Configurer la comptabilité intersociétés
Lorsque vous utilisez des journaux quotidiens de comptabilité intersociétés dans Finance, les transactions validées dans une entreprise entraîneront la validation automatique des transactions associées dans l’autre entreprise.
Cette unité explique comment configurer la comptabilité intersociétés.
La configuration suivante doit être effectuée pour utiliser la comptabilité intersociétés :
- Créez les comptes principaux nécessaires dans le plan comptable.
- Configurez les noms de journal.
- Configurez les relations de validation entre les entreprises.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment configurer la comptabilité intersociétés dans Finance :
Créer des comptes principaux
Tout d’abord, vous devez créer les comptes principaux intersociétés à utiliser pour les écritures comptables Dû à et Dû par. Nous vous recommandons d’utiliser des comptes principaux uniques pour chaque entreprise afin de simplifier le rapprochement et l’élimination des écritures comptables intersociétés.
Le plan comptable est une configuration globale. De ce fait, toutes les entreprises peuvent partager un plan comptable contenant des comptes Dû à et Dû par pour chaque entreprise, ou bien chaque entreprise peut avoir son propre plan comptable.
Les comptes créés dans le plan comptable pour Dû à et Dû par doivent être associés au champ Type de compte principal défini sur Bilan pour que la validation fonctionne correctement.
Si vous utilisez une dimension partenaire commercial ou contrepartie pour identifier la partie intersociétés, vous pouvez définir cette dimension en tant que dimension fixe sur le compte principal défini dans la comptabilité intersociétés. La page Comptes principaux (Comptabilité > Plan comptable > Comptes > Comptes principaux) est illustrée ci-dessous.
Configurer les noms de journal
Vous devez ensuite définir un nom de journal. Les noms de journal doivent être configurés dans chaque entité juridique. Par exemple, définissez le Type de journal sur Quotidien dans la page Noms de journal (Comptabilité > Paramétrage du journal > Noms de journal). Nous vous recommandons d’utiliser un nom de journal spécifique pour la comptabilité intersociétés et d’utiliser le même nom de journal dans toutes les entités juridiques.
Configurer les relations de validation entre les entreprises
Lorsque des comptes dans le plan comptable et les journaux sont configurés, vous pouvez configurer les relations de validation entre les entreprises.
La page Comptabilité intersociétés est utilisée pour créer les paires d’entités juridiques pouvant effectuer des transactions les unes avec les autres. La configuration de la comptabilité intersociétés étant partagée, la configuration est visible depuis toutes les entités juridiques.
Lorsque vous créez une paire d’entités juridiques, assurez-vous de savoir quelle entité juridique est définie comme entreprise d’origine par rapport à l’entreprise de destination. Lors de la saisie de transactions intersociétés, la transaction détermine l’entité juridique qui initie ou génère la transaction basée sur l’entreprise active.
Supposons, par exemple, que la comptabilité intersociétés est configurée pour USMF (origine) et Adventure Works Cycles (destination). Si un utilisateur est actif dans Adventure Works Cycles et saisit une transaction intersociétés avec USMF, la transaction ne sera pas validée, car la comptabilité intersociétés n’est définie que pour USMF en tant que créateur. Si l’une ou l’autre entreprise peut générer une transaction, vous devez créer une deuxième paire d’entités juridiques pour la configuration réciproque.
Sélectionnez Compte à débiter (dû à) et Compte à créditer (dû par) pour l’entité juridique d’origine et de destination.
Définissez quel Nom du journal sera utilisé lors de la création de la transaction dans l’entreprise de destination. Le journal de l’entreprise d’origine est déjà connu, car il est sélectionné par l’utilisateur lors de la création de la transaction intersociétés.
Pour finir, sélectionnez l’entité juridique qui recevra la comptabilité pour les montants de prise en charge, tels que l’escompte de règlement ou les profits/pertes réalisés pour les paiements centralisés.
Une relation réciproque peut facilement être configurée dans la page Comptabilité intersociétés (Comptabilité > Paramétrage de la validation > Comptabilité intersociétés) en utilisant le bouton Créer une relation réciproque après la création de la première paire d’entités juridiques. Lorsque la paire réciproque est créée, les informations de l’entreprise de destination sont copiées vers l’entreprise d’origine, et vice versa.
Le journal défini pour l’entreprise de destination sera conservé. Étant donné que la plupart des organisations utilisent la même convention d’affectation de noms pour leurs journaux, le nom de journal est identique. Si le nom de journal est différent, un avertissement apparaîtra dans le champ pour vous informer que le journal n’existe pas et que vous pouvez sélectionner un autre journal.
Quel que soit le sens de la validation entre les comptes société, les deux sociétés doivent disposer de comptes intersociétés configurés pour les autres comptes société. Toute erreur dans la configuration entraînera des erreurs dans Simuler la validation et Valider dans les journaux.