Migliorare la reputazione del mittente nel messaggio di posta elettronica di Servizi di comunicazione di Azure
Questo articolo descrive le procedure consigliate per il recapito tramite posta elettronica nelle comunicazioni business-to-consumer (B2C) e come usare i log di posta elettronica Servizi di comunicazione di Azure per facilitare la reputazione della posta elettronica. Questa guida completa offre informazioni dettagliate sull'ottimizzazione della gestione dei reclami tramite posta elettronica, sulla promozione di procedure di posta elettronica più integre e sulla ottimizzazione del successo del recapito tramite posta elettronica.
Gestione della reputazione del mittente e dei reclami tramite posta elettronica per migliorare il recapito tramite posta elettronica
Servizi di comunicazione di Azure offre funzionalità di posta elettronica che possono arricchire le comunicazioni dei clienti. Tuttavia, non c'è alcuna garanzia che i messaggi di posta elettronica inviati tramite la piattaforma atterrino nella posta in arrivo del cliente. Per identificare in modo proattivo ed evitare problemi di recapito, è necessario eseguire controlli della reputazione, ad esempio:
- Garantire una percentuale coerente e integra di messaggi di posta elettronica recapitati correttamente nel tempo.
- Analisi di dettagli specifici sugli errori di recapito della posta elettronica e sui rimbalzi.
- Monitoraggio di segnalazioni di spam e abusi.
- Gestione di un elenco contatti integro.
- Informazioni sul coinvolgimento degli utenti e sui posizionamento delle cartelle posta in arrivo.
- Comprendere i reclami dei clienti e fornire un processo semplice per rifiutare esplicitamente o annullare la sottoscrizione.
Per abilitare i log di posta elettronica e monitorare il recapito della posta elettronica, seguire la procedura descritta in Servizi di comunicazione di Azure log di posta elettronica.
Rimbalzi di posta elettronica: stati e tipi di recapito
I rimbalzi di posta elettronica indicano problemi con il corretto recapito di un messaggio di posta elettronica. Durante il processo di recapito della posta elettronica, le risposte SMTP forniscono i risultati seguenti:
Operazione riuscita (2xx): il provider del servizio di posta elettronica ha accettato il messaggio di posta elettronica. Tuttavia, questo risultato non garantisce che il messaggio di posta elettronica si trova nella posta in arrivo del cliente. Lo stato Recapitato indica il recapito del messaggio di posta elettronica.
Errore temporaneo (4xx): il provider del servizio di posta elettronica non può accettare il messaggio di posta elettronica al momento. Ma l'indirizzo del destinatario è ancora valido, consentendo tentativi futuri al recapito. Questo risultato è spesso chiamato rimbalzo morbido. La causa può essere vari fattori, ad esempio problemi di limitazione della frequenza o infrastruttura.
Errore permanente (5xx): il provider del servizio di posta elettronica ha rifiutato il messaggio di posta elettronica. Questo risultato è comunemente chiamato rimbalzo duro. Questo tipo di rimbalzo si verifica quando l'indirizzo di posta elettronica non esiste. Uno stato di recapito tramite posta elettronica di Bounced indica questo risultato.
In base alle definizioni RFC:
- Un rimbalzo fisso (errore permanente) si riferisce in modo specifico ai casi in cui l'indirizzo di posta elettronica non esiste.
- Un rimbalzo morbido comprende vari tipi di errori.
- Un rimbalzo della posta indesiderata si verifica in genere a causa di decisioni di criteri specifiche.
Queste procedure non sono sempre uniformi e standardizzate tra provider di servizi di posta elettronica.
