archiviazione In-Place in Exchange Server
Archiviazione sul posto in Exchange Server consente di riprendere il controllo dei dati di messaggistica dell'organizzazione eliminando la necessità di file di archivio personale (pst) e consentendo agli utenti di archiviare i messaggi in una cassetta postale di archiviazione. La cassette postale di archiviazione è una cassetta postale aggiuntiva abilitata per la cassetta postale principale di un utente. La cassetta postale di archiviazione è accessibile in Outlook e Outlook sul web (in precedenza nota come Outlook Web App). Gli utenti possono visualizzare le cassette postali di archiviazione e spostare o copiare i messaggi dalla cassetta postale principale a quella di archiviazione.
È possibile predisporre la cassetta postale di archiviazione di un utente nello stesso database di cassette postali in cui si trova la cassetta postale principale, in un altro database di cassette postali sullo stesso server Cassette postali o in un database di cassette postali su un altro server Cassette postali nello stesso sito Active Directory. Nelle distribuzioni ibride di Exchange, è possibile eseguire il provisioning anche delle cassette postali di archiviazione basate su cloud per le cassette postali principali che si trovano nell'organizzazione locale.
Accesso cliente alle cassette postali di archiviazione
Nella seguente tabella vengono elencate le applicazioni client che è possibile utilizzare per accedere alle cassette postali di archiviazione.
| Client | Accesso alla cassetta postale di archiviazione |
|---|---|
| Outlook per Mac per Office 365 Outlook 2016 per Mac o versioni successive Microsoft 365 Apps for enterprise Outlook 2013 o versione successiva Outlook sul Web |
Sì. Gli utenti possono copiare o spostare gli elementi dalla cassetta postale principale a quella di archiviazione e anche utilizzare i criteri di conservazione per spostare gli elementi nell'archivio. Outlook non crea una copia in locale della cassetta postale di archiviazione sul computer di un utente, anche se è configurato per l'uso della modalità cache. Gli utenti possono accedere alla cassetta postale di archiviazione solo in modalità online. |
| Exchange ActiveSync | No |
Nota
- L'archiviazione sul posto è una funzionalità avanzata e richiede una licenza CAL (Client Access Licence) Enterprise di Exchange. Per informazioni dettagliate su come concedere in licenza Exchange, vedere Domande frequenti sulle licenze di Exchange.
- Per informazioni dettagliate sulle versioni di Outlook necessarie per accedere a una cassetta postale di archiviazione, vedere Requisiti per le licenze di Outlook per le funzionalità di Exchange.
Spostamento dei messaggi nella cassetta postale di archiviazione
Esistono diversi modi per spostare i messaggi da una cassetta postale principale alla cassetta postale di archiviazione:
Spostare o copiare i messaggi manualmente: gli utenti possono spostare o copiare manualmente i messaggi dalla cassetta postale primaria o da un file pst nella cassetta postale di archiviazione. La cassetta postale di archiviazione viene visualizzata come un'altra cassetta postale Outlook e Outlook sul web o come un file pst montato in Outlook.
Spostare o copiare messaggi usando le regole posta in arrivo: gli utenti possono creare regole posta in arrivo in Outlook per spostare automaticamente i messaggi in una cartella nella cassetta postale di archiviazione.
Spostare i messaggi usando i criteri di conservazione: è possibile usare i criteri di conservazione per spostare automaticamente i messaggi nella cassetta postale di archiviazione. Gli utenti possono anche applicare tag personali per spostare i messaggi nella cassetta postale di archiviazione. Per informazioni dettagliate sui criteri di archiviazione e conservazione, vedere la sezione successiva in questo argomento.
Importare messaggi da file pst: in Exchange Server, è possibile usare una richiesta di importazione della cassetta postale per importare messaggi da un file pst all'archivio o alla cassetta postale primaria di un utente. Per informazioni dettagliate, vedere Importazione ed esportazione di cassette postali in Exchange Server.
Criteri di conservazione e di archiviazione
In Exchange Server è possibile applicare criteri di archiviazione a una cassetta postale per spostare automaticamente i messaggi dalla cassetta postale primaria di un utente alla cassetta postale di archiviazione dopo un periodo specificato. I criteri di archiviazione vengono implementati creando dei tag di conservazione che utilizzano l'azione di conservazione Sposta nell'archivio.
I messaggi vengono spostati in una cartella nella cassetta postale di archiviazione che ha lo stesso nome della cartella di origine nella cassetta postale principale. Se nella cassetta postale di archiviazione non è presente una cartella con lo stesso nome, viene creata quando l'Assistente cartelle gestite sposta un messaggio. Se nella cassetta postale di archiviazione si ricrea la stessa gerarchia di cartelle, gli utenti potranno trovare più facilmente i messaggi.
Per altre informazioni sui criteri di conservazione, i tag di conservazione e l'azione di conservazione Sposta in archivio, vedere Tag di conservazione e criteri di conservazione in Exchange Server.
