Configurer des numéros de série et de lot

10 minutes

Vous pouvez affecter des numéros de lot à des groupes d’articles physiques et des numéros de série à des articles physiques individuels. Ensuite, le système spécifie ces numéros sur la transaction de stock pour identifier le produit réceptionné ou livré.

Vous pouvez utiliser des numéros de lot et de série individuellement ou ensemble.

Scénario

En général, vous utilisez des numéros de lot et de série lorsque vous gérez des aliments et d’autres types de produits que l’homme consomme, comme les médicaments. Vous pouvez également les utiliser fréquemment dans le cadre de la gestion de matériaux dangereux ou sensibles tels que des produits chimiques ou des articles à réfrigérer.

Dans ce scénario, supposons que vous ayez un grand réservoir à des fins de production de produits laitiers. Avant le démarrage de chaque ordre de fabrication, vous nettoyez et videz le réservoir. Vous produisez 38 000 litres de crème glacée, puis emballez la crème glacée dans des récipients d’un litre.

Le numéro de lot vous permet d’identifier le lot ou le réservoir de crème glacée que vous produisez. Ensuite, un numéro de série vous permet d’identifier de manière unique chaque récipient d’un litre que vous produisez. À l’aide de cette approche, vous pouvez suivre le récipient et le réservoir de crème glacée exacts que vous produisez, même si vous disséminez les récipients individuels autour de l’entrepôt ou les expédiez à différents clients.

Numéros de série

Vous pouvez affecter des numéros de série manuellement ou automatiquement aux produits à la réception. Utilisez la répartition manuelle des numéros de série et de lot si vous souhaitez suivre les articles jusqu’au fournisseur.

Par exemple, lorsque vous réceptionnez des produits chimiques ou médicaux, veillez à continuer à utiliser les numéros de série et de lot que votre fournisseur fournit, afin de pouvoir suivre et rappeler complètement les articles défectueux sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

La répartition manuelle des numéros de série nécessite que vous configuriez le groupe de dimensions de stock et un numéro de série pour l’article concerné sur la page Numéro de série. Vous pouvez également configurer des numéros de série à l’avance.

Ouvrez la page Numéros de série sous Gestion des stocks > Recherches et états > Dimensions de suivi > Numéros de série.

Affecter des numéros de série

Vous pouvez affecter manuellement un numéro de série à un produit lorsque vous :

travaillez sur un produit directement sur une ligne de commande vente ou fournisseur ;
enregistrez des produits au moment de l’arrivée de l’article.

Vous pouvez saisir tout numéro directement sur la ligne dans le champ Numéro de série. Cependant, pour mieux contrôler les numéros de série que vous utilisez pour chaque article, créez les numéros de série d’un numéro de produit sur la page Numéros de série.

Si vous affectez manuellement des numéros de série aux transactions d’article et que l’option Contrôle de numéro de série est sélectionnée pour le groupe de dimensions de suivi de l’article, le système ajoute tout numéro de série affecté manuellement à la page Numéros de série.

Le système affecte le numéro de série spécifié dans le champ Numéro de série de la ligne de commande fournisseur à tous les produits de la ligne. Si l’option Contrôle de numéro de série est sélectionnée pour le groupe de dimensions de suivi, les numéros de série doivent être uniques pour chaque article et vous ne pouvez pas affecter de numéro de série à la ligne de commande si la quantité est supérieure à un.

Lorsque vous saisissez le numéro de série, indiquez le nombre de chiffres que vous souhaitez afficher dans le numéro de série à l’aide du signe dièse (#). Le nombre minimal de signes dièse dans un numéro de série est équivalent au nombre de chiffres dans la quantité d’article.

Le bouton Créer des numéros de série crée toujours des numéros de série uniques. Si vous souhaitez affecter les mêmes numéros de série à une quantité autre qu’une unité, saisissez manuellement les numéros de série dans le volet Transactions/Enregistrer maintenant, puis utilisez la fonctionnalité de fractionnement. Vous pouvez également créer automatiquement des numéros de série avec une quantité fixe autre qu’une unité à l’aide d’un groupe de numéros.

Si le système affecte automatiquement des numéros de série, il n’ajoute pas les numéros de série que vous saisissez sur les lignes de commande fournisseur ou d’ordre de fabrication à la page Numéros de série.

Numéros de lot

Vous devez créer un numéro de lot avant que le système puisse l’affecter à un produit. Contrairement à l’affectation des numéros de série, vous ne pouvez pas saisir un numéro de lot directement dans le champ Numéro de lot sur la ligne de commande. À la place, vous devez le créer sur la page Numéro de lot, puis le sélectionner dans la ligne de la commande vente ou fournisseur.