Rimbalzi duri
I codici SMTP seguenti possono descrivere rimbalzi rigidi:
| Codice errore | Descrizione | Spiegazione |
|---|---|---|
| 521 | Il server non accetta la posta elettronica | Il server SMTP ha riscontrato un problema che impedisce di accettare la posta in arrivo. |
| 525 | Account utente disabilitato | L'account di posta elettronica dell'utente è stato disabilitato e non può ricevere messaggi di posta elettronica. |
| 550 | Cassetta postale non disponibile | La cassetta postale del destinatario non è disponibile per ricevere messaggi di posta elettronica. La cassetta postale potrebbe essere piena o potrebbe avere un problema temporaneo. |
| 553 | Nome cassetta postale non consentito | L'indirizzo di posta elettronica o il nome della cassetta postale del destinatario non sono validi oppure i criteri del sistema di posta elettronica non lo consentono. |
| 5.1.1 | Indirizzo cassetta postale di destinazione non valido | L'indirizzo della cassetta postale di destinazione non è valido o non esiste. Controllare l'indirizzo per errori di digitazione o formattazione. |
| 5.1.2 | Indirizzo del sistema di destinazione non valido | L'indirizzo del sistema di destinazione non è valido o non esiste. Controllare il dominio di posta elettronica o il sistema del destinatario per individuare errori o errori di digitazioni. Verificare che il dominio o il sistema sia configurato correttamente. |
| 5.1.3 | Sintassi dell'indirizzo della cassetta postale di destinazione non valida | La sintassi dell'indirizzo della cassetta postale di destinazione non è corretta. Controllare l'indirizzo di posta elettronica del destinatario per individuare errori di formattazione o caratteri non validi. Verificare che l'indirizzo segua la sintassi corretta. |
| 5.1.4 | Indirizzo cassetta postale di destinazione ambiguo | L'indirizzo di posta elettronica del destinatario non è univoco e corrisponde a più destinatari. Controllare l'indirizzo di posta elettronica per ottenere l'accuratezza e specificare un indirizzo univoco. |
| 5.1.6 | Cassetta postale di destinazione spostata | La cassetta postale del destinatario è stata spostata in un percorso o un server diverso. Controllare il nuovo indirizzo della cassetta postale del destinatario per il recapito dei messaggi. |
| 5.1.9 | Sistema di destinazione non conforme | Il sistema di posta elettronica del destinatario non è configurato in base ai protocolli standard. Contattare l'amministratore di sistema per risolvere il problema. |
| 5.1.10 | Indirizzo di destinazione NULL MX | Il dominio di posta elettronica del destinatario non dispone di un record MX (Mail Exchange) valido. Contattare l'amministratore di dominio per correggere la configurazione dns (Domain Name System). |
| 5.2.1 | Cassetta postale di destinazione disabilitata | La cassetta postale del destinatario è disabilitata, impedendo il recapito dei messaggi. Contattare il destinatario per abilitare la cassetta postale. |
| 5.2.1 | Problema di espansione della lista di distribuzione | La cassetta postale di destinazione è una lista di distribuzione e l'espansione non è riuscita. Per risolvere il problema, contattare l'amministratore della lista di distribuzione. |
| 5.3.2 | Sistema di destinazione che non accetta messaggi | Il server di posta elettronica del destinatario non accetta attualmente messaggi. Provare a inviare nuovamente il messaggio di posta elettronica in un secondo momento. |
| 5.4.1 | Indirizzo destinatario rifiutato | Il server di posta elettronica del destinatario ha rifiutato il messaggio. Controllare l'indirizzo di posta elettronica del destinatario per verificare l'accuratezza e la formattazione corretta. |
| 5.4.4 | Non è possibile instradare | Il messaggio non può essere indirizzato al server del destinatario. Verificare le impostazioni del dominio e del server di posta elettronica del destinatario. |
| 5.4.6 | Ciclo di routing rilevato | Il server di posta elettronica ha rilevato un ciclo di routing durante il tentativo di recapitare il messaggio. Contattare l'amministratore di sistema per risolvere il ciclo. |
| 5.7.13 | Account utente disabilitato | L'account di posta elettronica del destinatario è stato disabilitato e il server di posta elettronica non accetta messaggi per tale account. Il provider di servizi di posta potrebbe aver disattivato o sospeso l'indirizzo di posta elettronica del destinatario, rendendo l'indirizzo inaccessibile per la ricezione di messaggi di posta elettronica. In alternativa, l'utente o l'organizzazione ha scelto di disabilitare l'account di posta elettronica. |
| 5.4.310 | Dominio DNS non esistente | Il dominio di posta elettronica del destinatario non esiste o ha una configurazione DNS non corretta. Verificare le impostazioni DNS del dominio. |
L'invio di messaggi di posta elettronica ripetutamente agli indirizzi che non esistono possono influire significativamente sulla reputazione del mittente. È fondamentale intervenire rimuovendo tempestivamente tali indirizzi dall'elenco contatti e gestendo diligentemente un elenco di contatti integro.