Criterio di gestione record di messaggistica predefinito
Exchange Server programma di installazione crea un criterio di archiviazione e conservazione predefinito denominato Criteri MRM predefiniti. Questo criterio contiene i tag di conservazione a cui è associata l'azione Sposta nell'archivio, come mostrato nella seguente tabella.
| Nome del tag di conservazione | Tipo di tag | Descrizione |
|---|---|---|
| Sposta elementi predefiniti in archivio dopo 2 anni | Predefinito (DPT) | I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo due anni. Viene applicato agli elementi dell'intera cassetta postale che non dispongono di un tag di conservazione applicato esplicitamente o ereditato dalla cartella. |
| Sposta elementi personali in archivio dopo 1 anni | Personale | I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo un anno. |
| Sposta elementi personali in archivio dopo 5 anni | Personale | I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo cinque anni. |
| Nessuno spostamento nell'archivio personale | Personale | I messaggi non vengono mai spostati nella cassetta postale di archiviazione. |
| Sposta elementi recuperabili in archivio dopo 14 giorni | Cartella degli elementi ripristinabili | I messaggi vengono spostati dalla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale principale dell'utente nella cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale di archiviazione. Gli utenti che tentano di ripristinare gli elementi eliminati nella cassetta postale di archiviazione devono utilizzare lo strumento Recupera la posta eliminata sulla cassetta postale di archiviazione. |
Se si abilita un archivio locale per un utente della cassetta postale e a questa non è stato ancora assegnato un criterio di conservazione, le viene automaticamente assegnato il criterio di conservazione e archiviazione predefinito. Dopo che l'Assistenti cassette postali ha elaborato la cassetta postale, questi tag diventano disponibili e l'utente può quindi contrassegnare le cartelle o i messaggi da spostare nella cassetta postale di archiviazione. Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica vengono spostati dall'intera cassetta postale alla cassetta postale di archiviazione dopo due anni.
Prima di fornire le cassette postali di archiviazione agli utenti, è opportuno illustrare loro i criteri di archiviazione che verranno applicati alle cassette postali e fornire loro le istruzioni o la documentazione necessaria per soddisfare le loro esigenze. Le informazioni fornite dovrebbe includere dettagli sui seguenti elementi:
Funzionalità disponibile nell'archivio, criteri di conservazione e archiviazione predefiniti.
Informazioni su quando i messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio.
Informazioni sulla gerarchia di cartelle creata nella cassetta postale di archiviazione.
Modalità di applicazione dei tag personali (visualizzati nel menu Criteri di archiviazione in Outlook e Outlook sul Web).
Nota
Quando si applica un criterio di conservazione agli utenti che dispongono di una cassetta postale di archiviazione, il criterio di conservazione sostituisce il criterio di gestione record di messaggistica predefinito. È possibile creare uno o più tag di conservazione con l'azione Sposta nell'archivio e collegare i tag al criterio di conservazione. È inoltre possibile aggiungere i tag predefiniti Sposta nell'archivio (creati dal programma di installazione e collegati al criterio di gestione record di messaggistica predefinito) a tutti i criteri di conservazione creati.
Quote di archiviazione
Le cassette postali di archiviazione consentono agli utenti di archiviare i dati cronologici di messaggistica esternamente alla cassetta postale principale. Spesso gli utenti utilizzano i file .pst a causa delle basse quote di archiviazione della cassetta postale e delle restrizioni imposte quando queste quote vengono superate. Ad esempio, è possibile impedire agli utenti di inviare messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio. Analogamente, è possibile impedire agli utenti di inviare e ricevere messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio e la ricezione.
Per eliminare la necessità di utilizzare i file .pst, è possibile fornire a una cassetta postale di archiviazione i limiti di archiviazione che soddisfano le esigenze dell'utente. È comunque possibile mantenere un certo controllo sulle quote di archiviazione e le dimensioni delle cassette postali di archiviazione per consentire il monitoraggio dei costi e dell'espansione.
Per consentire questo controllo, è possibile configurare una quota di avviso per l'archiviazione e una quota di archiviazione per le cassette postali di archiviazione. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di avviso specificata per l'archiviazione, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di archiviazione specificata, i messaggi non vengono più spostati nell'archivio, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento di avviso e all'utente della cassetta postale viene inviato un messaggio di quota. Per impostazione predefinita, in Exchange Server, la quota di avviso archivio è impostata su 90 GB e la quota di archivio è impostata su 100 GB.
