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Office 원격 분석 대시보드를 사용하여 조직에 중요한 문서 파악

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최초 문서 게시일: 2012년 8월 7일 화요일

게시물 작성자: Makoto Yamagishi, Office 솔루션 관리 팀의 프로그램 관리자

지난 블로그 게시물에서는 권장되는 Office 호환성 프로세스와 Office 원격 분석 대시보드를 소개했습니다. Office 호환성 프로세스의 핵심 부분은 만일의 경우를 대비하여 보관되는 문서와 솔루션이 아니라 정말로 중요하고 일상적으로 사용되는 문서와 솔루션을 파악하는 것입니다. 이 게시물에서는 IT 전문가들이 Office 원격 분석 대시보드를 사용하여 조직에 중요한 문서를 파악하는 방법을 살펴보겠습니다.

업무상 중요한 솔루션 파악

이 섹션에서는 현대적인 Office 호환성 프로세스의 첫 번째 두 단계를 다룹니다.

1단계 데이터 수집: 먼저 최종 사용자로부터 실제 문서 및 추가 기능 사용 현황과 메타데이터를 수집합니다.
2단계 데이터 분석: Office를 배포하는 첫 날부터 바로 사용해야 하는 업무상 중요한 문서 및 추가 기능을 파악합니다.

Office 2013의 Office 원격 분석은 Office 2003 이상을 실행하는 모든 PC에서 열려 있는 Office 문서와 로드되는 추가 기능에 대한 정보를 수집할 수 있습니다. 회사에서 가장 자주 사용되는 문서와 추가 기능이 Office 원격 분석 대시보드에 표시됩니다. 기본 보기에서 분석을 시작할 수 있습니다. 버블링이 가장 많은 문서와 추가 기능이 가장 위에 표시되어 정렬되며, 일반적으로 이러한 자주 사용되는 문서와 추가 기능이 업무상 중요한 것으로 우선 고려해야 할 대상입니다.

아래 스크린샷에는 자주 사용되는 문서가 원격 분석 대시보드에 어떻게 표시되는지 나와 있습니다.

많이 사용한다고 해서 반드시 중요한 것은 아닙니다. 많은 사람들이 사용하는 일반적인 문서 이름이 있을 수 있기 때문입니다. 원격 분석 대시보드는 분석에 도움을 주는 몇 가지 기능을 제공합니다.

사용자 수가 들어 있는 셀을 클릭하면 보기를 드릴스루하여 각 문서 또는 추가 기능에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다. 파일을 사용하고 있는 사용자, 이들이 파일을 연 위치와 시간을 확인할 수 있습니다. 이러한 모든 정보를 바탕으로 파일이 실제로 공유되고 있는지 여부와 누가 문서를 소유하고 있는지, 그리고 해당 문서에 특별한 주의를 기울여야 하는지 여부를 파악할 수 있습니다.

아래 스크린샷에는 Prototype Setup Tasks.xls라는 이름을 가진 모든 파일에 대한 세부 정보가 나와 있습니다.

원격 분석 에이전트는 Office 2013뿐만 아니라 Office 2003, Office 2007, Office 2010에서도 데이터를 수집하므로 Office 버전별로 구분하여 사용자 수를 확인할 수 있습니다. Excel 그룹화 기능의 더하기(+) 기호를 사용하면 보기를 확장하여 문서 또는 추가 기능이 특정 버전의 Office에서만 사용되고 있는지 여부를 확인할 수 있습니다. 아래 스크린샷에 이러한 더하기 기호가 강조 표시되어 있습니다.

Microsoft Office는 여러 문서, 서식 있는 템플릿 및 추가 기능을 기본적으로 설치하며, 때때로 급하게 파일을 저장하느라 기본 파일 이름을 사용하는 사람들이 있어 인벤토리에 Book1.xlsx 및 Document1.docx와 같은 파일이 넘쳐날 수 있습니다. 고유한 문서와 추가 기능만 중점적으로 보려면 ‘제공된 서식(Built-in)’ 열(아래 스크린샷에서 원으로 둘러싸 있음)을 통해, Microsoft에서 제공하는 파일이나 기본 파일 이름을 사용하는 파일을 필터링하여 제외할 수 있습니다.

 

이 게시물에서는 Office 원격 분석을 통해 조직에서 가장 많이 사용하는 파일과 그러한 파일이 사용되는 방식에 대한 자세한 정보를 확인하는 방법을 보여 드렸습니다.

이 게시물을 읽어 주셔서 감사합니다! 후속 게시물 시리즈에서는 Office 원격 분석의 각 기능, 배포 단계 또는 팁 및 모범 사례에 대한 자세한 정보를 다루려고 합니다. 관심 있는 경우 새로운 Office에 대한 고객 프리뷰를 통해 이 기능을 평가해 보실 수 있습니다. 또한 TechNet(영문일 수 있음)에서 자세한 배포 가이드를 찾으실 수 있습니다. 추가 TechNet 문서도 계획 중입니다.

 

 

 

 

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Using Office Telemetry Dashboard to understand what documents are important in your organization를 참조하십시오.