Codici di errore per rimbalzi flessibili
Monitorare attentamente i rimbalzi flessibili (errori temporanei) quando si invia un messaggio di posta elettronica. Un volume elevato di rimbalzi flessibili può indicare un potenziale problema di reputazione. I provider di servizi di posta elettronica potrebbero rallentare il recapito della posta elettronica.
I codici SMTP seguenti possono descrivere rimbalzi flessibili:
| Codice errore | Descrizione | Spiegazione |
|---|---|---|
| 551 | Utente non locale, prova percorso alternativo | Il dominio di posta elettronica del destinatario non è locale nel sistema di posta elettronica. Il sistema deve provare un percorso alternativo per recapitare il messaggio di posta elettronica. |
| 552 | Allocazione Archiviazione superata | L'account di posta elettronica del destinatario ha raggiunto il limite di archiviazione. Chiedere al destinatario di liberare spazio per ricevere nuovi messaggi di posta elettronica. |
| 554 | Transazione non riuscita | Transazione di posta elettronica non riuscita per un motivo non specificato. Analizzare per determinare la causa dell'errore. |
| 5.2.2 | Cassetta postale di destinazione completa | La cassetta postale del destinatario ha raggiunto il limite di archiviazione. Il destinatario deve liberare spazio per ricevere nuovi messaggi di posta elettronica. |
| 5.2.3 | La lunghezza del messaggio supera il limite Amministrazione istrativo | La lunghezza del messaggio supera il limite nel sistema di posta elettronica del destinatario. Ridurre la lunghezza del messaggio al di sotto del limite. |
| 5.2.121 | Limite di ricezione destinatario per ora superato | Il sistema di posta elettronica del destinatario supera il limite per il numero di messaggi di posta elettronica che può ricevere all'ora. Provare a inviare il messaggio di posta elettronica in un secondo momento. |
| 5.2.122 | Limite di ricezione destinatario per ora superato | Il sistema di posta elettronica del destinatario ha raggiunto il limite di ricezione oraria. Provare a inviare il messaggio di posta elettronica in un secondo momento. |
| 5.3.1 | Sistema di posta di destinazione completo | Il sistema di posta elettronica del destinatario è pieno e non può accettare nuovi messaggi di posta elettronica. |
| 5.3.3 | Funzionalità non supportata nel sistema di destinazione | Il sistema di posta elettronica del destinatario non supporta una funzionalità specifica necessaria per il recapito riuscito. |
| 5.3.4 | Messaggio troppo grande per il sistema di destinazione | La dimensione del messaggio supera il limite nel sistema di posta elettronica del destinatario. Controllare le dimensioni del messaggio di posta elettronica e valutare la compressione o la suddivisione. |
| 5.5.3 | Troppi destinatari | Il messaggio di posta elettronica ha troppi destinatari e il sistema di posta elettronica di un destinatario non può elaborarlo. Il sistema di posta elettronica del destinatario potrebbe avere un limite al numero di destinatari per ogni messaggio di posta elettronica. Provare a ridurre il numero di destinatari. |
| 5.6.1 | Supporto non supportato | Il sistema di posta elettronica del destinatario non supporta il formato multimediale del messaggio di posta elettronica. Convertire il formato multimediale in un formato compatibile. |
| 5.6.2 | Conversione obbligatoria e non consentita | Il formato o il contenuto del messaggio di posta elettronica richiede la conversione, ma il sistema di posta elettronica del destinatario non può eseguire la conversione. |
| 5.6.3 | Conversione obbligatoria ma non supportata | Il formato o il contenuto del messaggio di posta elettronica richiede la conversione, ma il sistema di posta elettronica del destinatario non supporta la conversione. |
| 5.6.5 | Conversione non riuscita | Il sistema di posta elettronica del destinatario non è riuscito a convertire il formato o il contenuto del messaggio di posta elettronica. Controllare il contenuto del messaggio di posta elettronica e riprovare. |
