Outlook 2010 ou comment survivre dans un déluge de mails (et mieux les gérer)

Nous allons découvrir ensemble quelques grandes nouveautés d’Outlook 2010, en utilisant pour cela la Technical Preview d’Office 2010.

Commençons par… le Ruban ! et oui, Outlook 2007 ne disposait pas encore du ruban dans l’application principale (on pouvait voir le ruban dans les fenêtres de lecture / création de messages, car c’est en fait Word qui est l’éditeur d’ Outlook) : c’est maintenant corrigé. Outlook 2010 dispose maintenant du ruban Office afin d’améliorer son interface utilisateur.

Vous aviez l’habitude de traiter vos mails de manière chronologique : l’utilisation par défaut dans Outlook est celle de l’empilement des mails au fur et à mesure que ceux-ci arrivent dans votre boite aux lettres.

Ce qui donne à peu près ceci… j’ai 93 mails dans ma boite.

Ce que me montre Outlook dans l’onglet “View” est bien une présentation de type chronologique (le dernier mail arrivé s’empile en haut de la liste)

Maintenant, changeons les règles du jeu, et passons en vue par conversation. Pour cela, rien de plus simple : il suffit de cliquer sur le bouton conversation dans l’interface.

et voici à quoi va ressembler votre boite aux lettres après cette manipulation :

On passe donc d’une liste qui aurait demandé 2 écrans complets pour pouvoir être lue à une liste de mails de juste 13… mais 13 quoi exactement ? ce ne sont plus des mails qui s’empilent, mais des sujets de conversation ! Les 93 mails initiaux sont toujours là, ils ont juste été réorganisés par sujets !

En sélectionnant un sujet et en cliquant dessus, l’ensemble des messages qui se raccrochent à ce même sujet apparaissent. Ils sont classés sous le dernier mail qui devient le sujet de la conversation.

Avec ce mode de visualisation, il devient beaucoup plus simple de gérer des dizaines et des dizaines de mails par jour : leur présentation est beaucoup plus simple à appréhender.

Mais ce n’est pas tout… 2 nouvelles fonctionnalités font leur apparition afin de vous aider à mieux gérer le déluge de mails quotidiens :-)

Une nouvelle fonction permet de nettoyer (clean up) un fil de conversations sur un sujet de tout ce qui est superflu. Ici, Outlook ne va garder que les embranchements principaux des conversations, et non pas toutes les réponses (qui sont, de toute façon, stockées dans l’historique du texte, donc elles ne sont pas perdues !). Ce simple nettoyage permet souvent de gagner beaucoup de place et d’éliminer les mails superflus dans la conversation. Ceux-ci ne sont pas “éliminés” purement et simplement, ils sont stockés dans la poubelle (on peut toujours les récupérer, au cas où).

Autre nouveauté pour aider à gérer ses mails : la possibilité de sortir purement et simplement d’une conversation ! Vous avez du déjà vivre ces '”tempêtes de mail” dans lesquelles un mail totalement “hors sujet” part sur une liste de diffusion… et où chacun commence à demander à ne pas le mettre en destinataire d’un sujet qui ne le concerne pas… et où tout le monde finit par recevoir des dizaines de mails totalement hors sujet dans sa boite. Le bouton “Ignore” va tout simplement vous permettre de sortir volontairement d’une conversation. Tout mail en réponse sur ce sujet sera automatiquement mis dans votre poubelle, et vous ne serez pas ennuyés par celui-ci.

Simple, efficace… il fallait y penser, non ?

Jérôme Loridan

Chef de produit Office