Favoriser l’adoption Microsoft 365 Copilot tout au long de votre organization

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Les organisations de tous les secteurs sont passées de l’intelligence artificielle (IA) à son déploiement à grande échelle. Pour aider les organisations dans cet effort, Microsoft a créé le playbook Microsoft 365 Copilot Adoption, qui fournit un guide d’implémentation pas à pas pour aider les administrateurs et les dirigeants d’entreprise à favoriser l’adoption de Copilot. Ce playbook, qui s’appuie sur les insights du programme d’accès anticipé Microsoft 365 Copilot, vous donne des mesures exploitables pour devenir rapidement un organization optimisé par l’IA, accélérer l’utilisation et l’engagement, et suivre la progression et l’impact. Il répond à des questions clés, notamment :

À qui dois-je donner les premières licences Copilot ?
Où mon organization peut-il obtenir le plus de gains de productivité ?
Comment faire des employés rapidement opérationnels ?
Pourquoi est-il important de créer un élan précoce avec Copilot ?
Quand vais-je commencer à voir les résultats de l’entreprise ?
Quelles sont les façons de mesurer l’impact ?

Le diagramme suivant présente les quatre phases suivantes qui composent la feuille de route d’adoption Microsoft 365 Copilot.

Diagramme montrant les quatre phases de la feuille de route d’adoption de Copilot, notamment Se préparer, Intégrer et impliquer, Fournir un impact et Étendre et optimiser.

Cette unité de formation résume les étapes qui composent chaque phase d’adoption. Pour un examen détaillé de ces étapes, consultez le playbook Microsoft 365 Copilot Adoption.

Conseil

Si vous suivez les étapes décrites dans ce playbook, vous pouvez être certain que vous approchez intentionnellement de la transformation de l’IA. Vous disposerez d’une infrastructure pour vous aider à hiérarchiser d’abord les domaines ayant le plus d’impact potentiel, à optimiser votre temps de valorisation, à gérer les changements et à mettre à l’échelle quand le temps est approprié. Les étapes de ce guide peuvent également vous aider à obtenir l’adhésion à tous les niveaux de votre organization. Ce faisant, vous pouvez créer une culture centrée sur l’IA, qui est le véritable secret pour gagner un avantage concurrentiel avec cette technologie.

Phase 1 - Se préparer

Les étapes incluses dans cette phase sont conçues pour préparer votre organization pour Microsoft 365 Copilot.

Étape 1 : Passer en revue vos paramètres de sécurité et de données

Microsoft 365 Copilot repose sur une approche complète de la sécurité, de la conformité, de la confidentialité, de l’identité et de l’IA responsable de niveau entreprise. Étant donné que Copilot hérite automatiquement de vos autorisations de sécurité et de données Microsoft 365 existantes, il simplifie la configuration. Il souligne également l’importance d’établir des pratiques de gestion de contenu et une gouvernance des données avant le début du déploiement.

Pour garantir une collaboration sécurisée avec Copilot, collaborez avec vos responsables informatiques pour passer en revue les données et les stratégies de sécurité actuelles. Il est également important de garantir aux employés que leur contenu et leurs données privés restent protégés. À cet égard, Copilot est similaire aux services connectés au cloud comme la messagerie et la recherche qu’ils utilisent déjà. Encouragez les équipes à continuer à suivre les meilleures pratiques existantes de votre organization, établies par votre service informatique. Les meilleures pratiques incluent l’utilisation de sites SharePoint, la gestion des autorisations et l’utilisation d’étiquettes de confidentialité

Étape 2 : Être intentionnel avec les attributions de licences

Pour optimiser l’impact sur l’entreprise, vous devez déterminer votre stratégie globale de déploiement de licences. Microsoft recommande de concentrer les licences dans deux ou trois domaines clés de l’entreprise, puis de les développer. Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous décidez d’une approche.

Examiner les tendances d’utilisation actuelles

Vos utilisateurs les plus lourds des produits Microsoft 365 sont bien placés pour profiter des avantages d’une licence Copilot. L’une des façons d’évaluer qui utilise le plus les licences Copilot consiste à utiliser Microsoft Copilot Tableau de bord, qui est alimenté par Microsoft Viva. Accédez à l’onglet Préparation pour voir l’éligibilité technique et le nombre total d’utilisateurs de Microsoft 365.

