Rôles clés de l’infrastructure d’adoption de service

Effectué

Vous êtes prêt à commencer votre plan de stratégie et de projet. Vous devez fournir rapidement des résultats significatifs, car le budget global du projet n’est pas encore défini. La mise en place de ce projet constitue votre plus importante ressource, évaluez d’abord les ressources internes disponibles pour vous aider à atteindre vos objectifs. Les compétences et rôles suivants sont essentiels à la réussite d’un projet :

Rôle	Description
Sponsor exécutif	Avez-vous un dirigeant senior au sein de votre entreprise qui conduit les résultats globaux de l’entreprise, notamment l’implémentation de Microsoft Teams ?
Responsable de la réussite	Qui est responsable de la réussite générale de votre implémentation ? Il s’agit souvent d’un responsable d’entreprise (comme par exemple le chef du développement produit) en partenariat avec un responsable de service informatique (tel que le responsable des services de collaboration et de communication).
Gestionnaire de projet	Vous ou une autre personne responsable au quotidien de la gestion globale du projet, y compris des risques, des problèmes et des parties prenantes.
Champions	Avez-vous un réseau existant de champions qui assure un support départemental et 1:1 pour les employés pendant les transitions ? Avez-vous un responsable de la communauté qui peut fournir une présence constante à ces personnes et gérer leur formation et leur support ?
Communication et marketing	Qui peut vous aider à créer des messages clés à propos de cette modification qui vont faire mouche auprès de vos employés ? Quelle aide sur la conception graphique avez-vous ?
Expertise technique	Une compréhension approfondie de la planification technique, de la configuration et du déploiement du logiciel cible est requise. La préparation technique se produit en parallèle et simultanément à la planification de l’adoption par les utilisateurs.

Remarque

Avec l’avènement de Microsoft Teams, les professionnels de l’informatique qui n’exécutaient que des services de collaboration ou de communication/téléphonie doivent désormais collaborer pour offrir une expérience intégrée. Dans les petites organisations, il peut s’agir d’un seul individu ; dans une grande entreprise, il s’agit souvent de plusieurs personnes.

Activité

Lire Microsoft Teams Phase 1pour plus d’informations sur les rôles et les conditions préalables pour cette phase de votre planification. Regardez et utilisez des vidéos d’introduction telles que Qu’est ce que Microsoft Teams ? pour vous assurer que les personnes commencent à comprendre ce que cette nouvelle expérience signifie. Notez que cette vidéo ne porte pas sur une longue liste de fonctionnalités, mais sur les résultats pour les employés.

Rôle clé : Sponsor exécutif

Nous savons que la plupart des employés ne souhaitent pas utiliser les nouvelles technologies déployées par leur organisation. Un sponsor exécutif peut vous aider. Dans les projets de transformation où le PDG était assez ou très visible, le projet a connu une grande ou très grande réussite. Une série de cibles financières et opérationnelles bien définies génère une transformation « extrêmement réussie » (comme illustré dans diverses recherches de parties tierces et basées sur Microsoft).

Identifiez et valorisez votre sponsor exécutif pour qu’il soit toujours visible dans votre programme de modification. Cela soutient l’utilisation des nouveaux outils et la transformation globale. Les communications cohérentes sont essentielles. Voici comment vos sponsors exécutifs peuvent communiquer leur support pour le projet :

• Utilisez les événements Microsoft Teams Live pour diffuser une assemblée numérique aux employés concernés par la modification. Planifiez ces modifications régulièrement, de préférence mensuellement ou au minimum tous les quatre mois, pour insister sur les avantages de ce changement dans votre organisation.
• Faites en sorte que votre sponsor exécutif utilise la technologie indiquée. Lorsque les dirigeants sont présents dans les nouvelles expériences, l’utilisation des expériences par les employés augmente. Sélectionnez un dirigeant pertinent pour expérimenter la transformation, ainsi que d’autres employés. Collaborez directement avec les membres du personnel de support exécutif pour assurer une transition sans problème.
• Utilisez les autres formes de communication, notamment la messagerie électronique, les articles intranet et les réseaux sociaux internes, pour communiquer avec les employés et permettre aux dirigeants de recevoir des commentaires directement. Bien qu’une culture plus ouverte et transparente puisse être inédite dans votre organisation, votre programme de modification en tirera parti.

