olistica e la promozione dell'ottimizzazione dei costi interdipartimentali.

Fornire report completi. I report sui costi devono includere il costo dei servizi cloud e dei fornitori. Il report deve includere i costi sostenuti (fatturati), i costi prepagati (ammortizzati), le tendenze, le previsioni, i crediti e la varianza dei costi. Nei sistemi di showback e chargeback i report sui costi devono includere gli elementi seguenti:

  • Costi sostenuti: i costi sostenuti fanno riferimento ai costi effettivi accumulati in base all'utilizzo a consumo. Questi costi vengono calcolati in base al consumo di risorse o servizi entro un periodo di fatturazione specifico.

  • Costi prepagati: i costi prepagati sono spese pagate in anticipo e vengono distribuite in un periodo di tempo specifico. Questi costi vengono in genere ammortizzati o allocati in modo uniforme sulla durata del periodo prepagato.

  • Tendenze: l'analisi delle tendenze dei costi comporta l'esame dei dati cronologici per identificare i modelli e le modifiche nella spesa nel tempo. Questa analisi consente di comprendere in che modo i costi fluttuano e identificano i fattori sottostanti.

  • Previsioni: le previsioni sui costi stimano le spese future in base ai dati cronologici e alle tendenze, consentendo di stimare i costi futuri e pianificare di conseguenza. Le previsioni possono essere generate usando varie tecniche, ad esempio algoritmi di Machine Learning.

  • Crediti: i provider di servizi spesso forniscono crediti (utilizzo gratuito) sui servizi. I report sui costi devono includere saldi di credito e utilizzo per comprendere correttamente le esigenze di spesa.

  • Varianza dei costi: la varianza dei costi in un report sui costi fa riferimento alla differenza tra i costi effettivi sostenuti e i costi previsti o preventivati. Consente di identificare le deviazioni dai costi pianificati e di comprendere i motivi dietro di essi.

Assegnare proprietari delle risorse

Ogni elemento di costo deve avere un singolo DRI (direttamente responsabile) come proprietario della risorsa. L'assegnazione di un proprietario di risorse a ogni elemento di costo garantisce una chiara responsabilità per i costi associati. Consente di identificare chi è responsabile della gestione e dell'ottimizzazione dell'utilizzo e del costo di risorse o servizi specifici. I proprietari delle risorse sono importanti per:

  • Allocazione dei costi: l'assegnazione di un proprietario di risorse a ogni elemento di costo consente un'allocazione accurata dei costi. I proprietari delle risorse garantiscono l'attribuzione dei costi ai team, ai reparti o ai progetti appropriati, semplificando la trasparenza finanziaria e la gestione del budget.

  • Comunicazione: l'assegnazione di proprietari di risorse promuove una comunicazione e una collaborazione efficaci all'interno di un team e di un'organizzazione del carico di lavoro. Semplifica le discussioni sulla gestione dei costi, incoraggia la condivisione delle procedure consigliate e consente ai proprietari delle risorse di collaborare per ottimizzare i costi collettivamente.

  • Decision-making: i proprietari delle risorse svolgono un ruolo fondamentale nel processo decisionale correlato al provisioning delle risorse, alla scalabilità e all'ottimizzazione. Hanno le informazioni dettagliate e la proprietà necessarie per prendere decisioni informate che si allineano agli obiettivi di ottimizzazione dei costi e agli obiettivi di ottimizzazione dei costi. I proprietari delle risorse possono monitorare e analizzare attivamente i costi associati alle risorse. Possono identificare le opportunità di risparmio dei costi, ottimizzare l'utilizzo delle risorse e prendere decisioni per controllare e ridurre i costi.

Esaminare i dati dei costi

Esaminare regolarmente la spesa rispetto al budget e al modello di costo con gli stakeholder. Le revisioni regolari consentono di identificare le tendenze dei costi, i outlier e le aree per l'ottimizzazione. È importante coinvolgere gli stakeholder come team di finanza, team operativi e responsabili delle decisioni in queste revisioni per promuovere iniziative di ottimizzazione dei costi. Le revisioni assicurano che i costi siano allineati alle aspettative e consentano le modifiche, se necessario. Monitorare le modifiche nei modelli di utilizzo, modificare le allocazioni delle risorse in base alle esigenze e implementare misure di risparmio dei costi in base all'analisi continua dei dati sui costi.

