Utiliser la page de Personnes de Viva Glint pour afficher les informations sur les employés

La fonctionnalité de page Personnes permet aux administrateurs d’afficher les attributs des employés, de gérer les autorisations et les rôles et de désactiver les employés.

La section Personnes est accessible à partir de la section Employés du tableau de bord administrateur et permet aux administrateurs d’effectuer les tâches suivantes :

• Afficher les données des employés individuels
• Gérer les positions en attribuant des rôles d’utilisateur
• Gérer les status d’emploi
• Importer un fichier d’employé
• Exporter un fichier d’employés actifs

Utiliser la fonctionnalité de filtre

Les employés sont filtrés en fonction des status actifs ou inactifs et du rôle d’utilisateur.

Tous les Personnes

Nombre d’employés présents et passés, répertoriés par :

• Actif : Travailler au sein de votre organization actuellement
• Inactif : ne travaille plus dans votre organization ou est actuellement en congé
• Utilisateurs du support : utilisateurs externes ajoutés par votre organization pour fournir de l’aide
• Accès à la configuration avancée : Administration utilisateurs de l’entreprise ayant accès à la configuration avancée

Rôles d’utilisateur

Nombre d’administrateurs d’entreprise, de gestionnaires, de partenaires d’entreprise en ressources humaines (HRPS) et de partenaires commerciaux rh répertoriés par rôles d’utilisateur.

Rechercher des informations sur une personne spécifique

Utilisez l’une des deux méthodes suivantes :

• Commencez à taper le nom de l’employé dans la barre de recherche. Lorsque le nom s’affiche, sélectionnez-le.  
• Faites défiler la liste alphabétique des noms. Avec des centaines ou des milliers d’employés, cette méthode n’est pas aussi efficace !

Pour chaque employé, les informations suivantes sont visibles :

• Nom de l’employé : modifiable par l’administrateur en sélectionnant le symbole crayon.
• Email : modifiable par l’administrateur en sélectionnant le symbole crayon.
• ID de l’employé : non modifiable.
• Hiérarchie du responsable : l’employé le plus élevé de l’organization (généralement le PDG) est répertorié en premier. La hiérarchie progresse vers le bas, suivant le flux de l’organigramme, se terminant par le responsable immédiat de l’employé. Non modifiable.
• Rôle d’utilisateur : détermine les données et les personnes pour lesquelles cet utilisateur a une visibilité. Modifiable en sélectionnant le symbole crayon .
• Attributs et hiérarchies (à l’exception de la hiérarchie principale, généralement Manager) : comme défini dans le dernier fichier de données employee de votre organization. La section Attributs de la page Personnes d’un individu inclut toujours les attributs requis (comme l’ID d’employé), puis les attributs personnalisés, tels que définis dans votre fichier de données d’employé.

Pour les employés disposant de rôles d’utilisateur en plus des employés actifs, les informations modifiables suivantes sont les suivantes :

• Accès à la zone de focus : définit les données de personnes que cet utilisateur voit dans les rapports de zone de focus. Modifiable en sélectionnant le symbole crayon . 
• Accès à l’enquête: définit les données des personnes que cet utilisateur peut voir dans certains programmes d’enquête. Modifiable en sélectionnant le symbole crayon .

Attention

L’affichage et l’exportation des données brutes sont régis par les règles Microsoft protégeant la confidentialité des employés. Passez en revue les conseils sur les exportations de données brutes dans nos documents sur la sécurité et la confidentialité.

Utiliser la fonction Afficher en tant que

La fonctionnalité Afficher en tant que vous permet d’ouvrir votre programme Glint comme si vous étiez un autre employé. Vous pouvez afficher le tableau de bord d’un autre utilisateur en fonction de son rôle d’utilisateur et de son accès aux données.

Pour afficher en tant qu’autre personne :

1. Recherchez la personne que vous souhaitez afficher en tant que et ouvrez sa page en pointant sur et en sélectionnant son nom.

2. Sélectionnez Afficher sous.

3. Le tableau de bord indique que vous voyez <other person name> Viva Glint expérience.

Pour revenir à votre propre compte, sélectionnez Retourner à votre compte.

Utiliser la fonction Actions

Le menu déroulant du bouton Actions vous permet d’envoyer des enquêtes, d’envoyer des données utilisateur et de supprimer des utilisateurs.

Envoyer une enquête

Vous pouvez envoyer une enquête à un employé (manuellement) à partir de la page Personnes. Utilisez le bouton Actions, puis Envoyer une enquête.

Importante

Vous devez envoyer une enquête manuellement lorsqu’un employé ne faisait pas partie de la liste de distribution de cette enquête lors de l’envoi initial, mais qu’il doit maintenant recevoir l’enquête.

Une liste de distribution est une instantané dans le temps. Par conséquent, tout employé qui devient éligible à un sondage après son envoi initial a besoin d’une invitation manuelle. Ajoutez-les à la liste de distribution par la suite, puis chargez le nouveau fichier d’attribut Employee dans Viva Glint.

• Les enquêtes activées et en direct sont affichées. Sélectionnez l’enquête à envoyer.

  Remarque

  Une enquête n’apparaît pas si elle n’est pas activée ou en direct. Retour dans le programme pour réactiver ou modifier la date de l’enquête, notant qu’il faut quelques minutes pour qu’une enquête soit mise en ligne.

• Sélectionnez Envoyer.

Envoyer des données utilisateur

Envoyer la réponse à l’enquête et les attributs d’un utilisateur directement à un utilisateur, sans afficher de données. En savoir plus.

Supprimer un utilisateur

Supprimer un utilisateur d’Viva Glint. En savoir plus.

Importer votre fichier de données d’employé

Utilisez le bouton Importer de la page Personnes pour importer un .csv (UTF-8 ou UTF-8 avec une nomenclature encodée) ou un fichier xlsx (onglet unique) pour mettre à jour les détails des employés.

Suivez les instructions à l’écran pour charger le fichier, puis sélectionnez Importer un fichier. En savoir plus.

Remarque

Si vous chargez un fichier utilisateur pendant une enquête en direct, les informations sur les employés ne seront pas modifiées pour cette enquête.

Exporter un rapport Employés actifs

Pour apporter des modifications à un fichier d’employé, il est souvent plus facile de commencer par ce qui se trouve dans le système en premier. L’exportation à partir du système, l’apport de modifications, puis la réimportation commencent dans la fonctionnalité Exporter.

Sélectionnez Exporter , puis suivez les instructions à l’écran.