Si vous ne disposez pas d’un cadre supérieur qui souhaite participer, vous pouvez faire une partie des modifications d’une manière collective. Accédez directement à une division de clés ou à un propriétaire de processus et associez-vous avec eux pour votre processus expérimental de transformation. Les résultats significatifs de cette expérience dans l’entreprise peuvent être les éléments dont vous avez besoin pour intégrer la C-suite.

Flux de travail et structures d’équipe

Activité

Dressez la carte de vos structures d’équipe et des affectations de flux de travail pour votre organisation. Profitez de cette opportunité pour identifier les talents au sein de votre organisation ou les lacunes qui doivent être comblées. Il est important d’identifier les zones de compétences manquantes tôt dans le processus de planification afin de pouvoir obtenir le type d’aide approprié. Téléchargez notre document d’affectation de flux pour vous aider dans le cadre de ce processus.

(https://aka.ms/WorkstreamAssignment)

Vous pouvez bénéficier d’une assistance gratuite pour l’adoption des services et de la planification du déploiement et de l’exécution de Microsoft dans le cadre de votre abonnement Microsoft 365 dans divers formats via le programme FastTrack. Votre société collabore peut-être déjà avec un partenaire technologique qui peut également vous fournir cette aide.

Chacun des flux de travail et domaines de capacité suivants nécessite un leader, même si une même personne peut gérer plusieurs flux de travail en fonction de sa charge de travail. Par exemple, un individu peut gérer les flux de travail Champion, Premiers Utilisateurs et Commentaires. Si vous ne trouvez pas une personne à placer en regard du flux de travail, identifiez ceci en tant que risque et discutez avec votre responsable de réussite ou votre sponsor exécutif pendant vos réunions de projet planifiées régulièrement.

• Stratégie de service et plan de projet
• Mappage et alignement des parties prenantes
• Communications du programme et exemples de réussite
• Programme Champion
• Disponibilité du support technique
• Premiers utilisateurs et commentaires
• Gouvernance et sécurité
• Compatibilité et alignement technique
• Audit et rapports
• Mappage de processus professionnels
• Campagne de sensibilisation
• Programme de formation
• Révision de l’état des services et planification de l’amélioration

Exemple d’activité pour Contoso

Définissez les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour réussir la mise en œuvre de Microsoft Teams. Vous travaillez déjà avec votre responsable de service informatique qui examine le contenu de SuccessWithTeams.com pour gérer la préparation technique. Vous rencontrez et discutez des chronologies et des résultats et passez en revue ensemble les flux de travail indiqués ci-dessus. Vous constatez qu’aucun de vous ne dispose de la bande passante nécessaire pour gérer les programmes Champion et Premiers Utilisateurs, ou pour assurer la qualité et la disponibilité du support. Vous devez effectuer une ou plusieurs des actions suivantes :

• Vous avez un contrat de licence éligible avec plus de 150 sièges. Contactez l’équipe Microsoft FastTrack. Votre administrateur informatique peut également demander de l’aide par l’intermédiaire du widget Obtenir de l’aide dans le Centre d’administration Microsoft 365. Les ingénieurs et responsables de programmes FastTrack vous contacteront pour répondre à vos questions techniques et créer un plan de réussite pour Microsoft Teams.
• Pour en savoir plus sur les autres personnes qui participent également à l’adoption de Microsoft Teams, visitez le Forum Participer à l’adoption sur la communauté technique Microsoft.
• Si vous avez un partenaire technologique qui vous aide déjà au sein de votre entreprise, parlez-lui de son expérience Microsoft Teams pour déterminer s’il est éligible pour vous aider.

Avec FastTrack, les forums de la communauté et vos autres relations professionnelles, vous pouvez trouver d’autres partenaires certifiés Microsoft pour vous aider avec cette tâche.

Remarque

Si vous n’avez pas de relation active avec votre responsable de service informatique, contactez-le et démarrez une conversation pour collaborer sur ce projet. Recueillez ses commentaires et insistez sur la façon dont vous souhaitez vous concentrer sur la partie adoption par les utilisateurs finaux du déploiement et que vous voulez garantir la satisfaction des employés avec le service sur lequel ils travaillent dur. Avoir de cette conversation autour d’un déjeuner peut faciliter la création d’une relation importante.

