Planifier la gestion du cycle de vie

Effectué

Teams fournit un ensemble complet d’outils pour implémenter des processus de gestion du cycle de vie de collaboration pour votre organisation. La planification de la gestion du cycle de vie est importante, car cela signifie que vous construisez un plan pour faire votre travail efficacement. La plupart des projets sont constitués d’un début, d’un milieu et d’une fin. Les projets peuvent également être construits et utilisés de différentes manières, ce n’est pas toujours évident de savoir à quelle étape de leur cycle de vie ils se trouvent. L’établissement d’un plan de gestion du cycle de vie vous permettra de suivre les projets de votre organisation au fil de ces étapes.

Concepts de cycle de vie

Les concepts et définitions suivants ont tous une incidence sur les décisions que vous prenez concernant la gestion du cycle de vie.

• Teams : Une équipe est un regroupement de personnes, de contenu et d'outils qui facilitent la collaboration. Une équipe définit qui sont ses membres, ainsi que les autorisations et stratégies qui s’appliquent à ces membres. Teams est basé sur les groupes Microsoft 365 et les modifications apportées à la synchronisation de l’appartenance aux groupes Microsoft 365 avec l’équipe. Comme les autres groupes Microsoft 365, une boîte de messagerie Exchange, un site SharePoint, un bloc-notes OneNote ainsi que d’autres ressources dans Microsoft 365 ou Office 365 sont mis à disposition automatiquement dans Teams. Il existe trois types d'équipes :

  • Les équipes à l’échelle de l’organisation fournissent un moyen automatique pour tous les membres d’une organisation, petite ou moyenne, de faire partie d’une équipe unique pour la collaboration.
  • Les équipes publiques sont ouvertes et tous les membres de l’organisation peuvent les rejoindre.
  • Les équipes privées sont constituées uniquement d’utilisateurs invités.

• Les canaux : Les canaux sont les espaces de collaboration au sein d’une équipe où les tâches réelles sont effectuées. Pour chaque canal, un dossier est créé automatiquement sur le site SharePoint pour stocker tous les fichiers partagés sur ce canal. Les canaux peuvent également être complétés d’applications correspondant au flux de travail spécifique. Par exemple, vous pouvez ajouter un tableau de bord Power BI à un canal pour suivre la réussite d’un aspect de votre projet.

  • Canaux standard : les canaux standard sont visibles par tous les membres de l’équipe.

  • Canaux privés : les canaux privés sont similaires aux canaux standard, mais ils limitent l’accès aux conversations, fichiers et applications à un sous-ensemble limité de membres de l’équipe.

  • Canaux partagés : les canaux partagés vous permettent de partager des canaux avec n’importe quel utilisateur ou groupe avec l’identité Microsoft Entra dans votre organisation. (Cette fonctionnalité est en cours de développement. Pour connaître l'état le plus récent, consultez la feuille de route à l'aide de l'icône fonctionnalité ID_70766.)

• Types d’utilisateurs d’équipe et rôles d’administrateur : les types d’utilisateurs d’équipe déterminent le contrôle dont dispose un membre d’équipe :

  • Le créateur de l’équipe dispose d’autorisations pour créer un groupe ou une équipe dans le répertoire.

  • Un propriétaire d’équipe gère l’appartenance et les paramètres de l’équipe.

  • Un membre de l'équipe est un membre de votre organisation qui participe à une équipe.

  • Un invité est un utilisateur qui est externe à votre organisation.

Étapes du cycle de vie des équipes

De manière générale, une équipe a une finalité qui correspond à un projet ou à la réalisation d’un objectif. Même si une équipe a été constituée sur la base d'un intérêt partagé, l’appartenance à l’équipe changera probablement au fil du temps et la discussion peut perdre en efficacité - pour ne resurgir que d'une façon légèrement différente dans une équipe distincte.

Chaque équipe a un début, lorsque qu’elle est créée et que les canaux sont configurés ; un milieu, lorsqu’elle est utilisée et que la collaboration a lieu pour s’accorder au rythme du flux de travail ; et, parfois, une fin, lorsqu’elle a atteint son objectif et est arrivée à la fin de sa durée de vie utile.