Définir des cas d’usage pour chaque fonction métier ou équipe

Lorsque vous décidez comment implémenter Copilot, identifiez les problèmes métier qui doivent être résolus, puis appliquez l’IA au défi. Chaque équipe doit avoir un objectif clairement défini ou un cas d’usage spécifique pour la façon dont elle prévoit d’implémenter Copilot. Cette couche supplémentaire de spécificité garantit l’intégration efficace de la technologie dans les flux de travail entre les rôles et les niveaux. Microsoft, par exemple, a réimaginé le modèle de support hiérarchisé pour améliorer le service clientèle. Il a défini les métriques de cas d’usage comme suit :

Réduction du temps d’intégration des nouveaux agents.
Simplification de l’accès aux connaissances.
Élimination des tâches administratives répétitives.
Réduction du volume de tickets.

Chez Microsoft, cette approche basée sur l’IA du service à la clientèle a permis de servir davantage de clients, y compris un temps de première réponse 9 % plus rapide et une réduction de 12 % du temps de traitement moyen avec 9 % de cas supplémentaires traités par conversation. Les agents juniors ont été intégrés plus rapidement avec une augmentation de 13 % des cas résolus sans le soutien des pairs. Si vous vous concentrez d’abord sur des cas d’usage spécifiques et des domaines à fort impact, vous pouvez optimiser le retour sur investissement (ROI) de Copilot et mieux préparer votre organization à augmenter son adoption.

Allouer Copilot à des équipes entières au sein d’une fonction métier spécifique

Évitez de distribuer des licences légèrement. Lorsque des équipes entières y ont accès, elles peuvent partager des insights et apprendre les unes des autres. Et à mesure que de plus en plus d’employés utilisent Copilot de manière cohérente et efficace, l’impact que Copilot apporte à votre organization se multiplie. Pour choisir le secteur d’activité dans lequel commencer, réfléchissez à vos plus grandes opportunités ou points faibles. De nombreux clients à accès anticipé ont commencé à utiliser le service clientèle et les ventes, mais il n’existe pas d’approche unique pour déterminer où Copilot peut apporter le plus de valeur ajoutée.

Microsoft, par exemple, a commencé dans les ventes, le marketing, le service clientèle, les ressources humaines et les finances. Ces fonctions métier sont l’endroit où les équipes de Microsoft ont passé une grande partie de leur temps dans les réunions, à écrire des e-mails, à effectuer des tâches répétitives et à rechercher de grandes quantités de données et d’informations. En revanche, un client du programme d’accès anticipé de Microsoft a commencé avec ses équipes service clientèle, ventes et expérience client. L’équipe de service a utilisé Copilot pour exposer les stratégies pertinentes, résumer les tickets et accéder aux instructions de réparation pas à pas des manuels. Leurs équipes ventes et expérience client ont utilisé Copilot pour enrichir les interactions avec les clients avec une profondeur et un contexte supplémentaires, et résumer les actions et les étapes suivantes.

Étape 3 : Créer un conseil ia

De nombreuses entreprises forment des conseils d’IA interfonctionnelles pour superviser et guider le développement, le déploiement et l’évaluation de solutions IA dans leur organization. Copilot peut être un catalyseur utile pour l’établissement de votre conseil ia et peut être un excellent moyen d’obtenir des gains précoces de l’IA pour votre organization. Bien que votre conseil ia puisse refléter de manière unique les besoins de votre entreprise, il doit inclure les membres suivants :

Équipe d’activation informatique. Garantit que votre organization implémente Copilot en toute transparence d’un point de vue technique. Cette équipe est responsable de la préparation et du déploiement, de la prise en charge de l’intégration, ainsi que de la gestion des commentaires et de la conformité.
Équipe de gestion des modifications. Agit comme un pont entre le conseil d’IA et les employés, en aidant à surveiller la progression de l’adoption, à recueillir des commentaires et à favoriser un environnement de collaboration où Copilot fait partie intégrante de la façon dont les gens travaillent chaque jour.
Sponsor exécutif. Favorise l’adoption et insuffle la confiance des employés dans la technologie. Un sponsor exécutif qui est un champion actif (montrant comment ils utilisent Copilot et parle de ses avantages) signale que l’adoption et l’intégration de l’IA générative dans les processus quotidiens n’est pas simplement acceptée, elle est encouragée.
Expert en gestion des risques. Représente les meilleurs intérêts de l’entreprise en garantissant la conformité globale aux réglementations et normes éthiques pertinentes en matière d’IA. Ils permettent également de garantir que les initiatives ia de votre organization sont transparentes, responsables et dignes de confiance.

