Utiliser des préférences d’exécution

Effectué

Lorsque les résultats de l’Assistant de planification s’affichent, ils sont entièrement basés sur les plannings des ressources et l’heure à laquelle elles sont disponibles au plus tôt. Par exemple, l’Assistant de planification peut déterminer que la ressource sera disponible au plus tôt à 10 h 41. Si vous planifiez le travail de quelqu’un suite à un appel à 10h41, il peut être difficile de planifier d’autres rendez-vous en conséquence. Une organisation peut préférer que les heures soient suggérées par intervalles d’une heure. Ainsi, au lieu de 10h41, cette ressource serait disponible à partir de 11h00.

Autre considération à prendre en compte : lorsque les organisations ne planifient pas de techniciens à des moments précis de la journée. Par exemple, une organisation peut choisir de ne pas planifier de techniciens de 12h00 à 13h00. Cela représente non seulement l’heure du déjeuner pour les ressources, mais peut aussi servir de période tampon pour permettre aux techniciens de rattraper leur retard éventuel. Ces options permettent au planificateur d’afficher, de comprendre et de mieux communiquer avec le client.

Pour offrir ces options, Planification universelle des ressources fournit ce que l’on appelle des préférences d’exécution. Les préférences d’exécution sont des entités personnalisables qui vous permettent de choisir l’affichage des résultats de l’Assistant de planification, par exemple avec des rendez-vous horaires ou des fenêtres de temps pour le matin et l’après-midi.

Les préférences d’exécution se décomposent en deux fonctionnalités :

• Intervalles : les intervalles affichent les résultats de l’Assistant de planification sous forme de créneaux horaires qui dictent l’heure de début des réservations successives.
• Groupes d’heures : ils permettent aux planificateurs de rechercher et d’afficher les résultats sous forme de blocs de temps dans le cadre de l’utilisation de l’Assistant de planification. Voici des exemples typiques de groupes d’heures : matins, après-midis, soirs et créneaux de deux heures.

Les préférences d’exécution sont associées aux enregistrements des besoins. Lorsque l’Assistant de planification est exécuté dans le cadre du besoin, il suggère des éléments en fonction des préférences d’exécution définies. Les préférences d’exécution sont définies en accédant à Planification universelle des ressources>Préférences d’exécution et en cliquant sur le bouton Nouveau.

Définition d’intervalles

Les intervalles de la planification d’intervalles sont définis dans l’onglet Intervalle de l’enregistrement Préférence d’exécution. Trois paramètres clés sont définis pour un enregistrement d’intervalle.

• Intervalle : définit la durée entre les créneaux horaires disponibles, tels que 30 minutes, 45 minutes, 1 heure et 2 heures.
• Début des intervalles : définit quand commencer à compter l’intervalle.
• Résultats par intervalle : indique le nombre d’options qu’un planificateur reçoit pour chaque intervalle. Si ce champ est laissé vide, le système le définit par défaut sur 1.

Sur l’image précédente, l’intervalle est de 30 minutes, les intervalles commençant à 00h00. Cela indique que les options disponibles pour afficher les résultats sont 00h00, 00h30, 01h00, etc. Les résultats dépendent cependant de la disponibilité et des heures de travail des ressources.

• Si le champ Début de l’intervalle n’est pas renseigné, l’intervalle commence au moment de la réservation.
  • Par exemple, si votre intervalle est de 30 minutes et que le champ Début de l’intervalle est vide, lorsque vous tentez de réserver à 11h13, vos options de créneau horaire sont 11h13, 11h43, 12h13, etc.

Cela fonctionne conjointement avec le paramètre Résultats par intervalle. Si 50 ressources d’une organisation sont toutes disponibles à 09h30 et que le champ Résultats par intervalle est défini sur 50, toutes les ressources s’affichent. Si le champ Résultats par intervalle est défini sur 5, seuls les cinq meilleurs résultats s’affichent.

Définir des groupes d’heures

Contrairement aux intervalles, les groupes d’heures ne dictent pas l’heure de début des réservations suivantes. Les groupes d’heures organisent les résultats, mais laissent l’heure de début/d’arrivée telle quelle, selon le planning de la ressource. Les détails du groupe d’heures ne peuvent pas être définis tant qu’aucun enregistrement de préférence d’exécution n’a été enregistré pour la première fois. Une fois enregistrés, les groupes d’heures sont définis à partir de l’onglet Détails en cliquant sur le bouton Ajouter un groupe d’heures dans la sous-grille des groupes d’heures.

