Utiliser le cloud à votre avantage
De nombreux employés continuent d’envoyer des feuilles de calcul par e-mail, de les stocker sur leurs lecteurs locaux ou un partage réseau, et perdent un temps précieux à rechercher la « bonne » version de cette présentation client. C’est la réalité à laquelle se heurtent les employés, tous secteurs confondus, à travers le monde. Collectivement, en tant que professionnels du changement et de l’informatique, nous avons failli à notre devoir envers nos employés en ne leur inculquant pas le désir d'acquérir une culture numérique. Une fois cet état de fait accepté, nous pouvons remédier à la situation.
En matière de programmes d’adoption destinés aux utilisateurs, une erreur courante consiste à vanter les avantages d’une migration vers le cloud du point de vue de l’organisation ou de son service informatique. Ces facteurs n’ont rien de motivant pour la plupart des employés. Les employés sont payés pour obtenir des résultats dans une discipline donnée et dès lors, il nous incombe de leur expliquer comment des changements tels que la mise en place de Microsoft Teams, entre autres solutions de collaboration et de communication, leur seront bénéfiques.
Tout d’abord, nous pouvons réduire leur interaction avec le service informatique. Correctement administrés, Microsoft Teams et les autres charges de travail Microsoft 365 peuvent prendre en charge le mode libre-service. Ainsi, les employés sont en mesure de créer des équipes de projet à la demande et selon leurs besoins. Cette réduction des frictions avec les services informatiques et informatiques est une fonctionnalité qui vous permet de fournir un environnement plus sécurisé pour les données de votre entreprise en réduisant la dépendance de vos employés vis-à-vis des logiciels de consommation et de clichés instantanés.
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| Faites l’inventaire des logiciels grand public ou non approuvés utilisés dans votre environnement en recherchant les fichiers *. exe sur votre réseau ou en menant une brève enquête. |
D’autres avantages, comme l’accès en tout lieu et à tout moment, peuvent souvent sembler à un employé comme « Je dois travailler à tout moment et n’importe où ». Au lieu de cela, montrez l’avantage de répondre à une conversation importante entre les clients ou lors de la récupération de vos enfants à l’école (mais pas en conduisant !). La possibilité de répondre aux exigences des cadences de production actuelles est essentielle, mais vos responsabilités familiales le sont tout autant. Soutenir une main-d'œuvre mobile et sécurisée à l’aide de logiciels performants permet de répondre à ces besoins.
Une partie de votre message principal peut porter sur la reconnaissance de l’excellent travail fourni par vos employés. Ils entendent collaborer plus facilement et offrir une expérience optimale à vos clients. Les responsables de l’informatique, du changement et de l’entreprise ont pour mission de concevoir des systèmes qui œuvreront à la réalisation de cet objectif principal. Mais dans un premier temps, il nous faut obtenir l’appréciation de nos employés en abordant la question du changement.
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| Envisagez de créer un site d’actualités destiné aux utilisateurs de la nouvelle expérience afin d’améliorer l’expérience de vos clients et collègues. Demandez à votre cadre responsable de participer à la reconnaissance de ces employés. Une telle initiative s’accompagne d’un impact positif sur votre culture et l’implication de vos employés. |
Avantages de la transition vers le cloud pour l’organisation
Dans le même temps, vous serez peut-être amené démontrer à vos parties prenantes ce que leur apportera la transition vers une expérience de cloud moderne. Il est également possible que vos parties prenantes refusent de l’entendre ou se montrent réfractaires au changement. Pour autant, la plupart des parties prenantes et responsables comprennent le bien fondé de plus d’agilité technique et d’innovation. Ils ont, eux aussi, besoin d’un accès sécurisé à tout moment et en tout lieu aux données d’entreprise et entendent contrôler les coûts liés à l’informatique moyennant sa capacité à constituer un avantage concurrentiel plutôt qu’un centre de coûts.
Vos parties prenantes et responsables sont également des employés. Ils peuvent avoir des besoins qui leur sont propres, mais envoient aussi ces feuilles de calcul par e-mail. Veillez à faciliter leur évolution afin de rallier de plus influents décideurs qui soutiendront votre programme de changement.