Lecture supplémentaire. Pour plus d’informations, consultez Leading in the Era of AI : Creating an AI council pour vous guider dans ce processus.

Étape 4 : Aider les gens à créer de nouvelles habitudes de travail

Une gestion efficace des changements est essentielle pour l’implémentation d’un outil IA comme Copilot, car elle garantit que votre organization le considère non seulement comme une nouvelle technologie, mais comme une nouvelle façon de travailler. Il faut que les dirigeants mesurent les attitudes et gèrent les attentes.

Mesurer les attitudes et l’intérêt. Un élément clé de la gestion des changements est de reconnaître qu’il existe des perspectives variées sur l’IA et de savoir que vous verrez probablement une combinaison d’enthousiasme et de scepticisme. Aujourd’hui, 75 % des travailleurs du savoir utilisent l’IA au travail. Mais 46 % d’entre eux n’ont commencé à l’utiliser qu’il y a moins de six mois. Une stratégie d’adoption efficace doit répondre à ces diverses attitudes, en fournissant un support, une formation et une communication claire pour la transition des flux de travail et des mentalités vers un avenir de travail alimenté par l’IA.
Gérer les attentes. Dans le cadre de cette formation et de cette communication, il est important que les utilisateurs développent une compréhension claire de ce que Copilot peut et ne peut pas faire. Il est tout aussi important d’éduquer les utilisateurs sur le moment où utiliser les fonctionnalités d’IA et quand s’appuyer sur l’expertise humaine. Mettre l’accent sur le fait que l’utilisateur est dans le siège du pilote ( ou le pilote, si vous voulez ) est un excellent moyen de communiquer les limitations et les forces de l’IA dans l’ensemble

Phase 2 - Intégrer et impliquer

Les étapes incluses dans cette phase sont conçues pour accélérer l’utilisation et l’engagement Microsoft 365 Copilot.

Étape 5 : Créer une communauté d’utilisateurs Copilot

L’une des meilleures façons de favoriser l’adoption de l’IA consiste à utiliser l’apprentissage par les pairs, qui crée un écosystème dynamique de partage des connaissances. Il crée un buzz autour de cette nouvelle façon de travailler, permet aux individus d’apprendre d’autres personnes qui ont implémenté Copilot avec succès et expose des conseils pratiques pour des rôles spécifiques. La création d’espaces virtuels permettant aux gens de se connecter et de discuter de leurs expériences est un excellent point de départ pour créer cet élan. Tous les moyens de partage sont utiles, car ils donnent aux utilisateurs un sentiment d’appartenance dans le processus d’apprentissage.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour créer la communauté d’utilisateurs Copilot de votre organization :

Créez une conversation de groupe Teams pour votre conseil IA afin de discuter des objectifs et des meilleures pratiques.
Utilisez Viva Engage pour donner aux employés un endroit où partager des conseils, poser des questions et voter des réponses.
Utilisez Microsoft Forms pour enregistrer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Votre conseil ia peut utiliser ces insights pour améliorer votre déploiement, informer les sessions de formation et trouver les meilleurs cas d’usage pour votre entreprise.
Téléchargez le kit de ressources d’intégration de Microsoft pour les publications préremplies et conçues qui encouragent l’utilisation entre les applications.

Étape 6 : Identifier les champions pour montrer la voie

À l’instar de votre conseil de l’IA, vos champions Copilot et vos utilisateurs précoces sont essentiels pour favoriser une adoption plus large. Ce groupe doit montrer l’exemple, en l’aidant à présenter les avantages pratiques de Copilot dans son travail quotidien. De plus, leurs expériences positives devraient naturellement inspirer la curiosité et l’intérêt de leurs collègues, encourageant une utilisation plus large.