| 5.6.6 | Contenuto del messaggio non disponibile | Il sistema di posta elettronica del destinatario non può accedere al contenuto del messaggio di posta elettronica. Controllare il contenuto e gli allegati del messaggio di posta elettronica per verificare la presenza di danneggiamento o compatibilità. |
| 5.6.11 | Caratteri non validi | Il messaggio di posta elettronica contiene caratteri non validi che il sistema di posta elettronica del destinatario non può elaborare. Rimuovere eventuali caratteri non validi dal contenuto o dalla riga dell'oggetto e inviare nuovamente il messaggio di posta elettronica. |
| 5.7.1 | Recapito non autorizzato, messaggio rifiutato | Il sistema di posta elettronica del destinatario ha rifiutato di accettare il messaggio perché non è autorizzato a ricevere il messaggio. Contattare l'amministratore di sistema per risolvere il problema. |
| 5.7.2 | Espansione della lista di distribuzione vietata | Il sistema di posta elettronica del destinatario non consente l'espansione delle liste di distribuzione. Contattare l'amministratore di sistema. |
| 5.7.12 | Mittente non autenticato dall'organizzazione | L'organizzazione del destinatario richiede l'autenticazione del mittente. Verificare le impostazioni di autenticazione. |
| 5.7.15 | Livello di priorità troppo basso | Il livello di priorità del messaggio di posta elettronica è troppo basso perché il sistema di posta elettronica del destinatario lo accetti. Il sistema di posta elettronica del destinatario potrebbe avere restrizioni sull'accettazione di messaggi di posta elettronica con priorità bassa. Prendere in considerazione l'aumento del livello di priorità del messaggio di posta elettronica. |
| 5.7.16 | Messaggio troppo grande per la priorità specificata | La dimensione del messaggio supera il limite specificato dal sistema di posta elettronica del destinatario per il livello di priorità. Controllare le impostazioni relative alle dimensioni e alla priorità del messaggio di posta elettronica. |
| 5.7.17 | Il proprietario della cassetta postale è stato modificato | Il proprietario della cassetta postale del destinatario è stato modificato, causando problemi di recapito dei messaggi. Verificare la proprietà della cassetta postale e contattare il proprietario della cassetta postale. |
| 5.7.18 | Il proprietario del dominio è stato modificato | Il proprietario del dominio di posta elettronica del destinatario è stato modificato, causando problemi di recapito dei messaggi. Verificare la proprietà del dominio e contattare il proprietario del dominio. |
| 5.7.19 | Non è possibile completare il test Rrvs | Il test RRVS (Recipient Rate Validity System) non può essere completato nel sistema di posta elettronica del destinatario. Contattare l'amministratore di sistema. |
| 5.7.20 | Nessuna firma Dkim passata trovata | Il sistema di posta elettronica del destinatario non ha trovato firme DKIM (Domain Keys Identified Mail) per il messaggio di posta elettronica. Verificare la configurazione e la firma DKIM sul lato. |
| 5.7.21 | Nessuna firma Dkim accettabile trovata | Il sistema di posta elettronica del destinatario non ha trovato firme DKIM accettabili per il messaggio di posta elettronica. Verificare la configurazione e la firma DKIM sul lato. |
| 5.7.22 | Nessuna firma Dkim corrispondente valida trovata | Il sistema di posta elettronica del destinatario non ha trovato firme DKIM valide corrispondenti all'autore per il messaggio di posta elettronica. Verificare la configurazione e la firma DKIM sul lato. |
| 5.7.23 | Convalida SPF non riuscita | La convalida SPF (Sender Policy Framework) del messaggio di posta elettronica del destinatario non è riuscita. Controllare i record SPF e la configurazione del server di posta elettronica. |