Stade 1: début

L'étape initiale consiste à définir l'objectif et les membres de l'équipe, à créer l'équipe et ses canaux, à inviter les membres de l'équipe et à définir les autorisations pour les membres individuels. Les principaux points de décision à prendre en compte lors de l’étape initiale sont les suivants :

• Quel est l’objectif de l’équipe ?
• Qui fait partie de l’équipe ?
• L’équipe sera-t-elle privée ou publique ?
• Les nouveaux membres peuvent-ils s’ajouter eux-mêmes ou les propriétaires de l’équipe les ajoutent-ils ?
• Qui aura l’autorisation de créer des canaux ou d’ajouter des onglets, des bots et des connecteurs ?
• Quels sont les canaux initiaux qui seront ajoutés à l’équipe ?

Stade 2: milieu

Au cours de l’étape intermédiaire, la collaboration repose sur un flux de travail établi, les membres de l’équipe interagissant pour atteindre des objectifs communs au sein des canaux d’équipe. Les points de décision à prendre en compte à ce stade sont les suivants :

• Qui contrôlera l’utilisation pour identifier les problèmes ?
• Quelles sont les mesures qui seront utilisées pour déterminer si une équipe est intègre ?
• Identifiez les équipes qui sont arrivées à la fin de leur durée de vie utile.
• Identifiez les équipes non intègres qui servent toujours un objectif mais qui ont besoin d’être dynamisées.

Stade 3: fin

L’étape finale marque la fin du cycle de vie utile d’une équipe, normalement dans le cadre d’un projet fini. Au cours de cette étape, vous reconnaissez officiellement la dissolution de l’équipe et supprimez les équipes dont vous n’avez plus besoin.

Teams est supprimé avec une « suppression réversible » que le service informatique peut annuler pendant jusqu’à 30 jours. La suppression d’une équipe n’a pas d’incidence sur les conversations ou contenus qui ont été conservés conformément aux stratégies de conformité. Les canaux ont également une « suppression réversible » et peuvent être rétablis jusqu’à 21 jours après la suppression.

Lorsqu’un groupe ou une équipe est supprimé, la plupart des informations dans les services connectés sont également supprimées, hormis quelques exceptions. Tout contenu protégé par une stratégie de rétention reste disponible via les recherches eDiscovery. Comprendre les impacts de la suppression d’une équipe pour éviter toute perte de données potentielle.

• Invités : lorsqu’une équipe est supprimée, les invités ne sont pas supprimés de l’ID Microsoft Entra.

• SharePoint : tous les fichiers des canaux d’équipe sont stockés dans le site SharePoint du groupe associé. Dans certains cas, du contenu autre que des documents peut exister dans des SharePoint, tels que des listes ou des pages. La suppression d’un canal ne supprimera pas le dossier ou son contenu de la bibliothèque de documents SharePoint.

• Planificateur : la suppression du groupe entraînera également la suppression de tous les plans associés. Pour conserver les données, vous pouvez exporter le plan vers une feuille de calcul, copier et déplacer des tâches vers un autre plan, ou copier l’intégralité du plan avant de supprimer l’équipe.

• Formulaires : la suppression du groupe entraînera également la suppression de tous les formulaires associés. Lorsqu’une équipe est supprimée, vous pouvez dupliquer le formulaire, exporter les résultats dans une feuille de calcul ou simplement supprimer le formulaire.

• Power Automate : les flux créés dans Power Automate et associés à un groupe ou une équipe n’appartiennent pas au groupe. Ils appartiennent au créateur et sont simplement partagés avec d'autres utilisateurs et groupes. En tant que tels, ils ne sont pas affectés si un groupe ou une équipe est supprimé.

• Power BI : les données Power BI et les espaces de travail peuvent fonctionner indépendamment des groupes et des équipes. Si vous avez besoin du rapport une fois que le groupe ou l’équipe a été supprimé, il peut être copié de l’espace de travail existant vers un autre espace de travail dans Power BI.