Analizzare i dati dei costi

Esaminare i dati sui costi raccolti dal carico di lavoro per ottenere informazioni dettagliate sui modelli di spesa. Le revisioni possono includere l'analisi dell'utilizzo delle risorse, l'identificazione dei driver di costo e la comprensione della distribuzione dei costi in diversi componenti del carico di lavoro. Si noti anche un aumento e una riduzione dei costi, ad esempio nei costi di calcolo e trasferimento di rete. Cercare aree in cui è possibile ottimizzare i costi senza sacrificare prestazioni o funzionalità. Ad esempio, identificare le risorse sottoutilizzate, le istanze di diritti o le funzionalità di risparmio dei costi fornite dal provider di servizi cloud.

Esaminare le scelte dell'architettura

Quando si esaminano le decisioni dell'architettura del carico di lavoro, è essenziale concentrarsi sulle implicazioni sui costi. L'uso di modelli alternativi o offerte native del cloud può causare un risparmio significativo sui costi. Scegliere la piattaforma come servizio (PaaS) o software come servizio (SaaS) sull'infrastruttura come servizio (IaaS) può essere più economico. Con PaaS, non solo le spese dell'infrastruttura fanno parte dei prezzi del servizio, ma la piattaforma semplifica anche il provisioning e la gestione di queste risorse sotto un costo unificato. Ad esempio, la distribuzione di una macchina virtuale di livello inferiore come jump box potrebbe introdurre costi aggiuntivi per l'archiviazione, la gestione del server e la configurazione IP pubblica. Al contrario, PaaS gestisce queste complessità, offrendo un costo consolidato che spesso include una sicurezza avanzata.

Automatizzare gli avvisi dei costi

L'implementazione di avvisi automatizzati può attivare le notifiche di budget alle soglie chiave. Questi avvisi possono essere configurati per informare gli stakeholder e le operazioni di ripristino di emergenza quando i costi superano i limiti predefiniti o quando sono presenti deviazioni significative dai modelli di spesa previsti. Gli avvisi di budget e gli avvisi di previsione sono due tipi diversi di avvisi di costo usati per l'automazione degli avvisi sui costi.

Usare gli avvisi di budget. Gli avvisi di budget consentono di impostare un importo del budget e definire le soglie per i costi effettivi. Quando i costi effettivi superano le soglie specificate, vengono attivati avvisi di budget. Questi avvisi consentono di monitorare la spesa e informare quando si sta avvicinando o si supera il budget. Gli avvisi di budget si basano sui costi effettivi accumulati. La spesa del carico di lavoro tende a variare. È consigliabile, almeno, impostare avvisi per il budget di destinazione ai costi previsti (100 per cento), spesa ideale (90 per cento) e minore di spesa ideale (110 per cento).

Usare gli avvisi di previsione. Gli avvisi di previsione forniscono notifiche avanzate quando è probabile che le tendenze di spesa superino il budget. Questi avvisi vengono generati in base alle stime dei costi previste. Quando il costo previsto supera la soglia impostata, vengono attivati avvisi di previsione. Gli avvisi di previsione consentono di prevedere potenziali sovraccarichi dei costi in modo da poter adottare misure proattive per controllare la spesa. È necessario impostare l'avviso di previsione al 110% del budget di destinazione.

Usare il rilevamento anomalie. Il rilevamento anomalie consente di identificare i modelli imprevisti o anomali nei dati dei costi, consentendo di rilevare e risolvere tempestivamente le anomalie dei costi. Usare le tecniche di rilevamento anomalie per identificare le deviazioni dalle baseline di tendenza, ad esempio picchi imprevisti o cadute nei costi e intraprendere azioni appropriate. È consigliabile ottimizzare il rilevamento anomalie per rilevare le fluttuazioni che i guardrail di spesa non possono o intermittentmente non impedire.

