Utiliser les groupes de besoins

Effectué

En règle générale, lorsqu’un enregistrement qui est activé pour la planification comme un ordre de travail est créé, un enregistrement de besoin en ressources correspondant est également créé. Le besoin en ressources définit les détails d’une ressource nécessaire pour planifier l’élément.

Par exemple, lorsqu’un ordre de travail est créé, un enregistrement de besoin en ressources peut inclure :

• la fenêtre de date que le client préfère ou celle qu’on lui a promis ;
• le secteur de vente auquel appartient le client ;
• toutes les compétences et/ou certifications qu’une ressource doit posséder pour travailler sur l’ordre de travail ;
• toute préférence du client en matière de ressources.

Même si l’enregistrement de besoin en ressources fait un excellent travail de communication des besoins spécifiques pour une seule ressource, les organisations ont souvent besoin de plusieurs ressources pour effectuer une tâche ou honorer un rendez-vous spécifique. Par exemple, un centre de service automobile peut avoir plusieurs aires de service et plusieurs techniciens. Chaque technicien de service peut avoir des compétences spécifiques. Lorsqu’un client souhaite prendre un rendez-vous de service, le répartiteur doit s’assurer qu’il dispose d’une aire de service et, en fonction du travail, d’au moins un technicien qualifié pour honorer le rendez-vous.

Pour ce faire, nous aurions besoin de plusieurs enregistrements de besoin en ressources. Il nous en faudrait au moins deux :

• Un besoin pour l’aire de service.
• Un besoin pour chaque technicien.

Groupe de besoins

Un groupe de besoins en ressources crée et regroupe plusieurs besoins pour la planification. Cela permet aux répartiteurs de planifier toute une équipe de ressources pour un seul ordre de travail. Par exemple, dans le scénario mentionné précédemment, un groupe de besoins serait créé qui inclurait les besoins pour chaque technicien et chaque aire de service nécessaire. Lorsqu’un groupe de ressources est créé, des besoins peuvent être ajoutés directement au groupe ou des sous-groupes peuvent être définis pour offrir davantage de flexibilité.

Par exemple, un groupe de ressources a été créé pour les consultations. Il contient deux sous-groupes :

• Groupe préféré
  • Salle de consultation
  • Consultant en procédure
  • Docteur
• Groupe secondaire
  • Salle de consultation
  • Consultant en procédure

Lorsqu’un groupe de besoins est créé, il est possible d’indiquer si tous les besoins doivent être satisfaits ou si seulement certains doivent l’être. Ceci peut être accompli à l’aide de la colonne de sélection. La colonne de sélection comporte deux options :

• Tous : spécifie que chaque besoin défini doit être rempli.
• N’importe lequel : spécifie qu’un seul des besoins définis doit être rempli.

Par exemple, nous pouvons voir sur l’image que N’importe lequel a été sélectionné pour le service de consultation. Cela indique que nous devons seulement répondre au besoin du groupe de consultation préféré ou du groupe de consultation secondaire, mais pas aux deux. Nous avons également défini que pour chaque sous-groupe, nous devrions répondre à tous les besoins en ressources. Une dernière considération est l’ordre dans lequel les sous-groupes et les besoins s’affichent. Comme le groupe de consultation est défini sur N’importe lequel et que le groupe de consultation préféré est répertorié en premier, il s’agit du besoin auquel nous tentons de répondre en premier. Si le besoin ne peut pas être satisfait, nous passons au groupe de consultation secondaire qui ne comprend pas de besoin de médecin.

La sous-grille offre de nombreuses options facilitant la création des besoins individuels, notamment la duplication de besoins, la suppression de besoins et même la possibilité d’effectuer une modification inline de groupes, de sous-groupes et de besoins directement sur la grille. Certains des paramètres disponibles qui peuvent être modifiés sur la grille peuvent être définis au niveau d’un groupe et certains peuvent être définis au niveau d’un besoin individuel.

Par exemple, les éléments de groupe de besoins sont définis, tels que :

• Fenêtres De et À : définit les dates auxquelles l’enregistrement de groupe de besoins s’applique. Les dates sont automatiquement ajoutées à tous les enregistrements de besoin créés pour le groupe.
• Durée : définit la durée du rendez-vous. Comme pour les dates, la durée est automatiquement ajoutée à tous les enregistrements de besoin créés pour le groupe.
• En partie identique : permet de définir si les ressources doivent appartenir à la même unité d’organisation, à la même arborescence de ressources ou au même emplacement.
• Préférences d’exécution : définit s’il existe des préférences d’exécution à utiliser lors de la suggestion de ressources.

Tous les autres critères de filtrage sont définis dans les enregistrements de besoin individuels mêmes. Cela inclut la spécification d’éléments tels que les caractéristiques, les catégories ou le niveau de ressources préféré. Certains critères peuvent être modifiés directement dans la sous-grille des besoins. Chaque enregistrement de besoin peut être ouvert et des critères peuvent être définis à l’aide du formulaire de besoin.

Voici les autres éléments à prendre en compte au niveau des besoins :

• Option de tri : définit la présentation des ressources dans les résultats de la recherche. Vous avez le choix entre quatre options :

  • Aucun : n’effectue aucun tri.
  • Randomisé : présente une ressource disponible randomisée.
  • Le plus occupé : présente la ressource disponible qui a le plus de réservations.
  • Le/la moins occupé(e) : présente la ressource disponible qui a le moins de réservations.

• Effort nécessaire : définit le nombre de ressources requises pour ce type.

Modèles de groupe de besoins

Comme vous pouvez le constater dans l’exemple précédent, un groupe de ressources peut contenir des scénarios complexes pouvant affecter la planification. Un groupe de ressources correspondant aux éléments définis dans le groupe de consultation doit être créé chaque fois qu’une consultation doit être planifiée. Il serait déraisonnable de supposer qu’un répartiteur le fait chaque fois qu’une consultation est créée.

C’est là qu’un modèle de groupe de besoins entre en jeu. Un modèle nous permet de définir les éléments nécessaires pour le groupe de besoins. Lorsqu’un groupe de besoins en ressources doit être créé, nous utiliserons le modèle pour créer le groupe. Cela garantira que tous les besoins définis existent.

Par exemple, lorsqu’un ordre de travail est créé, vous pouvez spécifier un type d’incident pour l’ordre de travail. Un type d’incident spécifie les produits, services, tâches, certifications, etc. à ajouter à tout ordre de travail utilisant ce type d’incident. Lorsqu’un type d’incident est créé, un modèle de groupe de besoins peut être lié au type d’incident en tant qu’élément associé. Lorsqu’un ordre de travail utilisant ce type d’incident est créé, un groupe de besoins est automatiquement créé en fonction du type d’incident.