Vous devez effectuer les étapes suivantes pour identifier les champions Copilot et les utilisateurs précoces :

Appuyez-vous sur votre conseil d’intelligence artificielle pour vous aider à déterminer vos utilisateurs avancés.
Examinez votre communauté d’utilisateurs Copilot pour voir qui partage des conseils ou donne des commentaires.
Contactez les responsables pour identifier les représentants de l’équipe.
Utilisez le tableau de bord Copilot pour mesurer l’utilisation.

Étape 7 : Faire de la formation continue la norme

Bien que les employés voient généralement des gains de productivité immédiats avec Copilot, chaque utilisateur peut prendre 6 à 12 mois pour faire évoluer personnellement la façon dont ils utilisent Copilot sur une base régulière. Par conséquent, la formation continue est essentielle à l’optimisation de ce parcours.

L’invite, qui est le processus qui consiste à donner des commandes claires pour obtenir les bons résultats à partir d’un outil IA, est probablement une nouvelle compétence pour de nombreux employés. Étant donné que de meilleures entrées permettent d’obtenir de meilleures sorties, copilot doit faire en sorte que copilot devienne une extension naturelle de son processus de travail.

Les dirigeants d’entreprise doivent faire connaître diverses ressources et conseils et promouvoir le partage collaboratif des meilleures pratiques. De cette façon, les utilisateurs de Copilot peuvent rester à jour sur les nouvelles fonctionnalités, résoudre les problèmes et apprendre des expériences des autres. Une culture de l’apprentissage continu peut également augmenter l’engagement, la satisfaction et la productivité des utilisateurs avec Copilot. Voici quelques-unes des principales ressources de formation pour aider votre organization à commencer :

Demander des conseils. Comprendre les ingrédients d’une excellente invite.
Adoption de Copilot. Obtenez des ressources pour le déploiement, l’utilisation et la mise à l’échelle de Copilot à votre organization.
Copilot Lab. Trouvez des conseils pour améliorer les invites et explorez les invites à essayer dans différentes applications.
Copilote pour le travail. Découvrez les scénarios de travail et comment Copilot peut devenir votre assistant IA.
Viva Learning. Utilisez le catalogue de cours pour apprendre de nouvelles compétences pour le monde de l’IA.

Phase 3 - Fournir un impact

Les étapes incluses dans cette phase sont conçues pour suivre la progression de l’adoption de votre organization et les résultats commerciaux.

Étape 8 : Quantifier l’impact avec Microsoft Copilot tableau de bord

Microsoft Copilot Tableau de bord aide les organisations à mesurer l’utilisation et l’adoption à chaque phase du déploiement à l’aide de données et d’insights en temps réel. Le tableau de bord fournit des informations pour aider les dirigeants à comprendre où Copilot ajoute de la valeur et où les stratégies d’activation peuvent créer des avantages encore plus importants. Par exemple, le nombre d’utilisateurs Copilot actifs par application et le nombre de fois où des fonctionnalités Copilot clés ont été utilisées dans ces applications. Avec un abonnement Microsoft Viva, vous pouvez obtenir davantage de rapports et des fonctionnalités plus approfondies.

Étape 9 : Rencontrez régulièrement votre conseil ia

Les réunions régulières avec votre conseil ia vous aident à comprendre comment vous pouvez soutenir leurs efforts. En fonction des expériences des utilisateurs du programme d’accès anticipé, les changements se produisent rapidement avec une implémentation de Copilot. Discutez de ce qui fonctionne bien, des possibilités potentielles et des défis liés à la nouvelle façon de travailler.

Pour optimiser l’expérience de votre organization avec Copilot, faites des réunions du conseil d’IA une priorité continue bien après l’expiration de la période initiale de deux mois. Vous êtes susceptible de constater des gains significatifs de productivité et de valeur métier à ce moment-là. Et vous serez probablement prêt à vous concentrer sur des objectifs d’IA à plus long terme.

