Exercice : créer une table personnalisée et importer des données

Effectué

Scénario

Le processus de vente actuel de votre société est manuel et les mises à jour sont fournies tous les vendredis uniquement. Vous souhaitez simplifier ce processus, réduire les risques d’erreurs et améliorer la visibilité. Vous décidez donc de créer une application pour suivre les prospects et calculer automatiquement le chiffre d’affaires prévu. Vous souhaitez stocker la liste des clients potentiels à l’aide de Dataverse.

Stocker des données à l’aide de Microsoft Dataverse

Dans cet exercice, vous allez stocker la liste des clients potentiels de votre application à l’aide d’une table Dataverse personnalisée.

Vous allez découvrir comment :

• créer une table personnalisée ;

• ajouter des colonnes personnalisées à votre table ;

• créer une colonne de formule (calculée) ;

• configurer une règle métier ;

• importer des données depuis un classeur Microsoft Excel.

Créer une table personnalisée

1. Accédez à Power Apps Maker Portal et connectez-vous (si nécessaire).

2. Dans le menu, cliquez sur Tables.

3. Cliquez sur Nouvelle table et sélectionnez Définir les propriétés avancées.

   

4. Sous Propriétés, saisissez le Nom d’affichage : Prospect.

5. Cliquez sur l’onglet Colonne principale et redéfinissez le champ Nom d’affichage sur Prospect Name.

6. Cliquez sur Enregistrer.

7. Quelques instants après, l’écran Tables > Prospect s’affiche.

   

8. Cliquez sur Nouveau > Colonne pour ajouter une nouvelle colonne.

9. Dans le volet Nouvelle colonne à droite, saisissez les informations suivantes :

   • Nom d’affichage : Stage

   • Type de données : sélectionnez Choix (puis Choix dans la fenêtre contextuelle)

   • Obligatoire : sélectionnez Champ commercial obligatoire

10. Sous Synchroniser ce choix avec, cliquez sur + Nouveau choix. Le volet Nouveau choix s’affiche alors. Saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Phase du prospect

    • Ajoutez les choix suivants sous Libellé, en cliquant sur Nouveau choix entre les entrées jusqu’à ce que votre table ressemble à la capture d’écran suivante. Ensuite, cliquez sur Enregistrer :

      • Prospect (Sous Valeur, saisissez 1.)

      • Opportunité (Sous Valeur, saisissez 2.)

      • Conclue (Sous Valeur, saisissez 3.)

      • Perdue (Sous Valeur, saisissez 4.)

    

11. Une fois que vous avez enregistré votre Nouveau choix, cliquez sur la liste déroulante sous Synchroniser ce choix avec et recherchez, puis sélectionnez Prospect Stage.

    

12. Sous Choix par défaut, sélectionnez Prospect.

13. Cliquez sur Enregistrer.

14. Cliquez sur Nouveau > Colonne pour ajouter une nouvelle colonne.

15. Saisissez les informations suivantes dans le volet Nouvelle colonne, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Contract Amount

    • Type de données : Devise

16. Recliquez sur Nouveau > Colonne pour ajouter une nouvelle colonne comportant les informations suivantes, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Probability

    • Type de données : Nombre entier (Sélectionnez Nombre, puis Nombre entier dans la fenêtre contextuelle.)

17. Nous allons ensuite ajouter une colonne avec un comportement. Cette opération est un peu plus compliquée. Ajoutez une colonne avec les informations suivantes :

    • Nom d’affichage : Forecasted Revenue

    • Type de données : Formule

    Notez que le champ de saisie Formule s’affiche sous le champ Type de données une fois que vous avez sélectionné Formule comme type de données.

18. Saisissez la formule suivante dans le champ :

    Decimal('Contract Amount') * (Probability / 100)

    Si vous saisissez la formule manuellement, notez qu’au fur et à mesure que vous ajoutez les éléments, Power Apps suggère automatiquement des champs/fonctions possibles. Dans ce cas, nous devons traduire le champ Contract Amount en passant d’une devise à un décimal que notre formule peut utiliser à l’aide de la fonction Decimal.

19. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une règle métier

1. Dans le concepteur de tables, recherchez le volet Personnalisations à l’extrême droite, puis cliquez sur Règles métier.

2. Cliquez sur Nouvelle règle métier en haut de l’écran ; un nouvel onglet de navigateur s’affiche alors.

   

3. Cliquez sur l’étape Nouvelle condition dans votre canevas de conception. Le volet Propriétés s’affiche alors sur le côté droit de l’écran.

4. Dans le volet Propriétés sous Règles, regardez votre Champ et vérifiez que Contract Amount est sélectionné.

5. Pour l’Opérateur, remplacez la valeur Est égal à par Contient des données.

6. Cliquez sur Appliquer.

7. Cliquez maintenant sur l’onglet Composants en haut du même volet.

8. Recherchez le composant Définir les champs commerciaux obligatoires et glissez-déplacez-le sur le symbole plus à droite de la case à cocher violette dans le volet de conception. (Consultez l’image ci-dessous. Le symbole plus s’affiche lorsque vous commencez à déplacer le composant vers le canevas.)