In base all'analisi delle anomalie dei costi, determinare le azioni necessarie per risolvere la situazione. I piani di azione possono comportare l'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse, il ridimensionamento delle macchine virtuali, l'implementazione di controlli Criteri di Azure o la modifica dei budget. È importante allineare le misure di controllo dei costi ai valori aziendali e ottenere le approvazioni necessarie per le modifiche al budget.

Implementare processi automatizzati per identificare e risolvere le varianza dei costi in tempo reale. Le opzioni includono la scalabilità automatica delle risorse, l'automazione degli arresti o la creazione di flussi di lavoro per l'analisi e la mitigazione delle anomalie dei costi. Stabilire indicatori di prestazioni chiave (INDICATORI KPI) per misurare l'accuratezza delle previsioni dei costi, dei costi rispetto al budget, del numero di anomalie impreviste e del tempo necessario per reagire agli avvisi di previsione. Esaminare regolarmente le previsioni, tenere traccia della varianza e garantire l'allineamento alle aspettative del budget.

Rischio: l'automazione della raccolta e della revisione dei dati sui costi può risparmiare tempo e sforzo. Tuttavia, basandosi esclusivamente sull'automazione potrebbe ignorare alcune opportunità di ottimizzazione dei costi che richiedono revisione e analisi manuali. Trovare il giusto equilibrio tra automazione e revisione manuale è fondamentale.

Facilitazione di Azure

Raccolta e raggruppamento dei dati sui costi: Azure offre servizi come Analisi dei costi e Azure Advisor che consentono di tenere traccia e analizzare la spesa e l'utilizzo di Azure. Questi servizi acquisisce i dati necessari per calcolare in modo accurato i costi. Usare i tag di Azure per raggruppare i costi per allinearsi a business unit, ambienti di progettazione e reparti costi diversi. I tag forniscono la visibilità necessaria per le aziende per gestire e allocare i costi in gruppi diversi.

Generazione di report sui costi: l'analisi dei costi offre report personalizzabili che forniscono informazioni dettagliate sui costi sostenuti, sui costi prepagati, sulle tendenze e sulle previsioni. Questi report possono essere personalizzati in base ai requisiti specifici e offrono una panoramica completa dei costi.

Revisione dei dati dei costi: Microsoft Power BI può essere utile per raccogliere ed esaminare i dati dei costi. Power BI offre una soluzione completa per la raccolta, la revisione e l'analisi dei dati dei costi. Consente di ottenere informazioni dettagliate, tenere traccia delle tendenze e ottimizzare i costi in modo efficace. Si integra con Gestione costi e consente di importare i dati dei costi in Power BI.

Per i set di dati di costo più piccoli, è possibile usare l'API Dettagli utilizzo per ottenere il recupero programmatico dei dati sui costi non elaborati e non aggregati che corrispondono alla fattura di Azure.

Revisione delle scelte di progettazione dell'architettura: Azure offre un'ampia gamma di risorse PaaS. Di seguito sono riportati alcuni esempi di casi in cui è possibile prendere in considerazione le opzioni PaaS:

Attività Uso
Ospitare un server Web Servizio app di Azure invece di configurare i server IIS.
Indicizzazione ed eseguire query su dati eterogenei Ricerca cognitiva di Azure invece di ElasticSearch.
Ospitare un server di database Azure offre molte opzioni SQL e no-SQL, ad esempio database SQL di Azure e Azure Cosmos DB.
Proteggere l'accesso alla macchina virtuale Azure Bastion anziché macchine virtuali come jump box.
Sicurezza di rete Firewall di Azure anziché appliance di rete virtuale.

Automazione degli avvisi: Gestione costi consente di configurare avvisi e azioni automatizzati in base alle soglie di spesa o ai budget. Questi avvisi possono attivare notifiche agli stakeholder quando i costi superano i limiti predefiniti o deviano dai modelli previsti. È consigliabile usare l'analisi dei costi per visualizzare e rispondere alle anomalie dei costi. Questa funzionalità può evidenziare picchi imprevisti o cali nei costi, consentendo l'analisi e l'azione tempestive.

Elenco di controllo per l'ottimizzazione dei costi

Fare riferimento al set completo di raccomandazioni.

Elenco di controllo per l'ottimizzazione dei costi