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| Rencontrez régulièrement les assistants exécutifs de votre entreprise dans un environnement souple. Encouragez-les à partager avec vous les défis qu’ils rencontrent pour soutenir leurs cadres et le bruit de refroidissement de l’eau concernant le changement en cours d’implémentation. Ce groupe d’individus est généralement influent concernant toute modification. Communiquez avec elles de manière précoce et rapprochée ! |
Avantages de la transition vers le cloud pour les employés
Chaque employé veut savoir : « Qu’est-ce qu’il y a pour moi ? » quand vous commencez à discuter de la modification de leur façon de travailler. Trop souvent, nous commettons l’erreur de commencer à parler des fonctionnalités du produit et des avantages qui en découlent pour l’organisation au lieu de mettre l’accent sur la difficulté des employés à collaborer, communiquer et mener à bien leurs tâches. Il est aisément possible de déplacer le centre de gravité du programme de changement sur l’expérience de l’employé.
Le graphique ci-dessus présente quatre personnages différents se heurtant à des problèmes communs. Un personnage est un profil de type d’employé ou de rôle au sein de votre organisation. Il comprend généralement le titre ou le rôle, l’ancienneté dans le service, l’ancienneté dans le rôle, les difficultés principales, les outils couramment utilisés et autres métadonnées telles que la région et l’expérience, le travail à domicile, etc. Le mappage de personnages peut être détaillé, mais dans le cadre de notre cours et de votre projet, nous vous recommandons de le garder simple.
Cette cartographie simplifiée correspond à un utilisateur, à son rôle, à un problème courant, ainsi qu’à la manière d’y remédier avec Microsoft 365. Le résultat de ce travail consiste clairement à identifier ce qu’il comprend pour l’employé s’il s’engage sur la voie du changement.
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Activité |
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| Organisez des entretiens d’une quinzaine de minutes avec les employés. Posez-leur les questions suivantes : « Qu’appréciez-vous dans la manière dont nous collaborons ? » « Quels outils utilisez-vous fréquemment pour collaborer ? » -« Qu’est-ce qui vous agace le plus lorsque vous essayez de collaborer et de mener à bien vos tâches au sein de l’entreprise ? » Pour chaque responsable, notez le temps qu’il a passé au sein de votre entreprise, le rôle qu’il a actuellement et le temps qu’il y a passé. Essayez de vous entretenir avec quelques responsables senior, responsables intermédiaires et nouveaux employés afin d’avoir un rapide aperçu de leurs perspectives. Il est préférable de mener ces entretiens en personne afin d’observer le langage corporel et le ton de votre interlocuteur. Vous pouvez également mener des entretiens par conversation vidéo et si besoin, par réponse écrite via un formulaire. Utilisez ces informations pour voir comment les services de collaboration sont perçus au sein de votre entreprise. N’oubliez pas de remercier les employés pour leurs commentaires. |
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Exemple d’activité pour Contoso |
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| Vous avez examiné les informations relatives aux entretiens menés auprès de vos employés. Tout d’abord, rassemblez vos problèmes prioritaires à l’aide d’un modèle Powerpoint de point de souffrance de personnage. Vous disposerez ainsi d’une référence visuelle des problèmes auxquels sont confrontés vos employés. Nous vous encourageons à mettre un visage sur chaque nom et à ajouter, si possible, des photos de profil. Utilisez cette liste pour commencer à documenter des scénarios d’entreprise cibles à sélectionner à des fins d’amélioration. |
L’importance de la planification de l’adoption par les utilisateurs
Améliorer l’expérience de collaboration et de communication implique généralement plusieurs produits ou expériences. Chez Contoso, nous souhaitons améliorer la gestion de projet, la fourniture de produits et de services, ainsi que la communication interne. Nous associons souvent ces scénarios aux scénarios « Travailler mieux ensemble ». Voici quelques exemples de rapprochement visant à « Travailler mieux ensemble » :
- Microsoft Teams et SharePoint - Diffuser des actualités et des communications sur des sites modernes ; documenter des listes et bibliothèques de documents à l’aide de métadonnées et de flux de travail personnalisés.
- Microsoft Teams et le Planificateur - Gestion de projet moderne pour tous
- Microsoft Teams et Power BI - Outils de visualisation des données intégrés pour favoriser les décisions basées sur les données
- Microsoft Teams et Viva Engage - Collaboration pour les responsables de communauté
- Microsoft Teams avec Forms et Flow - Collecte de données et activation avec produit croisé, flux de travail prêts à l’emploi
Si vous êtes un professionnel de l’informatique et découvrez l’adoption par les utilisateurs, rapprochez-vous de vos plus curieux collaborateurs, prêts à aider leurs collègues à développer leur culture numérique. Ces personnes disposent souvent de précieuses informations sur les processus d’entreprise susceptibles d’être aisément améliorés.
Ne perdez pas de vue que la voie qui mène à une meilleure collaboration relève d’un processus essentiellement humain, et non technologique. Il est ici question des personnes.