Déterminer votre plan de déploiement

À la fin de votre plan de déploiement ou de la phase de déploiement, vous aurez Microsoft Viva Goals d’exploitation sur l’ensemble de votre organization afin de pouvoir connecter le travail quotidien de chaque membre de l’équipe aux résultats de l’entreprise.

À mesure que vous parcourez le modèle de maturité OKR indiqué ci-dessous et la gestion des modifications associée à un déploiement Viva Goals OKR, nous vous recommandons de faciliter votre organization dans les OKR via un pilote utilisateur.

Les avantages d’un pilote utilisateur sont doubles : tout d’abord, vous découvrez rapidement comment la méthodologie fonctionne dans votre culture organisationnelle et vous obtenez un aperçu des défis et des opportunités. Deuxièmement, votre groupe pilote sert d’exemple pour le reste de la organization. La réussite du groupe pilote dans l’atteinte de ses objectifs servira de motivation à l’engagement d’un plus grand nombre de groupes.

1. Sélectionnez votre style pilote

Groupe pilote de leadership uniquement

L’une des méthodes les plus populaires pour déployer un programme OKR est de haut en bas. L’avantage de suivre cette voie est que le leadership est entièrement derrière le programme et que les OKR sont bien alignés. Voici comment cela se passe :

Au premier trimestre, les OKR sont définis par l’équipe de direction. Étant donné que les OKR sont de nature transparente, l’ensemble de l’organisation aura une visibilité sur ces objectifs. Au cours de cette phase, invitez uniquement l’équipe de direction en tant qu’Viva Goals utilisateurs actifs.

Tout au long de ce premier trimestre, une cadence hebdomadaire pour les archivages est définie comme exemple. Les ordres du jour des réunions sont structurés autour de la mesure des OKR.

Après un premier trimestre réussi, les responsables d’équipe sont formés. Ils développent leurs OKR, qui sont alignés sur l’équipe de direction supérieure.

Après un ou deux trimestres, les responsables d’équipe étendent leurs résultats clés. À ce stade, les membres individuels de l’équipe s’impliquent.

Demandez aux participants de suivre le parcours d’apprentissage du programme de leadership OKR à la demande afin que chaque participant pilote se sente habilité à éduquer, impliquer et former leurs employés à la méthodologie et aux logiciels OKR.

Groupe pilote à l’échelle du département

Une autre méthode de déploiement populaire consiste à exécuter un déploiement de haut en bas qui implique à la fois les responsables d’équipe et les employés individuels, comme le marketing, l’informatique ou une équipe d’ingénierie produit. Voici comment cela se passe :

Avec le soutien formel ou informel de la direction supérieure, le groupe adopte une cadence hebdomadaire pour les case activée-ins pour un à deux trimestres, en expérimentant ce qui fonctionne et en apportant des modifications agiles. En cours de route, les responsables d’équipe rendent un rapport à la direction sur les réussites, les défis et les recommandations.

Une fois que le service et la direction individuels sont confortablement au rythme, un plan de formation est formulé pour déployer des OKR au reste de l’organisation. Ce plan s'appuie sur les enseignements tirés de chaque département pour rendre le processus aussi fluide que possible pour l'ensemble de l'organisation.

Demandez aux participants de suivre le parcours d’apprentissage du programme de leadership OKR à la demande afin que chaque participant pilote se sente habilité à éduquer, impliquer et former ses employés à la méthodologie et aux logiciels OKR.

Autre option : la théorie du Big Bang

L’approche pilote « crawl-walk-run » est la meilleure pour la plupart des entreprises, mais les entreprises matures qui peuvent mener efficacement les organization bien que le changement peut choisir de lancer des OKR organization tout à la fois.

L’avantage de cette approche du « big bang » est que les entreprises sont en mesure d’appliquer la dynamique du lancement initial pour réaliser les avantages des OKR plus rapidement sur l’ensemble du organization.

Quel que soit le chemin que vous choisissez, il est important de savoir ce qui convient le mieux à votre organization. Soyez patient, car il faut généralement quelques trimestres pour vous familiariser au changement. Bientôt, vous entrerez dans un rythme solide, et votre programme OKR grandira, mûrira et transformera votre organization dans le processus.

2. Définir les objectifs du programme

Vos objectifs définissent le résultat souhaité et vous permettent de mesurer le succès de votre déploiement Viva Goals.

