Considérations relatives à la planification
Les préférences de planification figurant sur un ordre de travail fournissent des conseils de planification en cas d’éléments planifiés manuellement, à l’aide de l’Assistant de planification ou de l’optimisation de la planification des ressources. Certaines préférences peuvent être stockées directement dans les enregistrements de compte, puis renseignées automatiquement lorsqu’un ordre de travail pour ce compte est créé. D’autres peuvent être définies sur l’ordre de travail lui-même. Toutes les préférences définies sont ajoutées au besoin en ressources créé pour l’ordre de travail. Voici les préférences pouvant être définies :
Heure de début confirmée/Heure de fin confirmée : définit une date et la fenêtre de temps confirmée au client durant laquelle un technicien arrivera pour résoudre un incident. Les fenêtres de temps confirmées ont une priorité plus élevée que toutes les autres préférences de date et heure.
Début de la fenêtre d’heure/Fin de la fenêtre d’heure : fournit un intervalle de temps au cours duquel le client souhaite que quelqu’un intervienne sur un incident.
Préférence d’exécution : fournit d’autres options de planification.
Lorsque les ordres de travail sont créés, un autre enregistrement nommé enregistrement de besoin en ressources est créé. L’enregistrement de besoin en ressources permet de faciliter le processus de planification.
Trois types d’enregistrement permettent de planifier un ordre de travail :
Ordre de travail : travail ou tâche définissant ce que fait le technicien.
Besoin en ressources : enregistrement de planification comportant des détails spécifiques liés aux compétences, à la disponibilité et à d’autres éléments requis par toute ressource susceptible d’être planifiée pour l’élément.
Réservation de ressource pouvant être réservée : élément planifié à proprement parler définissant les spécificités de l’élément planifié.
L’image ci-dessous fournit une vue d’ensemble du fonctionnement de la planification :
Lorsqu’un ordre de travail est créé, il comprend généralement :
le type d’ordre de travail, la priorité et l’emplacement ;
les tâches, produits, services et compétences de la ressource nécessaires ;
les préférences pour la prestation de service, par exemple fenêtres de temps, technicien préféré, etc.
Une fois que vous avez créé un ordre de travail, un enregistrement de besoin en ressources est généré automatiquement. Cet enregistrement permet de planifier l’ordre de travail dans le système. Il spécifie tout ce qui est nécessaire pour planifier une ressource pour l’ordre de travail.
Un besoin en ressources pour un ordre de travail comprend :
le client et la durée extraits de l’ordre de travail ;
toute fenêtre de date et d’heure ou préférence de ressources ;
d’autres informations de planification pertinentes telles que les compétences et les secteurs de vente.
Après la planification d’un besoin en ressources, un enregistrement de réservation de ressource pouvant être réservée est créé. Il fournit les détails sur la ressource chargée d’exécuter l’élément. Il comporte également d’autres détails tels que les heures d’arrivée estimée et réelle et le statut de la réservation.
Un enregistrement de réservation de ressource pouvant être réservée pour un besoin en ressources comprend :
le nom de la ressource chargée de l’exécution de l’ordre de travail ;
les informations sur l’heure et le statut, avec les valeurs estimées et réelles ;
les informations relatives au déplacement telles que la distance et la durée.
L’enregistrement de réservation de ressource pouvant être réservée indique l’état actuel de la réservation à l’aide de statuts de réservation. Par exemple, il peut indiquer que le conseiller de terrain se rend sur le lieu de l’ordre de travail, est arrivé et est actuellement en train d’intervenir. Comme les statuts de réservation sont mis à jour par les conseillers de terrain, ils s’affichent sur l’ordre de travail dans le champ Statut de l’ordre de travail.
Statut de l’ordre de travail
Comme nous l’avons évoqué brièvement plus tôt, chaque ordre de travail a un statut qui définit son état actuel. Ce statut permet aux individus de savoir où se situe l’ordre de travail dans son cycle de vie.
Voici les statuts disponibles pour les ordres de travail :
Ouvert - Non planifié : l’ordre de travail a été créé, mais n’a pas encore été planifié dans le système.
Ouvert - Planifié : l’ordre de travail a été planifié et une ressource a été chargée d’effectuer le travail.
Ouvert - En cours : un conseiller de terrain travaille activement sur l’élément.
Ouvert - Terminé : le travail est terminé et l’ordre de travail attend peut-être l’approbation finale pour confirmer que tout a été fait correctement.
Clôturé - Validé : l’ordre de travail est clôturé et la facturation peut avoir lieu.
Clôturé - Annulé : le travail sur l’élément n’a pas été terminé et a été annulé.
Lorsque l’ordre de travail est planifié et qu’une réservation d’une ressource pouvant être réservée est créée, la modification du statut de la réservation est reflétée dans l’ordre de travail.
L’image ci-dessous illustre ce processus :