| 5.7.24 | Errore di convalida SPF | Il sistema di posta elettronica del destinatario ha rilevato un errore di convalida SPF. Verificare i record SPF e la configurazione del server di posta elettronica. |
| 5.7.25 | Convalida DNS inversa non riuscita | Il messaggio di posta elettronica non ha superato la convalida DNS inversa nel sistema di posta elettronica del destinatario. Verificare le impostazioni DNS inversi. |
| 5.7.26 | Più controlli di autenticazione non riusciti | Il messaggio di posta elettronica non è riuscito a eseguire più controlli di autenticazione nel sistema di posta elettronica del destinatario. Esaminare le impostazioni e i metodi di autenticazione. |
| 5.7.27 | indirizzo mittente ha null MX | Il dominio di posta elettronica non ha un record MX valido. Contattare l'amministratore di dominio per correggere la configurazione DNS. |
| 5.7.28 | Rilevata alluvione posta | Il sistema di posta elettronica del destinatario ha rilevato un'inondazione della posta. Controllare il traffico di posta elettronica e identificare la causa dell'inondazione. |
| 5.7.29 | Errore di convalida arc | Il messaggio di posta elettronica non è riuscito a convalida autenticare la catena ricevuta (ARC) nel sistema di posta elettronica del destinatario. Verificare la firma ARC sul lato. |
| 5.7.30 | Richiedere il supporto TLS necessario | Il sistema di posta elettronica del destinatario richiede il supporto TLS (Transport Layer Security) per la trasmissione sicura della posta elettronica. Assicurarsi che il sistema supporti TLS. |
| 5.7.51 | Attribuzione in ingresso del tenant | Il sistema di posta elettronica del destinatario attributi il messaggio di posta elettronica in ingresso a un tenant specifico. Controllare le informazioni sul mittente del messaggio di posta elettronica e l'attribuzione del tenant. |
Elenco di eliminazione gestita
Servizi di comunicazione di Azure offre una funzionalità denominata elenco di eliminazione gestita, che può svolgere un ruolo fondamentale nella protezione e nel mantenimento della reputazione del mittente.
La cache degli elenchi di eliminazione tiene traccia degli indirizzi di posta elettronica che hanno riscontrato un rimbalzo duro per tutti i messaggi di posta elettronica inviati tramite Servizi di comunicazione di Azure. Ogni volta che un recapito della posta elettronica ha esito negativo con uno dei codici di errore specificati, l'indirizzo di posta elettronica viene aggiunto all'elenco di eliminazione gestito internamente, che si estende sulla piattaforma Azure e viene gestito a livello globale.
Ecco il ciclo di vita degli indirizzi di posta elettronica eliminati:
Eliminazione iniziale: quando Servizi di comunicazione di Azure incontra un rimbalzo fisso con un indirizzo di posta elettronica per la prima volta, aggiunge l'indirizzo all'elenco di eliminazione gestito per 24 ore.
Eliminazione progressiva: se lo stesso indirizzo di posta elettronica del destinatario non valido viene visualizzato nuovamente in eventuali messaggi di posta elettronica successivi inviati alla piattaforma entro il periodo iniziale di 24 ore, viene eliminato automaticamente dal recapito e il tempo di memorizzazione nella cache viene esteso a 48 ore. Per le occorrenze successive, il tempo della cache aumenta progressivamente a 96 ore, quindi 7 giorni e raggiunge infine una durata massima di 14 giorni.
Processo di rimozione automatica: gli indirizzi di posta elettronica vengono rimossi automaticamente dall'elenco di eliminazione gestita quando non vengono inviate richieste di posta elettronica allo stesso destinatario entro l'intervallo di tempo di lease designato. Dopo la scadenza del periodo di lease, l'indirizzo di posta elettronica viene rimosso dall'elenco. Se vengono inviati nuovi messaggi di posta elettronica allo stesso destinatario non valido, Servizi di comunicazione di Azure avvia un nuovo ciclo effettuando un altro tentativo di recapito.
