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Informazioni sulla conservazione per le app Copilot & per intelligenza artificiale

  • Articolo

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Nota

In precedenza, i messaggi provenienti da Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot venivano inclusi automaticamente nel percorso dei criteri di conservazione denominato Chat di Teams e Interazioni copilot perché venivano conservati ed eliminati usando gli stessi meccanismi. Gli utenti non devono usare Teams per applicare i criteri di conservazione a Copilot.

A partire da novembre 2024, i criteri di conservazione per le interazioni copilot sono separati dalle chat di Teams e i criteri appena creati usano le posizioni seguenti:

  • esperienze Microsoft Copilot
    • Microsoft 365 Copilots
    • Copilot Studio
  • App per intelligenza artificiale aziendali
    • ChatGPT Enterprise

Le informazioni contenute in questo articolo integrano Informazioni sulla conservazione perché contengono informazioni specifiche per le interazioni con Copilot & app per intelligenza artificiale.

Per altri carichi di lavoro, vedere:

Per altre informazioni sull'integrazione di Microsoft Purview con Copilot & app per intelligenza artificiale, vedere Protezione della sicurezza dei dati e della conformità di Microsoft Purview per le app generative di intelligenza artificiale.

Consiglio

Se non si è cliente E5, usa la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sui termini di registrazione e prova.

Cosa è incluso per la conservazione e l'eliminazione

I criteri di conservazione per le app per intelligenza artificiale includono le richieste degli utenti a Copilot & altre app generative per intelligenza artificiale e le risposte agli utenti. Questi messaggi possono essere conservati ed eliminati per motivi di conformità.

Le richieste utente includono testo digitato dall'utente e la selezione di richieste di app per intelligenza artificiale acquisite come messaggio prepopolato. Le risposte alle app per intelligenza artificiale includono testo, collegamenti e riferimenti. Poiché i messaggi per indicare che una risposta è in corso non hanno valore aziendale, questi messaggi non vengono acquisiti.

Funzionamento della conservazione con le app per intelligenza artificiale

Usare questa sezione per comprendere in che modo i requisiti di conformità vengono soddisfatti dall'archiviazione back-end e dai processi e devono essere verificati dagli strumenti di eDiscovery anziché dai messaggi attualmente visibili nelle app per intelligenza artificiale, ad esempio Copilot.

È possibile usare un criterio di conservazione per conservare i dati dai messaggi in Copilot o in un'altra app per intelligenza artificiale ed eliminare tali messaggi. Nel frattempo, le cassette postali di Exchange vengono usate per archiviare e i dati copiati di questi messaggi. I dati dei messaggi generativi di intelligenza artificiale vengono archiviati in una cartella nascosta nella cassetta postale dell'utente che esegue l'app per l'intelligenza artificiale. Questa cartella nascosta non è progettata per essere accessibile direttamente agli utenti o agli amministratori, ma archivia invece i dati che gli amministratori della conformità possono cercare con gli strumenti di eDiscovery.

La cassetta postale di Exchange per la conservazione di questi messaggi ha l'attributo RecipientTypeDetails di UserMailbox, che archivia anche i dati dei messaggi per i canali privati di Teams e gli utenti di Teams basati sul cloud.

Dopo aver configurato i criteri di conservazione per le interazioni con le app di intelligenza artificiale, un processo timer del servizio Exchange valuta periodicamente gli elementi nella cartella delle cassette postali nascoste in cui vengono archiviati questi messaggi. L'esecuzione del processo timer richiede in genere da 1 a 7 giorni. Quando questi elementi sono scaduti nel periodo di conservazione, vengono spostati nella cartella SubstrateHolds, un'altra cartella nascosta presente in ogni cassetta postale utente per archiviare gli elementi "eliminati temporaneamente" prima che vengano eliminati definitivamente.

I messaggi rimangono nella cartella SubstrateHolds per almeno 1 giorno e quindi, se sono idonei per l'eliminazione, il processo timer li elimina definitivamente alla successiva esecuzione.

Importante

A causa del primo principio di conservazione e poiché i messaggi dell'app di intelligenza artificiale vengono archiviati nelle cassette postali Exchange Online, l'eliminazione permanente dalla cartella SubstrateHolds viene sempre sospesa se la cassetta postale è interessata da un altro criterio di conservazione per la stessa posizione, blocco per controversia legale, blocco posticipato o se alla cassetta postale viene applicato un blocco di eDiscovery per motivi legali o investigativi.

Dopo aver configurato un criterio di conservazione, i percorsi tracciati dal contenuto dipendono dal fatto che i criteri di conservazione vengano conservati e quindi eliminati, solo per conservare o eliminare solo.

Quando i criteri di conservazione devono essere conservati e quindi eliminati, usare Microsoft Copilot e Microsoft 365 Copilot come esempio:

Diagramma del flusso di conservazione per i messaggi dalle interazioni con le app per intelligenza artificiale.

Nella maggior parte degli scenari questi messaggi non vengono rimossi. Ad esempio, rimangono ma sono nascosti quando gli utenti chiudono una finestra di chat o chiudono l'app. Tuttavia, i messaggi Copilot vengono rimossi negli scenari seguenti:

Per i due percorsi nel diagramma:

  1. Se i messaggi vengono rimossi dall'app di intelligenza artificiale, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds in cui rimane per almeno 1 giorno. Alla scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer, in genere da 1 a 7 giorni.

