Évaluer l’état de préparation de votre organisation

Effectué

Une fois que vous avez sécurisé votre équipe de projet, l’étape suivante de votre parcours de mise à niveau consiste à vous assurer que votre organisation et vos utilisateurs sont prêts pour Teams, une activité que vous effectuez en parallèle avec la garantie de votre préparation technique. Pour tirer parti de Teams, les utilisateurs doivent l’utiliser. L’activation de Teams ne garantit pas que vous atteignez votre objectif. Les utilisateurs présentent des cas d'utilisation et styles d'apprentissage différents et s'adaptent aux nouvelles technologies à un rythme qui varie.

En évaluant la préparation de votre organisation, vous pouvez déterminer la manière dont vos utilisateurs sont susceptibles de changer leur façon de travailler et d’adopter de nouvelles technologies. Comprendre la manière dont les utilisateurs réagissent face au changement permet à votre organisation de résoudre les problèmes de manière proactive, d'ajuster son plan de déploiement pour obtenir une participation optimale et d'identifier les utilisateurs susceptibles de faciliter le changement auprès de leurs pairs.

Activité

Utilisez les amorces de conversation suivantes pour évaluer le degré de préparation de votre organisation et documenter sa culture en matière de changement. Ces informations permettent de déterminer le niveau de sensibilisation et de formation que vous devrez peut-être mettre en œuvre dans le cadre de votre projet. Ne vous inquiétez pas des nombres exacts. Cet exercice est destiné à vous permettre de comprendre globalement la culture de votre organisation. Si vous ne savez pas vraiment par où commencer, évaluez un précédent déploiement afin d’anticiper la réaction des utilisateurs en matière de changement et d’agir de manière proactive sur les réactions que vous attendez.

• Quel est le pourcentage d’utilisateurs dans chaque catégorie ?

  Utilisateurs précoces	Utilisateurs informés	Retardataires
  Ces utilisateurs demandent la solution avant qu’elle ne soit disponible.	Ces utilisateurs acceptent la solution une fois sa valeur démontrée.	Ces utilisateurs rejettent la solution alors même qu’un changement s’impose.

• Quel est le pourcentage d’utilisateurs dans chaque compétence ?

  Naturellement motivés	Esprit d'équipe	Candidats à une aide
  Ces utilisateurs recherchent des ressources, apprennent par la pratique.	Ces utilisateurs bénéficient d’une formation de groupe et interactive ; ils accompagneront leurs collègues.	Ces utilisateurs attendent une assistance individuelle.

• En plus de ce déploiement de service, combien d’autres changements sont-ils en cours ?

  Changements minimes	Changements intermédiaires	Changements transformationnels
  Aucun changement	1 à 3 changement(s)	Plus de 3 changements

Organisez ces informations par unité organisationnelle et responsable pour classer les segments de votre entreprise les plus ouverts au changement. C’est là que vous trouverez les candidats à une utilisation précoce et les processus que les utilisateurs sont prêts à améliorer.

Exemple d’activité pour Contoso

Organisez des réunions avec des responsables clés, des propriétaires de processus et des communautés de votre organisation. Veillez à y inclure les titulaires de postes tels que les assistants de direction, responsables de bureaux distants et responsables régionaux. Utilisez le questionnaire des parties prenantes pour déterminer le niveau de pression commerciale et concurrentielle sous lequel ces dirigeants sont soumis. Que cherchent-ils à accomplir dans leurs domaines de responsabilité ? Augmentez les activités professionnelles de votre entreprise en approfondissant ses besoins et en favorisant une plus grande implication. À l’issue de votre réunion, complétez les niveaux par individu ou par public dans l’outil d'évaluation de l’engagement des parties prenantes. Vous pourrez ainsi quantifier les services de l’entreprise prêts ou soucieux de vous emboîter le pas sur la voie du changement. Ces évaluations restent subjectives puisqu’elles reposent sur votre propre appréciation du groupe ou de l’individu. Aussi, assurez-vous que cet outil ne soit pas largement diffusé. Utilisez-le pour façonner vos stratégies d’adoption, la hiérarchisation des scénarios opérationnels et les méthodes d’engagement de ces individus.