Nella tabella seguente vengono elencati gli eventi registrati e i messaggi di avviso inviati quando vengono raggiunte le quota di avviso per l'archiviazione e la quota di archiviazione.
| Quota | ID evento | Tipo | Origine | Categoria | Messaggio |
|---|---|---|---|---|---|
| Quota di avviso per l'archiviazione | 10022 | Avviso | MSExchangeMailboxAssistants | Assistente cartelle gestite | The archive mailbox '<Display Name>:<GUID>:<Mailbox Database>:<Server FQDN>' exceeded the archive warning quota '<Archive warning quota>'. Archive mailbox size is '<Size>' bytes. |
| Quota di archiviazione | 8537 | Avviso | Msexchangeis | Generale | The archive mailbox for <Legacy DN> has exceeded the maximum archive mailbox size. You can't copy or move items into the archive mailbox. All message retention actions that move items to the archive mailbox will fail, and the primary mailbox may contain items with expired retention tags until the archive mailbox is within the maximum size limit. The mailbox owner should be notified about the condition of the archive mailbox. |
Archiviazione sul posto e altre funzionalità di Exchange
In questa sezione viene illustrata l'interazione funzionale tra gli archivi locali e le diverse funzionalità di Exchange:
Ricerca di Exchange: la possibilità di cercare rapidamente i messaggi diventa ancora più critica con le cassette postali di archiviazione. For Exchange Search, there's no difference between the primary and archive mailbox. Content in both mailboxes is indexed. Because the archive mailbox isn't cached on a user's computer (even when using Outlook in Cached Exchange Mode), search results for the archive are always provided by Exchange Search. Durante la ricerca nell'intera cassetta postale in Outlook, i risultati della ricerca includono la cassetta postale primaria e di archiviazione degli utenti.
EDiscovery sul posto: quando un gestore di individuazione esegue una ricerca In-Place eDiscovery, vengono eseguite ricerche anche nelle cassette postali di archiviazione degli utenti. Non sono disponibili opzioni per escludere le cassette postali di archiviazione quando si crea una ricerca di individuazione da Interfaccia di amministrazione di Exchange (EAC). Quando si usa Exchange Management Shell per creare una ricerca di individuazione, è possibile escludere l'archivio usando l'opzione DoNotIncludeArchive . Per ulteriori informazioni, vedere New-MailboxSearch. Per altre informazioni, vedere eDiscovery sul posto in Exchange Server.
Blocco sul posto e blocco per controversia legale: quando si inserisce una cassetta postale in In-Place blocco o blocco per controversia legale, il blocco viene inserito sia nella cassetta postale primaria che nella cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale in Exchange Server.
Cartella Elementi ripristinabili: la cassetta postale di archiviazione contiene la propria cartella Elementi ripristinabili ed è soggetta alle stesse quote della cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria. Per altre informazioni sugli elementi ripristinabili, vedere Cartella Elementi ripristinabili in Exchange Server.
Archiviazione Skype for Business contenuto in Exchange: è possibile archiviare le conversazioni di messaggistica istantanea e i documenti condivisi delle riunioni online nella cassetta postale primaria dell'utente. La cassetta postale deve risiedere in un server Cassette postali di Exchange ed è necessario aver distribuito Skype for Business Server 2015 nell'organizzazione.
Gestione delle cassette postali di archiviazione
In Exchange Server, la creazione e la gestione delle cassette postali di archiviazione è integrata con le attività comuni di gestione delle cassette postali. Per le procedure dettagliate, vedere Gestire gli archivi In-Place in Exchange Server.
Creazione di una cassetta postale di archiviazione: è possibile abilitare una cassetta postale di archiviazione per una cassetta postale esistente oppure creare una cassetta postale di archiviazione durante la creazione di una nuova cassetta postale.
Spostamento di una cassetta postale di archiviazione: è possibile spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente in un altro database delle cassette postali nello stesso server cassette postali o in un altro server, indipendentemente dalla cassetta postale primaria. Per spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente, è necessario innanzitutto creare una richiesta di spostamento. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire gli spostamenti delle cassette postali in Exchange Server.
Disabilitazione di una cassetta postale di archiviazione: è possibile disabilitare la cassetta postale di archiviazione di un utente a scopo di risoluzione dei problemi o se si sta spostando la cassetta postale primaria in una versione di Exchange che non supporta l'archiviazione In-Place. La disabilitazione di un archivio è simile alla disabilitazione della cassetta postale principale. Nelle distribuzioni locali una cassetta postale di archiviazione disabilitata viene conservata nel database di cassette postali fino al termine del periodo di conservazione delle cassette eliminate specificato per il database. Durante questo periodo di tempo, è possibile ricollegare la stessa cassetta postale di archiviazione disabilitata alla cassetta postale principale di un utente. Quando viene raggiunto il termine del periodo di conservazione delle cassette postali eliminate, la cassetta postale scollegata viene eliminata dal database di cassette postali.
Recupero delle statistiche sulle cassette postali e delle cartelle: è possibile recuperare le statistiche delle cassette postali e le statistiche delle cartelle delle cassette postali per la cassetta postale di archiviazione di un utente usando l'opzione Archivio con i cmdlet Get-MailboxStatistics e Get-MailboxFolderStatistics .
Connettività dell'archivio di test: in Exchange Server è possibile usare il cmdlet Test-ArchiveConnectivity per testare la connettività alla cassetta postale di archiviazione locale o basata sul cloud di un utente specificato.