   

9. Avec l’action Définir les champs commerciaux obligatoires sélectionnée/mise en surbrillance, examinez le volet Propriétés à droite et sous Champ commercial obligatoire, sélectionnez Probabilité dans la liste déroulante supérieure et Champ commercial obligatoire dans la liste déroulante inférieure.

10. Cliquez sur Appliquer.

    

11. Dans la barre de commandes en haut de l’écran à gauche, cliquez sur le chevron juste à droite de Nouvelle règle métier Prospect pour étendre les entrées Nom de la règle métier/Description.

12. Dans le champ Nom de la règle métier, saisissez Rendre la probabilité obligatoire.

13. Cliquez sur Enregistrer dans la barre de commandes à droite.

14. Cliquez sur Activer pour activer la règle.

15. Quelques instants après, une fenêtre contextuelle s’affiche pour Confirmation de l’activation du processus. Cliquez sur Activer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer l’activation.

16. Fermez l’onglet de navigateur.

17. Cliquez sur Terminé dans la fenêtre contextuelle Création en cours d’une règle métier.

18. Notez que votre nouvelle règle métier a été ajoutée à l’écran Règles métier. À présent, revenez à votre écran de modification de la table.

    

Importer des données à partir d’un fichier Excel

Vous allez utiliser la feuille de calcul nommée « Prospects.csv » pour cet exercice. Ouvrez ce lien et Téléchargez le fichier.

1. Extrayez le fichier Prospects.csv du fichier zip.

2. Ouvrez le fichier Prospects.csv dans Excel. Notez que la colonne Stage est vide. Saisissons ces valeurs manuellement. Saisissez les valeurs suivantes dans la colonne Stage :

   • Contoso Flooring : Conclue

   • Fabrikam Inc : Conclue

   • Adventure Works : Prospect

   • VanArsdel : Perdue

   • Adatum : Prospect

   • Relecloud : Opportunité

3. Enregistrez votre fichier localement en tant que classeur Excel (Prospects.xlsx). Fermez ensuite la feuille de calcul.

4. Revenez à votre table Prospect dans Power Apps Maker Portal.

5. Cliquez sur le bouton Importer en haut de l’écran, puis sélectionnez Importer>Importer des données.

   Remarque

   Ne sélectionnez pas Importer des données depuis Excel, qui est une fonction héritée. Veillez à utiliser la fonction Importer des données qui active Power Query.

6. Dans la fenêtre contextuelle Power Query, vous pouvez pointer vers votre feuille Excel de plusieurs manières. Vous pouvez glisser-déplacer le fichier, le rechercher ou vous y connecter directement depuis OneDrive. Recherchez le fichier Excel que vous avez enregistré localement et ajoutez-le.

   

   Une fois que vous avez trouvé le fichier (sachant que vous devrez peut-être saisir vos identifiants de connexion), assurez-vous que la connexion est valide, puis cliquez sur Suivant pour continuer.

7. L’écran Prévisualiser les données du fichier s’affiche alors avec vos données. Vous devriez voir quatre colonnes représentant les valeurs suivantes : ContractAmount, Probability, Name et Stage. Cliquez sur Suivant pour continuer.

8. L’éditeur Power Query s’ouvre alors pour vous permettre de transformer les données avant l’importation. Notez que Power Query effectue automatiquement une estimation du type de données dans chaque colonne. Les valeurs ContractAmount et Probability sont définies comme nombres entiers, et les valeurs Name et Stage sont définies comme du texte. Dans ce cas, laissez-les telles quelles. Cliquez sur Suivant pour continuer.

   

9. Power Query passe à l’écran Mapper les tables, où vous pouvez sélectionner l’endroit où vous souhaitez que les données soient chargées (une table nouvelle ou existante) et les colonnes de votre source de données existante vers lesquelles vous envoyez les données de votre table Excel. Dans ce cas, sélectionnez Charger sur la table existante Sous Charger les paramètres, puis sélectionnez votre table Prospect dans la liste déroulante sous Table de destination. Cette opération entraîne l’affichage de la section Mappage de colonnes illustrant le nom de la Colonne de destination de votre table sélectionnée et la Colonne source avec quelques listes déroulantes.

   

10. Sous Mappage de colonnes, cliquez sur le bouton Mappage automatique en haut à droite pour laisser Power Query tenter de déterminer la mise en correspondance de vos colonnes. Notez que Power Query met automatiquement en correspondance trois de vos quatre colonnes. Choisissons la dernière en mettant manuellement en correspondance Name avec votre colonne Dataverse ProspectName. Votre mappage devrait désormais ressembler à cette image :

    

    Cliquez sur Suivant pour continuer.

11. Laissez le champ Paramètres d’actualisation défini sur Actualiser manuellement et cliquez sur le bouton Publier en bas de l’écran à droite.

12. Les données importées ne s’affichent pas immédiatement, donc actualisez l’écran de votre navigateur pour les afficher.

13. Vérifiez que les données ont bien été importées. Vos colonnes et vos données devraient ressembler à cette capture d’écran :

    

Félicitations ! Vous avez créé une table personnalisée avec une règle métier et découvert comment importer des données externes dans Dataverse.