Lorsque vous spécifiez un groupe d’heures, vous devez fournir les informations suivantes :

• Nom : nom descriptif du groupe tel que Matin, Après-midi ou Soir.
• Heure de début : définit la première fois qu’une réservation peut être planifiée dans le bloc de temps.
• Heure de fin : définit la dernière fois qu’une réservation peut être planifiée dans le bloc de temps.

Important

L’heure de fin définit la dernière fois qu’un rendez-vous peut démarrer dans la fenêtre de temps. Par exemple, si cette fenêtre est de 08h00 à 12h00. Il est possible qu’un élément d’une certaine durée puisse être réservé à 11h30 ou 12h00 même si, dans les deux cas, l’heure de fin déborderait de la fenêtre de temps.

L’image suivante illustre un exemple typique dans lequel les fenêtres de temps sont définies comme matin et après-midi. Un laps de temps est laissé entre 12h00 et 13h00.

Association aux besoins

Afin que les préférences d’exécution soient prises en compte pour un besoin, veillez à les associer à l’enregistrement de besoin. Cela peut être fait de plusieurs manières en fonction de ce que vous planifiez.

Par exemple, si vous planifiez un ordre de travail, les préférences d’exécution peuvent être définies dans la section des préférences de l’onglet Paramètres. Lorsque l’ordre de travail est enregistré, les préférences sont ajoutées automatiquement à l’enregistrement de besoin associé à l’ordre de travail.

Les préférences d’exécution peuvent également être ajoutées manuellement à un enregistrement de besoin ou de groupe de besoins, ou elles peuvent être renseignées à l’aide d’un flux Power Automate ou d’un autre scénario d’automatisation.

Réservation du besoin avec l’Assistant de planification

Lorsque vous utilisez un enregistrement de besoin pour lequel des intervalles de temps sont définis, les intervalles/groupes d’heures définis dans les préférences d’exécution sont chargés en cas de clic sur le bouton de réservation. L’Assistant de planification est alors lancé.

• Intervalles : présente les options disponibles en fonction de l’écran d’intervalle sélectionné. Par exemple, l’image suivante utilise la planification d’intervalles de 30 minutes que nous avons définie :

• Groupes d’heures : les résultats affichés seront basés sur le paramètre de groupe d’heures défini dans le calendrier. L’image ci-dessous montre comment les ressources sont notées en fonction du groupe d’heures et affichées :

Utilisation conjointe d’intervalles et de groupes d’heures

Parfois, vous souhaiterez peut-être utiliser une combinaison d’intervalles et de groupes d’heures. Il est possible de définir une préférence d’exécution utilisant à la fois des intervalles et des groupes d’heures. Cependant, certaines différences clés sont à prendre en compte lors de leur utilisation conjointe.

• Vous ne pouvez pas ajouter de valeur pour le début de l’intervalle. L’intervalle commence à l’heure du premier groupe d’heures disponible.
• Si l’option Réinitialiser les intervalles par détail du groupe d’heures est définie sur Oui, les intervalles se réinitialisent dès qu’un nouveau détail du groupe d’heures chevauche un intervalle.

Exemple de scénario

Une entreprise traditionnelle offre des rendez-vous toutes les 90 minutes. Par conséquent, les intervalles sont définis sur 90 minutes. En outre, elles les répartit par groupes d’heures du matin et de l’après-midi, de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00, avec un intervalle d’une heure pour le déjeuner. Par conséquent, les intervalles et les groupes d’heures sont utiles pour cette entreprise.

• Réinitialiser les intervalles par détail du groupe d’heures = Non, les rendez-vous seraient : 08h00, 09h30, 11h00 (mais pas 12h30, car cet horaire est bloqué pour le déjeuner), 14h00 et 15h30.
• Réinitialiser les intervalles par détail du groupe d’heures = Oui, les rendez-vous seraient : 08h 00, 09h30, 11h00 (mais pas 12h30, car cet horaire est bloqué pour le déjeuner), 13h00 (réinitialisation pour le prochain groupe d’heures), 14h30 et 16h00.

Pour en savoir plus sur les préférences d’exécution, consultez Préférences d’exécution.