Planifier le déploiement et l’adoption de Teams
L’adoption par les utilisateurs est essentielle au succès de tout déploiement Microsoft Teams. Teams combine un large éventail de charges de travail différentes, telles que la messagerie, les fichiers et les communications vocales. Les organisations peuvent faire face à des changements importants dans les processus d’entreprise pour collaborer et communiquer efficacement avec Microsoft Teams. Tout comme les processus métier changent, les utilisateurs finaux constatent souvent que leurs routines ou processus quotidiens changent également. C’est ce changement que les utilisateurs doivent adopter pour implémenter Teams de façon efficace. Sans l’accord des utilisateurs finaux qui implémentent Teams comme leur hub de collaboration principal, le déploiement Teams échouera, même s’il est parfaitement effectué.
La liste ci-dessous est la procédure de haut niveau que les organisations doivent suivre pour implémenter Teams et favoriser une adoption positive par les utilisateurs. Ces étapes, qui peuvent être différentes en fonction de la taille de l’organisation, permettent de garantir un niveau de communication soutenu avec les parties prenantes, les champions, les administrateurs informatiques et les utilisateurs pour réussir le déploiement de Microsoft Teams.
Identifier les principales parties prenantes, champions et profils utilisateur.
Identifier et sélectionner des scénarios d’entreprise appropriés.
Mener un projet pilote qui inclut des utilisateurs professionnels, des champions et des professionnels de l’informatique.
Concevoir, lancer et gérer une campagne d’adoption. Télécharger le Kit de réussite des clients comme point de départ. Une bonne campagne d’adoption inclut :
Du matériel interne de sensibilisation pour faire connaître Teams, tels que des posters, une signalisation numérique et des événements.
Informations d’aide et de formation autonome dans un lieu spécifique
Un mécanisme de commentaires défini
Des mesures de réussite prédéfinies (adoption des solutions, visionnage des supports clés, participation aux cours)
Créer un programme champion parallèlement à votre déploiement de service.
Fournir une méthode de commentaires standard.
Mesurer et partager la réussite.
Ajuster la messagerie et les méthodes en fonction des commentaires, puis répéter l’expérience.
Identifier les principales parties prenantes, champions et profils utilisateur
La première règle d’une adoption réussie consiste à créer une équipe dynamique composée de parties prenantes clés et de personnes qui peuvent motiver et induire un changement chez les autres. L’équipe doit être constituée d’individus engagés représentant un échantillon représentatif de l’organisation. Sponsors exécutifs, Propriétaires de services, Professionnels de l’informatique et Champions sont les principaux rôles des parties prenantes.
Sponsors exécutifs : Ces personnes sont des responsables clés au sein de l’organisation et leur participation est essentielle pour motiver l’adoption par les employés. Ce sont eux qui ont la plus grande influence sur la culture d’entreprise et qui peuvent communiquer activement la valeur et les avantages des nouvelles technologies et des nouveaux processus d’entreprise.
Propriétaires de services : Ces personnes sont chargées de s’assurer que les personnes utilisent le service et en retirent des bénéfices. Il est important de définir les Propriétaires de services au sein de votre organisation pour vous assurer que les objectifs de Microsoft 365 sont satisfaits.
Professionnels de l’informatique et Champions : Obtenir l'adhésion de tous les utilisateurs d’une organisation est un défi. Les professionnels de l’informatique et les Champions peuvent contribuer à relever ce défi et jouer un rôle important dans l’adoption de Office 365. Ils sont bien informés, s’engagent à améliorer leur expertise et sont prêts à fournir de l’accompagnement et de l’aide à leurs pairs. Ils vous aident à mettre Office 365 en pratique dans leur service ou leur équipe.
Les organisations doivent planifier des réunions régulières pour ces parties prenantes afin de les tenir au courant de l’avancement des projets. La mise en place d’un « conseil de collaboration » pour permettre des retours d’expérience et des discussions peut être un outil utile en fonction de la culture de l’entreprise.
Meilleure pratique : Paradoxalement, les personnes qui peuvent être les plus réfractaires au changement peuvent également devenir vos principaux alliés dans un déploiement de ce type. Vous devez interagir avec ces membres de l’organisation rapidement et souvent pour connaître leurs préoccupations et leurs problèmes. Souvent, leurs commentaires sont précieux et vous permettront de faire du déploiement de Teams un projet prospère. Une fois que vous avez obtenu leur adhésion au projet, les autres utilisateurs finaux, qui étaient réfractaires au changement, suivent souvent leur exemple et adoptent également le nouveau système.
Profils utilisateur
Il est important de comprendre les types d’utilisateurs présents dans votre organisation. Avez-vous des utilisateurs principalement mobiles ? Sont-ils constamment en réunion ou à faire des présentations ? Savez-vous lesquels de vos utilisateurs rencontrent le plus de difficultés avec vos solutions de collaboration existantes ?
Segmenter votre communauté d’utilisateurs de cette manière peut vous aider à identifier les groupes les plus ouverts au changement. Ils sont souvent les meilleures cibles pour vos premiers projets pilotes d’entreprise, et leurs commentaires sont précieux. Comprendre ce qui se passe pendant une « journée dans la vie » de vos utilisateurs vous aidera à hiérarchiser les résultats de votre entreprise, à concevoir des objectifs d’adoption adaptés à votre déploiement et à soutenir l’utilisation au fil du temps.
Le tableau suivant identifie certains profils utilisateur classiques.
| Profil utilisateur | Tâches |
|---|---|
| Employé de bureau | Travaille principalement au bureau, crée des réunions et effectue des appels |
| Représentant commercial | Travaille en externe, discute beaucoup et utilise le stockage de fichiers |
| Gestion ou « niveau C » | Travaille avec des données sensibles. Par conséquent, les exigences de sécurité sont accrues |
Champions
Les champions sont essentiels à la sensibilisation, à l’adoption et à l’éducation au sein de votre organisation. Un champion est une personne dont la motivation principale est d’aider les autres, qui s’intéressent aux nouvelles technologies et qui aident les autres utilisateurs à les utiliser en conformité avec vos meilleures pratiques.
Identifier les personnes qui peuvent devenir vos champions en matière de collaboration vous permet d’obtenir une équipe de support étendue qui peut fournir des commentaires essentiels concernant vos plans d’implémentation. L’avantage pour les personnes sélectionnées pour ce programme est que cela leur fournit un aperçu précoce des plans de l’entreprise et leur permet de donner leur avis afin d’apporter des changements qui amélioreront leurs processus quotidiens. Tous les investissements que vous faites dans cette communauté, que ce soit le temps, l’attention ou les récompenses, seront utiles à votre implémentation via leur support et leur soutien.
Les champions vous accompagneront dans les tâches suivantes :
Créer un enthousiasme qui pousse à l’adoption des processus d’entreprise améliorés.
Créer un cercle d’influence entre les équipes.
Concrétiser les nouvelles méthodes de travail au sein des équipes.
Identifier les défis commerciaux et les solutions possibles.
Transmettre des commentaires à l’équipe de projet et aux sponsors.
Pour que le programme Champions réussisse, les utilisateurs de tous types de profils utilisateur sont tenus d’optimiser la plage et l’efficacité de leurs avantages pour un déploiement Teams.
Informations supplémentaires. Microsoft fournit différents guides et kits de ressources pour aider les entreprises à déployer des Teams.