Pour créer ou afficher des numéros de lot, accédez à Gestion des stocks > Recherches et états > Dimensions de suivi > Lots pour créer des numéros de suivi pour les numéros de lot que le système peut affecter à un produit.

Groupes de numéros de suivi

Si vous souhaitez utiliser l’affectation automatique des numéros de série ou de lot, accédez à Gestion des stocks > Configuration > Dimensions > Groupes de numéros de suivi pour créer des numéros de suivi pour les numéros de série et de lot que le système affecte à un produit.

Pour affecter automatiquement des numéros de série ou de lot, vous pouvez créer un groupe de numéros et l’affecter à l’article. Vous pouvez affecter les numéros de série et de lot à plusieurs produits, séquentiellement à partir du même groupe de numéros.

Dans le groupe de champs Général, spécifiez quand et comment le système affecte le numéro automatique en tenant compte des champs suivants :

Manuel : sélectionnez ce champ pour affecter des numéros de série et de lot manuellement aux produits associés à ce groupe de numéros.
Uniquement pour les transactions de stock : sélectionnez ce champ pour affecter les numéros générés à la transaction au lieu, par exemple, de la ligne de commande fournisseur. Le système génère et affecte les numéros de série et de lot lorsque vous créez une commande fournisseur. Vous ne pouvez pas consulter les numéros à partir de la ligne de commande fournisseur. Cependant, la page Transactions affiche une transaction avec un numéro de série ou de lot.
Sur mise à jour physique : sélectionnez ce champ pour affecter le numéro généré lorsque vous effectuez une transaction de produit. En substance, le système ne génère les numéros de série et de lot qu’une fois que vous validez le bon de livraison et l’enregistrement de la liste des prélèvements. Vous ne pouvez pas consulter les numéros de série sur la ligne de commande fournisseur. Cependant, la page Transactions affiche une transaction avec un numéro de série.
Par qté. : spécifie la quantité de produits à affecter au numéro généré. Pour affecter des numéros de série et de lot uniques, saisissez 1 dans le champ Par qté. Vous devez activer l’option Uniquement pour les transactions de stock afin que ce champ soit actif.

Par exemple, si vous sélectionnez l’option Uniquement pour les transactions de stock, le système spécifie 25 dans le champ Par qté., crée une commande fournisseur pour 60 produits, puis génère trois numéros de lot ou de série lorsque vous créez la commande fournisseur. Ensuite, le système affecte 25 produits au premier numéro de lot ou de série, 25 autres produits au deuxième numéro de lot ou série et 10 produits au troisième numéro de série.

Par exemple, vous activez l’option Contrôle des numéros de série dans le raccourci Numéros de série pour un produit. Par conséquent, une erreur s’affiche si vous tentez de valider le bon de livraison avec un produit si le champ Par qté. affiche 2 pour le groupe Numéro de série.

Si vous ne sélectionnez aucun de ces champs, le système affecte un numéro de lot ou de série à la ligne de commande fournisseur lorsque vous créez et enregistrez une commande.

Tenez compte des champs suivants pour les activations automatiques :

Activation de la commande : sélectionnez cette option pour activer l’affectation automatique des numéros dans les modules Comptabilité client et Ventes et marketing. Ce paramètre génère également des numéros lorsque quelqu’un retourne des produits par avoirs.
Activation à l’achat : sélectionnez cette option pour activer l’affectation automatique des numéros dans les modules Comptabilité fournisseur et Approvisionnement et sourcing.
Activation en stock : sélectionnez cette option pour activer l’affectation automatique des numéros dans le module Gestion des stocks et des entrepôts. Par exemple, vous découvrez cinq produits dans votre entrepôt qui ne sont pas dans le stock. Pour ajouter les produits au stock, créez une feuille ajustement stock pour les cinq produits. Lorsque vous validez la feuille, le système affecte des numéros de série aux produits en fonction des paramètres du groupe de numéros de suivi.
Activation en production : sélectionnez cette option pour activer l’affectation automatique des numéros dans le module Contrôle de la production.
Activation en Kanban : sélectionnez cette option pour activer l’affectation automatique des numéros dans le module Lean manufacturing.

La configuration standard consiste à sélectionner tous les champs sauf Activation de la commande, car vous ne souhaitez pas activer la modification des numéros de série lorsque quelqu’un effectue une action de retour.