Définir des ressources

Effectué

Il est important que les organisations puissent planifier les ressources afin de prendre en charge tous les scénarios de planification possibles. Pour ce faire, Planification universelle des ressources fournit plusieurs types de ressources qui permettent de tout gérer, de la simple réservation de salle à des scénarios plus avancés nécessitant plusieurs types de ressources pour le même travail. En outre, la solution permet de définir des ressources pour des utilisateurs, comptes, contacts ou équipements spécifiques. Les ressources sont définies en passant à la zone Ressource de l’application Field Service et en cliquant sur Ressources. Vous pouvez également définir des ressources pour représenter des installations, équipes ou groupes de ressources.

Définition des ressources d’installation

En cas de besoin de planification pour un espace physique, vous pouvez créer des ressources d’installation. Les ressources d’installation sont utiles si vous devez réserver un élément, par exemple une salle pour un événement ou une fête ou une aire de réparation dans un atelier de mécanique. Les installations sont également utiles si vous devez fixer un rendez-vous avec une personne d’une installation, par exemple prendre rendez-vous pour faire réparer un ordinateur portable dans un magasin de détail Microsoft ou rencontrer un conseiller en gestion de patrimoine dans une banque.

Comme les ressources humaines, qui sont associées à des enregistrements tels que des utilisateurs, comptes ou contacts, lorsque vous créez des ressources d’installation ou d’équipement, elles doivent être associées à des enregistrements d’installation ou d’équipement spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez créer une ressource d’installation pour une salle de formation, vous devez d’abord vous assurer que la salle de formation existe en tant qu’enregistrement d’installation.

Comme les installations représentent un emplacement physique tel qu’une salle de conférence ou un espace de réunion, elles doivent être associées à une unité d’organisation contenant une adresse valide avec une latitude et une longitude. Les unités d’organisation permettent d’organiser et de gérer les activités d’une société par zone géographique, fonction ou autres domaines. Lorsque vous définissez une ressource d’installation, ses emplacements de début et de fin doivent être définis sur l’adresse de l’unité d’organisation.

Équipes

Les équipes constituent un type de ressource permettant de représenter un groupe prédéfini de personnes pouvant être planifiées pour des éléments. Par exemple, une équipe peut être utilisée par une entreprise qui fournit des services de nettoyage afin de représenter et de définir les équipes de nettoyage individuelles qui sont affectées à des travaux. Les équipes apparaissent sur le tableau de planification comme n’importe quelle autre ressource. Les membres d’une équipe peuvent être affichés sur le tableau de planification, ce qui vous permet de voir la disponibilité globale de tous les membres de l’équipe. Lorsqu’une équipe est planifiée, tous les membres de l’équipe sont également planifiés.

Lorsque vous créez une équipe, vous devez définir la stratégie d’équipe. La stratégie d’équipe détermine la façon dont l’équipe gère son travail.

Vous avez le choix entre trois options :

• Gestion des chefs d’équipe : le chef d’équipe gère le travail de l’équipe. Envisagez cette option lorsqu’une équipe se compose de plusieurs personnes. Vous pouvez désigner plusieurs utilisateurs pour diriger l’équipe et gérer son travail.
• Autogestion des membres de l’équipe : les ressources de l’équipe peuvent gérer leur propre travail. Choisissez cette option pour les équipes se composant d’utilisateurs qui travaillent régulièrement ensemble, mais qui ne travaillent pas toujours ensemble au même endroit ou au même moment. L’autogestion signifie également une meilleure capture du temps, ce qui est judicieux pour les organisations qui facturent le temps passé au travail.
• Mettre en cascade et accepter la mise en cascade complète : toutes les ressources d’une équipe peuvent gérer tout le travail. Il s’agit de l’option idéale lorsqu’une équipe se compose d’un utilisateur et que le reste de l’équipe est de l’équipement.

Lorsque vous créez une ressource d’équipe, vous devez définir les membres de l’équipe. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Associé, choisissez Enfants de la ressource et créez un groupe de ressources pouvant être réservées. Contrairement à d’autres enregistrements dans Dynamics 365, tous les champs du formulaire sont obligatoires lorsque vous définissez un membre d’équipe.

Pour chaque membre d’équipe que vous définissez, vous devez fournir les éléments suivants :

• Nom : nom de la ressource s’affichant dans le cadre de l’équipe. Par exemple, Équipe d’installation 1 - Dave.
• Ressource parent : définit le nom de l’équipe auquel la ressource sera associée. (Ce champ est prérenseigné par défaut.)
• Ressource enfant : définit la ressource pouvant être réservée que vous souhaitez associer à l’équipe.
• Date de début : première date à laquelle la ressource sera disponible en tant que membre de l’équipe.
• Date de fin : dernière date à laquelle la ressource sera disponible en tant que membre de l’équipe.
• Type de membre de l’équipe : définit le type du membre de l’équipe. Un membre d’équipe peut être de type Chef, Membre ou Aucun.