  2. Se i messaggi rimangono nell'app di intelligenza artificiale dopo la scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Quando il messaggio si trova nella cartella SubstrateHolds, viene archiviato in questa cartella per almeno 1 giorno e quindi viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer, in genere da 1 a 7 giorni.

Nota

Gli strumenti di eDiscovery consentono di eseguire ricerche nei messaggi archiviati nelle cassette postali, incluse le cartelle nascoste. Finché i messaggi non vengono eliminati definitivamente dalla cartella SubstrateHolds, rimangono disponibili per la ricerca tramite gli strumenti di eDiscovery.

Quando il periodo di conservazione scade e copia un messaggio nella cartella SubstrateHolds, viene comunicata un'operazione di eliminazione al servizio back-end per Copilot, che inoltra quindi la stessa operazione all'app utente con Copilot. I ritardi nella comunicazione o nella memorizzazione nella cache possono spiegare perché, per un breve periodo di tempo, gli utenti continuano a visualizzare questi messaggi in Copilot.

Importante

I messaggi visibili nelle app di intelligenza artificiale non riflettono accuratamente se vengono conservati o eliminati definitivamente per i requisiti di conformità.

Quando il criterio di conservazione è Conserva solo, o Elimina solo, i percorsi del contenuto sono varianti di Conserva ed Elimina.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Conserva solo

  1. Se i messaggi vengono rimossi dall'app di intelligenza artificiale , il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds dopo la scadenza del periodo di conservazione. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Se i criteri di conservazione sono configurati per conservarsi in modo permanente, l'elemento rimane in questa cartella. Se il criterio di conservazione ha una data di fine per il periodo di conservazione e scade, il messaggio viene eliminato definitivamente la prossima volta che viene eseguito il processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

  2. Se i messaggi rimangono nell'app di intelligenza artificiale dopo la scadenza del periodo di conservazione, non accade nulla prima e dopo il periodo di conservazione; il messaggio rimane nella posizione originale.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Elimina solo

  1. Se i messaggi vengono rimossi dall'app di intelligenza artificiale durante il periodo di conservazione, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds. Il messaggio viene archiviato nella cartella SubstrateHolds per almeno 1 giorno e viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

  2. Se i messaggi rimangono nell'app di intelligenza artificiale dopo la scadenza del periodo di conservazione, il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds. Questa azione richiede in genere da 1 a 7 giorni dalla data di scadenza. Il messaggio viene conservato in tale posizione per almeno 1 giorno ed eliminato definitivamente la volta successiva in cui viene eseguito il processo timer (in genere da 1 a 7 giorni).

Esempi di flussi e tempi per i criteri di conservazione

Usare gli esempi seguenti per vedere in che modo i processi e i tempi spiegati nelle sezioni precedenti si applicano ai criteri di conservazione con le seguenti configurazioni:

Per tutti gli esempi che fanno riferimento all'eliminazione permanente, a causa dei principi di conservazione, questa azione viene sospesa se il messaggio è soggetto a un altro criterio di conservazione per conservare l'elemento o è soggetto a un blocco di eDiscovery.

Esempio 1: Conservare per 30 giorni e quindi eliminare

Il giorno 1, un utente invia una richiesta a Copilot e la richiesta viene rimossa dopo 10 giorni.

Risultato della conservazione:

  • Dopo il giorno 10, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds, dove può ancora essere cercato con gli strumenti di eDiscovery.
  • Alla fine del periodo di conservazione (30 giorni dal primo giorno), il messaggio viene eliminato definitivamente in genere entro 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.
Esempio 2: Solo eliminazione dopo 1 giorno

Nota

A causa della breve durata di questa configurazione, un giorno, e dei processi di conservazione che operano in un periodo di tempo compreso tra 1 e 7 giorni, questa sezione mostra intervalli di tempo di esempio che rientrano negli intervalli di tempo tipici.

Il giorno 1, un utente invia una richiesta a Copilot e questa richiesta non viene rimossa da Copilot.

Risultato di conservazione di esempio se la richiesta dell'utente non viene rimossa:

  • Quinto giorno (in genere 1-7 giorni dopo l'inizio del periodo di conservazione il secondo giorno):

    • Il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds e rimane lì per almeno 1 giorno.

  • Nono giorno (in genere 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno nella cartella SubstrateHolds):

    • Il messaggio viene eliminato definitivamente e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.

Come illustrato in questo esempio, anche se è possibile configurare criteri di conservazione per eliminare i messaggi dopo un solo giorno, il servizio viene sottoposto a più processi per garantire un'eliminazione conforme. Di conseguenza, un'azione di eliminazione dopo 1 giorno potrebbe richiedere 16 giorni prima che il messaggio venga eliminato definitivamente in modo che non venga più restituito nelle ricerche di eDiscovery.

Quando un utente abbandona l’organizzazione

Se un utente lascia l'organizzazione e l'account Microsoft 365 viene eliminato, i messaggi dell'app Copilot e altri messaggi dell'app per intelligenza artificiale soggetti a conservazione vengono archiviati in una cassetta postale inattiva. I messaggi rimangono soggetti a qualsiasi criterio di conservazione applicato all'utente prima che la cassetta postale fosse resa inattiva e il contenuto è disponibile per una ricerca di eDiscovery. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Linee guida per la configurazione

Se si configura per la prima volta la conservazione dei dati in Microsoft 365, vedere l'introduzione alla gestione del ciclo di vita dei dati .

Se si è pronti per configurare criteri di conservazione per le interazioni copilot, vedere Creare e configurare i criteri di conservazione.