Comprendre la courbe de modification

Dans tout programme de modification, il est important de comprendre la courbe de modification de base qui s’applique à tous les utilisateurs. Cette structure s’applique à un usage personnel ou professionnel. Cette formation est axée sur des exemples professionnels, mais vous devez penser à l’impact des modifications dans votre vie personnelle et à la manière dont vous y avez répondu. Cela vous permet de disposer d’empathie et de compassion pour les personnes qui sont plus résistantes aux changements.

Déni: de nombreuses personnes refusent de manière délibérée ou inconsciente le fait qu’un changement est nécessaire. Ils sont habitués à faire les choses de la même manière. Considérez que dans vos campagnes de sensibilisation et communications exécutives, vous devez informer les utilisateurs de la façon dont ces modifications leur sont bénéfiques ainsi que pour l’entreprise. Il est souvent plus efficace d’adapter les messages au public auquel vous vous adressez. N’hésitez pas à parler des motivations les plus basiques avec vos employés en termes positifs.

Resistance : les personnes entendent votre message la première fois, mais elles continuent souvent de résister activement ou passivement aux changements. Utilisez les stratégies de proximité pour confronter la résistance : par exemple, planifiez des réunions de petit-déjeuner ou de déjeuner avec des repas fournis, récompensez les premiers utilisateurs avec une reconnaissance dans l’entreprise ou expliquez comment une modification peut être significativement utile des études de cas précoces de l’adoption. Encouragez les commentaires directs lors de ces événements afin de lutter contre les conflits et les difficultés du programme. Commencez la conversation en désignant les difficultés que vous avez rencontrées lors de la modification tout en facilitant la conversation vers des suggestions positives et en vous éloignant d’une session de plainte.

Exploration : lorsque vous aurez influencé votre public cible de façon suffisante, il commencera à explorer. Il s’agit d’un moment délicat et idéal pour utiliser vos champions. Les champions peuvent créer une expérience favorable de nouveau comportement. Les obstacles à l’entrée, difficultés durant l’expérience, aux outils et aide peu fiables peuvent renvoyer vos employés directement dans la phase de résistance. Il est également important de mentionner que, tandis que les jeunes peuvent explorer une nouvelle expérience technologique plus rapidement, les employés les plus anciens entre 55 et 74 ans ont l’opinion la plus élevée du travail d’équipe (selon uneétude de Gartner). Il s’agit de la deuxième catégorie susceptible d’essayer la nouvelle expérience que vous concevez.

Engagement: vos employés ont désormais une expérience positive et ont été récompensés. Ils s’engagent à continuer avec ce nouveau comportement, mais uniquement s’il continue à répondre à leurs besoins. Chaque jour où un employé participe à ce nouveau comportement, vous pouvez soit renforcer la modification, soit faire en sorte que les utilisateurs partent d’une expérience au fonctionnement médiocre. Les objectifs informatiques classiques tels que la résilience, la mise en place, les performances et la sécurité sont essentiels pour atteindre vos objectifs professionnels globaux.

Activité pour Contoso

Vous devez obtenir davantage de données sur votre organisation pour élaborer votre plan d’adoption par les utilisateurs finaux. Il est particulièrement important que vous compreniez les besoins de vos employés à distance et de vos employés dans d’autres régions. Utilisez les Formulaires ou un autre outil d’enquête pour répondre à vos questions avant de lancer le programme pilote de l’adoption précoce. Ces informations vous aideront à hiérarchiser les différents problèmes que chaque type d’utilisateur peut avoir. Téléchargez la feuille de calcul Enquête utilisateur type pour obtenir des idées de questions, mais veillez à transférer ces questions dans Microsoft 365 pour simplifier la distribution et l’analyse.

Remarque

Veillez à demander à vos employés si vous pouvez les contacter pour obtenir des informations supplémentaires. Pour les personnes qui acceptent, sélectionnez plusieurs utilisateurs dans les données démographiques principales (région, rôle, profil utilisateur) pour interviewer en personne ou via une conversation vidéo. Les contributeurs vocaux peuvent être candidats pour vos programmes Premiers Utilisateurs ou Champion. Dans les entretiens des utilisateurs, essayez de poser des questions en mode ouvert et de ne pas aiguiller leur avis. Par exemple, demandez, « pouvez-vous me donner plus d’informations sur votre expérience de collaboration ? »