Important

Une ressource ne peut être associée qu’à une seule équipe ou un seul groupe de ressources sur une période donnée. Par exemple, si Ashley est affectée à l’équipe de service de nettoyage n°1 du 01/01/2023 au 31/01/2023, elle ne peut pas faire partie d’une autre équipe ou d’un autre groupe de ressources sur cette période. Seules les ressources avec le type d’utilisateur peuvent être définies comme Chef. Une équipe peut avoir plusieurs ressources affectées au type Chef.

Lorsque vous tentez de planifier une équipe pour une date spécifique, seules les ressources qui appartiennent à cette équipe aux dates et heures spécifiées s’affichent et peuvent être planifiées.

Par exemple, supposons qu’une organisation a défini une nouvelle équipe nommée Équipe de nettoyage 1. Elle a ajouté les ressources enfants suivantes à l’équipe :

• Chef d’équipe 1 : Alan Rock, du 1er juin au 31 décembre.
• Membre 1 de l’équipe 1 : Bernadette Foley, du 1er juin au 31 décembre.
• Membre 2 de l’équipe 1 : Clarence Desimone, du 1er juin au 31 octobre.
• Remplaçant 1 de l’équipe 1 : Dick Cowley, du 1er septembre au 31 décembre.

Si un répartiteur tente de planifier l’équipe pour une tâche le 4 décembre, toute l’équipe sera affichée et planifiée, car tous ses membres sont définis comme membres d’équipe pour cette date. Toutefois, si un répartiteur tente de planifier l’équipe pour une tâche le 12 décembre, seuls Alan, Bernadette et Dick s’affichent et sont planifiés, car Clarence n’est pas définie comme membre d’équipe après le 31 octobre.

Comme les équipes sont planifiées comme toute autre ressource, il est important d’affecter des heures de travail à votre équipe. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Heures de travail, puis créez des horaires de travail. Dans l’image suivante, les heures de travail de l’équipe sont définies du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00 avec une pause de 30 minutes :

Groupes de ressources

Les pools de ressources permettent aux planificateurs de réserver des besoins dans une liste de ressources générique, sans avoir à décider quelle ressource exécutera le travail. Ces réservations peuvent ensuite être replanifiées pour les membres du pool à une date ultérieure.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la définition de pools de ressources peut être utile :

• Empêcher l’affectation excessive : lors de la planification des travaux, les pools de ressources peuvent agir en tant qu’espaces réservés pour empêcher l’absence d’être affectée jusqu’à ce que les ressources réelles soient disponibles.
• Aider à la répartition régionale : les répartiteurs centraux qui supervisent plusieurs régions peuvent les utiliser comme espaces réservés jusqu’à ce que les détails spécifiques puissent être fournis par un gestionnaire de ressources local.
• Planification de la capacité : même si la ressource spécifique n’est pas encore connue, il est possible d’établir la capacité d’un groupe et de nommer les ressources ultérieurement. Les planificateurs peuvent toujours effectuer la planification, car la capacité de la liste de ressources peut être définie comme s’il s’agissait d’une ressource nommée.
• Activer délibérément la surréservation pour les annulations escomptées : les pools de ressources permettent de surréserver les ressources en tenant compte des annulations potentielles par les clients.

Les groupes de ressources sont créés de la même manière que les ressources d’équipe. La principale différence est que vous devez définir le type de groupe de ressources dont il va s’agir lorsque vous sélectionnez Groupe comme type de ressource. Les groupes de ressources sont destinés à être des ressources homogènes, autrement dit des ressources qui sont toutes du même type. Par exemple, vous pouvez avoir un groupe de ressources se composant d’électriciens ou un groupe de salles ayant la même capacité de planification. Les groupes de ressources peuvent également calculer automatiquement la capacité du groupe, autrement dit la quantité de ressources se trouvant dans le groupe.

Un groupe de ressources peut être de l’un des types suivants :

• Installation : représente des bâtiments ou des emplacements.

  • Une unité d’organisation doit être définie pour les installations.
  • Les emplacements de début et de fin doivent être définis sur l’unité d’organisation sélectionnée.

• Comptes/Contacts/Utilisateurs : représente des personnes et des éléments individuels pouvant être planifiés.

• Équipement : équipements.

Une fois le groupe de ressources créé, vous devez définir ses membres en ajoutant les Enfants de la ressource et en précisant les Heures de travail pour le Groupe de ressources.