Vous avez besoin d’une participation complète des parties prenantes lorsque vous définissez vos OKR pour vous assurer qu’elles se sentent propriétaires et pour aligner ces mesures de réussite sur les tâches de projet définies. Les OKR doivent inclure un mélange de réussites techniques et axées sur l’utilisateur.

Avant de commencer à créer les OKR pour votre programme OKR avec Viva Goals, prenez le temps de réfléchir aux questions suivantes :

• Pourquoi implémentez-vous le programme ? Est-ce pour assurer une meilleure transparence dans votre organization ? Pour augmenter l’engagement des employés ? Pour lancer un nouveau produit ? Pour se concentrer sur les concurrents ? Être clair sur pourquoi vous aidera à dynamiser vos employés et à maintenir l’élan en cours.

• À quoi ressemble le succès de ce programme ? Dans un an, comment savoir si vous avez atteint vos objectifs ?

• Comment allez-vous communiquer votre programme OKR et Viva Goals à votre équipe ? Quel est votre plan de communication au début, pendant les case activée en milieu de cycle, et quand il est temps de fermer les OKR et de voir où vous avez atterri, et qu’avez-vous appris ?

Voici un exemple d’OKR pour le déploiement d’un programme OKR avec Viva Goals :

3. Déterminer votre calendrier et votre minutage OKR

Calendrier annuel :

La plupart des entreprises commencent avec trois à cinq objectifs de haut niveau pour l’année. Par exemple, s’il s’agit de novembre 2021, ils fixeront des objectifs pour l’année 2022. Certaines entreprises vont aller plus loin et ont un plan de deux ou trois ans à mettre en place.

Minutage trimestriel :

La plupart des entreprises planifient leurs OKR tous les trimestres de la manière suivante :

• Q1 (janvier / février / mars)
• Q2 (avril / mai / juin)
• T3 (juillet / août / septembre)
• Q4 (octobre / novembre / décembre)

Remarque

Si votre entreprise utilise une planification trimestrielle différente, vous pouvez la modifier sous Administration > périodes.

Cadence d’archivage :

Nous recommandons aux membres de l’équipe de case activée et de mettre à jour leurs OKR chaque semaine. Viva Goals dispose de notifications intégrées via des intégrations et par e-mail pour garantir cette cadence régulière.

Remarque

Le jour et l’heure des rappels peuvent être modifiés sous Administration>Notifications.

Certaines entreprises fixent leurs case activée-ins deux fois par semaine, voire par mois, mais nous constatons que la période hebdomadaire est la meilleure.

4. Déployer des OKR sur l’ensemble de votre organization

Une fois que les dirigeants et votre groupe pilote sont à l’aise avec la façon dont les OKR et les Viva Goals fonctionnent, il est temps de créer votre plan de formation pour déployer des OKR sur l’ensemble de votre organization.

Il est important de segmenter vos utilisateurs en fonction du personnage et de la maturité OKR lors de la création de leur stratégie d’entraînement. Chaque personnage a des tâches spécifiques qu’il doit effectuer et une formation différente nécessaire pour effectuer ces tâches.

Concentrez-vous sur la raison. Assurez-vous que les employés savent pourquoi le changement se produit, ce qu’il contient pour eux et pourquoi ils sont invités à changer.

Utilisez des scénarios de travail réels. Utilisez des tâches ou des processus familiers à votre public pour l’attirer dans l’apprentissage de l’utilisation de Viva Goals.

Utilisez plusieurs formats. La formation des utilisateurs finaux doit prendre plusieurs formes pour s’adapter à différents styles d’apprentissage, normes géographiques et contraintes de ressources.

Renforcer. Faites en sorte que la formation reste avec des options de renforcement telles que la formation à la demande, les déjeuners et les sessions d’apprentissage, ainsi que les nouvelles options de formation des employés.

Pour obtenir un aperçu complet de la façon de réussir l’adoption de l’OKR et de Viva Goals dans votre organization, lisez le Guide d’adoption Viva Goals.

Remarque

Votre objectif ultime est de trouver le processus OKR qui convient le mieux à votre organization. Viva Goals est conçu pour être flexible et répondre aux besoins uniques de votre organization. Votre stratégie et votre niveau d’adhésion aux OKR évolueront à mesure que votre équipe s’adaptera au processus. Donnez-vous un à deux trimestres pour entrer dans un bon rythme et watch votre expérience employé et les résultats de l’entreprise se renforcer.