Rilascio: se un indirizzo di posta elettronica è in fase di lease, eventuali altri messaggi inviati a tale indirizzo del destinatario vengono eliminati fino alla scadenza del lease dell'indirizzo o rimossi dall'elenco di eliminazione gestita. Lo stato di recapito per questa richiesta di posta elettronica viene eliminato nei log di posta elettronica.
Gli indirizzi di posta elettronica possono rimanere nell'elenco di eliminazione gestita per un massimo di 14 giorni. Questa misura proattiva consente di proteggere la reputazione del mittente e protegge l'utente dagli effetti negativi dell'invio ripetuto di messaggi di posta elettronica a indirizzi non validi. Tuttavia, è consigliabile intervenire sugli stati di mancato recapito e pulire regolarmente l'elenco contatti per mantenere prestazioni ottimali di recapito della posta elettronica.
Errori di recapito della posta elettronica asincrona e correlati alla reputazione
Alcuni provider di servizi di posta elettronica generano rimbalzi di posta elettronica da problemi di reputazione. Questi rimbalzi sono spesso classificati come posta indesiderata e abusi correlati, a causa di problemi di reputazione o contenuti specifici. I messaggi di mancato recapito possono includere URL nelle pagine Web che forniscono ulteriori spiegazioni per i rimbalzi, per comprendere il motivo dell'errore di recapito e abilitare l'azione appropriata.
Oltre ai rimbalzi a livello SMTP, i rimbalzi potrebbero verificarsi dopo che il server di ricezione accetta un messaggio. Inizialmente, la risposta del provider di servizi di posta elettronica potrebbe suggerire il recapito corretto della posta elettronica. Ma in seguito, il provider invia una risposta di rimbalzo.
Questi rimbalzi asincroni vengono in genere indirizzati all'indirizzo del percorso restituito indicato nel payload di posta elettronica. Tenere presente questi rimbalzi asincroni e gestirli di conseguenza per mantenere prestazioni ottimali per il recapito della posta elettronica.
Rifiutare esplicitamente o annullare la sottoscrizione per la gestione
Comprendere l'interesse dei clienti nella comunicazione tramite posta elettronica e monitorare le richieste di rifiuto esplicito o annullamento della sottoscrizione sono aspetti fondamentali per mantenere una reputazione positiva del mittente. Sia che si disponga di un processo manuale o automatizzato per la gestione delle richieste di annullamento della sottoscrizione, è importante fornire un collegamento Annulla sottoscrizione nel payload di posta elettronica inviato. Quando i destinatari decidono di non ricevere ulteriori messaggi di posta elettronica, possono selezionare il collegamento Annulla sottoscrizione e rimuovere l'indirizzo di posta elettronica dalla lista di distribuzione.
La funzionalità dei collegamenti e delle istruzioni nel messaggio di posta elettronica è fondamentale. Devono funzionare correttamente e informare tempestivamente la lista di distribuzione dell'applicazione per rimuovere il contatto dall'elenco appropriato.
Un meccanismo di annullamento della sottoscrizione deve essere esplicito e trasparente dal punto di vista del sottoscrittore. Deve garantire che gli utenti conoscano esattamente i messaggi da cui stanno annullando la sottoscrizione.
Quando gli utenti sono iscritti a più elenchi nell'organizzazione, è consigliabile offrire agli utenti un centro preferenze che offre loro la possibilità di annullare la sottoscrizione da più elenchi. Questo processo impedisce la sottoscrizione accidentale e consente agli utenti di gestire in modo efficace le preferenze di consenso esplicito e rifiuto esplicito tramite il processo di gestione della sottoscrizione.
Passaggi successivi
- Procedure consigliate per l'implementazione di DMARC
- Risolvere i problemi relativi all'implementazione DMARC
- Domini di posta elettronica e autenticazione del mittente per Servizi di comunicazione di Azure
- Creare e gestire una risorsa di comunicazione tramite posta elettronica in Servizi di comunicazione di Azure
- Connessione un dominio di posta elettronica verificato in Servizi di comunicazione di Azure
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