Étape 10 : Célébrer publiquement les succès

L’implémentation d’un nouvel outil nécessite des efforts coordonnés dans plusieurs disciplines. Par conséquent, veillez à prendre une pause et à célébrer les jalons que vous avez atteints dans votre stratégie d’adoption de Copilot. Reconnaissez les efforts des équipes qui ont contribué au succès du déploiement et identifiez vos utilisateurs puissants. Ces histoires sont de fortes sources d’inspiration et montrent comment Copilot peut offrir des avantages tangibles dans votre organization. Les réussites jouent également un rôle essentiel dans l’adoption, l’engagement des parties prenantes et la garantie que votre organization optimise l’impact de Copilot tout en conservant la transparence et les attentes réalistes.

Phase 4 - Étendre et optimiser

Les étapes incluses dans cette phase sont conçues pour étendre Microsoft 365 Copilot avec les agents Copilot.

Étape 11 : Adapter Copilot à votre entreprise

À mesure que vos équipes utilisent Copilot, elles souhaitent pouvoir se connecter plus profondément aux données métier, aux applications et aux flux de travail qui se trouvent en dehors de Microsoft 365. Cette fonctionnalité est rendue possible lorsque les développeurs étendent Microsoft 365 Copilot avec des agents qu’ils créent dans Microsoft Copilot Studio.

Ground Copilot à toutes vos données métier. Donnez aux agents Copilot un accès sécurisé aux systèmes d’enregistrement de votre organization, y compris les bases de données d’entreprise, les back-ends personnalisés et même les systèmes hérités locaux. Cela permet à Copilot de mieux comprendre votre entreprise et d’apprendre quelles applications et ressources interroger pour répondre au mieux aux invites et aux questions des utilisateurs.
Automatisez les flux de travail avec des agents. Les utilisateurs peuvent créer des agents pour simplifier et automatiser les processus métier et les flux de travail fastidieux, tels que l’envoi de dépenses, l’intégration des employés et la mise à jour des avantages.
Créez des agents dans le flux de travail. Créez et publiez rapidement des agents directement dans les applications que vos employés utilisent le plus souvent, telles que Teams, Business Chat et SharePoint. Copilot se connecte facilement à des systèmes en dehors de Microsoft 365 pour vous aider à tirer le meilleur parti de l’IA. Par exemple, si vous accordiez à Copilot l’accès à votre stratégie de voyage dans SharePoint et à vos budgets de dépenses en cours dans SAP, cela pourrait donner une réponse précise et libre-service à une question d’employé telle que « Quelle part du budget de voyage de mon équipe reste-t-il ce trimestre ? »
Contrôlez et gérez facilement les agents. Même si les développeurs créent des agents, le service informatique reste responsable. Il doit gérer de manière centralisée les agents nouvellement créés et les sécuriser avec les contrôles d’accès, les contrôles utilisateur et l’analytique appropriés.

Étape 12 : Optimiser avec des agents basés sur des rôles

Microsoft publie continuellement de nouveaux agents Copilot prêts à l’emploi et adaptés à des tâches et fonctions spécifiques, de sorte que vous n’avez pas à partir de zéro. Les agents basés sur les rôles suivants sont actuellement disponibles ou en préversion publique :

Microsoft 365 Copilot pour les services. Cet agent étend votre centre de contacts existant avec l’IA pour améliorer les expériences de service et améliorer la productivité des agents.
Microsoft 365 Copilot pour les ventes. Cet agent se connecte à votre plateforme de gestion de la relation client (CRM) pour intégrer les insights sur les ventes et l’IA nouvelle génération dans le flux de travail.
Microsoft 365 Copilot pour la finance. Cet agent se connecte aux systèmes financiers de votre organization pour fournir une automatisation des flux de travail spécifique aux rôles, des actions guidées et des recommandations dans Microsoft Outlook, Excel, Microsoft Teams et d’autres applications Microsoft 365.

Ces domaines ne sont que quelques-uns où vous pouvez envisager d’étendre Copilot pour des rôles spécifiques. N’oubliez pas que Microsoft est là pour prendre en charge vos organization à mesure que vos utilisateurs apprennent de nouvelles compétences en IA, et que vous créez une voie à suivre pour votre entreprise.