• Dataverse pour Teams : si l’équipe est supprimée, le dataverse pour Teams qui a été créé sera également supprimé. Le dataverse pour l’environnement de Teams proprement dit peut être supprimé de l’équipe par le propriétaire de l’équipe. Pour conserver les données, vous pouvez mettre à niveau un dataverse pour l’environnement de Teams vers un environnement de base de données dataverse. Le cycle de vie de l’environnement mis à niveau ne sera plus lié au cycle de vie de cette équipe. Si l’équipe est supprimée, l’environnement mis à niveau reste.

• Project : les projets et feuilles de route créés dans Project pour le web sont associés à des Groupes Microsoft 365 et ont des approches d’annulation d’intégration semblables à Power BI. Vous pouvez affecter le projet à un autre groupe ou exporter des données à partir du projet ou de la feuille de route.

Les points de décision importants à prendre en compte lors de l’étape finale sont les suivants :

• Définir ce qu’est la fin de la durée de vie d’une équipe
• Décider si le contenu stocké d’une équipe doit rester disponible, et pendant combien de temps
• Documenter les meilleures pratiques et les leçons apprises
• Archiver les données, si nécessaire

Automatisation tout au long du cycle de vie

Vous pouvez configurer et gérer le cycle de vie de Teams via le Centre d’administration Teams, le Centre d’administration Microsoft 365 et le Centre d’administration Microsoft Entra. Si vous souhaitez automatiser des tâches de gestion spécifiques tout au long du cycle de vie de l’équipe, vous pouvez le faire à l’aide des outils d’automatisation PowerShell et Graph API.

Pour plus d’informations, voir options de Fin de cycle de vie pour les groupes, les équipes et les Yammer.

Comprendre les flux de travail du cycle de vie

Les workflows de cycle de vie (préversion) sont une nouvelle fonctionnalité de gouvernance des identités qui permet aux organisations de gérer les utilisateurs Microsoft Entra en automatisant ces trois processus de cycle de vie de base :

• Joiner : Lorsqu'une personne entre dans le champ du besoin d'accès. Par exemple est celui d'un nouvel employé qui rejoint une entreprise ou une organisation.
• Déplacement : Lorsqu'un individu se déplace d'une frontière à l'autre au sein d'une organisation. Ce mouvement peut nécessiter plus d'accès ou d'autorisation. Par exemple, un utilisateur qui travaillait dans le domaine du marketing et qui est maintenant membre de l'organisation des ventes.
• Départ : Lorsqu'une personne quitte le champ d'application du besoin d'accès. Ce mouvement pourrait nécessiter la suppression de l'accès. Il peut s'agir, par exemple, d'un employé qui part à la retraite ou d'un employé qui est licencié. Les flux de travail contiennent des processus spécifiques qui s'exécutent automatiquement pour les utilisateurs au cours de leur cycle de vie. Les flux de travail se composent de tâches et de conditions d'exécution.

Les tâches sont des actions spécifiques qui s'exécutent automatiquement lorsqu'un flux de travail est déclenché. Une condition d'exécution définit l'étendue des personnes concernées et le déclenchement de l'exécution d'un flux de travail. Par exemple, l'envoi d'un courriel à un responsable sept jours avant la valeur de l'attribut NewEmployeeHireDate des nouveaux employés peut être décrit comme un flux de travail. En voici les composants :

• Tâche : Envoyer un e-mail.
• Qui (champ d'application) : Nouveaux employés.
• Quand (déclencheur) : Sept jours avant la valeur de l'attribut NewEmployeeHireDate.

Un flux de travail automatique planifie un déclencheur en fonction des attributs de l'utilisateur. Le cadrage des flux de travail automatiques est possible grâce à un large éventail d'attributs d'utilisateurs et d'attributs étendus, tels que le département auquel appartient un utilisateur.

Les flux de travail du cycle de vie peuvent même s'intégrer à la capacité des tâches des applications logiques pour étendre les flux de travail à des scénarios plus complexes par le biais de vos applications logiques existantes.