Préparation et gestion des parties prenantes

La communication et la gestion des attentes sont des éléments clés d’un projet de changement réussi. Il est important de régulièrement communiquer votre vision globale, ainsi que votre progression en la matière aux parties prenantes et autres membres de votre organisation. Les parties prenantes sont les personnes qui ont un intérêt à voir votre projet aboutir, et peuvent l’influencer, quel que soit leur position. Elles ne sont peut-être pas directement responsables de tout ce sur quoi vous travaillez, mais elles jouissent d’une certaine influence au sein de l'organisation, surtout si elles se montrent réfractaires au changement.

Nous vous recommandons de rencontrer régulièrement vos parties prenantes. À ce stade, votre objectif consiste à écouter et obtenir des informations supplémentaires sur leurs activités. Si vous disposez d’une équipe d’adoption suffisamment étoffée, envisagez d’affecter certaines personnes à votre équipe de projet pour gérer les relations avec les principales parties prenantes. Pour encourager les échanges avec les parties prenantes, utilisez les questions suivantes :

• Quels sont les défis ou les points faibles de l’organisation liés à la communication et à la collaboration ?
• Quels sont les domaines que votre organisation souhaite améliorer ?
• Quelles sont les initiatives stratégiques ou les projets de transformation actuels de l’organisation que Teams peut prendre en charge ?
• En règle générale, quelles sont les méthodes de communication et de collaboration les mieux accueillies par votre organisation ?
• Quel est le processus de rédaction, de distribution et de partage d’informations ?

Ces premières informations constituent un point de départ pour de futures interactions. Soyez attentif aux difficultés et perceptions de chacun de manière à établir des communications réussies et à gérer leurs attentes en matière de changement, ainsi que son impact sur leurs activités quotidiennes.

Activité

Déterminez votre rythme et votre méthode de communication avec les parties prenantes, en adéquation avec la culture de votre entreprise. Ciblez vos communications selon les différents niveaux d’implication et d’intérêt au sein de votre organisation. Option : pour créer une base de connaissances continue sur votre projet, songez à utiliser les pages d’actualités de votre site de communication SharePoint. Votre bibliothèque de pages d’actualités (pages du site SharePoint associées à votre équipe de planification) peut être rendue publique à des fins de partage.

Veillez non seulement à envoyer des rapports d’état réguliers par e-mail traditionnel et éventuellement à l’aide de pages d’actualités SharePoint, mais également à utiliser d’autres méthodes de communication telles que :

• Réunions individuelles régulières dédiées
• Réunions avec la direction
• Réunions du personnel
• Diffusions virtuelles
• Réserver des heures pour les parties prenantes et d’autres pour les employés
• Utiliser les bulletins d’informations de l’entreprise
• Publier des articles sur l’intranet

Toutes ces méthodes peuvent être utilisées pour informer et rallier vos parties prenantes. Mettez également à leur disposition un forum sur lequel ils pourront commenter votre réussite et vos méthodes. Veillez à sonder les points de mécontentement, notamment lors des réunions individuelles, afin d’éviter qu’ils ne soient diffusés, pour la première fois, sur les forums publics. Pour autant, encouragez les commentaires francs et honnêtes.

Activité pour Contoso

Collaborez avec votre équipe de projet pour créer une présentation destinée à vos parties prenantes. Assurez-vous de la participation du service informatique dans vos principaux messages. Utilisez les ressources Microsoft pour veiller à partager des informations sur les services dont vous disposez et ceux que vous envisagez de déployer, comme Microsoft Teams. Le message principal de cette présentation, que vous pouvez créer vous-même (de préférence) à l’aide d’un composant virtuel pour vos responsables distants via une réunion Teams ou un événement en direct, consiste à démontrer en quoi la technologique que vous proposez et le déploiement du changement répondront aux difficultés évoquées lors des échanges avec les parties prenantes et les utilisateurs finaux. Profitez de cette réunion pour obtenir des commentaires et rallier des volontaires pour les projets pilotes, ainsi que des participants pour le programme Utilisateur précoce. Définissez des attentes en termes de planning (30 à 60 jours) et de temps (1 à 2 heures par semaine) pour veiller à recevoir des commentaires appropriés dans le cadre de votre programme d’adoption par les utilisateurs finaux.