Options de configuration

Effectué

Avant d’utiliser la facturation fournisseur et l’OCR, vous devez configurer les paramètres requis dans Finance. Vous pouvez également en profiter pour déterminer les fonctionnalités que vous souhaitez activer pour une utilisation avec le service OCR. Voici certaines des fonctionnalités que vous pouvez activer :

• Application automatique des acomptes aux factures importées
• Envoi des factures importées dans un flux de travail pour les rapprocher des lignes facture fournisseur en attente

Remarque

Pour utiliser la fonctionnalité d’intégration OCR, vous devez activer la fonctionnalité dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités. Accédez à l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, recherchez le nom de la fonctionnalité Automatisation des factures fournisseur, puis activez-la.

Après avoir activé la fonctionnalité Automatisation des factures fournisseur, vous pouvez commencer à l’utiliser dans votre entreprise.

Exemple

Pour un exemple de fonctionnalité utilisée, considérez le scénario avec Contoso Entertainment lorsque l’entreprise traite ses différents fournisseurs et factures.

Les fournisseurs de Contoso Electronics envoient leurs factures à l’aide du portail Collaboration fournisseur dans Finance. Lors de l’envoi d’une facture, un commis à la comptabilité fournisseur de Contoso la traite manuellement, puis l’envoi au flux de travail d’approbation des factures. Pour rationaliser ce processus, Contoso peut implémenter les fonctionnalités OCR afin que, lors de l’envoi d’une facture, elle soit transmise automatiquement au service de flux de travail Dynamics 365. Cette approche permet à Contoso de disposer d’un processus de facturation fournisseur pouvant être traité sans intervention manuelle.

Paramètres

Pour examiner les divers éléments de paramétrage pour la configuration de l’OCR, accédez à Comptabilité fournisseur > Configuration > Paramètres de la comptabilité fournisseur. Si la fonctionnalité Automatisation des factures fournisseur est activée, l’onglet Automatisation des factures fournisseur s’affiche dans les paramètres ; sinon, l’onglet n’est pas visible. Comme illustré dans la capture d’écran suivante, l’onglet Automatisation des factures fournisseur vous permet de modifier différents paramètres pour activer certains comportements dans le processus de facturation.

Vous devez tenir compte des paramètres clés suivants et de leurs fonctions lorsque vous utilisez l’OCR dans Finance :

• Envoyer automatiquement les factures importées au flux de travail : accédez à ce paramètre sous l’onglet Flux de travail de facture fournisseur. Si vous laissez cette option définie sur Non, vous devrez envoyer les factures manuellement. Si vous réglez ce bouton bascule sur Oui, les factures fournisseur importées sont envoyées automatiquement au système de flux de travail. Lorsque le bouton bascule est réglé sur Oui, ce processus fonctionne seulement si le flux de travail de facture fournisseur est configuré correctement pour l’entité juridique à partir de laquelle vous travaillez.

• Rapprocher les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture avant de les envoyer automatiquement : accédez à ce paramètre sous le raccourci Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises. Lorsque ce bouton bascule est réglé sur Oui, la facture importée dans le système à l’aide de l’OCR ne peut pas être envoyée automatiquement à un flux de travail à moins que la quantité de l’accusé de réception de marchandises correspondant soit égale à celle de la facture. Ce paramètre garantit qu’aucun écart ne résulte d’un rapprochement incorrect en raison de factures fournisseur importées. Lorsque la quantité de l’accusé de réception de marchandises correspond à celle de la facture, la facture est envoyée automatiquement au flux de travail.

• Appliquer automatiquement les acomptes pour les factures importées : accédez à ce paramètre sous le raccourci Appliquer automatiquement les acomptes. Si cette option est définie sur Oui, le système recherche automatiquement les acomptes existant pour une commande fournisseur spécifique lors de l’importation de ces factures fournisseur. Si des acomptes existent, une ligne supplémentaire est créée pour appliquer l’acompte aux factures fournisseur pertinentes ayant été importées.

• Bloquer le processus d’automatisation du suivi en cas d’échec de l’application des acomptes : accédez à ce paramètre dans le raccourci Appliquer automatiquement les acomptes. Si ce bouton bascule est réglé sur Oui, les factures importées sont bloquées si un acompte ne peut pas être appliqué. S’il est bloqué, le processus d’automatisation des factures ne peut pas traiter l’acompte tant qu’il n’aura pas été appliqué manuellement.

• Option de quantité : un paramètre supplémentaire activable permet de gérer les lignes de facture et facilite la tâche d’un commis à la comptabilité fournisseur, car les lignes de facture peuvent être créées automatiquement. Cela se produit lorsque, par exemple, une commande fournisseur a été partiellement facturée et que la facture est ensuite importée. Au lieu d’avoir à revenir manuellement en arrière et à ressaisir les lignes, le paramètre Option de quantité permet au commis à la comptabilité fournisseur d’ignorer l’étape de saisie des lignes, car la facture importée gère cette étape.

Voilà certains des paramètres que vous devez connaître, ainsi que les autres fonctionnalités disponibles dans la section Automatisation des factures fournisseur de la page Paramètres. Un autre élément à prendre en compte dans cette configuration est la possibilité d’inclure une tâche de validation automatisée dans l’éditeur de flux de travail. Cette tâche permet à une facture fournisseur importée de passer par le flux de travail sans intervention manuelle et se termine par sa validation.

Effectuer une intégration à un modèle prédéfini personnalisé dans Invoice Capture

Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini personnalisé pour la reconnaissance OCR. Souvent, les clients reçoivent des factures avec des dispositions complexes et des modèles prédéfinis qui ne peuvent pas renvoyer un résultat de reconnaissance précis. Cela crée des goulots d’étranglement dans le processus, car l’équipe comptabilité fournisseur doit consacrer du temps à la correction et à l’examen de ces factures.

Pour rationaliser ce processus, vous pouvez charger un exemple de facture, marquer les champs souhaités, puis effectuer l’apprentissage du modèle prédéfini personnalisé dans AI Builder et le publier.

De plus, le modèle prédéfini personnalisé vous permet de spécifier et d’extraire des champs supplémentaires au-delà de ce que propose le modèle standard. Ces champs supplémentaires doivent être mappés entre le modèle et la facture lors du processus de configuration.

Une fois configurés, les nouveaux champs sont automatiquement extraits et transférés d’Invoice Capture vers Dynamics 365 Finance, garantissant ainsi que le système répond aux besoins spécifiques de votre organisation.