Supprimer des données utilisateur de Viva Glint
Pour se conformer à une demande de personnes concernées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD), un administrateur Microsoft Viva Glint peut supprimer les données utilisateur de la plateforme.
Importante
- Les données utilisateur supprimées de Viva Glint sont automatiquement supprimées de tout programme Microsoft Viva avec lequel elles sont partagées.
- Viva Glint réponses à l’enquête sont conservées dans les rapports, sauf si un Viva Glint Administration choisit de les supprimer.
- Les données utilisateur inactives (attributs et réponses) ne sont pas automatiquement supprimées de Viva Glint.
Attention
La suppression des données utilisateur dans Viva Glint est un processus irréversible.
Contrôle de suppression de données
Viva Glint administrateurs, en tant que contrôleurs de données, ont le pouvoir de gérer les données d’enquête en réponse à une demande de la personne concernée (DSR). Ils peuvent choisir les deux options suivantes :
- Effacer toutes les données relatives au demandeur, à l’exception des attributs et des réponses à l’enquête, ou
- Effacez toutes les données relatives au demandeur, y compris les réponses à l’enquête.
Cette configuration est définie au niveau de la plateforme et s’applique à toutes les demandes de la même façon et est définie pour exclure les réponses d’attribut et d’enquête (option 1) par défaut. En savoir plus.
Supprimer des données utilisateur
Sélectionnez Personnes dans la section Employés de votre tableau de bord d’administration Glint.
Utilisez la zone de recherche pour sélectionner l’employé dont les données doivent être supprimées. Ouvrez la page de cet employé.
Dans le menu déroulant Actions , choisissez Supprimer l’utilisateur.
Une zone De confirmation de suppression de l’utilisateur s’affiche avec les informations suivantes :
- Les données sont supprimées de Viva Glint à l’exception des informations de compte essentielles associées à l’abonnement Microsoft de votre organization.
- Pour les inclure ultérieurement, les informations doivent être rechargées dans les données des employés de votre entreprise.
- En supprimant l’utilisateur :
- Les résultats de l’enquête sont supprimés, ce qui peut avoir un impact sur Glint rapports, si le contrôle de suppression est désactivé. En savoir plus.
- Les données de l’utilisateur sont supprimées des listes de distribution et des enquêtes futures.
- Les définitions de rôle de l’utilisateur et ses autorisations de création de rapports sont supprimées.
- L’affichage indique si l’utilisateur dispose de rapports directs et que l’administrateur doit réaffecter les rapports ultérieurement ou lors de la prochaine importation des données des employés. Suivez ces étapes pour faciliter une mise à jour de chargement rétroactive de l’utilisateur si les données d’enquête passées doivent refléter le nouveau responsable.
Revenez à la page Personnes et vérifiez que l’utilisateur n’apparaît pas dans la liste Des employés actifs ou inactifs.
Revenez au tableau de bord de l’administrateur et sélectionnez Journal d’audit d’activité dans la section Configuration du service . L’action de suppression de l’utilisateur doit être répertoriée dans la colonne Événement et son status doit lire Réussite. La colonne Détails affiche Supprimé.
Si l’utilisateur supprimé est un responsable, vérifiez que tous les rapports où son équipe est apparue n’incluent plus son nom. Le rapport indique désormais Équipe de l’utilisateur supprimé.
Importante
Glint 360 réponses sont également supprimées avec ces demandes.
Remarque
Si un utilisateur supprimé est rétabli, ses données doivent être chargées comme s’il s’agit d’un nouvel employé. Aucune donnée précédente n’est stockée une fois supprimées.
Contrôle de réutilisation des ID d’employé
Glint administrateurs, en tant que contrôleurs de données, peuvent réutiliser les ID d’employés et les réaffecter à des employés nouveaux ou réembauchés. Ils peuvent choisir les deux options suivantes :
- Exclure les données associées aux ID d’employés des employés précédemment supprimés des chargements ou
- Mettez à jour les enregistrements déjà supprimés avec les status fournies dans le fichier HRIS.
Cette configuration est définie au niveau de la plateforme, s’applique également à tous les enregistrements et est définie pour exclure les données par défaut (option 1). En savoir plus.